5 Herramientas de comunicación interna para equipos de trabajo eficaces

Si has trabajado alguna vez en equipo, entenderás lo importante que es tener una buena comunicación entre todos los miembros para, así, no duplicar tareas, remar en la misma dirección, trabajar por los mismos objetivos, cumplir plazos…

Ya sea que hablemos de una empresa (de mayor o menor tamaño), startup, negocio digital en manos de un emprendedor, o freelance que trabaja en diferentes proyectos en equipo, utilizar herramientas de comunicación interna es clave.

Según su definición de base, un equipo de trabajo es un grupo de personas que tienen habilidades que se complementan entre sí, y las ponen en común para alcanzar resultados que benefician a todos.

Por tanto, un equipo de trabajo es algo parecido a un equipo de remo; si alguno de los miembros deja de remar (o lo hace en la dirección opuesta), la embarcación no llegará a su destino.

No obstante, para que todo salga bien hay varios puntos que no deben fallar y, entre ellos, está la comunicación interna.

Por ello, en este artículo quiero abordar contigo aspectos como:

• La importancia que tiene la comunicación dentro de los equipos de trabajo.
• Las herramientas de comunicación interna más potentes actualmente.
• Otras aplicaciones que también favorecen la comunicación en equipo.

Importancia de la comunicación en equipos de trabajo

Aunque ya hemos visto motivos de peso por los que es importante reforzar la cohesión dentro de un equipo, antes de ver cuáles son algunas de las mejores herramientas de comunicación internas actuales, me gustaría ahondar más en ello.

Básicamente, la buena comunicación en equipo favorece a todos estos aspectos:

► Fluidez del trabajo en equipo

Si no existe una buena comunicación interna entre los miembros de un equipo de trabajo, es prácticamente imposible que el trabajo avance.

Y, para que haya fluidez, todos deben coordinarse y saber en qué fase están trabajando, por qué están desempeñando cada una de las tareas, y cómo repercute su rendimiento al siguiente eslabón de la cadena.

► Productividad global

Imagina que tu negocio está por lanzar una nueva campaña, pero que por falta de comunicación, la persona que debía enviar los emails de invitación a los clientes no lo ha hecho. Sería tirar todo el esfuerzo invertido… ¿no es cierto?

Una vez más, la solución pasa por apoyarse en herramientas de comunicación interna, con las que poder notificar a cada miembro lo que deben hacer y cuándo para que, así, todo marche en el tiempo y forma esperados.

En definitiva, cuando todos están trabajando alineados, la productividad aumenta.

► Seguimiento del estado del proyecto

Una de las ventajas más potentes que para mí tienen las herramientas de comunicación interna, es que permiten llevar el control de todo un equipo de trabajo.

Lo que, además, favorece la delegación de tareas a roles inferiores de la cadena.

Puedes saber en qué está empleando su tiempo cada uno de sus miembros, qué carga de trabajo tienen (para evitar sobrecargas y tiempos ociosos), cuál es la situación de un proyecto, si se están cumpliendo o no con los plazos de entrega…

Piensa que si surgen imprevistos, siempre podrás comunicarlo en tiempo real a través de comentarios o chat asociados.

► Resolución de problemas

A veces, también surgen bloqueos que nos impiden avanzar, y la comunicación de equipo nos ayuda a tener otros puntos de vista, más información, consejos y recomendaciones. ¡Una de las claves para seguir adelante cada día!

► Procesos documentados y archivos compartidos

Qué fácil es perder archivos cuando estos pasan por demasiadas manos. Tener cada proceso documentado es vital para poder escalar un negocio, y en todo esto las aplicaciones y herramientas de comunicación también nos aportan su granito.

Al trabajar con ellas, podemos compartir información en línea, favoreciendo su guardado en la nube o realización de copias por parte de diferentes miembros.

5 Fiables herramientas de comunicación interna

El mercado de las aplicaciones de comunicación en equipo no para de evolucionar, pues la digitalización de todo tipo de empresas y negocios (hasta los más tradicionales), ha pasado a ser más que una realidad.

En los tiempos que corren, sin realizar acciones coordinadas y fomentar la comunicación de grupo, los resultados distarán mucho de los objetivos marcados (ya sea trabajando de forma presencial o en remoto).

Por suerte, contamos con una lista de herramientas de comunicación para equipos de trabajo; desde las más básicas que apenas incluyen chat, hasta las más sofisticadas que permiten la integración con herramientas de gestión de tareas.

Veamos de cuáles se trata:

► Slack

Slack se basa en la creación de un espacio de trabajo virtual, en el que todos los miembros de un mismo equipo se pueden comunicar e intercambiar archivos.

Es muy probable que, si aún no la has utilizado, hayas oído hablar de ella, pues es muy popular gracias a su intuitivo interfaz que, entre otras cosas, nos permite:

• Crear chats individuales de forma privada entre miembros.
• Separar las conversaciones de grupo por #etiquetas temáticas.
• Crear hilos y marcar conversaciones importantes.
• Compartir archivos integrando otras apps (como Dropbox o Google Drive).
• Hacer vídeo llamadas desde su app disponible para escritorio, Android e iOS.

► Twist

Se trata de una herramienta de comunicación interna similar a la anterior. La mayor diferencia por la que destaca respecto a Slack, es que es una aplicación que guarda para siempre los temas tratados para poder volver a ellos más tarde.

En Slack, al menos en su versión gratuita, hay un límite de mensajes acumulados. Las conversaciones se organizan en temas y estos, a su vez, en subtemas para tener un mayor control del progreso del trabajo.

Además de este punto a favor, incluye un buscador para agilizar la búsqueda de temas tratados y archivos que se deseen recuperar.

► Teams

Esta es una de las aplicaciones de comunicación interna que incluyen funcionalidades más avanzadas. Por ejemplo, tiene un apartado en el que se recoge toda la actividad en la que has sido mencionado, además de otras como:

• Chat. En el que se pueden crear grupos temáticos o comunicarse solo con algunas personas del grupo.
• Llamada en equipo. En la que se puede organizar el trabajo e integrar herramientas de productividad (como Trello, Dropbox o Google Drive).
• Calendario. En el que puedes anotar reuniones y fechas importantes, además de crear grupos para realizar reuniones o conversaciones rápidas.

► Happydonia

Esta otra herramienta, además de incorporar funcionalidades similares a las anteriores para fomentar la comunicación en equipo, incluye otras que facilitan el acceso a la información personal de cada miembro.

Por ejemplo, con esta aplicación podríais compartir nóminas, certificados, vacaciones, registro horario o evaluaciones de desempeño.

Además, mejora la experiencia de cada persona del equipo a través de la participación y la escucha activa.

► Skype

Por ser la más tradicional, sencilla y conocida, no podíamos dejarla fuera de la lista de las mejores herramientas de comunicación para equipos de trabajo.

Su funcionamiento es simple. Sirve para mantener conversaciones individuales o en grupo, así como para hacer llamadas. A través de ella, también se pueden compartir archivos. ¡No paran de desarrollar actualizaciones para mantenernos fieles a ella!

Otras apps para mejorar la comunicación de equipo

Además de aplicaciones basadas en la comunicación por chats, como es el caso de las que hemos visto hasta aquí, existen otras que también son un gran apoyo para el teletrabajo y la gestión de tareas efectiva.

La comunicación interna no solo se basa en el envío de mensajes, sino también en la correcta organización y gestión de tareas entre miembros.

Lo cierto es que hay tantas herramientas disponibles para hacer más fácil el trabajo en equipo, que sería imposible mencionártelas todas en un solo artículo.

No obstante, me he animado a hacer una selección de aquellas aplicaciones que considero especialmente potentes para impulsar el crecimiento de todo tipo de negocios (a nivel local o global).

¿Las vemos?

► Aplicaciones para la telecomunicación en equipo

Este tipo de herramientas sirven para realizar reuniones virtuales tanto internas como con clientes. Cuentan con funcionalidades como activar la cámara, compartir pantalla, grabar sesiones, chatear…

Todas rompen la barrera espacio-tiempo, y nos facilitan la comunicación en equipo. Toma nota de alguna de ellas:

● Zoom. Este servicio de videoconferencia tiene la particularidad de que permite dividir a los miembros de una misma reunión en salas diferentes. De ese modo, se pueden crear subequipos de trabajo para temas específicos.

● Hangouts. Esta aplicación pertenece a Google y nos permite realizar llamadas de hasta 10 o 15 personas (según trabajes desde Smartphone o pc). Lo bueno es que todos las imágenes que se comparten quedan automáticamente guardadas en Google Fotos.

● GoToMeeting. Permite reuniones de hasta 250 personas según el plan contratado, e incluye una funcionalidad con la que puedes dibujar sobre la pantalla a modo de pizarra para exponer temas complejos.

● Lifesize. Esta es otra de las herramientas de comunicación interna con la que podemos realizar videoconferencias. Su especial particularidad es que es integrable con otras como Skype, Slack, Outlook o Cisco.

● Whereby. Quizás la más sencilla de todas, nos permite reunirnos a través de ella sin instalar ningún tipo de software y desde cualquier navegador. En su versión gratuita solo admite 4 participantes en sala, pero en su versión pro pueden entrar hasta 50.

► Herramientas en línea que favorecen la comunicación interna

Otro grupo de aplicaciones de comunicación interna que tienes a tu alcance, es en el que se encuentran todas aquellas que facilitan la gestión de proyectos y, por ende, la productividad dentro de equipos de trabajo.

Según la complejidad y tamaño de tu equipo, te convendrá más una u otra por la funcionalidades que incluyen. Veamos algunas de ellas:

●  Asana. Se trata de una herramienta que te ayuda a controlar, gestionar y hacer seguimiento de proyectos y tareas. Facilita la organización, comunicación y planificación para lograr los objetivos marcados. También permite programar recordatorios de deadlines y tareas recurrentes, sincronizándola con Gmail y Google Calendar.

● Trello. Es tan sencillo su uso, que es común utilizarla tanto a nivel profesional como personal. Su interfaz es muy sencilla y se organiza en tableros. Se basa en el modelo Kanban, formando tableros de tres columnas (to do – doing – done). Dentro de ellas, puedes crear tarjetas y marcar deadlines, nombrar a otros miembros del equipo y crear checklists.

● Basecamp. Si buscas herramientas de comunicación interna completas, debes probarla. Facilita la gestión de proyectos en pymes, simplifica los proceso de trabajo y favorece el flujo de información. Su dashboard se divide en equipos de trabajo y proyectos. Dentro de cada uno de ellos, encontrarás bloques de información, conversaciones, lista de tareas, calendarios…

● Monday. La gran ventaja de Monday es que es una herramienta que arroja información de modo muy visual. De un vistazo puedes saber en qué está trabajando el equipo, la carga de trabajo de cada uno, el estado de las tareas, proyectos…

● Google Drive. Algo diferente, y muy conocida por todos, aunque no nos permite realizar videollamadas, gestionar proyectos o chatear, es la herramienta estrella para crear y compartir documentos en línea. En otras palabras, un “must” para todos los que trabajamos online.

Si trabajas en una empresa (da igual su tamaño), o tienes un negocio en el que te tienes que comunicar con otras personas para sacar adelante tu trabajo, te recomiendo tener siempre a mano esta lista de herramientas.

Como hemos visto, cualquiera de ellas (por separado o combinadas), te ayudará a aumentar la productividad y, en general, a alcanzar los resultados que esperas de tus proyectos.

¿Conocías todas estas aplicaciones de comunicación interna? Cuéntanos tu experiencia en comentarios.