Llevamos a cabo una idea de negocio brillante, sin embargo en ocasiones podemos caer en el error de no tener en cuenta una previsión de gastos realista para saber si podemos ponerla en marcha. Veamos como hacer una previsión de gastos.
Antes de comenzar, te aconsejo que te pongas cómoda porque la entrada de hoy está en estrecha relación con la anterior:
Pero con muchos más datos, consejos y recomendaciones para que cuándo te decidas a dar el salto y hacer realidad tu idea de negocio, tengas un colchoncito que amortigue posibles golpes.
Ya sabes lo que dicen: es mejor prevenir que curar.
Vamos a hablar de las previsiones de gastos previas a tu lanzamiento, de esos datos a tener en cuenta antes de empezar para no llevarte las manos a la cabeza después y evitar posibles disgustos.
De nuevo, contamos con la estupenda aportación de Javier Sánchez, de javiersanchezserrano.com, un economista colegiado muy involucrado con el tema que nos ocupa: ayudarte a emprender sin volverte loca.
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Si estás pensando en emprender una de las primeras preguntas que te asaltará será:
¿Tengo dinero suficiente para lanzarme a ello? ¿Qué colchón de tesorería necesito?
Y es que realizar ese cálculo de previsiones de gastos es bastante complicado. Enseguida verás las razones.
- 1 ¿Qué hay que tener en cuenta para calcular el capital inicial necesario para emprender?
- 1.1 1.- Calcula tus necesidades personales antes de emprender
- 1.2 2.- Calcula las necesidades del negocio
- 1.3 2.1. Haciendo una previsión de gastos fijos necesarios
- 1.4 3.- Calcula 6 meses de colchón para gastos
- 1.5 4.- Calculando un objetivo de ventas
- 1.6 5.- Calculando la inversión en inmovilizado necesaria y las amortizaciones
- 1.7 Conclusión final
¿Qué hay que tener en cuenta para calcular el capital inicial necesario para emprender?
Cuando un negocio empieza lo normal es que no tenga ingresos ni beneficios.
Los ingresos pueden tardar en aparecer de uno a tres meses y los beneficios dos o tres años, e incluso más.
Es muy habitual que no puedas sacar un sueldo para tu hogar hasta pasados uno o dos años, por lo que tendrás que tirar de ahorros durante ese tiempo.
Si te equivocas con este cálculo, te habrás equivocado en la decisión de emprender y probablemente fracasarás por no poder cubrir tus necesidades personales y no porque la idea de negocio fuera mala.
Lo que pretendo es que puedas tomar una decisión bien fundamentada, porque fracasar es duro y las consecuencias pueden ser muy dolorosas. Lo sé de primera mano.
Así que te propongo los siguientes bloques de cálculos para ir dando forma a tus previsiones de gastos:
| ) Necesidades personales para 12 meses. |
| ) Necesidades personales para 12 meses. |
| ) Gastos fijos mensuales del negocio. |
| ) Colchón para gastos fijos inicial de 6 meses. |
| ) Objetivo de ventas anual. |
| ) Inversión en marketing el primer año. |
| ) Inversiones y amortizaciones. |
1.- Calcula tus necesidades personales antes de emprender
Haz un análisis de tu situación económica personal teniendo en cuenta lo siguiente:
- Si es un negocio a tiempo completo o si es un negocio que realizas como complemento a tu trabajo
- Tus necesidades personales: si tienes hipoteca, gastos de suministros de la casa, comida, colegio niños, seguros, etc.
Si tu negocio lo empiezas como un proyecto independiente, pero seguirás trabajando y teniendo un sueldo, pasa a los cálculos de tipo empresarial.
Si tu familia tiene sus gastos cubiertos por el salario de tu pareja, y este salario es muy estable (funcionario o similar) entonces también te puedes saltar este paso. Si no, lo siento pero tienes que hacerlo.
Te recomiendo que calcules cuánto necesitas cada mes para sobrevivir, y evita pensar que va a ser menos de lo que gastas ahora, seguramente NO conseguirás gastar mucho menos.
Haz los cálculos en función de los gastos que tienes actualmente.
Multiplica este capital por 12 meses y apártalo del capital disponible.
► Ejemplo
He cobrado 60.000 euros de indemnización por despido y quiero emprender.
Cálculo de necesidades mensuales:
| Hipoteca: 600 euros. |
| Agua y Luz: 150 euros. |
| Comida: 400 euros. |
| Impuestos de IBI y otros: 50 euros. |
| Seguros: 100 euros. |
| Teléfono: 100 euros. |
| Gastos ropa: 100 euros. |
| Gastos colegio: 150 euros. |
| Total mensual: 1.650 euros. |
Si tus números se parecen a esto necesitarás 19.800 euros para poder sobrevivir 12 meses y poder concentrarte en desarrollar tu nueva empresa sin estar preocupado por si podrás pagar la hipoteca o no.
Además de lo anterior, calcula 3 meses más como colchón de seguridad para volver a buscar empleo.
1650 x 3 = 4.950 euros
Total del colchón de seguridad: 24.750 euros.
Apártalo del capital que tienes disponible:
60.000
-24.750
= 35.250 euros. << Éste es capital que tienes realmente disponible para invertir.
Si haces esto te aseguras 12 meses de trabajo concentrado y 3 meses más de supervivencia para encontrar un trabajo si decides desistir de tu aventura.
2.- Calcula las necesidades del negocio
Antes de empezar. Pon atención en esto.
Te voy a proponer hacer los cálculos de manera no convencional por la siguiente razón:
Tu primera prioridad es conseguir clientes, no tener la tienda más bonita, ni la web mejor diseñada, ni el mejor coche de empresa, ni maquinaria nueva, ni el rótulo más caro, ni lo último en informática, ni el mejor mobiliario…
Si te gastas tu capital en inversiones fijas, tangibles, que parecen más “reales” que una inversión en marketing, ni te imaginas lo que te vas a arrepentir después.
Para conseguir clientes tienes que invertir en marketing, no es una opción, es una obligación. Recuerda, acabas de empezar y ésta debe ser tu primera prioridad.
Míralo de esta manera:
El dinero invertido en locales, maquinaria, existencias, etc. es como si un ejército invirtiera en cañones, tanques y alimentos para las tropas.
Pero el dinero invertido en marketing es la munición. Si te lo gastas todo en armamento y no dejas nada para comprar munición, vas a durar poco en las trincheras.
Mi consejo: reserva un 20% de tu objetivo de ventas para marketing el primer año. El coste de adquirir nuevos clientes es muy alto y vas a necesitar invertir fuerte el primer año. Luego puedes bajarlo al 10% el segundo año y luego estabilizarlo en el 6-8%.
Si necesitas vender 100.000 euros (ahora veremos un método para calcularlo) prepara 20.000 euros para invertir en marketing durante el primer año.
La mayoría empieza calculando el dinero que necesitan para la reforma, lo que necesitan para el mobiliario, etc. y algunos lo único que calculan es esto.
Nosotros vamos a dejar eso para el final, porque así seremos más conscientes de si realmente necesitamos comprar un ordenador nuevo o podemos tirar con uno de tercera mano.
2.1. Haciendo una previsión de gastos fijos necesarios
Hay una serie de gastos recurrentes de los que no te vas a librar si empiezas un negocio, son gastos del tipo:
| ) Cuota autónomos |
| ) Sueldo (¿Recuerdas que lo has calculado antes en tus necesidades personales?) |
| ) Teléfono e internet |
| ) Electricidad |
| ) Impuestos |
| ) Asesoría |
| ) Mantenimiento web |
| ) Gastos financieros (comisiones bancarias de la cuenta y para cobrar con tarjeta por ejemplo) |
| ) Material de oficina (impresión de tickets, facturas, etc). |
| ) Amortizaciones. Recuperación de la inversión en informática, muebles,etc. |
| ) Gastos de marketing. |
Calcula cuánto es esto.
► Ejemplo
| ) Autónomo: 270 euros |
| ) Alquiler local: 400 euros. |
| ) Sueldo: 1650 euros |
| ) Teléfono e internet: 100 euros |
| ) Electricidad: 100 euros |
| ) Agua: 60 euros |
| ) Impuestos: 300 euros (si necesitas 1650 euros netos para vivir, el IRPF no es gratis) |
| ) Asesoría: 75 euros |
| ) Mantenimiento web: 50 euros |
| ) Gastos financieros: 50 euros |
| ) Material de oficina: 50 euros |
| ) Amortizaciones: 192 euros (esto lo vamos a calcular como restricción del proyecto, lo vemos enseguida) |
| ) Imprevistos: 108 euros. |
| ) Gasto en marketing (no lo tenemos en cuenta y vamos a ajustar después en función del objetivo de ventas inicial aumentándolo en la tasa estable de un 8%) |
Gastos totales anuales 3.405 euros x 12 = 40.860 euros.
Esto es lo que vas a necesitar generar como mínimo para poder pagarte el sueldo y cubrir los gastos fijos, por lo que debe ser tu base para calcular un objetivo mínimo de ventas.
3.- Calcula 6 meses de colchón para gastos
Como hemos apartado nuestro sueldo en el apartado de necesidades personales y la amortización es un gasto pero no es una salida mensual de tesorería, lo quitamos y nos dará 1.455 euros, que por 6 meses hacen 8.730 euros.
Este será nuestro colchón de 6 meses para gastos.
Vamos a calcular un primer objetivo de ventas anuales.
4.- Calculando un objetivo de ventas
Analiza el margen bruto de tu negocio
► Si son servicios y estas vendiendo tu tiempo
Entonces es probable que con esto hayas terminado inicialmente.
Tendrás que vender servicios por 40.860 euros (y tendrás un sueldo pero no beneficios), incrementa esta cantidad en un 8% para marketing y ponte como objetivo 44.000 euros. Reserva 8.000 euros iniciales para el marketing del primer año.
► Si vendes productos
Necesitas calcular el margen bruto medio de las ventas, realizar una previsión de ventas.
Por ejemplo, si compras botes de pintura a 10 euros y los vendes a 20 euros, tu margen bruto es del 50% sobre el precio de venta.
Margen bruto = 100* (Precio Venta -Precio compra)/Precio venta
Averigua el margen bruto de tu sector si no lo sabes, puedes buscar informes por internet o comprar las cuentas anuales de algunas empresas de referencia.
¿Qué ventas necesitamos para cubrir los gastos con ese margen?
Ventas = Gastos anuales / (Margen bruto/100)
Ventas = 40.860 / (50/100) = 40.860 / (0.5) = 81.720 euros >> Objetivo de ventas inicial
Ojo que éste no es el definitivo, tenemos que añadir la previsión de gastos de marketing. Te recomiendo un mínimo del 8% como presupuesto anual de marketing.
Así que nuestro objetivo de ventas “normal” sería: 81.720 * 1,08 = 88.258 euros.
Aunque para el primer año calculemos un 20% de presupuesto para marketing. Aquí lo que quiero que te preguntes es ¿tengo capital para afrontar un 20% de inversión en marketing? Es decir, ¿tengo 16.000 euros?
Como es que sí, continuamos. Si fuera que no, busca otra idea en este punto, sigue ahorrando o busca un trabajo. Si no consigues estas ventas entre 12 meses y 24 meses estarás fuera del juego.
5.- Calculando la inversión en inmovilizado necesaria y las amortizaciones
¿Por qué he dejado esto para el final, si se suele calcular al principio?
Te lo he dicho antes, porque priorizar la inversión en activos en un negocio nuevo es un error. Hay que priorizar la inversión en conseguir clientes y en financiar los gastos que vamos a tener sí o sí. Por eso los calculamos primero.
Lo que sobre es lo que podemos invertir en otro tipo de cosas. En mi opinión es mejor establecer una restricción aquí, que no establecer una restricción en marketing y gastos operativos que son vitales en el inicio del negocio.
La partida de inversiones es mucho más flexible de lo que nos pensamos
Si necesitas un camión para tu actividad… este camión puede ser nuevo y costar 70.000 euros, o puede ser de segunda mano y costar 20.000 euros, o quizá puedas alquilarlo por días sueltos al principio (aunque sea mucho más caro) y comprarlo después cuando ya tengas clientes y el negocio genere dinero.
A todos nos gusta comprar las cosas nuevas, pero tienes que preguntarte qué es lo mejor para tu negocio.
¿Necesitas una impresora? No la compres, haz un contrato de pago por copia.
Haz una lista de todo lo que necesitas para arrancar :
- Reforma del local
- Vehículo de empresa
- Mobiliario
- Ordenadores
- Impresoras
- Desarrollo web
- Plataforma de mailing
- Diseño de logotipo
Intenta no dejarte nada.
Luego califica lo que es imprescindible de lo que no, lo que puedes comprar de segunda mano y lo que podrías alquilar.
Prioriza la forma que menos liquidez inicial requiera.
Mejor alquilar que comprar.
Mejor de segunda mano que nuevo.
Suma el total de inversión de lo que necesitas comprar y divídelo por siete.
¿Por qué por siete?
Para simplificar, siete años es una buena media de durabilidad de los elementos. La manera correcta es calcular los años de duración de cada elemento y calcular el gasto de amortización de cada uno.
En nuestro ejemplo, y por simplificar hemos calculado 192 euros al mes para esto, lo que implica una inversión de 11.520 euros amortizable en 7 años. Es decir, hemos impuesto como restricción a este proyecto que la inversión en activos fijos no pueda superar esa cantidad que es “la que sobra” de todo lo demás.
La razones de dejar esto para el final ya las he explicado aunque podríamos debatir mucho aquí sobre metodologías y habría que adaptarlo a cada situación y a cada negocio.
Conclusión final
Recuerda, una previsión de gastos es siempre un acto de “imaginación” y cada caso es muy particular. Unos necesitan más inversión y otros menos. Unos negocios necesitan inversión en stock (supermercados) y otros no (servicios online). Y todo esto afecta mucho a los cálculos.
Lo que sí te recomiendo es que siempre hagas una previsión de gastos antes de emprender y no te saltes ninguno de estos pasos:
- Necesidades personales para 12 meses
- Gastos fijos mensuales del negocio
- Colchón para gastos fijos inicial de 6 meses
- Objetivo de ventas anual para cubrir gastos
- Inversión en marketing el primer año
- Inversiones y amortizaciones.
A continuación te dejo una ficha para que puedas hacer esta previsión de gastos de la que te he hablado a lo largo del post:
¿Qué te parece? ¿Complicado? Puede que un poco. ¿Necesario? Sin duda.
Javier se ha esforzado mucho para explicarlo de forma detallada y comprensible pero si, como yo, odias los números y no te llevas nada bien con ellos, te aconsejo buscar ayuda de profesionales con tu previsión de gastos.
Siempre puedes intentar hacerlo tú, ahora que estás empezando, pero cuándo tu idea empiece a crecer, no rechaces la idea de externalizar y delegar tareas.
Es muy importante confiar en otros profesionales especializados y centrarte en lo tuyo que es seguir aportando valor a tus lectores o clientes potenciales para sacar adelante tu proyecto.
Cuéntame tu experiencia, ¿has montado un negocio y has tenido desde el primer momento en cuenta la previsión de gastos?
Puedes leer aquí un resumen del post.