CRM y email marketing: cómo integrarlos paso a paso (con 6 flujos para copiar)
Qué datos sincronizar, cómo conectarlos sin programar y qué flujos montar para que ventas y marketing trabajen con la misma información
¿Te ha pasado que un cliente se da de baja de tu newsletter y, una semana después, un comercial le escribe para ofrecerle lo mismo?
Pasa más de lo que parece. Ocurre cuando el CRM y el email marketing viven cada uno por su lado.
El CRM sabe quién es cada contacto y en qué punto de la venta está. La herramienta de email sabe quién abre, quién hace clic y quién se ha dado de baja.
Por separado, cada uno ve media película. Unir CRM y email marketing te da la película completa.
En esta guía verás cómo conectar los dos y qué datos deben pasar de uno a otro. También qué CRM encajan mejor.
Y al final tienes 6 flujos de CRM y email marketing que puedes montar esta misma semana.
¿Por qué conectar tu CRM con el email marketing?
Un CRM organiza la relación con cada cliente: datos, oportunidades, llamadas y tareas. Una herramienta de email marketing envía mensajes a muchos contactos a la vez y mide qué hacen con ellos.
Cuando trabajan juntos, ganas tres cosas.
Menos trabajo manual. Nadie exporta Excel cada lunes para subir los leads nuevos a la lista.
Mensajes más oportunos. Un contacto que pasa a cliente deja de recibir emails de captación y empieza a recibir los de bienvenida.
Mejor seguimiento comercial. El comercial sabe qué contactos han hecho clic en la última campaña y a quién llamar primero.
La integración entre CRM y email marketing no tiene por qué ser compleja. Hoy se puede montar sin programar en una tarde.
Qué datos deben pasar del CRM al email marketing (y al revés)
Antes de conectar nada, decide qué información necesitas en cada lado. Sincronizarlo todo llena las fichas de campos que nadie usa.
Esta tabla resume los datos más útiles y hacia dónde deben viajar.
| Dato | Dirección | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Email, nombre y empresa | CRM → email marketing | Personalizar el saludo y el asunto |
| Etapa del embudo (lead, oportunidad, cliente) | CRM → email marketing | Enviar a cada contacto el mensaje de su etapa |
| Sector, producto de interés o ciudad | CRM → email marketing | Segmentar campañas |
| Fecha de alta o de última compra | CRM → email marketing | Bienvenidas, aniversarios y reactivaciones |
| Bajas de la lista | Email marketing → CRM | No volver a enviar marketing a quien no quiere |
| Clics en enlaces concretos | Email marketing → CRM | Detectar interés y avisar al comercial |
| Rebotes | Email marketing → CRM | Corregir direcciones que ya no existen |
En Mailrelay, los datos del CRM se guardan en campos personalizados.
La etapa del embudo suele funcionar mejor como grupo de suscriptores, porque las automatizaciones se activan cuando alguien entra en un grupo.
Una regla sencilla evita muchos líos al unir CRM y email marketing: cada dato tiene un dueño.
El CRM manda en la etapa y en los datos comerciales. La herramienta de email manda en las bajas y en la actividad de los envíos.
4 formas de conectar tu CRM con el email marketing
Hay cuatro vías para conectar un CRM con Mailrelay. Puedes combinarlas.
1. Make: la opción sin código
Make es una plataforma de automatización sin código. Conectas dos aplicaciones con bloques visuales: «cuando pase esto en el CRM, haz esto en Mailrelay».
La app de Mailrelay en Make tiene 11 módulos. Con ellos puedes crear o actualizar suscriptores, crear y gestionar grupos, consultar un contacto o reenviar el email de confirmación.
Y si necesitas algo más, tiene un módulo para lanzar cualquier llamada a la API.
Make también tiene módulos para los CRM más usados, como HubSpot, Pipedrive, Salesforce o Zoho CRM. Por eso es la vía más rápida para unir tu CRM con el email marketing.
Incluso hay una plantilla lista que crea un suscriptor en Mailrelay cada vez que entra un contacto nuevo en HubSpot.
Ten en cuenta: la app de Mailrelay en Make solo tiene acciones, no disparadores.
Para el camino de vuelta (de Mailrelay al CRM) se usan los webhooks, que verás en la forma 3.
2. API REST: la opción a medida
La API de Mailrelay permite leer y escribir casi todo lo que hay en tu cuenta desde otro programa. Se autentica con una clave que creas en la configuración de tu cuenta.
Para una integración con el CRM, los recursos más útiles son los suscriptores, los grupos, las etiquetas y los campos personalizados. También puedes consultar las campañas enviadas, las bajas y los rebotes.
La API admite hasta 250 peticiones cada 5 minutos en todos los planes. Para sincronizaciones grandes tiene una función batch que agrupa hasta 500 operaciones en una sola llamada.
Es la vía lógica si tu CRM es un desarrollo propio o un ERP, o si ya tienes a alguien técnico en el equipo. También cuando quieres que la conexión entre tu CRM y el email marketing haga algo que Make no cubre.
3. Webhooks: para que el CRM se entere al momento
Un webhook es un aviso automático que Mailrelay envía a otro sistema cuando pasa algo. Se configuran en Configuración > Notificaciones de eventos.
Puedes recibir avisos de altas, de bajas y del estado de los SMS. Así, cuando alguien se da de baja desde una newsletter, tu CRM lo sabe en ese mismo instante. Es la pieza que cierra el círculo entre CRM y email marketing.
El aviso puede ir directo a tu CRM o a un escenario de Make, que luego actualiza la ficha del contacto.
Tienes el paso a paso en nuestra guía de webhooks para conectar tus suscriptores con tu CRM.
Las automatizaciones de Mailrelay también pueden lanzar un webhook como uno de sus pasos. Esto abre la puerta a flujos como «si hace clic, avisa al CRM».
4. Importar un CSV: la opción manual
La más sencilla. Exportas los contactos del CRM a un archivo CSV y lo importas en Mailrelay, asignando cada columna a su campo.
Sirve para la primera carga de tu CRM al email marketing, o si tu base cambia poco. Pero no es una integración: cada importación es una foto fija y las bajas no vuelven solas al CRM.
¿Y enviar los emails desde el propio CRM?
Algunos CRM permiten enviar emails uno a uno desde la ficha del cliente con un servidor SMTP externo. Puedes usar el SMTP de Mailrelay para que esos correos tengan buena entregabilidad.
Ojo: eso son emails transaccionales o individuales, no campañas. Para newsletters y secuencias, la integración entre CRM y email marketing que buscas son las tres primeras vías.
Qué CRM se integran mejor con el email marketing
No hay un CRM mejor para todos. Para combinar CRM y email marketing, importa más que tenga buenas vías de conexión que una lista larga de funciones.
Esta tabla resume las opciones más habituales en pymes y cómo se conectan con Mailrelay.
| CRM | Para quién encaja | Cómo conectarlo con Mailrelay | Ten en cuenta |
|---|---|---|---|
| HubSpot | Pymes que quieren empezar gratis y crecer por módulos | Make (hay plantilla lista) o API | Muchas funciones de marketing están en planes de pago |
| Pipedrive | Equipos comerciales que trabajan por embudo | Make o API | Su herramienta de campañas es un complemento de pago |
| Salesforce | Empresas medianas y grandes con procesos complejos | Make o API, a menudo con ayuda técnica | El coste real incluye implantación y administración |
| Zoho CRM | Pymes que ya usan otras apps de Zoho | Make o API | Conviene ordenar bien los campos antes de sincronizar |
| CRM propio o ERP | Negocios con desarrollo a medida | API y webhooks | Necesitas a alguien técnico |
| Sin CRM | Negocios pequeños con pocos clientes | Grupos y campos de Mailrelay | Puede bastarte un CRM ligero dentro de tu herramienta de email |
Si aún estás eligiendo, en esta guía explicamos cómo elegir un CRM de ventas según tu proceso comercial. Si prefieres empezar sin coste, aquí tienes 8 opciones de CRM gratis con sus límites.
Y si tienes pocos clientes, quizá no necesites uno. Mira cómo usar Mailrelay como CRM centrado en email marketing con grupos, campos y segmentos.
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Hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, con API, webhooks e integración con Make en el plan gratuito. Sin tarjeta.
6 flujos de CRM y email marketing que puedes copiar
Estos son los flujos de CRM y email marketing que más rendimiento dan. Cada uno indica qué lo activa, qué hace y con qué vía se monta.
1. Lead nuevo en el CRM → email de bienvenida
El lead recibe tu bienvenida en minutos, no días después. Cuando entra un contacto nuevo en el CRM, Make lo crea en Mailrelay dentro del grupo «Leads nuevos».
Ese grupo activa una automatización con un email de bienvenida y, días después, uno o dos emails con tu mejor contenido.
- Disparador: contacto nuevo en el CRM.
- Vía: Make.
- Requisito: que el contacto haya dado su permiso para recibir emails.
2. Oportunidad ganada → onboarding del cliente
Quien acaba de comprar no debería seguir recibiendo emails de captación. Cuando el comercial marca la oportunidad como ganada, Make saca al contacto del grupo «Leads» y lo mete en «Clientes».
Al entrar en ese grupo empieza una secuencia de onboarding de clientes: primeros pasos, recursos y a quién pedir ayuda.
3. Baja en Mailrelay → aviso al CRM
Las bajas mandan, y el CRM tiene que saberlo. Configura un webhook de bajas que actualice la ficha del contacto con un campo «No enviar marketing».
Así ningún comercial le incluye en una campaña desde otra herramienta.
Es lo que evita la situación del principio de esta guía y ayuda a mantener baja tu tasa de bajas y tu reputación.
4. Clic en un enlace → tarea para el comercial
Un clic en «Ver precios» es una señal de compra. Crea una automatización en Mailrelay: envía el email, espera un día y comprueba si el contacto hizo clic en ese enlace.
Si lo hizo, la automatización lo añade al grupo «Interesados» y lanza un webhook. El CRM recibe el aviso y crea una tarea de llamada. Es una versión sencilla de lead scoring.
Este flujo necesita el seguimiento de clics. En Mailrelay está incluido en el plan gratuito y en Enterprise, pero no en Standard.
5. Cliente sin compras en 6 meses → reactivación
Recuperar a un cliente cuesta menos que conseguir uno nuevo. Si tu CRM guarda la fecha de la última compra, Make puede pasarla a un campo personalizado de Mailrelay.
Con ese campo creas un segmento de clientes inactivos y les envías una campaña de reactivación con un motivo para volver.
6. Oportunidad perdida → nutrición a largo plazo
Un «ahora no» no siempre es un «nunca». Cuando una oportunidad se pierde por presupuesto o por timing, el contacto pasa al grupo «Nutrición».
Ahí recibe tu newsletter mensual con casos y novedades. Es lead nurturing sin esfuerzo para el equipo comercial. Si vuelve a mostrar interés, el flujo 4 lo detecta.
Buenas prácticas para personalizar emails con los datos del CRM
Conectar tu CRM con el email marketing es la mitad del trabajo. La otra mitad es usar bien los datos.
Pide permiso antes de sincronizar. Que un contacto esté en tu CRM no significa que haya aceptado recibir tus campañas.
Sincroniza solo a quien dio su consentimiento, idealmente con doble opt-in. Repasa las normas del RGPD y la LSSI para el email marketing si tienes dudas.
Sincroniza solo lo que vayas a usar. Cinco campos bien rellenos valen más que treinta medio vacíos. Si un dato no cambia ningún email, déjalo en el CRM.
Personaliza con cabeza. Usar el nombre y la empresa funciona. Pero mencionar datos que el contacto no recuerda haberte dado incomoda. Tienes ideas en nuestra entrada sobre personalización en el email marketing.
Segmenta por etapa, no solo por datos. Un lead, una oportunidad abierta y un cliente necesitan mensajes distintos. La segmentación por etapa es la ventaja principal de unir CRM y email marketing.
Respeta las bajas en los dos sentidos. Si alguien se da de baja, que no vuelva a entrar en la lista con la siguiente sincronización.
La lista de supresión de Mailrelay te protege de ese error.
Prueba con pocos contactos. Antes de activar un flujo para toda la base, lánzalo con diez contactos de prueba y revisa que los datos llegan bien.
Cómo te ayuda Mailrelay
Mailrelay es una herramienta pensada para unir tu CRM y el email marketing, o para hacer de CRM ligero si todavía no tienes uno.
- Plan gratuito permanente: hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, sin tarjeta.
- Integraciones: Make, API REST en todos los planes y webhooks de altas, bajas y SMS.
- Grupos, campos y automatizaciones: para guardar la etapa del embudo y activar secuencias cuando cambia.
- Seguimiento de aperturas y clics: en el plan gratuito y en Enterprise, para saber quién está interesado.
- Soporte humano en todos los planes, en español, para ayudarte a montar la integración.
Si quieres ir un paso más allá, también puedes conectar Mailrelay con ChatGPT y Claude y pedir datos de tu cuenta en lenguaje natural.
Tienes el resto en las funcionalidades de Mailrelay y en la página de precios.
Por dónde empezar
No hace falta montar todos los flujos de CRM y email marketing a la vez. Empieza por el 1 y el 3: bienvenida automática para los leads nuevos y bajas que vuelven al CRM.
Con esos dos, tu CRM y el email marketing ya hablan en las dos direcciones. Cuando funcionen, añade el resto.
Monta tus primeros flujos de CRM y email marketing esta semana
Crea tu cuenta gratuita y empieza por la bienvenida automática y las bajas sincronizadas, con soporte humano en todos los planes.
Preguntas frecuentes sobre CRM y email marketing
Estas son las dudas que más se repiten al integrar CRM y email marketing.
¿Qué es un CRM de email marketing?
Es la combinación de un CRM, que gestiona la relación con cada cliente, y una herramienta de email marketing conectada a él.
El CRM aporta los datos y la etapa de cada contacto, y la herramienta de email envía las campañas y devuelve la actividad.
¿Cuál es la diferencia entre un CRM y un sistema de email marketing?
El CRM sirve para gestionar contactos, oportunidades y tareas comerciales, casi siempre de uno en uno.
El sistema de email marketing sirve para enviar campañas a muchos contactos a la vez y medir aperturas, clics y bajas. Por eso lo habitual es usar un CRM con email marketing conectado, no elegir uno de los dos.
¿Cómo puedo usar un CRM y las bases de datos existentes para mejorar los resultados del email marketing?
Pasa al email marketing la etapa del embudo y dos o tres datos útiles, como el sector o la fecha de la última compra.
Con ellos puedes segmentar, enviar mensajes distintos a leads y clientes, y reactivar a quien lleva tiempo sin comprar.
¿Puedo conectar mi CRM con Mailrelay sin programar?
Sí. Con Make conectas HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Zoho CRM y muchos más con bloques visuales. Para el camino de vuelta, los webhooks de Mailrelay se configuran desde el panel, sin código.
¿Puedo enviar los emails del CRM a través de Mailrelay?
Sí, si tu CRM permite usar un servidor SMTP externo.
En el plan gratuito, el envío transaccional por SMTP y API tiene una prueba de 30 días y después cuesta 14,95 € al mes. En Standard y Enterprise está incluido.