Normas de etiqueta en el marketing por email

El email es una herramienta de comunicación utilizada a diario, especialmente en el ámbito del marketing.

A través del email marketing, las empresas y marcas tienen la capacidad de llegar a su audiencia de manera directa y personalizada.

Sin embargo, la efectividad de esta estrategia no solo depende del mensaje que se quiere transmitir, sino también de cómo se comunica.

Aquí es donde entra en juego la etiqueta en email marketing, un conjunto de normas y buenas prácticas que garantizan una comunicación respetuosa y efectiva.

Vamos a verlo un poco más en detalle para que puedas aprovecharlo en tu email marketing.

Definición de etiqueta en email marketing

La etiqueta en email marketing se refiere al conjunto de normas de cortesía y protocolos de comunicación que se deben seguir al enviar correos electrónicos.

Ya sea a clientes potenciales o a los ya existentes.

Estas normas abarcan desde la forma en que se diseña y estructura el correo electrónico, hasta el tono y estilo del lenguaje utilizado.

La etiqueta correcta asegura que el mensaje no solo sea recibido, sino también bien percibido por el destinatario.

Fomentando una imagen positiva de la marca y facilitando la apertura hacia la interacción y el diálogo.

Por qué es importante mantener un buen protocolo de comunicación

Mantener un buen protocolo de comunicación en email marketing es crucial por varias razones.

Primero, contribuye a construir y mantener una relación de respeto y confianza con el destinatario.

Al estar el mercado digital saturado de información y promociones, un correo electrónico que respeta las normas de etiqueta puede destacar y ser mejor valorado por los receptores.

Además, seguir un protocolo adecuado minimiza el riesgo de ser percibido como intrusivo o spam, lo cual es vital para la salud a largo plazo de cualquier estrategia de email marketing.

Por último, una comunicación clara y cortés mejora la tasa de apertura y de respuesta, incrementando la efectividad de las campañas y fomentando una imagen positiva de la marca.

Los fundamentos de la etiqueta en email marketing

La etiqueta en email marketing es esencial para asegurar que los mensajes no solo lleguen a la bandeja de entrada de los destinatarios.

Además queremos que estos emails sean recibidos con una percepción positiva.

Los fundamentos de la etiqueta abarcan desde el contenido y diseño del mensaje hasta la manera en que se interactúa con los destinatarios.

Estos principios básicos incluyen:

• La claridad y concisión del mensaje
• La correcta segmentación de la audiencia
• El respeto por la privacidad
• El consentimiento del destinatario
• Y el uso adecuado del lenguaje y tono

Aplicar correctamente estos principios garantiza que cada correo enviado contribuya a construir una relación sólida y positiva con la audiencia.

👉 La importancia de la primera impresión: el asunto del email

El asunto del email es frecuentemente la primera interacción que el destinatario tiene con tu mensaje y, posiblemente, con tu marca.

Es el gancho que decide si un correo electrónico será abierto o ignorado.

Un buen asunto debe ser claro, conciso, y atractivo.

Capaz de captar la atención del destinatario en medio de un mar de correos.

Debe reflejar el contenido del mensaje de manera honesta, evitando sensacionalismos que puedan ser percibidos como engañosos.

Personalizar el asunto también puede aumentar significativamente las tasas de apertura, haciendo sentir al destinatario que el mensaje ha sido diseñado especialmente para él.

👉 Personalización respetuosa: cómo dirigirse al destinatario

La personalización en email marketing va más allá de incluir el nombre del destinatario en el saludo.

Se trata de adaptar el contenido del mensaje a las necesidades e intereses específicos del receptor, basándose en la segmentación adecuada y el análisis de datos.

Sin embargo, es fundamental equilibrar la personalización con el respeto por la privacidad del destinatario.

Esto significa evitar un tono excesivamente familiar si no se ha establecido una relación previa o no se cuenta con el contexto adecuado.

La clave está en usar la información de manera que el destinatario se sienta valorado y respetado, no vigilado o invadido.

Una personalización respetuosa contribuye a una experiencia positiva para el destinatario, incrementando las posibilidades de una respuesta favorable.

Consentimiento y preferencias

En el núcleo de una estrategia de email marketing ética y efectiva está el respeto por el consentimiento y las preferencias del destinatario.

No solo es una cuestión de etiqueta, sino también de legalidad y eficacia en la comunicación.

🎯 Respetar el consentimiento: no envíes sin permiso

El consentimiento es la piedra angular de cualquier campaña de email marketing efectiva.

Enviar correos electrónicos sin el permiso explícito del destinatario no solo es una violación de la etiqueta básica.

Además también contraviene regulaciones globales como el GDPR en Europa y el CAN-SPAM Act en los Estados Unidos.

Nota importante: ten en cuenta que, al estar muchos de los servidores de email (Gmail, Outlook, Yahoo!) en Estados Unidos, estas regulaciones afectan aunque tu empresa no sea de allí.

Obtener el consentimiento no solo asegura que tus mensajes sean bienvenidos, sino que también mejora la calidad de tus interacciones.

Ya que te estarás comunicando con una audiencia que ha expresado un interés activo en tu marca o producto.

La práctica de opt-in, donde los usuarios se suscriben activamente, debe ser un requisito ineludible antes de enviar cualquier comunicación por correo electrónico.

🎯 Ajustarse a las preferencias y expectativas del destinatario

Comprender y ajustarse a las preferencias de los destinatarios es otro pilar fundamental de la etiqueta en email marketing.

Esto incluye respetar su decisión sobre cómo desean ser contactados, la frecuencia de los mensajes y el tipo de contenido que prefieren recibir.

Ignorar estas preferencias puede llevar no solo a la baja participación o al desinterés, sino también al abandono de la suscripción.

Es esencial implementar sistemas que permitan a los usuarios ajustar fácilmente sus preferencias y ofrecer opciones claras para darse de baja.

Garantizando así que tu comunicación sea siempre deseada y relevante.

Claridad y concisión

La eficacia de un correo electrónico de marketing no se mide solo por su capacidad para captar la atención, sino también por su claridad y concisión.

En un mundo donde la información fluye constantemente y el tiempo es un recurso valioso, es esencial comunicarse de manera efectiva, directa y respetuosa.

📌 Ser claro y directo: evitar la sobrecarga de información

Uno de los mayores desafíos en email marketing es resistir la tentación de incluir demasiada información en un solo mensaje.

La sobrecarga de información puede abrumar al destinatario, diluir el mensaje principal y disminuir la eficacia del correo electrónico.

Es crucial la claridad, enfocándose en un solo objetivo o llamada a la acción por mensaje.

Esta aproximación no solo facilita la comprensión del destinatario sino que también mejora la posibilidad de una respuesta o acción deseada.

Simplificar el mensaje para destacar lo esencial garantiza que el correo electrónico sea accesible y atractivo, incentivando al destinatario a participar con el contenido presentado.

📌 La importancia de estructurar el mensaje de manera lógica

La estructura del mensaje juega un papel crítico en su claridad y efectividad.

Un correo electrónico bien organizado, con una jerarquía clara de información, guía al lector a través del contenido de manera intuitiva.

Comenzar con una introducción breve que destaque el propósito del correo, seguido de un desarrollo conciso, y cerrar con una llamada a la acción clara.

Estos son elementos clave de una estructura lógica y eficaz.

Utilizar subtítulos, listas y párrafos cortos ayuda a romper el texto, facilitando la lectura rápida y la comprensión.

Pueden parecer elementos secundarios, pero demuestran una correcta etiqueta al comprobar los destinatarios que nos esforzamos por enviar contenido bien revisado.

Etiqueta en email: uso de lenguaje y tono adecuado

El lenguaje y el tono que elegimos para comunicarnos a través del email marketing juegan un papel crucial en cómo nuestros mensajes son recibidos y percibidos por la audiencia.

Adoptar un enfoque considerado y adaptativo no solo refleja profesionalismo, sino que también fomenta una conexión más profunda y significativa con los destinatarios.

💡 Adaptar el tono al público objetivo

Comprender a tu público objetivo es el primer paso para determinar el tono adecuado de tus correos electrónicos.

Diferentes audiencias pueden requerir enfoques distintos.

Por ejemplo, un tono informal y amigable puede ir bien con una audiencia joven y dinámica.

Mientras que un tono más formal y profesional podría ser preferido por un público de negocios o sectores especializados.

La clave está en conocer los valores, expectativas y preferencias de tu audiencia, y reflejar esto en el tono de comunicación.

Esto no solo incrementa la relevancia del mensaje, sino que también construye respeto y confianza entre el emisor y el receptor.

💡 Evitar el uso de jerga y lenguaje inapropiado

Mientras que el uso de un lenguaje específico de la industria puede ser efectivo para comunicarse con un público especializado, es crucial evitar el exceso de jerga o términos técnicos que puedan confundir o alienar a quienes no estén familiarizados con ellos.

La claridad debe ser siempre una prioridad.

Opta por un lenguaje que sea accesible y comprensible para la mayoría de tus lectores.

Del mismo modo, es fundamental evitar el uso de lenguaje inapropiado.

Esto es etiqueta básica.

Evita términos que puedan ser considerados ofensivos, delicados o polarizadores.

La etiqueta en el email marketing no solo implica respeto por las normas de cortesía básicas, sino también un entendimiento profundo de la diversidad cultural y social de tu audiencia.

Esto incluye ser consciente de las variadas sensibilidades y evitar asumir una homogeneidad en las percepciones o experiencias de tus destinatarios.

La importancia de la revisión

Una de las piedras angulares de una comunicación efectiva y profesional a través del email marketing es la revisión cuidadosa de cada mensaje antes de su envío.

Este paso crucial asegura no solo la precisión del contenido, sino el uso de una correcta etiqueta.

🚀 Evitar errores gramaticales y de ortografía

Los errores gramaticales y de ortografía pueden parecer menores.

Y en algunos casos podemos incluso introducirlos adrede para conseguir diversos efectos.

Sin embargo un correo electrónico plagado de errores sin objetivo puede ser visto como un reflejo de falta de atención al detalle o incluso de descuido.

🚀 La percepción profesional y la credibilidad

La correcta revisión de los correos electrónicos antes de su envío va más allá de la simple corrección de errores gramaticales y ortográficos.

Se trata de asegurar que todo el mensaje cumple con una correcta etiqueta.

Además, en un contexto donde la seguridad online es una preocupación creciente, un correo electrónico profesional y bien redactado puede ayudar a distinguir tus comunicaciones legítimas de posibles fraudes o phishing.

Esto es especialmente importante en el caso de grandes empresas.

Etiqueta y frecuencia de los envíos

La gestión del tiempo y la frecuencia de los envíos de email marketing es un aspecto crítico que puede definir el éxito o el fracaso de tus campañas.

Elegir el momento adecuado para enviar tus correos y determinar la frecuencia óptima con la que te comunicas con tu audiencia son decisiones que requieren una consideración cuidadosa y estratégica.

🔎 Elegir el momento adecuado para enviar correos

El momento en que decides enviar tus correos electrónicos puede tener un impacto significativo en su tasa de apertura y, por ende, en la efectividad general de tu campaña.

Este momento ideal varía según tu público objetivo, el sector en el que operas y hasta el contenido específico de tu mensaje.

Por ejemplo, los correos electrónicos enviados durante las horas laborales pueden ser más efectivos para una audiencia B2B.

Mientras que una audiencia B2C podría estar más receptiva durante el fin de semana.

🔎 Cómo evitar ser invasivo con la frecuencia de los mensajes

Encontrar el equilibrio correcto en la frecuencia de envío es fundamental para mantener una relación positiva con tu audiencia.

La clave está en ajustar la frecuencia de tus mensajes a las expectativas y preferencias de tu audiencia.

Pero también a las necesidades de tu empresa.

Si tu empresa necesita enviar con más frecuencia, tendrás que buscar la forma de hacer que esos envios sean interesantes.

Esto se puede lograr mediante la segmentación cuidadosa de tu lista de correos y ofreciendo a los suscriptores la opción de ajustar la frecuencia con la que desean recibir tus comunicaciones.

Escuchar y respetar las preferencias de tu audiencia no solo previene la fatiga del correo electrónico, sino que también fomenta una relación más saludable y comprometida con tus suscriptores.

Despedidas y cierres educados

La forma en que finalizas tus correos electrónicos puede dejar una impresión duradera en tus destinatarios.

Esto hace que el arte de la despedida y el cierre sea un componente crucial en la etiqueta del email marketing.

Una despedida profesional y cortés no solo refuerza la imagen positiva de tu marca, sino que también puede influir en la receptividad de tus mensajes futuros.

📣 Cómo finalizar tus correos de manera profesional y cortés

La despedida debe ser coherente con el tono general del correo electrónico y adecuada al nivel de formalidad de tu audiencia.

Frases como «Atentamente», «Cordialmente», «Saludos» o «Gracias de antemano» son opciones seguras que funcionan bien en la mayoría de los contextos.

Sin embargo, no dudes en adaptar la despedida si tienes una relación más cercana o informal con tu audiencia.

Por ejemplo, «Mejores deseos» o «Hasta pronto» pueden ser apropiadas en estos casos.

Lo importante es mantener un equilibrio entre profesionalismo y calidez, asegurándote de que el cierre de tu correo no sea abrupto, sino que invite a la continuación de la conversación.

📣 La importancia de incluir una firma de correo electrónico adecuada

La firma de correo electrónico es más que un simple adorno; es una herramienta de branding y una fuente de información vital para tus destinatarios.

Una firma adecuada debe incluir tu nombre completo, posición o título, la empresa o marca que representas, y tus datos de contacto.

Además, puedes aprovechar este espacio para incluir el logo de tu empresa, enlaces a tu sitio web y redes sociales, o incluso un breve eslogan que refleje la esencia de tu marca.

No obstante, es crucial que la firma no sea excesivamente larga o cargada de información.

Prácticas con las que tener cuidado

El uso de direcciones de correo electrónico «no-reply» y el empleo excesivo del campo «cc» son prácticas que merecen atención especial en el contexto de la etiqueta del email marketing.

Te comento un poco.

· Direcciones «No-Reply»

Usar direcciones de correo electrónico «no-reply» (no responder) puede enviar un mensaje no intencionado de inaccesibilidad o falta de interés en la retroalimentación o interacción de los destinatarios.

En lugar de ello, es preferible usar direcciones de correo que inviten a la comunicación bidireccional, reforzando así la imagen de tu marca como abierta y receptiva a la interacción con su audiencia.

· Uso del Campo «Cc»

El uso del campo «cc» (con copia) debe manejarse con cuidado para evitar violaciones de privacidad y la sensación de un mensaje impersonal.

Enviar correos electrónicos de marketing o comunicaciones masivas usando «cc» expone todas las direcciones de correo electrónico a todos los destinatarios, lo que no solo es una mala práctica en términos de seguridad y privacidad.

Sino que también puede llevar a situaciones incómodas o incluso legales.

Para comunicaciones masivas, es esencial utilizar herramientas de email marketing que respeten la privacidad de las direcciones de correo electrónico de tus suscriptores, enviando correos individuales en lugar de agrupar a todos los destinatarios en el campo «cc».

Conclusión

La etiqueta en el email marketing es fundamental para construir relaciones sólidas y respetuosas con tu audiencia.

Al evitar errores comunes y adherirse a buenas prácticas, puedes mejorar significativamente la percepción y eficacia de tus campañas.

En última instancia, una comunicación cuidadosa y considerada es la clave para el éxito a largo plazo en el ámbito del email marketing.