Guía paso a paso para crear tu empresa en España: trámites en Hacienda y Seguridad Social

En el mundo empresarial, dar vida a una idea requiere mucho más que sólo una visión.

Implica una serie de trámites legales y fiscales que son fundamentales para el correcto funcionamiento de cualquier empresa.

En España, estos procesos implican la interacción con diversas entidades, siendo las más prominentes la Agencia Tributaria (Hacienda) y la Seguridad Social.

Desde la elección de la forma jurídica hasta el cumplimiento de las normativas de prevención de riesgos laborales, cada paso del camino es crucial para construir una base sólida para tu empresa.

En esta guía, desglosamos cada uno de estos pasos, proporcionándote un mapa detallado de los trámites necesarios para crear tu empresa en España.

Elección de la Forma Jurídica

El primer paso en el camino para establecer tu empresa en España es elegir la forma jurídica que mejor se adapte a tu tipo de negocio y a tus planes a largo plazo.

La forma jurídica de una empresa determina muchos aspectos clave de su operación, incluyendo la estructura de liderazgo, las responsabilidades fiscales y legales, y las obligaciones de informes.

Existen varias formas jurídicas de empresas en España, que incluyen el empresario individual (autónomo), la sociedad limitada (S.L.), la sociedad anónima (S.A.), la sociedad de responsabilidad limitada nueva empresa (S.L.N.E), la sociedad laboral (S.L. o S.A.), la sociedad cooperativa, entre otras.

La elección de la forma jurídica debe basarse en consideraciones como la cantidad de capital disponible, el número de propietarios o socios, la naturaleza de la actividad de la empresa y la tolerancia al riesgo.

Por ejemplo, una S.L. es una opción popular para pequeñas y medianas empresas debido a su requisito de capital mínimo y la limitación de responsabilidad a las aportaciones de los socios.

Por otro lado, los empresarios individuales tienen una constitución más sencilla y menos costosa, pero los propietarios tienen una responsabilidad ilimitada por las deudas de la empresa.

Es importante tener en cuenta que cada forma jurídica tiene sus propios requisitos y obligaciones fiscales y legales, por lo que puede ser útil buscar asesoramiento legal y financiero antes de tomar una decisión.

Esta elección inicial será crucial para el futuro de tu empresa y establecerá el tono para todos los trámites subsiguientes.

Solicitud de Nombre o Denominación Social

Una vez que hayas decidido la forma jurídica de tu empresa, el próximo paso es escoger un nombre o denominación social que represente a tu empresa.

Este nombre debe ser único y no puede ser igual o demasiado similar a cualquier otro ya existente en el Registro Mercantil Central.

La solicitud de denominación social se realiza a través del Registro Mercantil Central.

Primero, debes pensar en varias opciones de nombres, pues en el formulario se te pedirá que proporciones un mínimo de tres alternativas.

Estas opciones se verificarán en el orden en el que las hayas listado. Si la primera opción está disponible, se aprobará.

En caso contrario, se verificará la segunda opción, y así sucesivamente.

Una vez que hayas completado la solicitud y pagado la tasa correspondiente, el Registro Mercantil Central emitirá un certificado de denominación social.

Este documento acredita que el nombre de tu empresa está reservado para ti durante un período de seis meses.

Asegúrate de elegir un nombre que sea representativo y atractivo, y que se adhiera a las normas del Registro Mercantil.

Recuerda que el nombre de tu empresa será una parte importante de su identidad y de cómo te percibirán tus clientes y otras partes interesadas.

La elección de la denominación social es un paso significativo en la creación de tu empresa, que define cómo te conocerán en el mercado y marca el inicio formal del proceso de constitución de tu empresa.

Obtención del Código de Identificación Fiscal (CIF)

El Código de Identificación Fiscal, conocido comúnmente por sus siglas CIF, es un identificador esencial que toda empresa necesita para operar en España.

Se trata de un código único asignado a cada empresa por la Agencia Tributaria, que será utilizado en todas las transacciones y comunicaciones con las autoridades fiscales.

Para obtener el CIF, debes presentar el modelo 036 en la Agencia Tributaria.

Este modelo es una declaración censal donde se inscribe, se modifica o se da de baja la situación de la empresa en el censo de empresarios.

En la presentación inicial, proporcionarás información sobre la empresa, incluyendo la denominación social, la forma jurídica, el domicilio fiscal y la actividad económica.

Al presentar este modelo, también darás de alta a la empresa en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), aunque las empresas suelen estar exentas de este impuesto durante los dos primeros años.

Después de presentar el modelo 036, recibirás un CIF provisional, que posteriormente se convertirá en tu CIF definitivo después de que se complete la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil.

La obtención del CIF es un paso crucial en el proceso de creación de una empresa en España, ya que sin este código no podrás realizar ninguna operación comercial o financiera en nombre de la empresa.

Por lo tanto, es importante realizar este trámite correctamente y guardar el CIF para todas las futuras necesidades empresariales.

Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es un impuesto que grava el ejercicio de actividades económicas realizadas en territorio español.

Este impuesto se aplica tanto a personas físicas como jurídicas y a entidades sin personalidad jurídica que operan en España.

En la etapa de constitución de la empresa, la alta en el IAE se realiza al mismo tiempo que la solicitud del CIF, utilizando el modelo 036 de la Agencia Tributaria.

A través de este formulario, la empresa notifica a la Agencia Tributaria sobre la actividad económica que planea llevar a cabo, según la clasificación de actividades económicas en el IAE.

Es importante notar que, aunque el alta en el IAE es obligatoria para todas las empresas que inician una actividad económica, la mayoría de las empresas están exentas de pagar este impuesto.

En concreto, están exentas las empresas cuya cifra de negocios no supere un millón de euros, las entidades sin fines lucrativos, y los nuevos empresarios durante los dos primeros años de actividad.

Sin embargo, aun cuando se esté exento, es obligatorio darse de alta.

Darse de alta en el IAE es un paso importante para formalizar la situación fiscal de la empresa y para definir las actividades económicas que va a realizar.

Esto permitirá a la Agencia Tributaria saber cuál será la actividad principal de tu negocio y determinar las obligaciones fiscales correspondientes.

Depósito del Capital Social

El capital social es la cantidad de dinero que los socios o accionistas aportan a la empresa al momento de su creación, y representa el patrimonio inicial de la empresa.

Esta aportación puede realizarse en dinero, en bienes o en derechos, y se utiliza para hacer frente a las obligaciones de la empresa.

La cantidad requerida para el capital social depende de la forma jurídica de la empresa.

Por ejemplo, para una Sociedad Limitada (S.L.) se requiere un mínimo de 3.000 euros, mientras que para una Sociedad Anónima (S.A.) se requiere un mínimo de 60.000 euros.

Este capital debe depositarse en una cuenta bancaria a nombre de la empresa antes de su constitución.

El banco emitirá un certificado de depósito, el cual deberás presentar ante el notario al momento de la firma de la escritura pública de constitución de la empresa.

El depósito del capital social es un paso fundamental en el proceso de constitución de una empresa en España.

No solo provee a la empresa de los fondos necesarios para iniciar su actividad, sino que también ofrece garantías a los acreedores de que la empresa tiene un patrimonio mínimo con el que hacer frente a sus obligaciones.

Es importante recordar que, aunque el capital social representa el patrimonio inicial de la empresa, a lo largo de la vida de la empresa se pueden realizar ampliaciones de capital para obtener más recursos.

Escritura de Constitución de la Sociedad

La escritura de constitución de la sociedad es uno de los documentos más importantes en la creación de una empresa en España.

Este documento, que debe ser firmado ante notario, establece formalmente la existencia de la empresa y establece sus estatutos básicos, que son las normas internas de funcionamiento de la empresa.

En la escritura de constitución se debe incluir información relevante como la denominación social de la empresa, el domicilio social, el objeto social (la descripción detallada de la actividad que va a realizar la empresa), el capital social, la distribución de las participaciones o acciones entre los socios, y la identificación de los administradores o directores de la empresa.

Es importante destacar que la escritura de constitución es un acto público y oficial que confiere a la empresa su personalidad jurídica.

Además, este documento también sirve para proteger a los propietarios, ya que establece sus derechos y responsabilidades en relación a la empresa.

Una vez firmada la escritura de constitución, el notario se encarga de enviar una copia electrónica al Registro Mercantil para su inscripción.

Esta inscripción es necesaria para que la empresa adquiera su personalidad jurídica y pueda comenzar a operar legalmente.

La redacción de la escritura de constitución requiere de una cuidadosa consideración y es aconsejable contar con el asesoramiento de un experto legal.

Este documento es esencial para la operación y gobierno de la empresa, y establece las reglas básicas bajo las cuales se regirá la empresa.

Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD)

El Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD) es una tasa que se aplica en España a ciertos actos jurídicos documentados, incluyendo la constitución de sociedades.

La base imponible de este impuesto en el caso de la constitución de sociedades es el capital social.

El tipo impositivo aplicable depende de la Comunidad Autónoma donde se ubique el domicilio social de la empresa.

Es importante mencionar que en el caso de la constitución de sociedades, la operación está sujeta pero exenta del ITP-AJD, lo que significa que aunque debes presentar la declaración del impuesto ante la Hacienda de tu Comunidad Autónoma, no tienes que abonar cantidad alguna.

Sin embargo, debes cumplir con la presentación del modelo correspondiente, que variará dependiendo de la Comunidad Autónoma donde se domicilie la sociedad.

Este trámite debe realizarse en los 30 días hábiles siguientes a la fecha de la firma de la escritura pública de constitución, y es un paso indispensable para que puedas inscribir a tu empresa en el Registro Mercantil.

Asegúrate de cumplir con este requisito a tiempo para evitar posibles sanciones o retrasos en la constitución de tu empresa.

Y, aunque esté exento, es importante recordar que el ITP-AJD es un impuesto que puede aplicar en otras operaciones durante la vida de tu empresa, como ampliaciones de capital o transmisiones de acciones o participaciones.

Inscripción en el Registro Mercantil

El Registro Mercantil es una institución pública española en la que se inscriben los actos y contratos relacionados con el comercio y las empresas, otorgándoles publicidad legal.

La inscripción de tu empresa en el Registro Mercantil es un paso obligatorio y esencial para que tu empresa adquiera personalidad jurídica y pueda operar legalmente.

Tras la firma de la escritura pública de constitución ante notario, este enviará telemáticamente una copia de la misma al Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa.

Posteriormente, tendrás que presentar la liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP-AJD), aun cuando esté exento en el caso de constitución de sociedades.

Después de esto, el Registro Mercantil inscribirá tu empresa y te entregará una certificación de inscripción.

Este certificado demuestra que tu empresa está legalmente constituida y registrada, y es necesario para realizar ciertos trámites, como la obtención del CIF definitivo.

La inscripción en el Registro Mercantil no solo da a tu empresa una existencia legal, sino que también proporciona seguridad jurídica a terceros que interactúan con tu empresa.

Asimismo, el Registro Mercantil es una fuente de información pública sobre tu empresa, que puede ser consultada por cualquier persona interesada.

Es importante recordar que la inscripción en el Registro Mercantil requiere el pago de una tasa, que dependerá del capital social de la empresa.

Además, la inscripción debe renovarse anualmente a través de la presentación de las cuentas anuales de la empresa.

Alta en la Seguridad Social

Una vez tu empresa esté legalmente constituida y registrada, el siguiente paso será dar de alta a la empresa y a los trabajadores en la Seguridad Social.

Este paso es crucial, ya que garantiza que tanto la empresa como los empleados estén cubiertos por el sistema de seguridad social de España.

El alta en la Seguridad Social se realiza a través de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

Para dar de alta a la empresa, deberás presentar el modelo TA.6, y para dar de alta a los trabajadores, deberás presentar el modelo TA.2/S.

Estos formularios se deben presentar en la oficina de la TGSS correspondiente al domicilio social de la empresa.

Además de dar de alta a la empresa y a los trabajadores, también deberás elegir el régimen de la seguridad social que corresponda según la actividad de la empresa y las características de los trabajadores.

Los regímenes más comunes son el Régimen General y el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

El alta en la Seguridad Social es un paso esencial para garantizar que los trabajadores estén cubiertos en caso de enfermedad, accidente laboral, desempleo, maternidad, jubilación, entre otras situaciones.

Además, la afiliación a la seguridad social es obligatoria para todas las empresas y trabajadores, y el incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a sanciones.

Es importante recordar que el alta en la seguridad social y el pago de las cotizaciones correspondientes son responsabilidades continuas de la empresa durante todo el tiempo que emplee a trabajadores.

Por lo tanto, asegúrate de mantener al día tus obligaciones con la Seguridad Social para garantizar el correcto funcionamiento de tu empresa.

Adquisición del Libro de Visitas y Calendario Laboral

El Libro de Visitas y el Calendario Laboral son dos elementos clave que debes tener en cuenta como parte del cumplimiento de las obligaciones laborales de tu empresa.

Libro de Visitas:

Hasta hace unos años, todas las empresas estaban obligadas a disponer de un Libro de Visitas físico en cada centro de trabajo para que los inspectores de trabajo pudieran dejar constancia de sus visitas.

Sin embargo, desde el año 2013, la regulación cambió y las empresas ya no están obligadas a disponer de este libro físicamente.

En su lugar, las actas de inspección se llevan a cabo de forma electrónica.

No obstante, la empresa debe estar preparada para facilitar la labor inspectora y registrar adecuadamente todas las visitas de inspección.

Calendario Laboral:

Según la legislación laboral española, cada empresa está obligada a confeccionar un calendario laboral y a mantenerlo a disposición de los trabajadores y de la inspección laboral.

El calendario laboral debe incluir información detallada sobre los horarios de trabajo, las fechas de inicio y fin de los periodos de trabajo, los festivos, los períodos de vacaciones y otras informaciones relevantes sobre el tiempo de trabajo.

Este calendario debe ser elaborado cada año y debe ser visible y accesible para todos los trabajadores en un lugar destacado en el lugar de trabajo.

Estos dos elementos son fundamentales para el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa y para garantizar una buena relación con los trabajadores y con la inspección laboral.

Es importante recordar que el incumplimiento de estas obligaciones puede dar lugar a sanciones y multas, por lo que es crucial mantener al día estas responsabilidades.

Cumplimiento de la Prevención de Riesgos Laborales

El cumplimiento de las normativas de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) es fundamental para todas las empresas que operan en España.

Estas normativas están diseñadas para proteger la seguridad y la salud de los trabajadores y para prevenir accidentes y enfermedades laborales.

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece una serie de obligaciones para los empresarios, que incluyen:

• Evaluación de Riesgos: La empresa debe llevar a cabo una evaluación inicial de los riesgos laborales asociados a su actividad y a los puestos de trabajo de sus empleados. Esta evaluación debe ser actualizada regularmente y cada vez que se produzca un cambio significativo en las condiciones de trabajo.
• Plan de Prevención: A partir de la evaluación de riesgos, la empresa debe desarrollar un Plan de Prevención de Riesgos Laborales. Este plan debe incluir medidas específicas para eliminar o reducir los riesgos detectados.
• Formación e Información: Los trabajadores deben recibir formación e información adecuada sobre los riesgos asociados a su puesto de trabajo y sobre las medidas preventivas adoptadas. Esta formación debe ser proporcionada al inicio de su actividad laboral y cada vez que cambien las condiciones de trabajo.
• Vigilancia de la Salud: La empresa debe facilitar a los trabajadores la realización de exámenes de salud relacionados con los riesgos laborales a los que están expuestos.
• Consulta y Participación: Los trabajadores tienen derecho a participar y ser consultados en todas las cuestiones relacionadas con la prevención de riesgos en la empresa.

Es importante señalar que, dependiendo del tamaño de la empresa y de la naturaleza de los riesgos laborales, puede ser necesario contar con uno o más trabajadores designados para la prevención de riesgos, o incluso con un Servicio de Prevención Ajeno, que es una entidad especializada en la gestión de la prevención de riesgos laborales.

El incumplimiento de las obligaciones de prevención de riesgos laborales puede dar lugar a sanciones significativas y puede tener graves repercusiones para la salud y la seguridad de los trabajadores.

Por lo tanto, es fundamental que todas las empresas se tomen en serio su responsabilidad en esta área.

Descargo de Responsabilidad Legal

La información proporcionada en este documento se ofrece con fines informativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal, fiscal o profesional sobre ningún asunto en particular.

Cada uno de estos títulos representa un paso general en el proceso de establecer una empresa en España con respecto a la Agencia Tributaria (Hacienda) y la Seguridad Social.

No obstante, cada caso empresarial es único y estos pasos pueden variar sustancialmente dependiendo del tipo de negocio, de la estructura de la empresa, de la ubicación geográfica y de una variedad de otros factores.

Además, el proceso de constitución de una empresa implica una serie de obligaciones legales y fiscales que van más allá de los pasos básicos descritos aquí.

Es esencial que busques asesoramiento legal y fiscal profesional antes de iniciar cualquier actividad empresarial.

Un asesor legal o fiscal profesional puede ayudarte a entender las obligaciones legales y fiscales que corresponden a tu situación particular, puede asesorarte sobre la mejor estructura empresarial para tus necesidades y puede guiarte a través de todo el proceso de constitución de la empresa.

El incumplimiento de las obligaciones legales y fiscales puede tener graves consecuencias, incluyendo sanciones económicas y responsabilidad civil o incluso penal.

Por lo tanto, es esencial que te tomes en serio tus obligaciones legales y fiscales y que busques asesoramiento profesional si tienes alguna duda.

Este documento no crea ninguna relación de asesor-cliente y no debe usarse como sustituto de asesoramiento legal o fiscal profesional.

Si tienes alguna pregunta sobre el contenido de este documento o necesitas asesoramiento sobre cualquier asunto relacionado con la constitución de una empresa, te recomendamos que busques el asesoramiento de un profesional calificado.