Checklist antes de enviar email masivo

Estamos cada vez más ocupados, tratando de hacer varias cosas al mismo tiempo y aunque la habilidad de solucionar problemas de forma ágil sea fundamental, la velocidad en que solucionamos las tareas puede ser un problema.

El problema es que muchas veces, casi ni pensamos en lo que estamos haciendo, principalmente cuando tenemos que repetir las mismas acciones, una y otra vez.

Ciertamente has oído hablar de alguien que ha olvidado el fuego encendido, o que ha derramado café en el teclado.

Si todos los días antes de empezar a trabajar pones una taza de café en el mismo lugar, con el tiempo, agarrarás la taza casi que sin pensar, mientras que estás mirando algo importante en  la pantalla del ordenador.

Lo hacemos porque nuestro cerebro está programado para «ahorrar» el esfuerzo en acciones rutinarias, lo que nos ayuda a concentrarnos en tareas que al menos inconscientemente, consideramos más urgentes en el momento.

Si estás empezando a trabajar con e mail marketing y enviar email masivo sigue siendo una tarea desafiante, seguramente tendrás mucho cuidado al crear tus boletines y pensarás en cada paso que debes seguir.

Pero para los usuarios que ya trabajan con el email marketing de forma habitual, este proceso es casi automático.

Muchos usuarios pueden crear una newsletter mientras trabajan en otras tareas, porque están acostumbrados a usar una herramienta de email marketing y no necesitan pensar en lo que están haciendo.

Tal vez no lo creas, pero todos los meses recibimos contactos de usuarios que enviaron newsletters con problemas a su lista de emails, con enlaces rotos, información incorrecta o imágenes antiguas.

· ¿Qué hacer después de crear una newsletter?

Si acabas de crear un boletín, lo primero que hay que hacer es detenerse.

Sí, si envías el boletín inmediatamente después de crearlo, será mucho más probable que cometas errores.

Guarda la campaña de email marketing, para volver a revisarla más tarde o en ese momento.

Antes de enviar email masivo, termina todas las demás tareas urgentes, responde los emails de los clientes que te han contactado, revisa tus redes sociales, bebe una taza de café (cuidado con el teclado) o tomate unos minutos para pensar en otra cosa.

Cuando tengas tiempo disponible para trabajar con email marketing, sin tener que parar a cada minuto para hacer otra cosa urgente, es hora de empezar a revisar el mensaje con cuidado, prestando atención especial en los aspectos que vamos a analizar en los próximos párrafos.

► Revisa la puntuación de spam de la newsletter

Al empezar a revisar el boletín, lo primero que debes hacer es comprobar el nivel de spam de tu campaña.

Si envías email masivo con una puntuación mayor que 0, es mucho más probable que el email sea bloqueado por los filtros antispam.

Además, puedes utilizar otras herramientas para revisar tu boletín, como el Mailrelay verifier. Este sistema ofrece información avanzada sobre tu newsletter, que puede ayudarte a evitar muchos problemas.

►Revisión del contenido del mensaje

El siguiente paso será revisar cuidadosamente toda la información añadida en la newsletter.

Esta es la mejor oportunidad para revisar el texto del mensaje, los enlaces y las imágenes.

Lee todo el email en busca de:

1. Errores de ortografía
2. Información incorrecta
3. Errores en general

Revisa las descripciones de productos o servicios, prestando especial atención a la información más importante, como precios, fecha final de la promoción u otra información que pueda impactar negativamente tus ventas.

Principalmente al revisar los números, es importante confirmar que no te has equivocado al escribir, pues las consecuencias podrían ser graves.

Imagina que, por ejemplo, ofreces un producto con un coste de  99,90 € en promoción.

Si te equivocas y pones el valor del producto como 9,90 €, sería muy difícil explicar para todos los clientes que quieren comprar el producto por el valor más bajo, que en realidad has cometido un error y el precio indicado en el email no es correcto.

Hay incluso en internet historias de tiendas que se confundieron en el precio de un producto y tuvieron que venderlo por un valor mucho menor, por esto es extremadamente importante revisar todas estas informaciones antes de enviar email masivo.

Revisa todos los enlaces incluidos en el boletín para confirmar que no están rotos.  Si utilizas el Mailrelay Verifier, esta herramienta te ayudará a revisar los enlaces rotos.

Sin embargo, también es necesario confirmar que los enlaces del boletín son correctos, es decir, enlazan a las páginas adecuadas,  y que el suscriptor encontrará toda la información que has prometido en el email.

Si los enlaces no funcionan correctamente, tu newsletter no tendrá el éxito deseado.

Además, lo peor será que tus suscriptores podrían terminar por frustrarse con tus envíos, porque están perdiendo tiempo leyendo un email que ofrece algo que no pueden obtener.

¡Imagina tu sorpresa al descubrir, varios días más tarde, que el boletín que has enviado incluía un enlace inexistente!

Perderías muchas ventas, o lectores, pero esto podría tener consecuencias todavía más graves.

Estos usuarios insatisfechos podrían decidir por salir de tu lista de emails, por lo que es mejor no arriesgarse.

► Revisa la información de las imágenes.

Si por ejemplo estás enviando un boletín para vender zapatos negros con un descuento de 30%, ¿qué piensas que los suscriptores harían al ver la imagen de zapatos marrones? ¿O de zapatos negros, pero de una marca diferente de la que estás vendiendo con un precio más bajo?

Principalmente para los emails de ventas, las imágenes son vitales para ilustrar el producto o servicio que estás ofreciendo, entonces es necesario confirmar que ayudan al usuario a descubrir más detalles del producto rápidamente, antes incluso de leer todo el texto del mensaje.

► Asegurate de crear llamadas a la acción persuasivas

Para crear un boletín eficaz, debes incluir al menos una llamada a la acción en el cuerpo del mensaje. Una CTA (llamada a la acción) es un mensaje breve, de una frase o una palabra que será usada para incitar al usuario a una acción.

Este mensaje incluirá un enlace, creado para atraer el suscriptor a uma landing page, un artículo, un formulario de contacto, ETC. Como es um mensaje muy corto, debe ser muy directo y claro, para que el lector entienda exactamente lo que tiene que hacer.

Después de añadir la CTA en tu boletín, tendrás que revisar estos puntos:

1. La CTA tiene que ser visible: Para ser efectiva, el usuario debe poder verla inmediatamente al abrir el mensaje, lo que quiere decir que debes usar un mensaje llamativo, con un color contrastante y  una frase impactante.
2. El enlace debe llevar al usuario directo a la acción: Si deseas que el usuario compre un producto, debes incluir un enlace directo a la página de compra, con la información sobre este producto. Si por ejemplo has incluido un enlace a la página principal de tu web, el usuario puede navegar por otras páginas y nunca llegar a la página de compras.
3. La llamada a la acción debe ser clara: Si deseas que el suscriptor compre un producto, la CTA debe indicar claramente lo que el usuario tendrá que hacer después de hacer clic en el enlace.

Además, tienes algunos ejemplos de asuntos, en el siguiente vídeo:

►  Optimiza las imágenes de tu newsletter

Antes de enviar una newsletter, es necesario revisar las imágenes que quieres usar. No sólo para confirmar que son relevantes, pero también para revisar que han sido optimizadas correctamente.

Usar imágenes es fundamental para reforzar el mensaje que quieres transmitir, pero el problema es que este tipo de archivo puede afectar la entregabilidad de tus boletines. Los filtros antispam no pueden leer el contenido de las imágenes y por lo tanto podrían bloquear tu boletín. Además, esto afectará el tiempo de carga del boletín. Muchos suscriptores leerán el email en un dispositivo móvil, que además de tener una pantalla menor, puede estar conectado a una red 4G com velocidad más baja que una conexión de banda ancha.

Hay muchas herramientas que puedes utilizar para optimizar tus imágenes.

Muchas de ellas son gratuitas y fáciles de usar, lo que quiere decir que no tienes excusa para enviar una newsletter con imágenes con problemas.

►  Revisa los archivos adjuntos de tu boletín

¿Alguna vez has pensado que deberías incluir archivos adjuntos en tus boletines?

Recebimos muchas consultas sobre esto, ya que los usuarios quieren enviar la mayor cantidad posible de información sobre sus productos o servicios y un adjunto puede ser una buena opción para incluir todo lo que no has podido añadir en el cuerpo del email.

Sin embargo, si tu mensaje contiene un o más adjuntos, debes considerar estos puntos:

1. El tipo de archivo: Es necesario tener cuidado para no incluir aplicaciones, como archivos .EXE o .MSI, ya que estos archivos puede ser considerados sospechosos y tu mensaje sería bloqueado por los filtros antispam.
2. El tamaño del archivo: Para explicarlo en pocas palabras, la mayoría de los usuarios no estarán interesados em descargar un archivo muy grande, por ejemplo un PDF con 20MB, no importa su contenido. Algunas veces recibimos catálogos con fotos increíbles y mucha información relevante, pero no tenemos tiempo para  leer este tipo de contenido en un smartphone, por ejemplo.

Idealmente, deberías crear un boletín con información relevante y uno o más enlaces para acceder a una landing page, que es donde el usuario puede encontrar más información. Si añadimos un archivo adjunto, la campaña podría perder eficacia, es decir, que el usuario no estaría en la web, donde será más fácil completar la conversión.

Si necesitas trabajar con archivos adjuntos, te recomendamos cargarlos a un servidor virtual, para incluir los enlaces directos a los archivos en el contenido del boletín. Para hacer esto, puedes usar el FTP de tu servidor o un servicio de almacenamiento como Google Drive.

► Enviar email masivo de prueba

Este es uno de los puntos que no deberías olvidar.

Después de crear una nueva campaña de email marketing, antes de enviar el boletín a toda la lista de suscriptores, lo mejor es enviar una newsletter de prueba para al menos una cuenta de email.

Siempre que sea posible, la mejor opción es enviar la prueba a varias cuentas de diferentes ISPs (gmail, hotmail, yahoo!), para confirmar que todo está correcto.

Pero si no puedes hacerlo, deberías al menos crear una cuenta gratuita en Gmail y enviar el boletín a esta cuenta, para corregir problemas de diseño y de contenido.

Aunque durante la edición del boletín todo parezca correcto, debes revisar la newsletter leyendo el mensaje en un cliente de email real.

Diferentes clientes de email tienen diferentes formas de interpretar códigos HTML, lo que puede generar problemas de maquetación en el diseño del mensaje.

Además, puedes aprovechar para hacer una lectura final de tu email, hacer clic en los enlaces principales de la newsletter, para asegurarse de que todo es correcto antes de enviar email masivo a todos los suscriptores.

Este boletín de prueba también es importante para confirmar que la campaña no será considerada como spam. Cada filtro antispam tiene reglas distintas y confirmar que el boletín llegará en la bandeja de entrada será muy importante.

► Confirma que tu boletín incluye un enlace de baja

Si ya trabajas con email marketing hace bastante tiempo, seguramente sabrás la importancia de incluir un enlace de baja en todos los boletines que envíes.

Si olvidas incluir un enlace de baja, puede que tengas problemas de spam, ya que los usuarios que ya no quieren recibir tus boletines no tendrán otra opción para indicarte que quieren dejar de recibir los mensajes.

Como Mailrelay ofrece varias opciones de baja, antes de enviar email masivo, debes añadir esta opción manualmente.

Si utilizas una plantilla predefinida, esta opción puede estar disponible, pero no puedes olvidarte de confirmar que el enlace de baja está disponible en un lugar visible de tu email.

► Envía el boletín a un amigo o colega

Muchas veces, cometemos errores por no estar atentos.

Revisando cuidadosamente lo que estamos haciendo, podemos identificar estos errores y corregirlos fácilmente.

Sin embargo, cuando estamos íntimamente involucrados con algo importante, puede ser difícil identificar pequeños detalles, aspectos que aunque no parezcan relevantes, pueden hacer toda la diferencia en las tasas de las campañas de newsletter.

Una de las mejores estrategias en estos casos, es pedir ayuda.

Antes de enviar un boletín a una lista de emails, ¿por qué no enviar el mensaje a un amigo o compañero, que te dará su opinión sobre todos los aspectos de tu newsletter?

Esta es una técnica conocida como «beta reading» y consiste en enviar un texto a una persona, o grupo de personas, para que sea revisado en búsqueda de problemas o aspectos que pueden ser mejorados, antes de ser publicado.

En otras palabras, un beta reader puede ayudarte a identificar frases que pueden no estar claras, imágenes que no tienen sentido, o darte otras sugerencias para que puedas crear una newsletter de éxito.

No necesitas pagar a alguien para hacer esto, un beta reader puede ser cualquier persona que tenga libertad para darte una opinión honesta sobre tus boletines, para criticar tus errores y, en muchos casos, decirte cosas que no quieres escuchar.

Un buen beta reader no es una persona que siempre está alabando tu trabajo, pero sí alguien que te ayuda a alcanzar mejores resultados. Un feedback positivo, con consejos concretos y educados sobre los aspectos de tu campaña que podrías mejorar, pueden ser el mejor regalo que tu amigo o compañero puede darte.

► Crea tests A/B

Por último, me gustaría darte otra recomendación que muchas empresas ignoran.

Antes de enviar email masivo a todos tus suscriptores, sería mejor crear un test A/B para optimizar los resultados de tu campaña de email marketing.

Esta estrategia es especialmente relevante para el envío de boletines de ventas, ya que cada visualización cuenta. Cada clic puede significar una venta a más. Para conseguir mejores resultados, debes utilizar todas las herramientas que existen a tu disposición.

¿Por qué no probar dos asuntos para ver cuál de ellos funciona mejor?

No necesitas dedicar mucho más tiempo para hacer esto. Si utilizas Mailrelay como tu programa de email marketing, puedes hacer esta prueba en menos de un minuto.

Sólo tienes que crear un nuevo test A/B seleccionar el boletín de base y escribir los dos asuntos que deseas probar. Puedes hacer esto en muy poco tiempo, pero los resultados pueden ser increíblemente satisfactorios.

Después de seguir todos estos pasos, podrás enviar email masivo sin preocupaciones, con la seguridad de que has hecho todo lo que estaba a tu alcance para garantizar el éxito de tu campaña.

¿Has enviado email masivo con problemas por descuido? Puedes compartir tu experiencia en los comentarios, ya que será muy importante para que los otros lectores no cometan los mismos errores que has cometido.