O que é o método Kaizen e como aplicá-lo à sua estratégia de email marketing?

Se você é um empreendedor digital, provavelmente você está sempre procurando por métodos ou práticas que o ajudarão a gerenciar melhor o seu tempo e organizar seu trabalho.

Para isso, existe uma filosofia chamada “Kaizen”, de origem japonesa, que começou a ser praticada neste país após a 2ª Guerra Mundial.

As empresas japonesas que começaram a praticá-lo em suas atividades diariamente estão continuamente melhorando a gestão da qualidade de seus produtos e serviços. Para isso, eles usam práticas diferentes, todas elas ligadas a este termo do qual falaremos hoje.

E no setor de marketing digital, e mais especificamente nas suas ações de e-mail marketing, essa filosofia poderia ajudar muito e até mesmo se tornar uma peça fundamental no quebra-cabeça geral, isto é, na sua estratégia digital.

No entanto, vamos começar por defini-lo, pois entendo que é muito provável que você não está muito familiarizado com este conceito.

· O que é o método Kaizen?

Kaizen é um termo japonês (改善,)  cujo significado literal é “mudança para melhor” ou, simplesmente, “melhoria”. Sua aplicação é conhecida pela sigla MCCT (Melhoria Contínua para Qualidade Total).

O método Kaizen coloca em movimento ações para a melhoria contínua de estratégias e técnicas de negócios e envolve todos os membros da equipe ou organização, de gerentes e proprietários a colaboradores externos, não diretamente ligados à própria entidade.

► O que é essa metodologia?

O conceito de melhoria contínua foi aplicado, como eu indiquei anteriormente, desde o final da 2ª Guerra Mundial, quando os Americanos entraram no Japão e começaram a aplicar técnicas militares de grandes especialistas, responsáveis pelas maiores indústrias da época, com o objetivo de reconstruir um país devastado e sem recursos.

Eles implantaram uma metodologia naquele país sem precedentes: “sem uma melhoria contínua não seria possível evoluir”. Para entender melhor este conceito, a teoria Kaizen diz que uma ação de melhoria deve ser possível todos os dias, não importa qual é a atividade que estamos desempenhando, seja profissional ou pessoal.

Tendo isso em mente, o Kaizen foca no resultado que causa realizar uma certa quantidade de pequenas ações, com o objetivo de ir melhorando a qualidade de nossos resultados pouco a pouco, em vez de fazer grandes mudanças súbitas.

Isso, de acordo com a filosofia que vamos ver hoje, nos faz quebrar essa barreira mental de “eu não posso”, que é responsável pela maioria dos insucessos profissionais e pessoais.

Em suma, e em outras palavras, para aplicar a metodologia Kaizen precisamos ser persistente em nosso trabalho, com pequenas doses de mudança de forma contínua. Usando ferramentas de melhoria contínua que aplicam o método Kaizen, podemos sair da nossa zona de conforto pouco a pouco, para melhorar a qualidade do nosso trabalho.

O grande desafio ou mudança pode nos assustar, mas com a teoria Kaizen, é fácil não temer um pequeno desafio com o qual perdemos pouco se falharmos.

Ou seja, iremos incorporar pequenas alterações graduais, com o objetivo de melhorar continuamente.

· Como nasceu a metodologia Kaizen e quem a inventou?

Assim como muitas outras filosofias e metodologias que foram criadas ao longo da história, o método Kaizen nasceu nas forças militares americanas.

Como mencionei anteriormente, neste caso o método Kaizen começou a ser aplicado em meados do século passado, quando o exército Americano ocupou o Japão levando consigo especialistas em sistemas de qualidade e melhoria contínua.

Esses especialistas indicaram consultores de negócios respeitáveis para ajudar a melhorar os processos das indústrias japonesas, e foram baseadas em alguns programas de treinamento chamados TWI (Training within industry). Seus proeminentes promotores foram  William Edwards Deming e Joseph Juran.

Pouco a pouco, os japoneses começaram a assimilar essas práticas ou ferramentas para melhoria contínua. E muitas filosofias orientais pregam esta premissa: melhoria contínua. O japão precisava de melhorias de enormes magnitudes, devido ao estado devastador e dilapidado em que o país inteiro se encontrava depois da guerra.

Um dos japoneses que teorizou e nomeou o método Kaizen foi o empresário Kaoru Ishikawa, que o levou para processos industriais.

Após esta introdução da metodologia, a economia japonesa foi prosperando pouco a pouco, sendo posicionada entre os primeiros países do mundo no setor industrial, muito ajudado pelo método Kaizen.

· Os 10 passos necessários para aplicar corretamente o Kaizen na sua estratégia de negócios

O grande segredo desta filosofia reside precisamente em tornar mais simples qualquer uma das ações ou trabalhos que fazem parte de nossa vida diária.

Para isso, no campo digital, devemos seguir uma série de etapas ou premissas, o que nos levará indubitavelmente à conquista de todos os nossos objetivos.

Estes são os passos fundamentais para implementar essa filosofia em uma estratégia de negócios:

► 1. Abandonar ideias fixas e imutáveis.

Anteriormente eu mencionei que para aplicar este método, será necessário deixar a zona de conforto e mudar a forma de agir.

Portanto, será necessário focar em ações ou estratégias que promovam uma mudança contínua em nossa maneira de pensar e fazer as coisas.

► 2.  Refletir sobre “como fazer”, em vez de se concentrar nas dificuldades

Essa filosofia tenta evitar os bloqueios mentais que nos afligem frequentemente, ou o que no coaching é chamado “paralisia por análise”. Este estado mental “trava” a tomada de decisões, criando um processo de estagnação. Muitas vezes, pensamos muito sobre algo, acreditamos que isto pode dar resultados positivos, mas nunca damos o primeiro passo por não saber por onde começar.

Portanto, seja na nossa estratégia de email marketing, que mais tarde veremos com mais cuidado ou em qualquer outra ação, devemos sempre focar em como fazer e não nos problemas ou inconvenientes que tudo isso trará.

► 3. Continuamente fazer propostas de melhoria

E precisamente no nosso desejo de melhorar e não focar as nossas energias nas barreiras que podem surgir, o Kaizen propõe que, para enfrentar qualquer dificuldade ou problema em nosso projeto, devemos parar de se preocupar e começar a propor ações para resolver esses problemas.

Ao bloquear imediatamente esses impedimentos, não damos tempo à nossa mente para focar no negativo, colocando toda a nossa atenção em como realizar essas ações de melhoria.

► 4. Corrija os erros imediatamente

Precisamente, e de acordo com a solução anterior, o Kaizen propõe que, sempre que possível, devemos ativar as medidas corretivas para os problemas imediatamente, tão logo eles forem detectados.

Desta forma, evitamos postergar a solução, algo que a maioria de nós está acostumada a fazer quando lida com coisas desagradáveis.

Mesmo se para dar uma solução imediata ao problema é necessário buscar no Google por outras pessoas ou empresas que enfrentaram o mesmo problema no passado, será preciso agir. O caso será resolver esta situação de “crise” imediatamente.

► 5. Encontrar as ideias na dificuldade

O Kaizen também ensina que, além da filosofia individual de cada um de nós, as dificuldades que possam surgir na realização de qualquer projeto, são uma oportunidade para aprender e melhorar.

Portanto, devemos nos concentrar em coisas positivas para mudar nossa maneira de pensar. Precisamos considerar cada desafio como uma oportunidade para melhorar.

► 6. Não busque a perfeição, mas a excelência

Esta metodologia também propõe uma alteração em nossa maneira de pensar. Devemos parar de buscar a perfeição, principalmente depois de iniciar um novo projeto.

Como é comumente dito, nada é perfeito e, seguindo essa premissa, o Kaizen propõe buscar a excelência, que é composta de melhorias contínuas através das quais gradualmente resolvemos  todas as “imperfeições” do produto inicial, priorizando a solução para problemas que afetam o cliente final, e mais tarde aqueles que o tornam mais estético e atraente.

► 7.  Encontre a causa real, respeite os 5 por que

De acordo com as bases deste método, qualquer falha no sistema que afete o bom funcionamento do nosso projeto, há sempre 5 “porques” que devemos identificar.

Se for possível identificá-los a tempo e, acima de tudo, combatê-los efetivamente, nós conseguiremos que o sistema que criamos seja mais eficiente, o que irá garantir o sucesso do nosso projeto.

► 8. Leve em conta as ideias de 10 pessoas

Praticar a escuta ativa é outro dos preceitos básicos desta filosofia. Pedir ajuda não é vergonhoso, precisamos saber ouvir as recomendações e dicas dos outros, para aperfeiçoar ainda mais o nosso projeto.

Assim sendo, vamos falar com 10 pessoas conhecidas, intimamente relacionadas ao nosso setor profissional, para perguntar-lhes se eles podem nos recomendar uma fórmula que está funcionando para eles, para testar se ela poderia ser usada em nossa empresa ou projeto.

► 9.  Teste e, em seguida, valide

Esta filosofia tem o conceito de “validação” como um princípio fundamental.

A partir daí, é fácil aplicar as diferentes soluções. No entanto, devemos ter muita disciplina e sempre validar as ações tomadas, com o objetivo de identificar e resolver erros ou avarias no sistema ou projeto imediatamente.

► 10. “A melhoria deve continuar”

É muito provável que, uma vez alcançados todos os nossos objetivos ou, pelo menos, aqueles que originalmente definimos como metas em nosso próprio negócio, vamos nos perguntar: e agora o que posso fazer para melhorar?

É aí que reside a essência deste último ponto, pois você deve entender que, não importa o quão positivos sejam seus resultados, você sempre deve tentar melhorá-los.

Desta forma, você deve sempre ter na sua “gaveta”, uma lista de melhorias que você gostaria de implementar e aplicá-las quando for possível.

· Como aplicar o método Kaizen à sua estratégia de email marketing?

Visto todos os pontos que fazem parte desta metodologia fantástica, além da própria definição de Kaizen, eu gostaria de compartilhar com você uma estratégia muito interessante que você poderá aplicar em suas ações de email marketing.

Embora pareça a você a princípio que ambos os conceitos (Kaizen e E-mail marketing) não tem relação aparente, o melhor desta filosofia é que é aplicável a todos os tipos de campos profissionais.

Portanto, se você usa a Mailrelay como um provedor de campanha de e-mail, que oferece condições imbatíveis e que eu também tenho estado  usando pessoalmente há vários anos em minha própria estratégia, eu recomendo que você proceda da seguinte forma:

► Capture leads desde o primeiro dia

Este é um dos erros que muitas empresas e até mesmo blogueiros que iniciam seus negócios na Internet cometem.

Muitas vezes, pensamos que porque estamos iniciando nosso projeto,  como não conhecemos ninguém ou temos uma Marca Pessoal ainda muito “verde”, não vamos conseguir captar assinantes com nosso conteúdo.

No entanto, depois de um tempo, quando abrimos os olhos e decidimos buscar por uma maneira de atrair assinantes para enviar-lhes o nosso conteúdo ou serviços trabalhando com email marketing, descobrimos que já perdemos muitos assinantes em potencial, pois muitos visitantes gostariam de estar na nossa lista.

► Crie conteúdo de qualidade para enviar uma newsletter semanal

Depois de criar uma estratégia para atrair leads, o próximo passo deve ser trabalhar duro para publicar novos conteúdos todas as semanas, para ter material para enviar aos nossos assinantes.

E se você não conseguiu publicar nada novo, você deve enviar-lhes conteúdo de outros sites que você achou interessante e que pode compartilhar com eles, ou informações sobre produtos relacionados ao seu setor.

Por exemplo, no caso de seus assinantes terem empresas on-line, você poderia enviar recomendações sobre livros de marketing que você leu recentemente.

Desta forma, eles vão se acostumar a receber, pelo menos um dia por semana, uma mensagem sua com dicas úteis sobre seu negócio ou sobre sua vida.

► Peça-lhes feedback para melhorar continuamente

Você se lembra do que o Kaizen ensina sobre a “melhora contínua”? Bem, para poder melhorar constantemente, você deve aproveitar as semanas em que não tiver conteúdo para enviar para criar newsletters diferentes, pedindo para ajudá-lo e dar-lhe feedback.

Sobre o que perguntar? Muito simples. Peça-lhes para sugerir tópicos interessantes para saber o que eles querem encontrar em seu blog, quais produtos eles gostariam que você vendesse no seu eCommerce, etc.

Voltando a falar sobre Kaizen, lembre-se que este sistema é composto de todos os “links” da cadeia, incluindo os seus operadores, que neste caso seriam seus assinantes e você seria o responsável ou diretor desta estratégia.

► Ouça-os, sua opinião também conta

Para trabalhar com outra das premissas básicas do Kaizen, que dizia que devemos ouvir as idéias de 10 pessoas, podemos falar com nossos assinantes e pedir a opinião deles.

Desta forma, podemos continuar melhorando gradualmente.

Um exemplo poderia ser depois de enviar um infoproduto, por exemplo um ebook grátis. Poderíamos enviar-lhes um email após uma semana para saber o que eles acharam do ebook e o que poderia ser melhorado.

· Conclusão

Não há dúvida de que a filosofia Kaizen, mais que um simples método para nos ajudar a melhorar nossa profissão e tarefas do dia-a-dia, é uma autêntica filosofia de vida.

E, aplicado ao nicho do email marketing, poderia trazer-lhe muitas vantagens para sua estratégia atual, não do ponto de vista econômico, mas para atrair novos assinantes e, especialmente, construir uma base de dados de cliente leais e satisfeitos com sua proposta de valor.