Enviar encuestas por email es una gran manera de recopilar datos cuantitativos mediante cuestionarios que son enviados a un público objetivo.
Por ejemplo, una marca de ropa quiere conocer la opinión de sus clientes sobre un nuevo producto que han lanzado recientemente. En tal caso, dado que los correos electrónicos ya están registrados en el sistema de la organización, las encuestas por correo electrónico se pueden enviar a la audiencia que compró el producto.
Al enviar encuestas por email, se puede recopilar información rápida y fiable del público objetivo, ya que sigue siendo uno de los métodos más eficaces para recopilar datos. Se estima que alrededor del 72 por ciento de las personas prefieren recibir su contenido promocional o comunicación profesional por email.
· Tipos de encuestas por email
El envío de una encuestas por email se puede hacer de dos maneras:
Encuesta integrada al correo electrónico
Las encuestas online, son uno de los métodos más eficaces de recolección de datos.
Se puede incrustar la encuesta en el cuerpo del correo electrónico y el encuestado puede responder las preguntas directamente. Este tipo de encuestas suelen ser cortas, por lo que se recomienda hacer uso de preguntas cerradas.
Algunos de los tipos de preguntas más utilizadas en una encuesta incrustada en un correo, son las preguntas demográficas, la pregunta Net Promoter Score o la preguntas de tipo Matriz.
Correo electrónico que te redirige a la encuesta
A través de un enlace se hace la invitación a contestar la encuesta. El encuestado puede hacer clic en este enlace y ser redirigido a la página de la encuesta.
Este método se suele utilizar cuando las encuestas son más largas, y nos permite incluir preguntas abiertas, preguntas cerradas, así como múltiples tipos de preguntas estándar y avanzadas.
· Recomendaciones para crear encuestas por email
A continuación, tenemos algunos consejos para llevar a cabo una encuesta por email de manera eficaz con el fin de obtener buenos índices de respuesta.
· Línea de asunto simple y clara: Tus encuestados tendrán más probabilidades de abrir correos electrónicos si la línea de asunto es simple y clara. En pocas palabras, debe transmitir cuál es el propósito de la encuesta.
Por ejemplo, es más probable que una persona abra un correo electrónico con una línea de asunto «Ayúdenos a se mejor». Tal línea de asunto muestra que el contenido del correo electrónico es para recopilar comentarios sobre al servicio al cliente que se ofreció.
· Menciona a tu audiencia: En el contenido del correo electrónico, también debes mencionar que el encuestado es elegido especialmente para realizar la encuesta ya que su opinión es importante. Crear un sentido de importancia te ayudará a obtener mayor tasa de respuesta en tus encuestas por email.
Por ejemplo, «Gracias a tu fidelidad, haz sido especialmente seleccionado para participar en nuestra encuesta de satisfacción del cliente».
Aquí algunas recomendaciones para saber cómo hacer buenos copys en tus emails: Bases, técnicas y fuentes de inspiración.
· Explica el objetivo de la encuesta: Es importante explicar lo que harás con los datos que estás recopilando. Puntos como la forma en que las respuestas ayudarán a tomar mejores decisiones o a proporcionar un mejor servicio deben incluirse en el contenido del correo electrónico.
Por ejemplo, «tus comentarios nos ayudarán a servirte mejor». Incluir tal declaración asegura al encuestado que su retroalimentación es importante y valiosa, lo que conduce a una alta tasa de respuesta de tu encuesta.
· Crea un sentido de urgencia: Cuando envíes la encuesta por correo electrónico, utiliza frases como «Responde la encuesta ahora». Crear una sensación de urgencia evitará retrasos en la realización de la encuesta. También debes dar la opción de responder la encuesta más tarde, ya que a veces el encuestado podría no estar en condiciones de contestar de inmediato.
· Menciona el tiempo que tomará completar la encuesta: Es importante mencionar cuánto tiempo tomará completar la encuesta, ya que es un factor valioso para todos. Por lo general, una encuesta no debe tomar mucho tiempo en contestar, pues la tasa de respuesta disminuye drásticamente en el caso de las encuestas sean muy largas.
· Proporciona incentivos: Cuando un encuestado está motivado con varios tipos de incentivos, la tasa de respuesta aumenta.
Por ejemplo, el propietario de un restaurante desea que su cliente le informe sobre la calidad de la comida de su restaurante. Puede proporcionar un código de descuento del 10% a los encuestados que completen la encuesta. Esto permite respuestas más altas al enviar una encuesta por correo electrónico.
· Utiliza la herramienta para crear encuestas adecuada: Las encuestas por email pueden ser creadas, enviadas y analizadas usando un software de encuestas disponible en el mercado.
La elección de la herramienta adecuada es igualmente importante para enviar encuestas por email eficaces. La recopilación de datos en tiempo real, la distribución automatizada y los análisis potentes pueden proporcionarte información valiosa.
· Cumplimiento con la Ley CAN-SPAM: Al enviar una encuesta por email, es importante cumplir con la Ley CAN-SPAM. Hay algunos puntos a tener en cuenta para evitar ser etiquetado como spam.
En la encuesta por correo email deben incluirse indicadores como el nombre del «remitente» válido, la identificación del correo electrónico de «respuesta», el número de teléfono, la dirección y cualquier otra información que proporcione la identidad.
· Agradece al encuestado: Es muy importante agradecer al encuestado por dedicar su tiempo a completar la encuesta. El correo electrónico también debe mencionar que la retroalimentación proporcionada o la información que ha dado tiene valor y marcará una diferencia.
El uso de este tipo de contenido en la encuesta por email permitiría obtener mejores respuestas y también te ayudará a crear lealtad que también se necesitará para futuras encuestas.
Estos fueron algunos de los puntos que pueden ayudarte a crear encuestas efectivas por email. Sin embargo, estos no son los únicos puntos que harán el trabajo. Un buen diseño de investigación, una encuesta atractiva, un cuestionario bien formulado y un contenido de calidad te asegurará que la investigación sea exitosa.
· Ejemplos de encuestas por email
· Encuestas para clientes: Las encuestas para clientes son las más utilizadas. Estas permiten a las organizaciones recopilar datos sobre sus clientes. Utilizándose, se pueden medir parámetros de negocio importantes como la satisfacción del cliente, el esfuerzo del cliente o el NPS.
· Algunas de las encuestas de clientes más utilizadas son las encuestas de negocio y las encuestas de satisfacción del cliente.
· Encuestas de Recursos Humanos: Las encuestas de Recursos Humanos se utilizan ampliamente en las organizaciones para medir la satisfacción de los empleados, la evaluación de la cultura, la recopilación de comentarios y muchas otras razones.
Estas encuestas son importantes y se llevan a cabo regularmente en las organizaciones, ya que pueden ayudar a retener a los empleados, diseñar políticas estratégicas de Recursos Humanos y crear un entorno de trabajo saludable para sus empleados.
La encuesta de entrevista de salida y la encuesta de evaluación del trabajo son algunas de las encuestas de Recursos Humanos más comunes utilizadas en la industria.
· Encuestas de mercadotecnia: Las encuestas de mercadotecnia son útiles para llevar a cabo investigaciones de mercado exhaustivas. Estas encuestas permiten a las empresas evaluar el mercado, recoger información sobre la competencia, los productos y la opinión pública sobre una marca.
Por ejemplo, la encuesta de consumo o la encuesta sobre el perfil de los visitantes de un sitio web son algunos ejemplos de encuestas de marketing.
· Encuestas de la industria: Estas encuestas cubren varias industrias como la hotelera, la minorista, la de salud, la bancaria, etc. Estas encuestas son creadas especialmente por expertos en la materia para satisfacer las necesidades del sector.
La encuesta de evaluación de complejos turísticos o la encuesta de concienciación sobre el cambio climático, son algunos ejemplos utilizados para llevar a cabo investigaciones exhaustivas sobre temas específicos en diversas industrias.
· Encuestas comunitarias: Las encuestas comunitarias están dirigidas a una comunidad específica. Estas permiten la recolección de datos de un grupo específico de personas sobre un tema común.
· Encuestas de evaluación académica: Estas encuestas se encuentran relacionadas con el sector educativo. Son utilizadas por escuelas, colegios, instituciones gubernamentales y universidades. Además, permiten la recopilación de datos de los estudiantes, el personal de la universidad o de la escuela, la opinión pública sobre el sector educativo y las instalaciones que se ofrecen y muchos otros temas.
Algunas de las encuestas de evaluación académica más populares son la encuesta de salida de graduación, la encuesta escolar para padres, la encuesta sobre el compromiso de los maestros, etc.