¿Qué es el método Kaizen y cómo aplicarlo a tu estrategia de email marketing?

Si eres emprendedor digital, probablemente siempre estés buscando ese método o práctica que te conduzca a ese mejor aprovechamiento del tiempo y a la mejora continua en tu trabajo.

Para ello, existe una filosofía llamada “Kaizen”, de origen japonés, la cual se ha venido practicando en este país desde justo después de la 2º Guerra Mundial.

Las empresas japonesas que lo comenzaron a practicar en su actividad diaria, están continuamente mejorando la gestión de calidad de sus productos y servicios. Para ello, utilizan diferentes prácticas, todas ellas vinculadas a este término del que hoy te hablaré.

Y en el sector del marketing digital, y más concretamente en tus acciones de e-mail marketing, esta filosofía podría tener mucho protagonismo e incluso ser una pieza fundamental en el puzzle general, es decir, en tu estrategia digital.

Sin embargo, comencemos por definirlo, ya que comprendo que sea muy probable que aún no estés demasiado familiarizado con él.

· ¿Qué es el método Kaizen?

Kaizen es un término japonés (改善,) cuyo significado literal es “cambio beneficioso” o, simplemente, “mejora”.  Su aplicación se conoce con las siglas MCCT (Mejora Continua hasta la Calidad Total).

El método Kaizen pone en marcha acciones para la mejora continua de estrategias y técnicas empresariales e implica a todos los miembros del equipo u organización, desde directivos y dueños hasta colaboradores externos, no directamente vinculados con la propia entidad.

► ¿En qué consiste esta metodología?

El concepto de mejora continua se viene aplicando, como te he indicado anteriormente, desde el final de la 2ª Guerra Mundial, cuando los norteamericanos entraron en Japón y comenzaron a aplicar técnicas militares provenientes de grandes expertos, responsables de varias de las mayores industrias de la época, en aquél Japón devastado y sin recursos.

Éstos implantaron una mentalidad en aquél país sin precedentes: “sin un mejoramiento continuo no evolucionaríamos”. Para entender mejor este concepto, un buena lema sería el de que la teoría de Kaizen toma su base en que cada día debe ser posible una acción de mejora, sea cual sea la actividad de la que estemos hablando, ya sea de índole profesional o personal.

Teniendo en cuenta esto, el Kaizen se centra en el resultado que provoca realizar una cierta cantidad de acciones pequeñas, con las que ir mejorando la calidad de nuestros resultados poco a poco, más que realizar un solo gran cambio.

Esto, según la filosofía que hoy nos ocupa, provoca que rompamos esa barrera mental del “no puedo”, causante de la mayoría de los fracasos profesionales y personales.

En definitiva, y en otras palabras, el Kaizen pretende que seamos persistentes en nuestro trabajo, con pequeñas dosis de cambio de forma continua. Gracias a herramientas de mejora continua que aplican el método Kaizen, podremos salir de nuestra zona de confort poco a poco, para mejorar la calidad de nuestro objetivo.

El gran reto o cambio nos puede asustar, pero con la teoría Kaizen, es fácil no temer a un pequeño reto con el que poco perdemos si fallamos. De esto se trata, de ir incorporando pequeñas dinámicas de manera muy gradual, que fomenten la constancia en nuestros procesos.

· ¿Cómo nació la metodología Kaizen y quién la inventó?

Como en la mayoría de los casos ocurre con todas las filosofías y metodologías nuevas que se logran crear a lo largo de la historia, el origen del Kaizen nace en las fuerzas militares americanas.

Como te he mencionado anteriormente, en este caso el método Kaizen comienza a aplicarse a mediados del siglo pasado, cuando la armada estadounidense ocupó Japón llevando consigo a expertos en sistemas de calidad y mejora continua.

Estos expertos proporcionaban reputados consultores de negocio para industrias relacionadas con la Segunda Guerra Mundial, y se basaban en unos programas de entrenamiento denominados TWI (Training Within Industry). Sus promotores destacados fueron William Edwards Deming y Joseph Juran.

Poco a poco, los japoneses comenzaron a asimilar estas prácticas o herramientas de mejora continua. Y es que la filosofía oriental tiene muchos tintes de esto: de superación continua. Y en su caso era de unas magnitudes descomunales, debido al estado devastador y en ruinas en que había quedado todo su país, tras la guerra.

Uno de los japoneses que teorizó y dio nombre al método Kaizen fue el empresario Kaoru Ishikawa, quien lo llevó a los procesos industriales.

Tras esta introducción de la metodología, la economía japonesa fue prosperando poco a poco, logrando posicionarse entre las primeras del mundo en el sector industrial, y gran parte de culpa lo tiene el método Kaizen.

· Los 10 Pasos necesarios para aplicar correctamente el Kaizen en tu estrategia empresarial

El gran secreto de esta filosofía reside precisamente en hacer más sencillas cualquiera de las acciones o trabajos que formen parte de nuestra vida diaria.

Para ello, en el ámbito digital, debemos seguir una serie de pasos o premisas, las cuales nos conducirán indudablemente hacia la consecución de todos nuestros objetivos marcados.

Estos son los pasos fundamentales para implementar esta filosofía en una estrategia de negocio:

► 1. Abandonar las ideas fijas e inamovibles.

Anteriormente ya te mencioné la necesidad imperiosa que tiene este método por rechazar todas aquellas acciones que nos hagan permanecer continuamente en nuestra zona de confort.

Requiere, por tanto, tener a la vista acciones o estrategias que promuevan un cambio continuo en nuestra forma de pensar y manera de hacer las cosas.

► 2. Reflexionar sobre el “cómo hacer”, en vez de centrarnos en su dificultad

Esta filosofía intenta evitar los bloqueos que a menudo nos suelen invadir, o lo que en coaching se denomina “la parálisis por el análisis”, donde tras una serie de conjeturas y análisis para llevar a cabo un proyecto, al final todo se queda “en agua de borraja”, por no encontrar la manera en que arrancar.

Por ello, ya sea en nuestra estrategia de email marketing, que posteriormente veremos con más atención o en cualquier otra acción que llevemos a cabo en el ámbito digital, siempre debemos enfocarnos en cómo hacer y no en los problemas o inconvenientes que todo ello acarreará.

► 3. Realizar continuamente propuestas de mejora

Y precisamente en nuestro afán por mejorar y no focalizar nuestras energías en la barreras que se nos puedan presentar, el Kaizen propone que, a la mínima dificultad o impedimento que se presente en nuestro proyecto, debemos cortar por lo sano e inmediatamente proponer acciones que desbloqueen esos problemas.

Al atajar inmediatamente esos bloqueos, no damos tiempo a nuestra mente a centrarse en lo negativo, poniendo toda nuestra atención en cómo llevar a cabo esas acciones de mejora.

► 4. Corregir un error inmediatamente e “in situ”.

Precisamente, y al hilo de la solución anterior, el Kaizen propone que, siempre que sea posible, debemos activar las medidas correctoras a lo problemas surgidos justo en el momento en que éstos se presentan.

De esta manera, evitamos postergar la solución en el tiempo, una “mala costumbre” demasiado arraigada precisamente en nuestro país.

Incluso si para dar una solución inmediata al problema es necesario buscar en Google otras personas o negocios a los que les haya ocurrido antes lo mismo que a nosotros, lo haremos. El caso será cortar esa situación de “crisis”.

► 5. Encontrar las ideas en la dificultad

El Kaizen también centra todos sus esfuerzos en hacernos ver que, más allá de la filosofía propia que tengamos cada individuo, las dificultades que puedan surgir en la realización de cualquier proyecto, son una oportunidad de mejora.

Por ello, se centra en la positividad y fija su mentalidad en que cada dificultad en una oportunidad de mejorar, tanto profesional como personalmente.

► 6. No buscar la perfección, sino la excelencia

En su afán por la mejora continua, esta filosofía también propone que eliminemos de nuestra mente, sobre todo al inicio de nuestros proyectos o acciones estratégicas, cualquier noción de “lo perfecto”.

Como comúnmente se dice, lo perfecto no existe y, siguiendo esta premisa, el Kaizen propone perseguir la excelencia, que se compone de mejoras continuas a través de la cual vayamos dando paulatinamente a todas las “imperfecciones” que el producto inicial pudiera ir teniendo, priorizando aquí las que afecten primero al cliente final, y posteriormente las que lo hagan más estético y visual.

► 7. Buscar la causa real, respetar los 5 “por qués”

Según las bases de este método, para todo fallo en el sistema que compone el buen funcionamiento de nuestro proyecto, existen siempre 5 por qués fundamentales.

Identificándolos a tiempo y, sobre todo, atajándolos de manera efectiva, lograremos que el sistema general que habremos creado sea lo más eficiente y logremos el buen funcionamiento de todos sus elementos.

► 8. Tener en cuenta las ideas de 10 personas

Practicar la escucha activa es otro de los preceptos básicos que recomienda nuestro protagonista de hoy, a través del cual iremos tomando ideas de gran valor, que busquen hacer aún más eficiente nuestro proyecto.

Así,  cojeremos 10 personas de nuestro alrededor, íntimamente relacionadas con nuestro sector profesional, y tomaremos de cada uno una fórmula que le esté funcionando, para así probar si tiene cabida dentro de nuestra empresa o proyecto.

► 9. Probar y después validar

Esta filosofía tiene al concepto de “validar” como principio fundamental.

A partir de ahí, es fácil poner en marcha las distintas soluciones, pero la disciplina del equipo y del responsable de la implantación de las acciones, debe de ser el de validar las mismas, para atajar posibles errores o malos funcionamientos en dicho sistema general de la empresa o proyecto.

► 10. “La mejora es infinita”

Es muy probable que, una vez hayamos conseguido todos nuestros objetivos o, al menos, los que en un principio nos habíamos fijado como metas en nuestro propio negocio, nos preguntaremos: ¿y ahora en qué puedo mejorar?

Aquí es donde reside la esencia de este último punto, donde debes entender que, por muy bien que te vayan las cosas, las mejoras siempre tendrán cabida en tus proyectos.

De esta manera, deberás siempre tener en “el cajón”, un listado de mejoras que te gustaría implementar e irlas aplicando cuando te sea posible.

· ¿Cómo aplicar el método Kaizen a tu estrategia de email marketing?

Vistos todos los puntos y claves que forman parte de esta interesante metodología, además de la propia definición de Kaizen, me gustaría compartir contigo una estrategia muy interesante para aplicar a tus acciones de Email Marketing.

Aunque te parezca en un principio que ambos conceptos (Kaizen y Email Marketing) no guardan relación aparente, lo mejor del primero es que es aplicable a toda clase de ámbitos profesionales.

Por ello, si utilizas como proveedor de campañas de email a Mailrelay, la cual te ofrece unas condiciones inmejorables y además yo personalmente uso desde hace varios años en mi propia estrategia, te propongo proceder de la siguiente manera:

► Capta leads desde el día 1

Este es uno de los errores que cometen muchas de las empresas e incluso bloggers que comienzan con su negocio en Internet.

Y es que, pensamos que en nuestros comienzos, al no conocernos nadie y tener una Marca Personal aún demasiado “verde”, no conseguiremos captar suscriptores con nuestros contenidos.

Sin embargo, pasado un tiempo, cuando abramos los ojos y decidamos abrir una vía a la captación de suscriptores para enviarles nuestros contenidos o servicios a través del email, nos habremos dado cuenta de que habremos perdido una gran cantidad de posibles suscriptores a los que quizás les hubiera gustado estar en nuestra lista.

► Crea contenidos de calidad que poderles enviar cada semana

Una vez tenemos claro que tenemos que abrir las puertas a la captación de leads en nuestra plataforma web, el siguiente paso debería ser esforzarnos en publicar contenidos cada semana, para tener nuevo material que enviarles.

Y en caso de no haber podido publicar, deberías enviarles otro contenido de otras webs que te haya parecido interesante compartir con ellos, así como recopilaciones de productos relacionados con tu sector.

Por ejemplo, en el caso de que tus suscriptores tengan negocios online, podrías enviarles recomendaciones sobre libros de marketing que hayas leído últimamente y te hayan sorprendido.

De esta manera, los irás acostumbrando a que, al menos un día a la semana, entrarás en su bandeja de entrada para enviarles algo que les aporte un plus en sus negocios o quéhaceres diarios.

► Pídeles feedback para mejorar continuamente

¿Recuerdas aquello de que decía el Kaizen de la “mejora continua”? Pues en nuestra afán de mejorar y, convencidos por tanto de que la mejora es infinita, deberías aprovechar aquellas semanas donde no hayamos tenido tiempo de enviarles contenido que les aporte un plus para pedirles feedback.

¿Sobre qué pedírselo? Muy sencillo. Pídeles que te sugieran temáticas interesantes sobre la que ellos desees que hables en tu blog, nuevos productos que ellos echen de menos en tu eCommerce, etc.

Volviendo a todo lo dicho sobre el Kaizen, recuerda que este sistema está compuesto por todos los “eslabones” de la cadena, incluidos tus operarios, que en este caso serían tus suscriptores y tú el responsable o director de la estrategia.

► Escúchalos, su opinión también cuenta

Atendiendo a otra de las premisas básicas del Kaizen, que decía que debemos escuchar a las ideas de 10 personas, en este caso podrían ser tantas como suscriptores atiendan tu petición.

De esta forma, podrás seguir mejorando paulatinamente.

Un ejemplo podría ser tras el envío de un infoproducto, véase por ejemplo un ebook gratuito. Envíales pasada una semana un email donde pidas que te cuenten todo aquello que no les haya parecido bien o con lo que no hayan podido estar de acuerdo.

· Conclusión

No cabe duda que la metodología Kaizen, más que un simple método para ayudarnos a mejorar en nuestra profesión y tareas del día a día, es una auténtica filosofía de vida.

Y, aplicado al nicho del email marketing, podría traerte grandes beneficios a tu estrategia actual, no ya desde el punto de vista económico, sino para atraer a nuevos suscriptores y sobre todo fidelizar a aquellos usuarios que decidan entrar en tu base de datos, de modo que nunca quieran salir de tu comunidad y se sientan que forman parte de un gran proyecto donde ellos tienen voz.

Si quieres comenzar a probar, tenemos unas plantillas de email que te ayudarán mucho.