El panorama actual, de relaciones profesionales a distancia y trabajo remoto, nos obliga a quienes ofrecemos nuestros servicios en Internet a llevar una planificación, casi perfecta, de la gestión de proyectos si queremos vivir de nuestro propio negocio.
En los años que llevo como freelance, me he visto en muchas situaciones estresantes que, con un poco de previsión, me habría ahorrado. Pero como en cualquier proyecto de vida, no nos queda otra que aprender a sortear las adversidades y levantarnos de cada caída (por fuerte que sea).
Y si bien no puedo evitar que tú también te estrelles en más de una ocasión, sí que puedo echarte una mano con la organización de tu negocio, y recomendarte algunas herramientas que a mí y a otros muchos compañeros nos han servido de mucha ayuda para gestionar proyectos.
Para que veas que sé muy bien de lo que hablo, y que no eres el único que has de enfrentarte día a día a las exigencias de clientes inconformistas, te invito a leer este artículo sobre qué es la gestión de proyectos, cuáles son tus etapas, y qué herramientas o recomendaciones te doy para trabajes de forma efectiva. ¡Vamos!
· ¿Qué es la gestión de proyectos?
Y ahora te preguntarás cuál es la definición exacta de este concepto que no paro de repetir. Pues para eso estoy yo aquí, para aclarártelo:
“La gestión de proyectos se refiere a la organización y planificación de tareas, control de recursos (económicos y humanos) e, incluso, acciones de motivación profesional que persiguen satisfacer de manera única las necesidades del cliente.”
Evidentemente, trabajar por proyectos supone un esfuerzo de creatividad extra respecto a la comercialización tradicional de productos físicos, pues una vez captado el cliente hay que cubrir sus expectativas (sobre todo cuando se tiene cierta reputación de marca y hay que justificar unos precios más elevados).
► ¿Por qué es tan importante la gestión de proyectos?
Si hay algo que nos caracteriza a los emprendedores y pequeños negocios, es nuestra capacidad para adaptarnos a nuevas situaciones y, así, poder dar soluciones lo más originales posible.
Piensa que llevar a cabo un proyecto, sea del tipo que sea, implica hacer un nuevo emprendimiento con una fecha de duración determinada. Y no digo que esto no tenga su encanto (lo tiene), pero hay que tener las cosas muy claras y, de alguna manera, establecer un procedimiento de trabajo para no perder las riendas.
Aquí nos alejamos totalmente de las automatización de actividades repetitivas (orden recibida – solicitud de pedido – facturación), para enfrentarnos a proyectos con objetivos preestablecidos y que hay que cumplir en un plazo de tiempo determinado.
Con todo esto que se nos viene encima, ¿cómo no tener en cuenta un método de gestión de proyectos que nos permita vivir en paz?
Al fin y al cabo, la gestión de proyectos tiene la finalidad de:
– Ofrecer un servicio adaptado a las exigencias del cliente, de forma que se alcancen sus objetivos y se cubran sus expectativas previas.
– Facilitar la comunicación entre los miembros de un equipo o departamento, de manera que se puedan repartir eficientemente los recursos con miras a la consecución de unos objetivos estratégicos globales.
– Aumentar la productividad gracias a una planificación y asignación óptima de recursos, que incrementa en caso de equipos de trabajo que generan sinergias.
– Garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega, gracias a la experiencia y la mejora de la productividad en la gestión de cada proyecto realizado.
– Detectar errores en el desarrollo de cada proyectos para, así, aplicar mejoras en el futuro y evolucionar profesionalmente.
En general, utilizar herramientas de gestión de proyectos y conocer cada una de las etapas del proceso, es muy importante para trabajar con seguridad y, así, poder transmitirle a cada cliente potencial que han llegado al lugar adecuado.
► Fases o elementos de la gestión de proyectos
El proceso que implica gestionar adecuadamente un proyecto tiene una arquitectura muy similar a la de cualquier estrategia de marketing, pues comienza con un análisis de la situación (viabilidad) para cerrar con una evaluación de resultados.
Veamos con más detalle sus fases principales:
1.- Análisis de viabilidad y riesgos.
Antes de lanzarse en un nuevo proyecto, hay que analizar si se cuentan con los recursos y capacidades necesarias para poder llevarlo a cabo con éxito (de otra manera terminaríamos dando una mala imagen).
2.- Planificación de tareas.
Aquí es cuando se negocia con el cliente y se define todo lo que hay que hacer (el alcance) y se estima un plazo de finalización o entrega del proyecto, así como los posibles costes adicionales (en herramientas, subcontratación, etc.).
3.- Programación y ejecución.
En esta fase de la gestión del proyecto, es cuando se calendariza todo a nivel interno y se desenvuelve el trabajo de forma convencional, a pesar de que a veces hay que atender ciertos cambios solicitados por el cliente.
4. Control de la evolución del trabajo.
Esta etapa es realmente importante para detectar posibles contingencias a tiempo y poder reaccionar antes de que se cumpla el plazo de entrega. A nivel de equipo, se suelen generar informes de seguimientos y/o incidencias.
5.- Evaluación y entrega.
Una vez verificado con un último control que todo está de acuerdo a los requerimientos (aquí se suelen medir sobre-costes o posibles improductividades en la gestión de proyecto), tras lo que se cierra formalmente el proyecto con el cliente.
Como ves, en la gestión de proyectos hay poco que se deje al azar. Todo pasa por un proceso controlado y analizado para que, de alguna manera, podamos amortiguar las contingencias imprevisibles que muchas veces nos depara el destino.
7 Herramientas de gestión de proyectos
Ya hemos visto qué es la gestión de proyectos, porque es tan importante para los emprendedores y pymes, y qué fases componen su proceso. Y ahora… ¿cómo llevar todo esto a la práctica?
Veámos las herramientas que yo mismo he utilizado alguna vez en equipo, tanto para gestionar mis proyectos como los de mis clientes:
► Herramientas de gestión de proyectos gratuitas
Aunque se me ocurren un montón de opciones Premium que te pueden venir muy bien para tus proyectos, voy a empezar hablándote de 4 herramientas que puedes usar totalmente gratis:
1# Trello
Ésta más que conocida herramienta, que nos permite organizar proyectos en forma de tablero (a través de su web y en formato extensión para navegadores), se ha vuelto aún más práctica desde su fusión con Hootsuite para gestionarlo todo desde la misma app.
A pesar de ser gratuita, supone un recurso bastante recurrente y de uso muy intuitivo. A través de tarjetas de arrastrar y soltar, puedes compartir tableros de trabajo con tantos miembros como quieras.
También puedes incluir comentarios, recibir notificaciones por correo de tus tareas, sincronizar tus proyectos en todos tus dispositivo, y cargar archivos desde herramientas como Dropbox o Google Drive.
2# iceScrum
Esta herramienta resulta muy útil para, según dicen sus desarrolladores, compartir la visión con otros miembros del equipo a través de un interfaz idéntico para todos los roles que participen en el mismo.
Aunque tiene varios planes de precios, que van desde 29,90€ a 249,9€ al mes, también puedes empezar a utilizarla con su plan Free que te ofrece 100MB de almacenamiento gratuito.
Todos sus recursos de gestión son muy visuales y personalizables, por lo que te recomiendo que te pases directamente por la web a conocer sus posibilidades.
3# Slack
Al igual que iceScrum, Slack también se puede sincronizar con la app de Hootsuite para trabajar todo desde un mismo espacio, y cuenta con varios planes de precios. Pero si quieres empezar utilizándola gratis, también puedes. Y cuidado, ¡porque engancha!
De este recurso de gestión de proyectos destacaría, a parte de su interfaz que es muy agradable y colorido, las posibilidades que da para facilitar la comunicación entre las personas y conectar diferentes herramientas de trabajo.
4# TaskJuggler
A pesar de que este software de gestión de proyectos es bastante potente, sí tengo que decir que su aspecto no es tan bonito como el de las 3 herramientas que te he comentado hasta ahora (tal y como puedes ver en la imagen).
Es de descarga gratuita pero, eso sí, está en inglés. Si los idiomas no son un problema para ti, este recurso puede que te saque del paso, pues te permite programar todas tus tareas de acuerdo a diferentes variables de forma muy flexible.
► Herramientas de gestión de proyectos de pago
Para que no saturate y terminar llevándote a una situación de indecisión, te dejo con 3 herramientas más para la gestión de tus proyectos de trabajo que son, principalmente, de pago (pero merecen la pena):
5# Active.collab
Aunque Active.collab es una herramienta de pago, te da 30 días de prueba. Tal y como verás accediendo a su web, está disponible únicamente en inglés, pero ésta salvedad la compensa con todas sus funciones y servicios de soporte (también por chat).
Cuenta con funcionalidades de gestión de tareas, de trabajo colaborativo, time tracking y facturación.
En definitiva, estarás de acuerdo que cada euro invertido en esta herramienta de trabajo en línea está más que justificado (y si no lo ves claro, puedes darte de baja cuando quieras).
6# Microsoft Teams
Con este software de gestión de Microsoft, puedes empezar a trabajar en equipo antes de lo que canta un gallo.
Su principal función es algo diferente al del resto de herramientas que hemos visto, pues se centra en facilitar las reuniones de equipo por audio y vídeo conferencia, así como poder compartir archivos y apps, y ofrecer acceso integrado a las herramientas de Office 365.
¡Ah! También es una herramienta extensible. ¿Qué quiero decir? Pues que cuenta con la integración con otras plataformas como Trello, Hootsuite, Visual Studio o Wrike.
7# Project Planning Pro
Se trata de un software de pago disponible para mac y en app (IOS y Android), en el que puedes gestionar tus proyectos con gráficas interactivas y actualizar tareas desde cualquier dispositivo móvil.
Honestamente, nunca he tenido la suerte de utilizarla, pero por todos los premios que ha recibido desde 2012 como la mejor app para negocios, estoy seguro de que no te decepcionará.
Además, ofrece un montón opciones como, por ejemplo importar datos desde Microsoft Project, sincronizar documentos en iCloud o compartir archivos en PDF, CSV o XML con otros compañeros.
Consejos generales de gestión de proyectos
No me considero una persona especialmente organizada (más bien todo lo contrario), pero si alguien me hubiera dado pautas como las que te quiero contar ahora cuando estaba empezando, lo habría agradecido enormemente.
Cierto es que no es lo mismo gestionar proyectos de forma independiente, que cuando se trata de poner en marcha tareas de diferentes departamentos de una gran empresa.
No obstante, hay algunos consejos que son muy útiles tanto para pequeños emprendedores, como para equipos de trabajo de varios miembros:
– Dar prioridad a la comunicación entre los miembros. Es fundamental que la comunicación sea bidireccional para que todo el trabajo fluya de forma coherente. Debemos escuchar y ser escuchados.
– Definir los objetivos a priori. Hay que tener muy claros desde el principio los objetivos que hay que cumplir y cuáles son las expectativas que tiene el cliente cuando nos contrata.
– Identificar a todos los agentes del proyecto. No sólo el cliente y los miembros internos de un equipo pueden influir sobre la gestión de un proyecto. Ten en cuenta que, en muchas ocasiones, se subcontratan partes del trabajo o se depende de terceros para realizar determinadas tareas.
– Hacer una selección óptima de herramientas. Una vez se escojan las herramientas más prácticas para gestionar proyectos, se debe informar a todos los miembros para que exista cierta coordinación. En caso de cambiar, esto ha de hacerse con tiempo para que todos se adapten.
– Estar prevenidos ante posibles contingencias. No siempre es posible prever los riesgos que puede tener un proyecto, pero sí conocemos bien cuáles son nuestras debilidades, podemos suponer cuáles son las partes del proyecto que requerirán una mayor atención.
Además de todos estos consejos, por supuesto tendrás que tener en cuenta todas las fases de las que se compone le gestión de un proyecto para, así, estar atento a cada momento que pueda resultar decisivo para conseguir un buen resultado.
¿Qué otros consejos y herramientas de gestión de proyectos nos recomendarías? ¡Cuéntanos!
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