{"id":56277,"date":"2022-08-19T19:53:16","date_gmt":"2022-08-19T19:53:16","guid":{"rendered":"https:\/\/mailrelay.com\/blog\/2022\/08\/19\/os-segredos-para-planejamento-e-gerenciamento-eficaz-do-tempo\/"},"modified":"2022-12-28T10:39:54","modified_gmt":"2022-12-28T10:39:54","slug":"os-segredos-para-planejamento-e-gerenciamento-eficaz-do-tempo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/mailrelay.com\/pt\/blog\/2022\/08\/19\/os-segredos-para-planejamento-e-gerenciamento-eficaz-do-tempo\/","title":{"rendered":"Os segredos para o planejamento e a gest\u00e3o eficaz do tempo"},"content":{"rendered":"\n

\u00c9 muito comum ouvir frases do tipo \u201ceu preciso de mais tempo\u201d<\/em>, \u201ceu gostaria que os dias tivessem mais horas\u201d<\/em>, \u201cMinha manh\u00e3 voou\u201d,<\/em> “A entrega do meu projeto est\u00e1 atrasada<\/em>“… E assim poder\u00edamos continuar at\u00e9 completar um manual com frases que aludem ao tema que iremos abordar hoje; gerenciamento de tempo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Sem d\u00favida, este \u00e9 um tema que interessa a muitos de n\u00f3s, quer sejamos empreendedores, tenhamos a nossa pr\u00f3pria empresa ou trabalhemos em uma empresa como um empregado.<\/p>\n\n\n\n

\u201cA gest\u00e3o eficaz do tempo no trabalho<\/span> nos ir\u00e1 ajudar a organizar o dia-a-dia para cumprir as tarefas planejadas, respeitando os prazos e aumentando consideravelmente a produtividade.\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n

A seguir, veremos em que realmente consiste a gest\u00e3o do tempo, como podemos planejar com efici\u00eancia estabelecendo prioridades e quais ferramentas existem para nos ajudar a alcan\u00e7\u00e1-la.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Gest\u00e3o do tempo no trabalho e nas empresas<\/h2>\n\n\n\n

Um dos recursos mais limitados e valiosos para uma empresa \u00e9 o tempo. Este fator ir\u00e1 condicionar as atividades realizadas, a estrat\u00e9gia, sua produ\u00e7\u00e3o, as realiza\u00e7\u00f5es e o faturamento (entre outros aspectos).<\/p>\n\n\n\n

\u201cAgest\u00e3o do tempo<\/span> \u00e9 a grande aliada da produtividade<\/span>y, por tanto, da rentabilidade<\/span>de qualquer neg\u00f3cio ou empresa.\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Portanto, investir em gerenciamento de tempo e gerenciamento de prioridades \u00e9 uma decis\u00e3o inteligente, para dizer o m\u00ednimo. Algumas das suas grandes vantagens s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Alcan\u00e7ar metas em menos tempo<\/strong>. Quando se faz uma boa gest\u00e3o do tempo, os objetivos s\u00e3o enquadrados num per\u00edodo previamente definido. Isso significa que eles n\u00e3o ir\u00e3o se estender ao longo do tempo e ser\u00e3o adiados indefinidamente.<\/p>\n\n\n\n

\u25cfReduzir o estresse no ambiente.<\/strong>Trabalhar contra o rel\u00f3gio \u00e9 a causa de muitas situa\u00e7\u00f5es estressantes. Tanto empres\u00e1rios, empreendedores e trabalhadores sabem o que significa n\u00e3o chegar no prazo acordado com o cliente. Seja como for, a falta de tempo de planejamento para estabelecer prioridades acaba gerando estresse e desconforto.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Gerar uma sensa\u00e7\u00e3o de autoconfian\u00e7a<\/strong>. Uma das vantagens mais not\u00e1veis no nosso dia a dia \u00e9 a confian\u00e7a que adquirimos em n\u00f3s mesmos. Ver que cumprimos todas as tarefas e que cumprimos os prazos \u00e9 um impulso de energia que se transforma em confian\u00e7a e seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Trabalhar feliz todos os dias<\/strong>. Como consequ\u00eancia do exposto, enfrentar um novo dia de trabalho todas as manh\u00e3s \u00e9 mais agrad\u00e1vel. Ir para o trabalho com um sorriso, \u00e9 poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Aproveitar mais cada projeto ou tarefa<\/strong>, n\u00e3o aconteceu de voc\u00ea come\u00e7ar a trabalhar em um projeto que voc\u00ea ama, mas a falta de planejamento de tempo fez com que voc\u00ea acabasse odiando? A gest\u00e3o do tempo nos ajuda a aproveitar mais tudo isso.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Formar equipes altamente produtivas<\/strong>. Trabalhar mais r\u00e1pido, sem comprometer a qualidade dos resultados, \u00e9 o sonho de muitos. A gest\u00e3o do tempo \u00e9 fundamental para conseguir isso, tornando os nossos dias mais eficazes.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Tomar decis\u00f5es conscientemente<\/strong>. Estar ciente do tempo que cada atividade ou fase de um projeto precisa, nos faz tomar decis\u00f5es respons\u00e1veis. Isso implica ordenar melhor nosso trabalho para n\u00e3o perder a efic\u00e1cia. Por outro lado, quando eliminamos da equa\u00e7\u00e3o o estresse gerado pela falta de tempo, nos sentimos melhor para tomar decis\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Evitar a procrastina\u00e7\u00e3o<\/strong>. Finalmente, o planejamento adequado do tempo, estabelecendo prioridades, faz com que a procrastina\u00e7\u00e3o desapare\u00e7a. Se cada atividade tiver um tempo atribu\u00eddo, ser\u00e1 imposs\u00edvel n\u00e3o cumprir o que foi acordado.<\/p>\n\n\n\n

\"Gest\u00e3o<\/figure>\n\n\n\n

Gest\u00e3o do tempo e gest\u00e3o de prioridades<\/h2>\n\n\n\n

A falta de tempo muitas vezes nos faz deixar certas tarefas, atividades ou projetos para \u201camanh\u00e3\u201d.<\/em> O problema surge quando esse “amanh\u00e3”<\/em> se torna “3 anos depois”.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Nesse sentido, a gest\u00e3o do tempo e a gest\u00e3o de prioridades t\u00eam um papel fundamental. Gra\u00e7as a isso, voc\u00ea poder\u00e1 parar de procrastinar e realizar um projeto, um sonho pessoal ou uma meta que voc\u00ea estabeleceu para seu projeto.<\/p>\n\n\n\n

Segredos para o planejamento do tempo, estabelecendo prioridades<\/h3>\n\n\n\n

Definir prioridades \u00e9 uma das melhores formas de n\u00e3o esquecer uma tarefa, assim como n\u00e3o procrastinar com o tempo e se aproximar de prazos sem ter trabalhado nela.<\/p>\n\n\n\n

No entanto, nem sempre \u00e9 f\u00e1cil definir prioridades claras e cumpri-las. Com certeza, voc\u00ea j\u00e1 testou e j\u00e1 deve ter visto que a gest\u00e3o do tempo \u00e9 algo que exige dedica\u00e7\u00e3o e, sobretudo, muita for\u00e7a de vontade.<\/p>\n\n\n\n

E \u00e9 in\u00fatil estabelecer prioridades se iremos ignor\u00e1-las mais tarde. Em rela\u00e7\u00e3o a isso, quero dar a voc\u00ea 4 chaves que me ajudam a organizar meu dia a dia, planejando melhor meu tempo gra\u00e7as ao estabelecimento de prioridades.<\/p>\n\n\n\n

fazer um compromisso<\/h4>\n\n\n\n

Quando falo em comprometimento, n\u00e3o me refiro apenas a comentar publicamente nossa inten\u00e7\u00e3o de realizar um determinado plano para melhor administrar o tempo (dentro de uma empresa ou no pr\u00f3prio trabalho). O compromisso a que me refiro vai mais longe\u2026<\/p>\n\n\n\n

\u201cTrata-se de assumir um compromisso com n\u00f3s mesmos. Falhar com um membro da fam\u00edlia ou amigo d\u00f3i, mas d\u00f3i mais se aquele que voc\u00ea falha \u00e9 voc\u00ea mesmo.\u201d<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Quando existem alguns objetivos, \u00e9 fundamental estabelecer um plano de gest\u00e3o do tempo, mas tamb\u00e9m comprometer-se a respeit\u00e1-lo a 100%. Isso \u00e9 o que se traduz em um alto n\u00edvel de satisfa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

Definir h\u00e1bitos para cada tarefa<\/h4>\n\n\n\n

Ao enfrentar as tarefas do dia a dia, \u00e9 fundamental ter um h\u00e1bito ou m\u00e9todo que ajude a execut\u00e1-las em ordem de prioridade e sem procrastinar em nenhuma delas. Por exemplo, costumo prioriz\u00e1-las nesta ordem:<\/p>\n\n\n\n

1.- Tarefas urgentes para os clientes.<\/strong> Precisamos incluir nesta lista todas as tarefas com prazos apertados. Alguns podem chamar isso de “apagar inc\u00eandios”, mas eu pessoalmente posso me concentrar melhor em novos objetivos quando os clientes atuais est\u00e3o felizes.<\/p>\n\n\n\n

2.- Tarefas que est\u00e3o controladas e podem ser resolvidas rapidamente.<\/strong> Aquelas que com um m\u00ednimo de dedica\u00e7\u00e3o, podemos riscar da lista. Assim como nos prazos de entrega, marcar tarefas que estavam no meio do caminho ou quase sob controle com um cheque gera uma satisfa\u00e7\u00e3o que o leva a seguir em frente.<\/p>\n\n\n\n

3.- Tarefas que requerem maior dedica\u00e7\u00e3o de tempo.<\/strong> Minha recomenda\u00e7\u00e3o \u00e9 deix\u00e1-las por \u00faltimo, pois s\u00e3o mais trabalhosas e, inevitavelmente, exigir\u00e3o novos h\u00e1bitos para melhorar a produtividade; como fazer pausas mentais para continuar fluindo, manter-se atualizado com treinamentos cont\u00ednuos e\/ou intermitentes ou estabelecer din\u00e2micas de equipe para delegar.<\/p>\n\n\n\n

Desenhe um plano real<\/h4>\n\n\n\n

Por real quero dizer um plano que poder\u00e1 ser cumprido levando em considera\u00e7\u00e3o; o tempo dispon\u00edvel e a dedica\u00e7\u00e3o que cada tarefa exige. Aqui, pode acontecer que, ao planejar, superestimemos nosso tempo.<\/p>\n\n\n\n

Ou seja, \u00e9 muito comum planejar um dia pensando que vamos conseguir completar 5 tarefas, mas no final s\u00f3 terminamos 3.<\/p>\n\n\n\n

Isso n\u00e3o significa que n\u00e3o sejamos produtivos, mas pode ser que o planejamento n\u00e3o tenha sido correto. Portanto, \u00e9 preciso mensurar os prazos e realmente levar em conta quanto tempo cada tarefa inclu\u00edda no plano leva.<\/p>\n\n\n\n

investir em ferramentas<\/h4>\n\n\n\n

Finalmente, outra das grandes chaves para o gerenciamento adequado do tempo \u00e9 o uso de ferramentas especialmente projetadas para nos ajudar a priorizar e planejar.<\/p>\n\n\n\n

Existem ferramentas para tudo; organizar o seu tempo, projetos, tarefas ou equipes, engerar ideias, calcular as horas investidas… Em suma, estas s\u00e3o as solu\u00e7\u00f5es que nos permitem assumir o controle (na medida do poss\u00edvel).<\/p>\n\n\n\n

\"Ferramentas<\/figure>\n\n\n\n

Ferramentas de gerenciamento de tempo<\/h2>\n\n\n\n

Como acabei de mencionar, existem ferramentas muito \u00fateis para realizar a gest\u00e3o do tempo, poder organizar o dia a dia, planejar projetos ou definir prioridades.<\/p>\n\n\n\n

Isso nos ajuda a poupar tempo, ser mais produtivo, desfrutar de uma melhor organiza\u00e7\u00e3o e n\u00e3o procrastinar. Quando voc\u00ea integr\u00e1-las no seu dia a dia, voc\u00ea notar\u00e1 a diferen\u00e7a. Al\u00e9m disso, voc\u00ea provavelmente vai ter dificuldade em voltar a trabalhar sem elas.<\/p>\n\n\n\n

Vamos ver algumas ferramentas!<\/p>\n\n\n\n

Google Calendar<\/h3>\n\n\n\n

O Google tem ferramentas para tudo, n\u00e3o seria diferente neste caso. Como o pr\u00f3prio nome sugere, esta solu\u00e7\u00e3o \u00e9 baseada em um calend\u00e1rio digital com m\u00faltiplas funcionalidades:<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Organizar reuni\u00f5es e eventos.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Convidar outros usu\u00e1rios para estas reuni\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Gerar nesse mesmo momento o link da chamada de v\u00eddeo.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Bloquear os hor\u00e1rios para determinadas tarefas.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Compartilhar calend\u00e1rios com a equipe.<\/p>\n\n\n\n

Trello<\/h3>\n\n\n\n

\u00c9 uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais simples, mas \u00e9 extremamente \u00fatil. Permite organizar tarefas em ordem de prioridade, classific\u00e1-las por projetos, definir alarmes para nos alertar sobre os pr\u00f3ximos prazos e trabalhar em colabora\u00e7\u00e3o com outras pessoas, atribuindo-as tarefas.<\/p>\n\n\n\n

Fornece uma vis\u00e3o ampla do projeto. De relance, podemos saber quais tarefas foram conclu\u00eddas, quais est\u00e3o em processo e quais est\u00e3o pendentes.<\/p>\n\n\n\n

Toggl<\/h3>\n\n\n\n

Se o que voc\u00ea est\u00e1 interessado \u00e9 saber quanto tempo cada tarefa ou projeto requer, para ent\u00e3o calcular sua rentabilidade ou usar esses dados para fazer um melhor planejamento de tempo estabelecendo prioridades, esta ferramenta lhe interessa.<\/p>\n\n\n\n

Voc\u00ea deve abrir um projeto e criar as tarefas que deseja medir. Cada vez que voc\u00ea iniciar uma tarefa, voc\u00ea deve acessar a ferramenta e iniciar o cron\u00f4metro. Quando terminar, voc\u00ea ter\u00e1 que fazer o mesmo para deslig\u00e1-lo.<\/p>\n\n\n\n

Basecamp<\/h3>\n\n\n\n

Assim que voc\u00ea entrar nesta ferramenta, voc\u00ea ver\u00e1 um quadro onde todos os seus projetos estar\u00e3o organizados. Dentro de cada projeto, voc\u00ea poder\u00e1 ver uma lista de tarefas. E em cada tarefa, voc\u00ea pode incluir uma descri\u00e7\u00e3o, prazos e as pessoas envolvidas.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 uma solu\u00e7\u00e3o muito boa para empresas com grandes equipes. Na visualiza\u00e7\u00e3o de calend\u00e1rio, voc\u00ea pode verificar em qual fase do projeto voc\u00ea est\u00e1 e tudo o que ainda est\u00e1 pendente. Al\u00e9m disso, facilita a comunica\u00e7\u00e3o entre todos os colaboradores da empresa por meio de seus quadros de avisos.<\/p>\n\n\n\n

Teamwork<\/h3>\n\n\n\n

Este outro sistema \u00e9 semelhante ao anterior, mas podemos destacar que ajuda a controlar os gastos de cada projeto.<\/p>\n\n\n\n

Ou seja, al\u00e9m de ter uma vis\u00e3o completa de como est\u00e1 o projeto e em que fase ele se encontra, \u00e9 poss\u00edvel controlar as finan\u00e7as associadas. \u00c9 um grande aliado da produtividade, mas tamb\u00e9m da rentabilidade nas empresas.<\/p>\n\n\n\n

Hootsuite<\/h3>\n\n\n\n

Se falamos de gerenciamento de tempo, tamb\u00e9m estamos interessados em ferramentas que nos ajudem a melhorar nossa produtividade. Ou seja, podemos completar um n\u00famero maior de tarefas em menos tempo, j\u00e1 que Hootsuite nos ajuda a economizar tempo gerenciando redes sociais.<\/p>\n\n\n\n

Se voc\u00ea tem uma empresa ou neg\u00f3cio, provavelmente \u00e9 algo que ser\u00e1 relevante para voc\u00ea. Com ferramentas como essa, voc\u00ea poder\u00e1 agendar e acompanhar suas postagens com muita facilidade.<\/p>\n\n\n\n

Mailrelay<\/h3>\n\n\n\n

Em linha com os pontos anteriores, a Mailrelay tamb\u00e9m \u00e9 uma ferramenta que nos ajuda a poupar tempo. Com ela, podemos programar nossos envios de emails, automatizar campanhas e visualizar m\u00e9tricas de forma simples.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, com um editor visual, podemos criar emails profissionais sem gastar tempo projetando-os por meio de c\u00f3digo HTML tedioso.<\/p>\n\n\n\n

Asana<\/h3>\n\n\n\n

Pode-se dizer que este aplicativo \u00e9 semelhante a v\u00e1rios dos anteriores, como Basecamp ou Teamwork, mas tem uma particularidade que o destaca e est\u00e1 relacionado \u00e0 gest\u00e3o do tempo e \u00e0s prioridades.<\/p>\n\n\n\n

Inclui uma funcionalidade que permite priorizar facilmente as tarefas para melhorar a produtividade e a efici\u00eancia no trabalho. A ferramenta perfeita para trabalhar com equipes!<\/p>\n\n\n\n

Monday<\/h3>\n\n\n\n

Mais uma vez, esta \u00e9 uma ferramenta desenhada para melhorar a produtividade e a gest\u00e3o do tempo das equipes nas empresas. Entre suas funcionalidades, temos o estabelecimento de prazos e a atribui\u00e7\u00e3o de tarefas a outros membros.<\/p>\n\n\n\n

Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel acessar uma vis\u00e3o geral do status de tarefas e projetos no painel principal. Tamb\u00e9m podemos ver quais tarefas est\u00e3o pendentes para os pr\u00f3ximos dias.<\/p>\n\n\n\n

Holded<\/h3>\n\n\n\n

Por fim, quero falar sobre uma ferramenta que poupa muito tempo, principalmente para aquelas pessoas da equipe que trabalham no departamento administrativo.<\/p>\n\n\n\n

Com o Holded voc\u00ea pode criar faturas, gerenciar processos banc\u00e1rios, controlar despesas e pagamentos, fazer cadastros e outras fun\u00e7\u00f5es com o clique de um bot\u00e3o. Ou seja, tarefas que normalmente s\u00e3o realizadas manualmente e que demandam muito tempo, podem ser executadas de forma simples com este aplicativo.<\/p>\n\n\n\n

*Meu conselho: escolha aquelas ferramentas que realmente epoupam seu tempo, ajudam voc\u00ea a ser mais produtivo e servem para priorizar tarefas.<\/strong> Pois alguns sistemas s\u00e3o muito complexos, confusos e precisam de um per\u00edodo excessivo de aprendizado.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Para concluir… alguns exemplos de gest\u00e3o de tempo<\/h2>\n\n\n\n

Para dar exemplos de gest\u00e3o do tempo, precisamos pensar no dia a dia de um neg\u00f3cio espec\u00edfico. Por exemplo:<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Uma empresa de desenvolvimento web.<\/strong> Nesse caso, seria essencial ter um processo dividido em etapas e, dentro de cada etapa, dividir as tarefas a serem realizadas. Algumas das ferramentas que podem funcionar melhor aqui s\u00e3o Asana, Basecamp, Teamwork ou Monday.<\/p>\n\n\n\n

\u25cf Um trabalhador independente ou profissional.<\/strong> Talvez, no seu dia a dia, voc\u00ea ache mais conveniente usar aplicativos como Trello, Toggl e Google Calendar. Com o Trello voc\u00ea pode organizar os projetos em que est\u00e1 envolvido, com o Toggl voc\u00ea tem o controle do tempo que cada tarefa demanda, e com o Google Calendar voc\u00ea pode organizar seu dia-a-dia por blocos de tempo.<\/p>\n\n\n\n

Como voc\u00ea pode ver, poder\u00edamos dar muitos exemplos de gerenciamento de tempo. O que aconselho \u00e9 rever o seu caso particular e, assim, escolher as solu\u00e7\u00f5es que melhor se adequam aos seus objetivos e necessidades di\u00e1rias.<\/p>\n\n\n\n

Se voc\u00ea possui uma empresa ou pequeno neg\u00f3cio, definitivamente recomendo trabalhar com ferramentas como as j\u00e1 citadas. Sua equipe ficar\u00e1 mais organizada, saber\u00e1 quais s\u00e3o suas prioridades e se sentir\u00e1 mais confort\u00e1vel em seu papel.<\/p>\n\n\n\n

Certamente os benef\u00edcios n\u00e3o tardar\u00e3o a chegar! Lembre-se que a gest\u00e3o do tempo \u00e9 o caminho para alcan\u00e7ar aqueles resultados t\u00e3o esperados, ou voc\u00ea ainda n\u00e3o pensou nisso? —- Artigo traduzido por Micheli.<\/p>\n\n\n\n

\"Teresa<\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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