¿Por qué usar un software para el envío de correos masivos?

En los últimos años el avance de la tecnología ha estado ligado al avance de los negocios. Cada mejora ha supuesto mayores rendimientos, mejores resultados, mejores prestaciones para nuestros clientes… Y una de esas mejoras ha venido de la mano del software para envío de correos masivos.

Antes de su aparición, si queríamos enviar un correo a algún cliente o posible cliente, no había otra forma que hacerlo manualmente. Si en lugar de un destinatario, eran 500, igualmente había que mandarlo uno a uno.

Sin embargo, herramientas como estas nos han ahorrado tiempo, dinero y quebraderos de cabeza. Con ellas, podemos enviar los 500 emails con un solo clic y obtener información de dicho envío (cosa que hace unos años era impensable).

El envío de correos masivos acelera el proceso de ventas de un negocio, de tal forma que una buena estrategia de email marketing puede ser suficiente para generar importantes ingresos.

· Software de envío de correos masivos: ¿Qué es?

Un software para envío de correos masivos te permite enviar emails de forma automatizada a tu base de datos (o a un segmento definido de ella), con un objetivo comercial, educativo, informativo, o simplemente para generar engagement.

Apenas tardarás unos minutos en configurar tu envío, y podrás programarlo para que se realice de forma inmediata (o en la fecha que prefieras).

Con este tipo de softwares, no es necesario esperar al momento exacto en que quieres mandar tus correos para maquetarlos. Ni siquiera tendrás que intentar predecir cuándo hacerlo para que aumente la probabilidad de que tus contactos lo vean y decidan abrirlo.

Se trata de una herramienta que, además de cumplir su función de envío masivo de emails, te aporta información y funcionalidades para que puedas sacar un mayor rendimiento a cada campaña y tomar decisiones que favorezcan tus ventas.

► Funciones de un software de envío de emails

No te cuento nada nuevo afirmándote que el email marketing es uno de las vías de comunicación más potentes que tenemos a nivel digital. Tanto es así, que el uso de softwares para envío de correos masivos, más que un privilegio, es una necesidad en cualquier negocio.

Estos cuentan con funcionalidades específicas que revelan información muy valiosa. Por supuesto, no solo sirven para gestionar campañas masivas, sino también para aquellas que están segmentadas por grupos de interés o campañas específicas.

No obstante, si tenemos que hacer una lista de las funcionalidades más representativas de este tipo de software, entre los que tenemos a Mailrelay como uno de los más populares entre aquellos que nos dedicamos al marketing digital, podríamos nombrar las siguientes:

1. Tests A/B
2. Estadísticas avanzadas
3. Editor HTML sencillo
4. Plantillas gratuitas
5. Formularios de suscripción
6. Envío programado
7. Autorespondedores
8. API de programación
9. Control automatizado de rebotes
10. Gestión de bajas automática
11. Servidor SMTP avanzado
12. IPs propias
13. Envío RSS
14. Inclusión de etiquetas de Google Analytics
15. Filtro de suscriptores

· Software para envío de correos masivos: ¿Por qué?

Como te decía, elegir un buen software para el envío de correos masivos es una de las claves fundamentales en la estrategia de cualquier negocio que quiera crecer. Incluso se podría decir que es uno de los recursos que mayor retorno de la inversión va a aportar en el área.

A continuación, te doy 10 motivos de por qué, si aún no lo haces, deberías utilizar un software para enviar tus próximas campañas:

1) Automatización de tareas

La primera razón por la que debes hacer uso de un buen software de envío de emails masivos, es por la cantidad de tiempo que te ahorras frente al envío manual de correos. ¿Imaginas tener una base de datos de 10.000 personas y tener que enviar esos emails uno a uno?

Sea cual sea el tamaño de tu base de datos, con este tipo de herramienta, una vez que lo configuras y diseñas el HTML de tu correo (o usas una plantilla de Mailrelay), el proceso queda automatizado, ganando así tiempo que puedes dedicar a otras cuestiones de tu negocio. Además:

● No es necesario crear tu campaña el mismo día que la vas a enviar. Puedes programarla para el momento que quieras y continuar completando otras tareas sin correr el riesgo de que acabes olvidando realizar el envío.

● Puedes crear secuencias de envío automatizadas. Que estén basadas en el comportamiento que el usuario tiene con tus emails, de manera que optimizas tu estrategia de marketing y ventas.

2) Segmentación de la base de datos

En todas las bases de datos siempre hay subgrupos que coinciden en intereses, ubicación u otras características. Y una de las formas de aumentar la eficacia de nuestras campañas, es teniendo perfectamente segmentados e identificados a esos contactos (según el criterio que tengan en común).

De ese modo, podrás realizar campañas específicas para un grupo de personas que de antemano “sabes”que les va a interesar lo que les ofreces. Así aumenta la tasa de apertura y de lectura de tus correos y, por lo tanto, tu reputación y entregabilidad (lo que te previene de convertirte en un spammer).

Si hicieras los envíos de forma manual, no podrías aprovechar esta características. No… simplemente tendrías que enviar uno a uno tus emails…

3) Configuraciones aceptadas por los ISPs

Los ISPs o gestores de correo, suelen rechazar ciertas entradas de correo masivo, marcándolas como spam o correo no deseado. Pero un buen software para envío de correos masivos como Mailrelay, te ofrece diferentes configuraciones como el dominio personalizado y IPs propias para evitar este tipo de problemas.

Si no contaras con estas configuraciones, los resultados de tus campañas podrían verse afectados y la tasa de rebote de tus emails podría ser muy elevada (algo que, como podrás imaginar, no sólo es negativo a nivel de posicionamiento web).

4) Funcionalidades de envío avanzadas

Normalmente, un software para envío de correos masivos cuenta con funcionalidades avanzadas que nos permiten ajustar mejor nuestras campañas y obtener mayores resultados.

Un ejemplo de ello es Smartdelivery, una funcionalidad de Mailrelay que garantiza en una buena proporción la correcta entregabilidad de los envíos.

Se trata de una funcionalidad automática que te ayuda a realizar envíos más efectivos.  Lo que hace es que primero entrega los emails a los usuarios con mayor engagement. Es decir, a aquellos que normalmente abren tus correos e interactúan con ellos, por ejemplo haciendo clic o respondiendo. Esto afecta de forma positiva a la entregabilidad.

5) Mayor cercanía

El email marketing es uno de los canales de comunicación más directos para hablar con tu público, ya que es muy sencillo comenzar una conversación a través del correo y continuar con ella en el tiempo. De este modo, se crea una relación de confianza y cercanía que va a beneficiar a tu negocio.

El email tiene una ventaja respecto a otros canales, como pueden ser las redes sociales, y es la privacidad. Un email siempre resulta más íntimo y privado que un mensaje a través de Facebook, pues ese mensaje va a llegar a la bandeja de tu entrada de tu contacto especialmente para él.

6) Personalización del mensaje

El hecho de que el uso de un software para envío de correos masivos automatice esta tarea, no implica que no se pueda personalizar cada una de las campañas que se crean.

Es más, las campañas que mejores resultados ofrecen son las que están personalizadas. El grado de personalización depende de tus preferencias:

● Puedes limitarte a incluir el nombre de la persona que va a recibir el email.

● O ir más allá y personalizar también el contenido gracias a la segmentación.

Lo ideal sería unir ambas alternativas y crear campañas lo más optimizadas posible. De esa forma aumentarás la tasa de conversión de tus acciones considerablemente.

De forma manual podrías personalizar el nombre de cada destinatario, pero no podrías personalizar el contenido por falta de información y datos sobre tus usuarios.

7) Estabilidad

Si trabajas con publicidad online, sabrás que el precio que pagas por cada clic o por cada visualización depende de un sistema de pujas. Es decir, no siempre vas a pagar lo mismo; entrarán muchos factores a tener en cuenta que condicionarán el precio.

Sin embargo, el coste por email siempre será el mismo. De hecho, si usas Mailrelay podrás beneficiarte de su cuenta gratuita con la que podrás enviar hasta 80.000 emails a coste cero.

Esto hace que cualquier negocio, incluso aquel que apenas esté dando sus primeros pasos, pueda comenzar a crear campañas de email marketing con un software para envío de correos masivos muy potente.

Otro punto a favor de su estabilidad, es que tu base de datos siempre será tuya. La puedes descargar y utilizar cómo y cuándo quieras. Esto no ocurre por ejemplo en redes sociales.

En ese caso, siempre dependes de una plataforma de terceros que, en caso de cambiar sus condiciones o cerrar, perderías todos tus contactos y el esfuerzo invertido en ella.

8) Rentabilidad

Como te decía antes, Mailrelay es un software para envío de correos masivos que tiene una cuenta gratuita que te permite enviar hasta 80.000 emails a coste cero. Si lo comparas con cualquier otra acción en medios online, esta opción es mucho más económica.

No obstante, los precios de este tipo de herramientas son más asequibles que otras acciones de marketing. Únicamente necesitas un software, leads y una estrategia acorde a tus objetivos y bien trabajada.

Por otro lado, no necesitas grandes conocimientos ni delegar esta tarea a programadores para poder enviar tus emails. La creación de newsletters y otros correos es muy sencilla gracias al uso de plantillas prediseñadas.

9) Tests y pruebas de envío

Otro de los porqués, que defienden el uso de un software para envío de correos masivos frente al envío manual, es la posibilidad de realizar pruebas antes de mandar el correo definitivo.

Si mandas tu correos de forma manual, no tienes opción de hacer pruebas para ver qué tipo de asuntos funcionan mejor, contenidos, horas de envío… (al menos no de forma automática y obteniendo datos para tomar buenas decisiones).

Con estas pruebas puedes tomar decisiones y mejorar el contenido, forma y configuración de tus emails, y así conseguir unos resultados más favorables en tu campaña.

10) Analíticas de resultados de mailing

Con el envío manual, datos como la tasa de apertura o de clics son toda una incógnita. No existe modo alguno de obtener esta información, ni de saber si tus contactos abrieron tus emails o no.

Sin embargo, un software para envío de correos masivos no solo te informa sobre los datos mencionados, sino que es capaz de ofrecer unas métricas más amplias. Estas pueden incluir:

1. Tasa de apertura
2. Tasa de clic
3. Tasa de rebote
4. Suscripciones canceladas
5. Número de reenvíos
6. Ubicaciones de los destinatarios
7. Hora de apertura

Sin duda, es una información muy valiosa. Con ella, puedes saber si tu campaña ha sido buena, o no, el impacto que ha tenido y puedes tomar decisiones basadas en datos reales para mejorar tus próximas acciones.

· Conclusiones

Hoy en día, el uso de un software para envío de correos masivos no es una opción. Si quieres tener un negocio o un proyecto sólido, no puedes prescindir de él.

Este tipo de softwares cuentan con funcionalidades que de otra forma no podrías disfrutar y que, además, influyen en el crecimiento de tus ventas y el engagement con tu audiencia.

Elegir una herramienta de este tipo, es de las decisiones más importantes que se toman en el inicio de cualquier negocio online, porque más tarde o más temprano termina por afectar al rendimiento normal de la actividad.

Elegir una herramienta de este tipo, es de las decisiones más importantes que se toman en el inicio de cualquier negocio online, porque más tarde o más temprano termina por afectar al rendimiento normal de la actividad.