Checklist antes de enviar uma newsletter

Estamos cada vez mais ocupados, tentando fazer várias coisas ao mesmo tempo e embora a habilidade de resolver problemas de forma ágil seja fundamental, a velocidade em que resolvemos as tarefas pode ser um problema.

O problema é que muitas vezes, quase nem pensamos no que estamos fazendo, principalmente quando temos que repetir as mesmas ações, uma e outra vez. Você certamente já ouviu falar de alguém que esqueceu uma panela no fogão com o fogo ligado, ou que derramou café no teclado.

Se todos os dias antes de começar a trabalhar você coloca uma xícara de café no mesmo lugar, com o tempo, você irá pegar a xícara quase que sem pensar, enquanto está olhando para a tela do computador.

Fazemos isto porque nosso cérebro está programado para “economizar” esforços, o que nos ajuda a nos concentrar em tarefas que inconscientemente consideramos mais importantes no momento.

Se você está começando a trabalhar com email marketing e enviar uma newsletter ainda é uma tarefa desafiadora, você certamente terá muito cuidado e irá pensar em cada passo que deverá seguir.

Mas para usuários que já trabalham com email marketing de forma habitual, este processo é quase que automático. Muitos usuários conseguem criar uma newsletter enquanto trabalham em outras tarefas, pois estão acostumados a usar uma ferramenta de email marketing e não precisam pensar no que estão fazendo.

Talvez você não acredite, mas todos os meses recebemos contatos de usuários que enviaram newsletters com problemas para sua lista de emails, com links quebrados, informações incorretas ou imagens antigas.

O que fazer depois de criar uma newsletter?

Se você acabou de criar uma newsletter, a primeira coisa a fazer é parar. Sim, se você enviar a newsletter imediatamente, será muito mais provável cometer erros. Salve sua campanha de email marketing, para revisá-la mais tarde.

Antes de enviar uma newsletter, termine todas as outras tarefas urgentes, responda os emails dos clientes que contataram você, revise suas redes sociais, beba uma xícara de café (cuidado com o teclado) ou simplesmente tire alguns minutos para pensar em outra coisa.

Quando você tiver tempo disponível para trabalhar com email marketing, será hora de começar a revisar sua mensagem com detalhes, prestando atenção especial nos aspectos que vamos analisar nos próximos parágrafos.

► Revise a pontuação de spam da newsletter

Quando você começar a revisar a newsletter, a primeira coisa a fazer é comprovar o nível de spam da sua campanha. Se você enviar uma newsletter com uma pontuação maior que 0, é muito mais provável que o email seja bloqueado pelos filtros antispam.

Adicionalmente, você pode usar outras ferramentas para revisar sua newsletter, como o Mailrelay verifier. Este sistema oferece informações avançadas sobre sua campanha, que podem ajudá-lo a evitar muitos problemas.

► Revisão do conteúdo da mensagem

O próximo passo será revisar uidadosamente todas as informações adicionadas na sua newsletter. Esta é sua última oportunidade para revisar o texto da mensagem, os links e as imagens.

Leia todo o email em busca de erros de ortografia, informações discordantes ou incorretas. Revise as descrições de produtos ou serviços, prestando atenção especial nas informações mais importantes, como preço, data final da promoção ou outras informações que podem impactar as vendas do seu email.

Principalmente ao revisar números, é importante confirmar que você não errou ao digitar, pois as consequências poderiam ser graves. Imagine que você oferece um produto com custo de $99.90 em promoção. Se você errar e informar que o valor do produto é $9.90 será muito difícil explicar para todos os clientes que querem comprar o produto pelo valor menor que você cometeu um erro.

Existem inclusive na internet histórias de lojas que se confundiram no preço de um produto e tiveram que vendê-lo por um valor muito menor, por isso é extremamente importante revisar todas estas informações antes de enviar uma newsletter.

Revise todos os links incluídos na newsletter para confirmar que não estão quebrados. Se você usar o Mailrelay Verifier, esta ferramenta ajuda você a revisar links quebrados. No entanto, também é necessário confirmar que os links da campanha de email marketing são corretos e que o assinante irá encontrar a informação que você prometeu no email.

Se os links não funcionarem corretamente, sua newsletter não terá sucesso. No entanto, o pior será que seus assinantes poderão ficar frustrados com você, pois estão perdendo tempo lendo um email que oferece algo que eles não poderão obter.

Imagine sua frustração ao descobrir, vários dias mais tarde, que a newsletter que você enviou incluía um link inexistente? Você perderia muitas vendas, ou leitores, mas isto poderia ter consequências ainda mais graves. Estes usuários insatisfeitos podem decidir cancelar a sua newsletter, por isso é melhor não arriscar.

Revise as informações das imagens. Se você está enviando uma newsletter para vender sapatos pretos com desconto de 30%, o que você pensa que os assinantes fariam ao ver a imagem de sapatos marrons? Ou de sapatos pretos, mas de uma marca diferente da que você está vendendo com desconto?

Principalmente para newsletters de vendas, as imagens são vitais para ilustrar o produto ou serviço que você está oferecendo, então você precisa confirmar que elas ajudam o usuário a descobrir mais detalhes do produto rapidamente, antes mesmo de ler o texto da sua mensagem.

► Assegure-se de criar chamadas à ação persuasivas

Para criar uma newsletter eficaz, você deve incluir ao menos uma chamada à ação no corpo da mensagem. Uma CTA (chamada à ação) é uma mensagem breve, de uma frase ou palavra que irá incitar o usuário à uma ação.

Se você criou uma CTA em sua newsletter, deve revisar estes pontos:

1. Sua CTA não deve estar escondida: Para ser eficaz, o usuário deve poder vê-la imediatamente ao abrir a mensagem, o que quer dizer que você deve usar uma mensagem chamativa, com uma cor contrastante  e uma frase impactante.
2. O link deve levar o usuário direto para a ação: Se você quer que o usuário compre um produto, você deveria incluir um link direto para a página de compra, com as informações sobre este produto. Se você incluir um link para a página principal do seu site, o usuário pode navegar por outras páginas e nunca chegar na página de compras.
3. A chamada à ação deve ser clara: Se você quer que o assinante compre um produto, sua CTA deve indicar claramente o que ele deve fazer depois de clicar no link.

► Otimize as imagens da sua newsletter

Antes de enviar uma newsletter, é preciso revisar as imagens que você incluiu várias vezes. Não apenas para que sejam relevantes e ilustrativas, mas para confirmar que foram otimizadas corretamente.

Em email marketing, o tamanho dos arquivos irá influenciar na eficácia da campanha, pois isto irá afetar o tempo de carregamento da newsletter. Não se esqueça que muitos assinantes irão ler sua mensagem em um dispositivo móvel, que além de ter dimensões menores, pode não estar conectado a uma rede de banda larga.

Existem muitas ferramentas que você pode usar para otimizar suas imagens.

Muitas delas são gratuitas y fáceis de usar, então você não tem desculpa para enviar uma newsletter com imagens com problemas.

► Revise os anexos da sua newsletter

Especialmente se você está começando, é muito provável que em algum momento você queira incluir anexos em sua newsletter. No entanto, se você preparou um anexo para enviar com sua campanha de email marketing, você deverá considerar vários fatores.

1. O tipo de arquivo: Tenha cuidado para não incluir aplicações, como arquivos .EXE ou .MSI pois estes arquivos podem ser considerados suspeitos pelos filtros antispam.
2. O tamanho do arquivo: Para ser sincero, a maioria dos seus usuários não estarão interessados em baixar um arquivo com 20MB, não importa o seu conteúdo. Algumas vezes recebemos catálogos com fotos incríveis e muita informação relevante, mas não temos tempo para ler este tipo de conteúdo em um smartphone, por exemplo.

Idealmente, você deveria criar uma newsletters com informações relevantes e um ou mais links para acessar uma landing page, que é onde o usuário poderá encontrar mais informações. Se você incluir um arquivo anexo, sua campanha poderia perder eficácia, pois o usuário não estaria no seu site onde será mais fácil completar a conversão.

Se você precisar trabalhar com arquivos anexos, recomendamos carregar seu arquivo para um servidor virtual, para incluir o link no conteúdo da sua newsletter. Para fazer isto, você pode usar o FTP do seu servidor ou um serviço gratuito como o Google Drive.

► Enviar uma newsletter de testes

Este é um dos pontos que você não deve esquecer. Sempre que você criar uma nova campanha de email marketing, antes de enviar o email para toda a sua lista de assinantes, você deveria enviar uma newsletter de teste para pelo menos uma conta de email.

Sempre que possível, a melhor opção é enviar o teste para várias contas de diferentes ISPs, para confirmar que tudo está correto. Se você não puder fazer isto, deveria pelo menos criar uma conta gratuita no Gmail e enviar sua newsletter para esta conta, para corrigir problemas de design e de conteúdo.

Mesmo que durante a edição da newsletter tudo pareça correto, você deve revisar a newsletter lendo a mensagem em um cliente de email real. Diferentes clientes de email tem formas diferentes de interpretar códigos HTML, o que pode gerar problemas de formatação no design da sua mensagem.

Além disso, você pode aproveitar para fazer uma leitura final da sua mensagem, clicar nos links principais da newsletter, para se assegurar de que tudo está correto antes de enviar uma newsletter para todos os seus contatos.

Esta newsletter de teste também é importante para confirmar que sua campanha não será considerada como spam. Cada filtro antispam tem regras diferentes, por isso quanto mais você testar, melhor.

Confirme que sua newsletter inclue um link de cancelamento

Se você já trabalha com email marketing há bastante tempo, você certamente saberá a importância de incluir um link de cancelamento em todas as newsletters que você enviar.

Se você esquecer de incluir um link de cancelamento, você poderá ter problemas de spam, uma vez que os usuários que não querem mais receber sua newsletter não terão outra opção para se descadastrar.

Como a Mailrelay oferece várias opções de cancelamento, ao criar uma newsletter, o usuário precisa inserir esta opção manualmente. Se você usar um modelo pré-definido, esta opção pode estar disponível, mas não se esqueça de se assegurar de que o link de cancelamento está disponível em um lugar visível do seu email.

Envie a newsletter para um amigo ou colega

Muitas vezes, cometemos erros por desatenção. Revisando cuidadosamente o que estamos fazendo, podemos identificar estes erros e corrigi-los facilmente. No entanto, quando estamos intimamente envolvidos com algo importante, pode ser difícil identificar pequenos detalhes, aspectos que embora não pareçam relevantes, podem fazer toda a diferença nas taxas das campanhas de newsletter.

Uma das melhores estratégias nestes casos, é pedir ajuda. Antes de enviar uma newsletter para uma listade emails, por que não enviar a mensagem para um amigo ou colega, que poderá dar-lhe sua opinião sobre todos os aspectos da sua newsletter?

Esta é uma técnica conhecida como “beta reading” e consiste em enviar um texto para uma pessoa, ou grupo de pessoas, para que seja revisado em busca de problemas ou aspectos que podem ser melhorados, antes de ser disponibilizado para o público em geral.

Em outras palavras, seu beta reader poderá ajudá-lo a identificar frases que podem não estar claras, imagens que não fazem sentido, ou dar-lhe outras sugestões para melhorar a sua campanha.

Você não precisa pagar alguém para fazer isto, um beta reader pode ser qualquer pessoa que tenha liberdade para dar-lhe uma opinião honesta sobre sua newsletter e, em muitos casos, dizer-lhe coisas que você não deseja ouvir.

Um bom beta reader não é uma pessoa que sempre está elogiando sua newsletter, mas sim alguém que ajuda você a alcançar melhores resultados. O feedback positivo, com dicas concretas e educadas sobre aspectos da sua campanha que podem ser melhorados, será o melhor presente que seu amigo ou colega poderá dar-lhe.

Crie testes A/B

Por fim, gostaria de dar-lhe uma outra recomendação que muitas empresas ignoram. Antes de enviar uma newsletter para todos os seus assinantes, você pode criar um teste A/B para otimizar os resultados da sua campanha de email marketing.

Esta estratégia é especialmente relevante para o envio de newsletters de vendas, pois cada visualização conta. Cada clique pode significar uma venda a mais. Desta forma, você deve usar todos os recursos que existem a sua disposição para criar uma newsletter de sucesso.

Por que não testar dois assuntos, para ver qual deles funciona melhor? Você não precisa gastar muito mais tempo para fazer isto. Se você usa a Mailrelay como sua ferramenta de email marketing, você poderá fazer isto em menos de um minuto.

Você só tem que Criar um novo teste A/B selecionar a newsletter base e escrever os assuntos que você deseja testar. Você poderá fazer isto em menos de um minuto, mas os resultados podem ser incrivelmente satisfatórios.

Depois de seguir todas estas etapas, você poderá enviar uma newsletter sem preocupação, com a segurança de que você fez tudo o que estava ao seu alcance para garantir o sucesso da sua campanha de email marketing.

Você já enviou uma newsletter com problemas por descuido? Compartilhe sua experiência nos comentários, pois ela será muito importante para que os outros leitores não cometam os mesmos erros que você cometeu.