Un CRM es un software dedicado a gestionar las relaciones de los clientes con la empresa, a nivel comercial claro.
Ayuda a gestionar estas relaciones a lo largo del proceso de venta.
¿Cómo lo hace?
Centralizando en un único lugar toda la información de:
- Prospectos
- Oportunidades de negocio
- Interacciones (llamadas, emails enviados, etc)
Así toda la información del cliente, su historial y progreso en el ciclo de ventas, está en un único lugar.
En definitica, un CRM de ventas actúa como una base de datos inteligente.
Gracias a esto tu equipo comercial puede ver de un solo vistazo el estado de cada oportunidad.
Además, sabrá qué acciones realizar a continuación.
Porque el equipo puede ver en qué etapa del embudo de ventas está cada cliente potencial.
Por supuesto también es posible programar recordatorios de seguimiento, enviar presupuestos o registrar notas de reuniones.
Gracias al CRM el proceso de ventas se vuelve más efectivo.
¿Por qué tu negocio necesita un CRM de ventas?
La importancia del CRM la podemos directamente a partir de sus beneficios.
· Información centralizada:
Todos los datos de los clientes están unificados en un único lugar, accesible para todos.
Es gracias a esto que todos los departamentos (ventas, marketing y atención al cliente) pueden trabajar de forma conjunta con información actualizada.
· Seguimiento de oportunidades:
Como toda la información está disponible es fácil seguir cada oportunidad de venta.
Programar tareas y recordatorios para dar seguimiento al cliente.
De esta forma se evita que se pierdan oportunidades por falta de seguimiento.
· Automatización de tareas rutinarias:
Muchas tareas repetitivas (como enviar emails de bienvenida, asignar leads o registrar actividades) se pueden automatizar con un CRM.
Como resultado, tu equipo de ventas puede dedicarse a vender, y no a realizar tareas burocráticas que pueden ser automatizadas.
· Mejor comprensión del proceso de ventas:
El CRM dispone de herramientas de informe y análisis.
Gracias a ellas podrás que clientes están en cada fase del embudo, la tasa de conversión, volumen de ventas, etc.
Lo interesante de todo esto es que podrás ver si existen cuellos de botella en tu embudo de venta, y así eliminarlos, u optimizar el proceso en lo posible.
· Personalización de la relación con el cliente:
Al tener el historial de interacciones y preferencias de cada cliente, puedes adaptar tu comunicación y ofertas a sus necesidades.
Puedes saber en qué productos están más interesados.
Que fué lo último que compraron, cuando, y qué comunicaciones han recibido.
Características clave de un buen CRM de ventas
Ahora vamos a ver las características clave que debe tener un buen CRM.
Por supuesto tendrás que considerar las que sean más importantes para tu negocio.
Es posible que solo necesites algunas de ellas, por lo que no tendría sentido pagar por todas.
· Facilidad de uso y adopción
Si el CRM es demasiado complejo, o difícil de utilizar es muy posible que el equipo de ventas no lo utilice de forma efectiva.
Por eso es importante buscar un sistema que sea fácil de utilizar.
Incluso aunque la herramienta ofrezca formación, lo cual esta bien, que el CRM sea fácil de utilizar de base es una característica muy interesante.
· Adaptabilidad a tu proceso de ventas
Cada negocio tiene un proceso de ventas único y propio.
Por lo tanto tendrías que buscar un software que te permita personalizar las etapas del embudo de ventas y los campos de información de los clientes, por ejemplo:
- Empresa
- Nombre del contacto principal
- Cargo
- Sector
- Tamaño de la empresa
- Fuente del lead
Y que permita crear automatizaciones o filtros en base a diferentes criterios.
· Automatización de tareas repetitivas
Es necesario que ciertas tareas se puedan automatizar, como por ejemplo:
- El envío de correos de seguimiento
- Creación de recordatorios de llamadas
- Mover de etapa los leads
Automatizar estas acciones es importante porque de esta forma no se pierden oportunidades de venta.
Nada se pasa por alto.
Por lo que el equipo de ventas puede centrarse en vender en lugar de otras acciones de gestión.
· Análisis e informes en tiempo real
Por supuesto que necesitas que el CRM de ventas ofrezca informes en un panel de métricas clave (KPI).
En caso contrario, ¿cómo podrías tomar decisiones?
Tienes que poder ver el embudo de ventas, cuantos leads hay en total, cuantos en cada fase, estadísticas de conversión, etc.
Así es como podrás optimizar tu proceso de venta.
· Integraciones con otras herramientas
Lo ideal es que el CRM pueda integrarse con otras herramientas que tengas.
Por ejemplo a través de un API.
O de un servicio de integraciones como Make.com
¿Qué podrías hacer gracias a la integración?
Por ejemplo, podrías sincronizar los contactos del CRM con una herramienta de emailing como Mailrelay para nutrir leads mediante newsletters y correos automatizados.
· Soporte técnico
Por supuesto en algún momento necesitarás ayuda y soporte.
Busca siempre herramientas y software que ofrezca soporte que pueda ayudarte.
¿Cómo elegir el mejor CRM de ventas para tu empresa?
Hemos visto que hay muchas cosas que tener en cuenta a la hora de elegir un CRM que realmente te sea útil para lo que necesita tu empresa.
Puede resultar un poco complejo.
Por eso ahora vamos a ver los pasos básicos que podrías dar para elegirlo.
Esperamos que te ayude a tomar la mejor decisión.
· Define tus necesidades y objetivos
Parece sencillo, pero hay que tener cuidado.
Antes de comparar proveedores de CRM, detalla lo que realmente necesitas.
Por ejemplo:
- ¿Quieres mejorar el seguimiento de leads?
- ¿Automatizar el envío de correos y tareas?
- ¿Obtener mejores informes de ventas?
¿Por qué has de tener cuidado en este punto?
Porque tienes que centrarte en las funcionalidades que realmente necesitas.
Sin buscar una solución que tenga muchas funciones extra que realmente no necesitas.
Pero a la vez conviene que consideres algunas funciones que, aunque no necesitas justo en este momento, es previsible que las necesites en un futuro cercano.
Encontrar el equilibrio no es fácil.
Y sin embargo es esencial para que no gastes dinero de más, o te quedes sin funcionalidades que necesitas.
· Prioriza las funcionalidades clave
Para enfocar mejor el punto anterior, piensa en qué funciones son críticas de tener, y cuales son simplemente añadidos que te gustaría tener.
El CRM que elijas debe tener lo esencial para tu negocio.
Lo demás será gastar dinero.
A veces, una solución más sencilla pero que cubre tus necesidades al 100%, sin excesos, será la mejor elección.
· Prueba la herramienta con tu equipo
Casi todos los CRM de ventas ofrecen demos gratuitas o periodos de prueba.
Aprovecha estas opciones de prueba para evaluar el software de forma real, y ver si se ajusta a tus necesidades, y las de tu equipo.
El listado de funcionalidades que indiquen tener no es suficiente, si puedes, pruébalo.
· Evalúa el coste y la escalabilidad
Los precios de los CRM varían bastante.
Algunos cobran por usuario al mes, otros por cantidad de contactos o por funcionalidades extra.
Calcula cuánto podrías invertir en el CRM y el beneficio potencial que podrías obtener.
Es decir, no mires solo el precio, sino el beneficio que tendrás del uso de la herramienta.
CRM de ventas + Email marketing: la combinación ganadora
Para que los clientes avancen en el embudo de venta es necesaria una comunicación más o menos constante.
Ahí es donde el email marketing juega un papel fundamental.
La unión entre un CRM de ventas y una herramienta de email marketing puede impulsar este avance.
Desde Mailrelay ofrecemos la mayor cuenta gratuita del mercado.
Permite enviar hasta 80.000 correos al mes a hasta 20.000 contactos gratis.
Esto es mucho más de lo que ofrecen la mayoría de competidores.
Incluyendo soporte técnico dedicado en todos sus planes, incluso en el gratuito.
Recurda que en otras herramientas el soporte suele estar reservado a planes avanzados.
En Mailrelay además se incorporan funcionalidades avanzadas que suelen requerir planes de pago en otras plataformas.
Por ejemplo, permite crear flujos de automatización (secuencias de bienvenida, emails de goteo, autorrespuestas) para nutrir leads de forma automática según distintos comportamientos o segmentos.
También incluye tests A/B para optimizar el contenido de tus envíos.
Gracias a los campos personalizados, puedes segmentar a tu audiencia.
Así podrás personalizar cada mensaje según los datos de tus suscriptores.
· Otro punto fuerte de Mailrelay es el sistema de estadísticas en tiempo real
Con mapas de clics y mapas de calor que te permiten ver qué enlaces de tus correos generan más interés.
Estas estadísticas te ayudarán a mejorar tus campañas para tener los mejores resultados posibles.
CRMs de venta más populares y su integración con Mailrelay
A continuación te vamos a comentar sobre tres de los CRMs más populares y qué posibilidades de integración tienen con Mailrelay.
· SumaCRM
SumaCRM es un CRM sencillo orientado a pequeñas empresas.
Está diseñado para facilitar la gestión de contactos, ventas y comunicaciones.
Permite importar contactos desde Excel, Gmail u Outlook y centralizar en un solo lugar todos los datos de los clientes.
La herramienta sincroniza los correos electrónicos de todo el equipo para archivarlos automáticamente en cada ficha de cliente, y ofrece gestión integral de oportunidades de venta con pipeline simplificado.
Los usuarios pueden crear oportunidades (deals) y darles seguimiento en etapas (abierto, ganado, perdido), manteniendo un control completo sobre el proceso comercial con ayuda de paneles de control e informes en tiempo real.
Integración con Mailrelay:
SumaCRM no dispone de un plugin específico, pero ofrece una integración directa vía SMTP para usar Mailrelay en el envío de correos masivos.
En la práctica, esto se logra configurando el SMTP de Mailrelay dentro de SumaCRM, de modo que las campañas de emailing realizadas desde el CRM se envíen a través de Mailrelay.
· Pipedrive
Pipedrive es un CRM de ventas muy popular, enfocado en ayudar a los equipos comerciales a gestionar su embudo de ventas de forma visual y efectiva.
Se destaca por su interfaz intuitiva tipo pipeline, donde las empresas (especialmente pymes) pueden configurar etapas personalizadas de su ciclo de venta y adaptar el embudo a sus procesos.
La plataforma ofrece un seguimiento de todas las actividades de ventas: los usuarios reciben notificaciones y recordatorios de tareas para que ninguna oportunidad se pierda.
Integración con Mailrelay:
Pipedrive no posee una integración nativa específica con Mailrelay, pero sí es compatible mediante plataformas de automatización como Make.com.
Aprovechando estas herramientas de integración (iPaaS), es posible sincronizar datos entre Pipedrive y Mailrelay para automatizar flujos de trabajo.
Por ejemplo, se puede configurar que al crear un nuevo contacto o cliente potencial en Pipedrive, automáticamente se registre un nuevo suscriptor en una lista de Mailrelay.
En la práctica, esta integración vía Make garantiza que la base de contactos del CRM esté sincronizada con Mailrelay (por ejemplo, manteniendo actualizadas las listas de suscriptores) y que las acciones de marketing por email se coordinen con las etapas del proceso de ventas en Pipedrive, todo sin intervención manual.
· HubSpot CRM
HubSpot CRM es una plataforma CRM completa y modular (parte de la suite HubSpot) diseñada para centralizar y automatizar tanto las ventas como el marketing de las empresas.
Se caracteriza por eliminar fricciones en el proceso comercial y ofrecer una experiencia fluida a los equipos de ventas.
Incluye un pipeline de ventas visual totalmente personalizable, gestión de contactos y empresas, y potentes herramientas de productividad con apoyo de IA.
Integración con Mailrelay
En el caso de HubSpot, no existe una integración directa oficial con Mailrelay dentro de sus apps predefinidas, pero es totalmente viable conectar ambas plataformas mediante Make.com.
La potente API de HubSpot y la API REST de Mailrelay facilitan esta conexión a través de flujos automatizados sin código.
Por ejemplo, utilizando Make se puede implementar un escenario donde cada nuevo contacto creado en HubSpot CRM genera automáticamente un nuevo suscriptor en Mailrelay.
En resumen
Para elegir el mejor CRM tienes primero que ver qué opciones necesitas, detectar tus necesidades.
Y a partir de ahí buscar, y si es posible, probar, la herramienta que más se ajusta a esas necesidades.
Un CRM adecuado y bien implementado te permitirá organizar tu ciclo de ventas y sacarle el máximo partido a tus esfuerzos de marketing.