Ya tienes tu marca registrada y sabes todo lo necesario sobre los derechos de autor para proteger tu trabajo online ¿verdad? En esta nueva entrada de la sección Emprende desde Cero, vamos a hablar sobre la política de privacidad y porqué necesitas incluirla en tu web hoy mismo.
¿Para qué sirve la política de privacidad?
Para informar a los usuarios de tu web de:
- Qué tipo de datos recopilas durante sus visitas
- Qué usos les das a los datos que has recopilado
- Las opciones que tienen para actualizarlos, modificarlos o cancelarlos
Los datos personales recogidos en las webs se deberán tratar de acuerdo con lo dispuesto en la LOPD 15/1999, y deberán ser confidenciales.
Puedes consultar esta Ley en materia de Protección de Datos en el siguiente enlace del BOE:
La finalidad de tu política de privacidad es: asegurar a tus usuarios que sus datos serán recopilados para un fin específico que conocerán de antemano, que lo harás con su consentimiento, protegiendo su privacidad, no los cederás a terceros y solo recibirán la información por tu parte que ellos quieran recibir.
Además de ofrecer la posibilidad inmediata de actualizarlos, modificarlos o cancelarlos con la mayor sencillez posible.
VISITAR ÍNDICE DE EMPRENDE DESDE CERO
¿Necesito una política de privacidad en mi web?
Necesitas una política de privacidad si almacenas datos de tus usuarios para:
- Tus estadísticas de posicionamiento web
- Suscripciones por correo electrónico
- Registro en tu programa de mailing masivo
- Y cualquier otro sistema que implique un registro o seguimiento de cada visita
La necesitas ya mismo para cumplir la ley y garantizar la seguridad de los datos recopilados.
Tanto Analytics como los gestores de correo electrónico y las apps de publicidad recogen datos o instalan cookies en el navegador de tus visitas para hacerles un seguimiento exhaustivo mientras visitan tu web.
El resultado de esos seguimientos son los que verás en tu panel de estadísticas y debes asegurarte de tener el consentimiento de tus visitas para recopilarlos de forma legal si no quieres tener problemas.
¿Qué incluir en mi política de privacidad?
La finalidad de tu política de privacidad es poner en conocimiento de los usuarios de tu web qué datos recopilas y qué uso les darás de forma transparente cumpliendo la ley.
Los puntos clave a desarrollar a la hora de redactar tu política de privacidad son:
- Qué información recopilas: estadísticas, nombres, emails, teléfonos, …
- Cómo usas esa información: para analizar tus estadísticas, mejorar la experiencia de compra o navegación, enviar promociones o información personalizada…
- Qué haces con esos datos: si los cederás a terceros o solo tendrás acceso tú a ellos
- La posibilidad de modificar tu política de privacidad en cualquier momento previo aviso en la página principal
- Política de cookies: este tema lo trataremos más detenidamente en una futura entrada dónde te hablaré solo de este aspecto tan importante
- Forma de contacto para actualizaciones, modificaciones o cancelaciones de sus datos
- Cualquier tipo de información relevante sobre tu forma de proteger y procesar los datos que almacenas.
Intenta ser lo más clara y detallada posible a la hora de desarrollar cada uno de los puntos anteriores. La información ofrecida debe ser comprensible por todas tus visitas ya que para realizar un seguimiento de sus interaciones en tu web, necesitas su consentimiento previo.
¿Cómo redactar tu política de privacidad?
Una buena idea es tomar ideas o plantillas de otras webs o marcas de confianza reconocida.
También puedes delegar esta tarea a un profesional especializado, hay multitud de abogados y profesionales que pueden revisar tu texto o redactarlo partiendo de cero para evitar problemas de interpretación futuros.
Ejemplo de política de privacidad sencilla:
“Por medio de este sitio web se recogen datos de carácter personal necesarios para la gestión y mantenimiento de algunos de nuestros servicios.
Dichos datos son incluidos en nuestros ficheros, que se encuentran convenientemente inscritos en el Registro de la Agencia de Protección de Datos.
Sin perjuicio de las finalidades que en cada caso se indiquen, dicha información será guardada y gestionada con su debida confidencialidad, aplicando las medidas de seguridad informática establecidas en la legislación aplicable para impedir el acceso o uso indebido de sus datos, su manipulación, deterioro o pérdida.
En cualquier momento puede Ud. ejercer sus derechos de acceso, rectificación o cancelación en relación con dichos datos, dirigiendo su solicitud a la dirección del titular de los ficheros. Puede encontrar formularios para el ejercicio de sus derechos en el sitio web de la Agencia de Protección de Datos”
En muchos casos, dicha política de privacidad va acompañada del Aviso Legal. En este apartado presentas los datos de tu empresa, de la web, todo lo relativo a la propiedad intelectual, copyright, licencias de uso, …
Los Avisos Legales son otro punto muy importante, sobre todo si tu negocio realiza comercio electrónico, por lo que al igual que la Política de Cookies, lo trataremos en una entrada individual con ejemplos prácticos de cada una de las secciones que deberás desarrollar y adaptar a tu idea.
¿Cómo registro mis ficheros en la Agencia de Protección de Datos?
Este apartado afecta directamente a los datos de los suscriptores de tu newsletter y los usuarios registrados en tu plataforma web.
Puedes realizar el trámite online, seguro que con todo lo que ha ocurrido con la anulación del Puerto Seguro te has puesto al día en esta materia pero no olvides que incluso si usas Mailrelay, cuyos servidores están en Europa, necesitas registrar tus ficheros en la Agencia de Protección de Datos para cumplir la ley.
En el siguiente enlace puedes acceder al portal online de la Agencia, dónde te explican detalladamente los pasos a seguir según la titularidad y el tipo de ficheros que quieras registrar:
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/index-ides-idphp.php
Puedes presentar la solicitud de registro de tu fichero a través del sistema NOTA, que se realiza online:
Del siguiente enlace puedes descargar la documentación necesaria para proceder al envío del fichero en XML:
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Desarrolladores_XML/index-ides-idphp.php
Dentro del archivo, encontrarás el formulario de solicitud.
Además, encontrarás un Manual Informativo sobre el proceso de registro y un paso a paso detallado para cumplimentar tu solicitud y hacerla llegar a la Agencia de Protección de Datos.
En el siguiente enlace puedes descargar una Guía Rápida que explica todo el procedimiento paso a paso:
Y desde el botón TRÁMITE ELECTRÓNICO de la siguiente web puedes inscribir tu fichero utilizando el sistema NOTA para presentarlo telemáticamente:
(El enlace ha cambiado a fecha de 2021)
Necesitarás un certificado digital, como en los casos anteriores. Es la forma de registrarte y verificar tus datos para proceder a enviar la solicitud.
El sistema CLAVE reconocerá tu certificado digital y te dará acceso a la solicitud online de registro de tu fichero:
El siguiente paso sería cargar el archivo y confirmar tus datos a efectos de las notificaciones posteriores sobre el estado de la solicitud de inscripción.
¿Y si todavía no tengo firma electrónica?
No te preocupes, puedes conseguir tu firma electrónica o certificado digital desde la siguiente web:
http://www.dnielectronico.es/PortalDNIe/PRF1_Cons02.action?pag=REF_062
Además, no solo te servirá para registrar ficheros, marcas, derechos de autor… como hemos visto hasta ahora, sino para infinidad de trámites más con las administraciones públicas que puedes ver en el siguiente PDF:
http://www.dnielectronico.es/PDFs/politicas_de_certificacion.pdf
Ahora que existe la posibilidad de agilizar este tipo de procesos realizando las solicitudes y seguimientos online ¿vas a desperdiciar esta oportunidad?
Es una forma más de optimizar tu tiempo y no perder una mañana en las administraciones públicas para conseguir el mismo resultado.
Y hasta aquí la entrada sobre la importancia de crear tu Política de Privacidad y registrar tus ficheros para cumplir con la LOPD hoy mismo.
No esperes mucho más, son trámites necesarios e imprescindibles si tu web es tu negocio online.
Y ya sabes que si el proceso te parece demasiado aburrido, no tienes tiempo o simplemente no te apetece invertirlo en estos temas, siempre puedes buscar a un profesional que haga todos los papeleos por ti y dedicarte a hacer crecer tu proyecto mientras otros solucionan estos temas por ti.
Uno de los secretos de gestionar de forma óptima tu tiempo y no perder el foco es precisamente este: aprender a delegar, externalizar y automatizar tareas y procesos que te restan tiempo productivo que dedicar a tu negocio.
Gracias… muy útil y completo.
¡Hola, Ricardo!
Me alegro que te sea útil 🙂
Gracias por comentar ¡y feliz finde!
Gracias Celia, estoy ahora con estos temas tan farragosos pero necesarios y tu información me viene muy bien. Saludos!
¡Hola, Carlos!
Me alegro mucho 🙂
Al principio es un caos de información, pero una vez te organizas y vas priorizando… ¡la cosa fluye! 🙂
¡Saludos y ánimo!
Celia, muy util tu artículo. Sólo reseñar una cosa, siempre hay que hacer una inscripción previa del fichero antes de empezar a tratar los datos.
Salu2
Hola, Alberto!
Muchas gracias por la observación.
Saludos!
Gracias Celia! Muy útil y muy claro tu artículo. Te pregunto si esto rige para España únicamente. Cómo me manejo si mi web no está registrada en España?
¡Hola, Flora!
Tendrás que consultar la normativa vigente en tu país, te recomiendo acudir a un profesional especializado en el tema para que pueda asesorarte correctamente.
¡Saludos!
Hola! Una duda, como mi negocio es offline, he decidido no tener en mi web formulario de contacto ni suscripción a newsletter y por tanto no manejar datos personales, tengo igualmente que incluir la politica de privacidad?
Gracias!
¡Hola Cristina! Vaya, pues lo siento pero no te podemos asesorar mucho en ese sentido, es mejor que contactes con un / una profesional de ese ámbito.