{"id":54833,"date":"2022-08-17T06:32:50","date_gmt":"2022-08-17T06:32:50","guid":{"rendered":"https:\/\/mailrelay.com\/?p=54833"},"modified":"2024-08-13T22:14:22","modified_gmt":"2024-08-13T22:14:22","slug":"las-claves-para-la-planificacion-y-gestion-eficaz-del-tiempo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mailrelay.com\/es\/blog\/2022\/08\/17\/las-claves-para-la-planificacion-y-gestion-eficaz-del-tiempo\/","title":{"rendered":"Las claves para la planificaci\u00f3n y gesti\u00f3n eficaz del tiempo"},"content":{"rendered":"\n

Es muy com\u00fan escuchar frases del tipo \u201cme falta tiempo\u201d<\/em>, \u201cojal\u00e1 los d\u00edas tuvieran m\u00e1s horas\u201d<\/em>, \u201cse me ha pasado la ma\u00f1ana volada\u201d<\/em>, \u201cvoy justa con la entrega\u201d<\/em>\u2026 Y as\u00ed podr\u00eda continuar hasta completar un manual con frases que hacen alusi\u00f3n al tema que nos ocupa hoy; la gesti\u00f3n del tiempo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sin duda, este es un tema que nos interesa a muchos, seamos emprendedores, tengamos una empresa propia o trabajemos por cuenta ajena para otros.<\/p>\n\n\n\n

\u201cUna gesti\u00f3n eficaz del tiempo<\/span> en el trabajo, nos ayuda a organizar el d\u00eda a d\u00eda para cumplir con las tareas previstas respetando plazos y aumentando considerablemente la productividad.\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n

A continuaci\u00f3n, veremos en qu\u00e9 consiste realmente la gesti\u00f3n del tiempo, c\u00f3mo podemos planificarnos de manera eficiente estableciendo prioridades y qu\u00e9 herramientas existen para ayudarnos a conseguirlo.<\/p>\n\n\n\n

Te lo ense\u00f1amos todo en Mailrelay<\/a>.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Gesti\u00f3n del tiempo en el trabajo y en las empresas<\/h2>\n\n\n\n

Uno de los recursos m\u00e1s limitados y valiosos para una empresa es el tiempo. Esto condiciona las actividades que se llevan a cabo, la estrategia, su producci\u00f3n, los logros y la facturaci\u00f3n (entre otros aspectos).<\/p>\n\n\n\n

\u201cLa gesti\u00f3n del tiempo<\/span> es la gran aliada de la productividad<\/a><\/span> y, por tanto, de la rentabilidad<\/span> de cualquier negocio o empresa.\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Por ello, invertir en la gesti\u00f3n del tiempo y la gesti\u00f3n de prioridades es una decisi\u00f3n, cuanto menos, inteligente. Algunos de sus grandes beneficios son:<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Alcanzar los objetivos en menos tiempo.<\/strong> Cuando se lleva a cabo una correcta gesti\u00f3n del tiempo, los objetivos est\u00e1n enmarcados en un plazo previamente definido. Esto hace que no se extiendan en el tiempo y se pospongan indefinidamente.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Reducir el estr\u00e9s en el ambiente. <\/strong>Trabajar a contrarreloj es la causa de muchas situaciones de estr\u00e9s. Tanto empresarios, como emprendedores y trabajadores sabemos lo que significa no llegar a tiempo al plazo pactado con el cliente. Sea como sea, la falta de planificaci\u00f3n del tiempo estableciendo prioridades acaba generando estr\u00e9s y malestar.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Generar sensaci\u00f3n de autoconfianza.<\/strong> Una de las ventajas m\u00e1s notables en nuestro d\u00eda a d\u00eda, es la confianza que adquirimos en nosotros mismos. Ver que llegamos a todas las tareas y que cumplimos con los plazos, supone un impulso de energ\u00eda que se transforma en confianza y seguridad.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Trabajar feliz cada d\u00eda.<\/strong> Como consecuencia de lo anterior, enfrentar una nueva jornada laboral cada ma\u00f1ana resulta m\u00e1s placentero. Ir al trabajo con una sonrisa, es posible.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Disfrutar m\u00e1s de cada proyecto o tarea. <\/strong>\u00bfNo te ha pasado que has empezado a trabajar en un proyecto que te encanta, pero la falta de planificaci\u00f3n del tiempo te ha hecho acabar detest\u00e1ndolo? La gesti\u00f3n del tiempo nos ayuda a disfrutar m\u00e1s de todo ello.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Formar equipos altamente productivos.<\/strong> Trabajar m\u00e1s r\u00e1pido, sin comprometer la calidad de los resultados, es el sue\u00f1o de muchos. La gesti\u00f3n del tiempo es clave para lograrlo, haciendo nuestras jornadas m\u00e1s efectivas.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Tomar decisiones de manera consciente.<\/strong> Tener conciencia del tiempo que necesita cada actividad o fase de un proyecto, hace que tomemos decisiones responsables. Esto implica ordenar mejor nuestro trabajo para no perder efectividad. Por otro lado, cuando hemos eliminado de la ecuaci\u00f3n el estr\u00e9s que genera la falta de tiempo, nos sentimos mejor para tomar decisiones.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Evitar la procrastinaci\u00f3n.<\/strong> Por \u00faltimo, una correcta planificaci\u00f3n del tiempo estableciendo prioridades, hace que la procrastinaci\u00f3n desaparezca. Si toda actividad tiene asignado un tiempo, ser\u00e1 imposible no cumplir con lo pactado.<\/p>\n\n\n\n

\"gesti\u00f3n<\/figure>\n\n\n\n

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Gesti\u00f3n del tiempo y gesti\u00f3n de prioridades<\/h2>\n\n\n\n

La falta de tiempo hace muchas veces que dejemos determinadas tareas, actividades o proyectos para \u201cma\u00f1ana\u201d<\/em>. El problema viene cuando ese \u201cma\u00f1ana\u201d<\/em> se convierte en \u201c3 a\u00f1os m\u00e1s tarde\u00bb<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

En este sentido, la gesti\u00f3n del tiempo y la gesti\u00f3n de prioridades juegan un papel fundamental. Gracias a ello, podr\u00e1s dejar de procrastinar y hacer realidad un proyecto, un sue\u00f1o personal o una meta que te has marcado en tu negocio.<\/p>\n\n\n\n

Claves de la planificaci\u00f3n del tiempo estableciendo prioridades<\/h3>\n\n\n\n

Establecer prioridades es una de las mejores formas de no olvidar una tarea, as\u00ed como de no procrastinar en el tiempo y acercarse a los plazos de entrega sin apenas haber trabajado en ella.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, no siempre es sencillo establecer prioridades claras y cumplir con ellas. Seguramente, ya lo habr\u00e1s intentado y habr\u00e1s visto que la gesti\u00f3n del tiempo es algo que requiere dedicaci\u00f3n y, sobre todo, mucha fuerza de voluntad.<\/p>\n\n\n\n

Y es que de nada sirve establecer prioridades si luego nos las saltamos. En relaci\u00f3n a ello, quiero darte 4 claves que me ayudan a organizar mi d\u00eda a d\u00eda, planificando mejor el tiempo gracias a establecer prioridades.<\/p>\n\n\n\n

Establecer un compromiso<\/h4>\n\n\n\n

Cuando hablo de compromiso, no me refiero simplemente a comentar p\u00fablicamente nuestra intenci\u00f3n de llevar a cabo un determinado plan para gestionar mejor el tiempo (dentro de una empresa o en nuestro propio trabajo). El compromiso al que yo me refiero va m\u00e1s all\u00e1\u2026<\/p>\n\n\n\n

\u201cSe trata de adquirir un compromiso con nosotros mismos. Fallarle a un familiar o amigo duele, pero m\u00e1s duele si al que te fallas es a ti mismo.\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Cuando existen unos objetivos, es fundamental establecer un plan de gesti\u00f3n del tiempo, pero tambi\u00e9n comprometerse a respetarlo al 100%. Esto es lo que luego se traduce en un elevado nivel de satisfacci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Definir h\u00e1bitos para cada tarea<\/h4>\n\n\n\n

A la hora de afrontar las tareas del d\u00eda a d\u00eda, es fundamental disponer de un h\u00e1bito o m\u00e9todo que te ayude a ejecutarlas por orden de prioridad y sin procrastinar en ninguna. Yo, por ejemplo, las suelo priorizar siguiendo este orden:<\/p>\n\n\n\n

1.- Tareas que son urgentes para los clientes.<\/strong> Aqu\u00ed se incluyen todas aquellas en las que tengamos plazos que nos pisen los talones. Hay quien puede llamar a esto \u201capagar fuegos\u201d, pero personalmente puedo centrarme mejor en nuevas metas cuando los clientes actuales est\u00e1n contentos.<\/p>\n\n\n\n

2.- Tareas que est\u00e1n controladas y se pueden resolver r\u00e1pido.<\/strong> Esas que con un m\u00ednimo de dedicaci\u00f3n, podremos tacharlas de la lista. Al igual que ocurre con los plazos de entrega, marcar con un check tareas que estaban a medias o casi controladas, genera una satisfacci\u00f3n que impulsa a seguir adelante.<\/p>\n\n\n\n

3.- Tareas que requieren mayor dedicaci\u00f3n de tiempo.<\/strong> Mi recomendaci\u00f3n es dejar estas para el final, pues son m\u00e1s engorrosas y, s\u00ed o s\u00ed, nos van a requerir nuevos h\u00e1bitos para mejorar la productividad; como hacer descansos mentales para seguir fluyendo, mantenerse actualizado con formaci\u00f3n continua y\/o intermitente o establecer din\u00e1micas de equipo para delegar.<\/p>\n\n\n\n

Dise\u00f1ar una planificaci\u00f3n real<\/h4>\n\n\n\n

Por realme refiero a una planificaci\u00f3n que se pueda cumplir teniendo en cuenta; el tiempo disponible y la dedicaci\u00f3n que requiere cada tarea. Aqu\u00ed, nos puede ocurrir que a la hora de planificar sobreestimemos nuestro tiempo.<\/p>\n\n\n\n

En otras palabras, es muy com\u00fan planificar un d\u00eda pensando que vamos a ser capaces de completar 5 tareas, pero que finalmente finalicemos solo 3.<\/p>\n\n\n\n

Esto no significa que no seamos productivos, tambi\u00e9n puede ser que la planificaci\u00f3n no haya sido la acertada. Por eso, es necesario medir los tiempos y tener en cuenta realmente cu\u00e1nto tiempo lleva cada tarea incluida en el plan.<\/p>\n\n\n\n

Invertir en herramientas<\/h4>\n\n\n\n

Por \u00faltimo, otra de las grandes claves para la correcta gesti\u00f3n del tiempo, es el uso de herramientas especialmente dise\u00f1adas para ayudarnos a priorizar y planificar.<\/p>\n\n\n\n

Existen herramientas para todo; organizar tu tiempo, proyectos, tareas o equipos, ordenar ideas, calcular las horas invertidas\u2026 En definitiva, estas son la soluci\u00f3n que nos permite tomar el control (en la medida de lo posible).<\/p>\n\n\n\n

\"herramientas<\/figure>\n\n\n\n

Herramientas de gesti\u00f3n de tiempo<\/h2>\n\n\n\n

Como acabo de comentar, existen herramientas muy \u00fatiles para llevar a cabo una gesti\u00f3n del tiempo, poder organizar el d\u00eda a d\u00eda, planificar proyectos o establecer prioridades.<\/p>\n\n\n\n

Estas nos ayudan a ahorrar tiempo, ser m\u00e1s productivos, disfrutar de una mejor organizaci\u00f3n y a no procrastinar. Cuando las integres en tu d\u00eda a d\u00eda notar\u00e1s la diferencia. Es m\u00e1s, probablemente te costar\u00e1 volver a trabajar sin ellas.<\/p>\n\n\n\n

\u00a1Vemos de qu\u00e9 herramientas se trata!<\/p>\n\n\n\n

Google Calendar<\/h3>\n\n\n\n

Google tiene herramientas para todo, con lo cual, no pod\u00eda faltar aqu\u00ed. Como su propio nombre indica, esta soluci\u00f3n est\u00e1 basada en un calendario digital con m\u00faltiples funcionalidades:<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Organizar reuniones y eventos.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Invitar a otros usuarios a dichas reuniones.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Generar en ese mismo momento el enlace de la videollamada.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Bloquear espacios de tiempo para determinadas tareas.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Compartir calendarios con el equipo.<\/p>\n\n\n\n

Trello<\/h3>\n\n\n\n

Es una de las herramientas de gesti\u00f3n del tiempo m\u00e1s simples, pero es sumamente \u00fatil. Permite organizar tareas por orden de prioridad, clasificarlas por proyectos, establecer alarmas para avisarnos de pr\u00f3ximos vencimientos y trabajar de forma colaborativa con otras personas, asign\u00e1ndoles tareas.<\/p>\n\n\n\n

Aporta una visi\u00f3n amplia del proyecto. De un vistazo podemos saber qu\u00e9 tareas se han completado, cu\u00e1les est\u00e1n en proceso y cu\u00e1les quedan pendientes.<\/p>\n\n\n\n

Toggl<\/h3>\n\n\n\n

Si lo que te interesa es conocer cu\u00e1nto tiempo requiere cada tarea o proyecto, para luego calcular su rentabilidad o usar estos datos para realizar una mejor planificaci\u00f3n del tiempo estableciendo prioridades, esta herramienta te interesa.<\/p>\n\n\n\n

Deber\u00e1s abrir un proyecto y crear aquellas tareas que quieras medir. Cada vez que vayas a iniciar una de ellas, deber\u00e1s acceder a la herramienta e iniciar el cron\u00f3metro. Cuando finalices, deber\u00e1s hacer lo mismo para apagarlo.<\/p>\n\n\n\n

Basecamp<\/h3>\n\n\n\n

Nada m\u00e1s entrar a esta herramienta, ver\u00e1s un tablero donde estar\u00e1n organizados todos tus proyectos. Dentro de cada proyecto, podr\u00e1s tener una lista de tareas. Y en cada tarea, podr\u00e1s incluir una descripci\u00f3n, los plazos de entrega y las personas involucradas.<\/p>\n\n\n\n

Es una muy buena soluci\u00f3n para empresas con equipos grandes. En la vista calendario, podr\u00e1s comprobar en qu\u00e9 fase del proyecto est\u00e1s y todo lo que queda pendiente a\u00fan. Adem\u00e1s, facilita la comunicaci\u00f3n entre todos los trabajadores de la empresa a trav\u00e9s de sus tablones de anuncios.<\/p>\n\n\n\n

Teamwork<\/h3>\n\n\n\n

Esta otra es similar a la anterior, pero podemos destacar que ayuda a tener un control de gastos para cada proyecto.<\/p>\n\n\n\n

Es decir, adem\u00e1s de tener una visi\u00f3n completa de c\u00f3mo va el proyecto y en qu\u00e9 fase se encuentra, es posible controlar las finanzas asociadas. Es una gran aliada de la productividad, pero tambi\u00e9n de la rentabilidad en empresas.<\/p>\n\n\n\n

Hootsuite<\/h3>\n\n\n\n

Si hablamos de gesti\u00f3n del tiempo, tambi\u00e9n nos interesan herramientas que nos ayuden a mejorar nuestra productividad. Es decir, a completar un mayor n\u00famero de tareas en menos tiempo, pues Hootsuite nos ayuda a ahorrar tiempo en la gesti\u00f3n de redes sociales.<\/p>\n\n\n\n

Si tienes una empresa o negocio, probablemente es algo que est\u00e9s llevando a cabo. Con herramientas como esta, podr\u00e1s programar y hacer seguimiento de tus publicaciones muy f\u00e1cilmente.<\/p>\n\n\n\n

Mailrelay<\/h3>\n\n\n\n

En l\u00ednea con lo anterior, Mailrelay tambi\u00e9n es una herramienta que nos ayuda a ahorrar tiempo. Con ella, podemos programar nuestros env\u00edos de emails masivos, automatizar campa\u00f1as y visualizar m\u00e9tricas de manera simple.<\/p>\n\n\n\n

Adem\u00e1s, con su editor visual, podemos crear emails profesionales sin invertir tiempo en dise\u00f1arlos a trav\u00e9s de tediosos c\u00f3digos HTML.<\/p>\n\n\n\n

Asana<\/h3>\n\n\n\n

Se podr\u00eda decir que esta aplicaci\u00f3n es similar a varias de las anteriores como Basecamp o Teamwork, pero tiene una particularidad que la hace destacar y est\u00e1 relacionada con la gesti\u00f3n del tiempo y las prioridades.<\/p>\n\n\n\n

Incluye una funcionalidad que permite priorizar tareas de manera sencilla para mejorar la productividad y eficacia en el trabajo. \u00a1La herramienta perfecta para trabajar con equipos!<\/p>\n\n\n\n

Monday<\/h3>\n\n\n\n

De nuevo, estamos ante una herramienta pensada para mejorar la productividad y la gesti\u00f3n del tiempo de equipos en empresas. Entre sus funcionalidades, tenemos el establecimiento de plazos de vencimiento y la asignaci\u00f3n de tareas a otros miembros.<\/p>\n\n\n\n

Tambi\u00e9n es posible acceder desde su panel principal a una vista general del estado de tareas y proyectos. Igualmente podemos ver qu\u00e9 tareas hay pendientes para los pr\u00f3ximos d\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

Holded<\/h3>\n\n\n\n

Por \u00faltimo, quiero hablarte de una herramienta que ahorra mucho tiempo, especialmente a aquellas personas del equipo que trabajan en el departamento administrativo.<\/p>\n\n\n\n

Con Holded se pueden crear facturas, realizar conciliaciones bancarias, controlar los gastos y pagos, realizar registros y otras funciones a golpe de clic. Es decir, tareas que normalmente se llevan a cabo de forma manual y que requieren mucho tiempo, se pueden ejecutar de manera simple con esta aplicaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

*Mi consejo:<\/strong> Elige aquellas herramientas que verdaderamente te ahorren tiempo, te ayuden a ser m\u00e1s productivo y sirvan para priorizar tareas. Obvia aquellas que resulten complejas, confusas y necesiten un excesivo periodo de aprendizaje.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Para concluir.. algunos ejemplos de gesti\u00f3n de tiempo<\/h2>\n\n\n\n

Para poder darte ejemplos de gesti\u00f3n de tiempo, es preciso que pensemos en el d\u00eda a d\u00eda de un negocio espec\u00edfico. Por ejemplo:<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Una empresa de desarrollo web.<\/strong> En este caso, ser\u00eda fundamental contar con un proceso desglosado en etapas y, dentro de cada etapa, desglosar las tareas a llevar a cabo. Algunas de las herramientas que mejor pueden funcionar aqu\u00ed son Asana, Basecamp, Teamwork o Monday.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Un trabajador o profesional independiente.<\/strong> Quiz\u00e1s, en su d\u00eda a d\u00eda, le convenga m\u00e1s usar aplicaciones como Trello, Toggl y Google Calendar. Con Trello puede organizar los proyectos en que est\u00e1 involucrado, con Toggl tener un control del tiempo que le ocupa cada tarea y con Google Calendar organizar su d\u00eda a d\u00eda por bloques temporales.<\/p>\n\n\n\n

Como ves, podr\u00edamos poner muchos ejemplos de gesti\u00f3n de tiempo. Lo que te aconsejo es revisar tu caso en particular y, as\u00ed, elegir aquellas soluciones que m\u00e1s se ajusten a tus objetivos y necesidades diarias.<\/p>\n\n\n\n

Si eres due\u00f1o de una empresa o peque\u00f1o negocio, sin duda te recomiendo trabajar con herramientas como las ya citadas. Tu equipo va a estar mejor organizado, va a saber cu\u00e1les son sus prioridades y se sentir\u00e1 m\u00e1s c\u00f3modo en su funci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

\u00a1Seguro que los beneficios no tardar\u00e1n en llegar! Piensa que la gesti\u00f3n del tiempo es la v\u00eda hac\u00eda esos anhelados resultados, \u00bfo no te lo hab\u00edas planteado?<\/p>\n\n\n\n

\"Teresa<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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