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A tecnologia multiplicou as possibilidades, e cada vez mais pessoas dão o salto para a vida de freelancer. Com a explosão dos negócios digitais, surgem inúmeras opções para conquistar a tão sonhada LIBERDADE, assim, em maiúsculas e negrito.
Liberdade de horários, liberdade de decisão e liberdade financeira. Se há algo de que os autônomos desfrutam, é da autonomia, como o próprio nome diz.
Mas ser autônomo na Espanha vai além de estar inscrito no RETA (o Regime Especial de Trabalhadores Autônomos). É um verdadeiro estilo de vida que, como tudo, tem os seus prós e contras. E, principalmente no início, implica muitas, mas muitas dúvidas.
«Quando é o momento perfeito para fazer isso sem colocar em risco a minha segurança financeira?»
«Como posso economizar e cuidar ao máximo do meu dinheiro se já decidi?»
«Que tipo de obrigações vou assumir nesta nova fase como autônomo?»
«Tenho os conhecimentos necessários para enfrentá-las?»
Neste artigo, contamos quais aspectos você deve levar em conta antes de se registrar como autônomo, para fazer isso com segurança, ter consciência de tudo o que pode ganhar (e também do que isso implica) e não arriscar o seu dinheiro.
1. Decida quando é o momento de se tornar autônomo
Você já está faturando? Quanto você pode faturar sem estar registrado? Quando você deve se registrar para não ter problemas com a Receita espanhola?
Não existe uma única forma de começar, mas mil caminhos possíveis até o ponto em que, finalmente, você precisa se registrar oficialmente como autônomo; por isso, é totalmente normal se fazer essas perguntas.
Muitos autônomos começam aos pouquinhos, conciliando o emprego com pequenas incursões na vida de autônomo, até testarem o seu modelo de negócio e se sentirem seguros para deixar o emprego de vez.
Outros conciliam o trabalho assalariado e o autônomo durante anos, e isso funciona muito bem para eles.
E também há quem use as economias e mergulhe de cabeça para finalmente se dedicar ao projeto que sempre quis tirar do papel.
O ritmo em que você dá todos esses passos só você pode definir, mas o momento em que você é obrigado a se registrar como autônomo e pagar as suas contribuições mensais à previdência social é definido pela legislação.
Então, quando você deve se registrar na Receita e na Previdência Social da Espanha?
Na Espanha, você pode declarar no imposto de renda até 1.000 € recebidos sem estar registrado em nenhum órgão.
Isso significa que, se você fez projetos por conta própria e não faturou mais de 1.000 €, pode incluir essa renda tranquilamente na sua declaração anual, sem se preocupar com a Receita ou a Previdência Social questionando você por não ter feito o registro.
Depois de ultrapassar esse limite, você precisa obrigatoriamente se registrar na Receita como alguém que realiza atividades econômicas e entregar os seus formulários de impostos religiosamente.
Este ponto é bastante claro, mas as coisas mudam na hora de saber quando você deve se inscrever no RETA, que é outra forma de dizer «se registrar na previdência social e pagar as contribuições de autônomo».
Aqui há dois critérios que você deve levar em conta: se os seus lucros como autônomo ultrapassam o SMI (o salário mínimo espanhol) e se a sua atividade é ou não recorrente.
A princípio, você pode esperar enquanto não ultrapassar o SMI. Segundo esse critério, você só deveria se registrar quando a média mensal dos seus lucros ultrapassar o valor do SMI. Por exemplo, se em um ano inteiro você pode faturar 12.000 € e este mês fatura 1.200 €, pode prever que muito provavelmente vai ultrapassar o SMI; por isso, deveria se registrar.
Mas lembre-se de que havia um segundo critério. Mesmo que você não ultrapasse o SMI, existe a questão da recorrência da sua renda, fundamental para que a Previdência Social considere a sua atividade marginal ou econômica. E, portanto, fundamental para decidir quando você deve se registrar.
Se o seu negócio iniciante se tornou a sua principal fonte de renda e você fatura de forma recorrente (mesmo que não seja todos os meses), o mais provável é que a Previdência Social considere que você está realizando uma atividade econômica.
Isso significa que você vai ter que se registrar. E atenção, porque não fazer isso implica o risco de o governo pedir que você pague todas as contribuições desde o início da sua atividade, e sem desconto. Não é brincadeira.
Além disso, faturar sem estar registrado implica outros perigos de que muitos novos autônomos não têm consciência, entre os quais se destacam estes:
◆ Não receber o benefício da tarifa fixa reduzida quando depois quiser dar esse passo
◆ Ser investigado pelo banco por lavagem de dinheiro se a renda que você recebe na sua conta bancária não corresponder a uma atividade econômica
◆ Outro profissional registrar na sua contabilidade uma fatura “irreal” (porque, afinal, você não está registrado), o que pode colocar os seus clientes, sócios ou fornecedores em apuros. Uma forma rápida de acabar com relações de negócios, se é que existe uma.
◆ Outros profissionais criarem obstáculos, porque nenhum autônomo ou empresa quer pagar outro por fora, tanto pelos problemas fiscais e legais que isso traz quanto porque um gasto sem nota fiscal deixa de ser dedutível.
2. Escolha corretamente a categoria do IAE
As categorias do IAE são as classificações que a Receita espanhola usa para enquadrar a atividade que você vai exercer como autônomo e servem para determinar as obrigações fiscais de cada um.
Sim, seria algo como «diga-me com o que você trabalha e eu direi que impostos você paga».
O irônico de tudo isso é que há centenas de categorias do IAE, regidas por regras, mas também por exceções a essas regras, e, embora pareça pouco sério, também há exceções às exceções dessas regras.
O tema é complexo, a ponto de 90% dos registros feitos na Receita sem ajuda profissional conterem erros.
Mas, se tivéssemos que dar uma dica para orientar essa busca pela categoria do IAE, seria esta: não pense só em um cargo; pense em como você vai desenvolver a sua atividade e de que forma vai entregar os seus produtos ou serviços.
Com certeza há muitas categorias com as quais você pode se identificar, mas a situação de cada uma é diferente.
Lembre-se de que a sua categoria vai determinar quais formulários de impostos você vai entregar, que despesas vai poder deduzir e como deve emitir as suas faturas, e que escolher corretamente essa categoria do IAE é fundamental para ter o melhor resultado possível a cada trimestre.
Independentemente de você fazer o registro sozinho ou delegar essa tarefa a um contador, é importante que você mesmo invista um pouco de tempo para definir este ponto.
Se não estiver muito claro para você, contratar um profissional pode poupar mais de uma dor de cabeça, porque fazer o registro ou o cancelamento como autônomo é relativamente fácil e rápido, mas cometer um erro no processo que leve a erros fiscais futuros pode sair caro no longo prazo.
Mas vamos ao que interessa: digamos que você finalmente se registrou como autônomo, tanto na Receita quanto na Previdência Social, e que escolheu corretamente a sua categoria do IAE e preencheu bem os outros campos. O seu trabalho como novo autônomo ainda não terminou.
3. Aprenda tudo o que é necessário e coloque a sua gestão em prática
Agora que você já se registrou, é hora de aprender o básico de contabilidade e tributação.
Afinal, você se tornou o capitão do seu próprio barco, e isso significa que, a partir de agora, é hora de remar para fazer o negócio avançar e segurar o leme fiscal.
A ideia não agrada você? Lembre-se de que, investindo um pouco de tempo para estabelecer bem as bases e contando com a ajuda certa, controlar a gestão do seu negócio pode ser rápido e simples, além de muito vantajoso financeiramente (mais sobre isso no último ponto).
Mas, por enquanto, vamos ver de forma resumida as três áreas sobre as quais você vai precisar aprender o essencial: faturamento, dedução de despesas e entrega das declarações de impostos.
Aprenda a faturar
O que deveria ser a melhor parte de ser autônomo (faturar, gerar renda) muitas vezes fica ofuscado pela falta de ferramentas e conhecimentos adequados para lidar com esta parte da contabilidade, tão básica quanto vital.
As faturas devem ter alguns dados mínimos obrigatórios e seguir um pequeno conjunto de regras comuns a todos os autônomos. Mas, depois, há variações que dependem de cada caso.
Alguns autônomos aplicam retenção de IRPF (o imposto de renda espanhol) nas suas faturas; outros não. Alguns autônomos aplicam IVA e outros não. E, entre os que aplicam esses impostos, as porcentagens de IVA ou de IRPF não são iguais para todos.
As coisas mudam para um mesmo autônomo dependendo do tipo de cliente para quem trabalha: não é a mesma coisa vender para uma empresa espanhola e para uma estrangeira, assim como não é a mesma coisa vender para uma empresa e para uma pessoa física.
Imagine que você é um consultor de marketing que trabalha com empresas da sua cidade; isso significa que você deve emitir as suas faturas com IVA de 21% e retenção de IRPF de 15%.
Mas um dia você consegue um cliente alemão, dinamarquês ou de qualquer outro país da UE, e as coisas mudam: essas faturas não vão ter IRPF.
Além disso, se vocês dois estiverem inscritos no ROI (o registro espanhol de operadores intracomunitários), elas também não precisam ter IVA, mas, nesse caso, devem mencionar a lei que regula a isenção do IVA nas operações intracomunitárias.
Se você quer evitar problemas com a Receita, precisa conhecer todas essas particularidades antes de emitir as faturas, e não depois.
Aprenda a deduzir despesas
Falamos das regras para faturar quando você gera renda. Agora vem o outro lado da moeda: registrar as despesas da sua atividade.
Talvez você já tivesse essas despesas antes, mas, como não estava registrado, simplesmente não podia deduzi-las. Para um autônomo, as despesas dedutíveis são a verdadeira chave da economia de impostos.
Pense nas ferramentas que você usa para desenvolver o seu negócio, como softwares ou assinaturas, nas despesas com contas e aluguel, nas viagens aos escritórios dos seus clientes, nos gastos com o seu site ou nas despesas com marketing e publicidade.
Você vai poder incluir essas despesas na sua contabilidade, e cada uma delas vai contribuir para melhorar o seu resultado fiscal, ou seja, para pagar menos no imposto de renda ou receber uma restituição maior. Em resumo, economizar.
Isso acontece porque, como autônomo, você paga impostos com base nos seus lucros, e os seus lucros não são a soma da sua renda, mas a diferença entre ela e todas as despesas que você teve como autônomo.
Em outras palavras, quanto maior for o seu lucro, mais você vai pagar. E a forma de reduzir o seu lucro sem reduzir a sua renda é otimizando toda a parte de despesas.
E aprenda a entregar as suas declarações de impostos
Se você não quer ter problemas sérios com a Receita, precisa aprender a entregar bem as suas declarações de impostos, tanto as trimestrais quanto as anuais.
Aqui você pode contar com ajuda profissional, mas, como capitão do barco, não deve se desligar e soltar o leme por completo. Você precisa se envolver minimamente no processo e entender como ele funciona.
Lembre-se de que, mesmo trabalhando com um escritório de contabilidade, o seu contador vai informar no início quais formulários você deve entregar, mas, se a sua situação mudar em algum momento e você não avisar proativamente, é muito provável que fiquem formulários sem entregar.
Seguindo com o exemplo do consultor de marketing, no momento em que ele começa a faturar para um cliente europeu, não só muda a sua forma de faturar, como também se soma às suas obrigações fiscais a entrega de um novo formulário trimestral.
Por falta de conhecimento, por esquecimento ou pelo que for, é muito fácil o consultor não explicar isso ao seu contador… e aí começam os problemas.
Além disso, lembre-se de que o escritório de contabilidade vai reunir todas as suas faturas de receitas e despesas e informar quanto você deve pagar de IVA ou IRPF no final de cada trimestre, quando for a hora de entregar a declaração.
Nesse momento, você já não tem margem para agir. Mas, se você fizer esse cálculo com antecedência, não só vai ser mais fácil separar o valor necessário, como também vai poder considerar ações alternativas, como esperar para emitir uma fatura no mês seguinte ou acrescentar uma nova despesa.
Ou seja, se você se envolver ativamente na sua gestão fiscal, vai ter mais visibilidade, o que vai dar controle e capacidade de planejamento.
Extra: escolha uma ferramenta de otimização fiscal
Este ponto tem muito a ver com o anterior, mas pode fazer a diferença entre economizar ou não milhares de euros por ano.
Se você quer se envolver mais na gestão fiscal, mas, ao mesmo tempo, dedicar a ela o menor tempo possível, a melhor opção é contar com um software de gestão fiscal ou com uma assessoria digital que trabalhe com esse tipo de recurso.
Uma simples ferramenta de faturamento que permita criar faturas com IVA e IRPF automáticos ajuda você a evitar erros de cálculo manuais e, consequentemente, problemas com a Receita. Só isso já pode fazer uma grande diferença na hora de economizar.
Mas também existem ferramentas que permitem automatizar e otimizar todo o processo de entrega dos impostos, incluindo a declaração do imposto de renda.
Por exemplo, com o Declarando, cada vez que você registra as suas receitas e despesas, a ferramenta vai preenchendo os seus formulários de impostos e preparando os seus livros contábeis, caso em algum momento você precise responder a alguma obrigação com a Receita.
Nenhuma informação se perde no caminho.
Qualquer registro que você fizer na sua contabilidade vai ser adicionado automaticamente às suas declarações trimestrais e à declaração anual do imposto de renda. Assim, você não vai precisar recuperar, sabe-se lá quantos meses depois, todas essas faturas e decidir quais são dedutíveis e quais não são.
E você não só não vai esquecer despesas nem correr o risco de erros e multas da Receita, como também vai dedicar muito menos tempo a isso, porque as coisas são feitas uma vez, e não três.
Ao mesmo tempo, é essa capacidade que permite ver a qualquer momento quanto você vai pagar na próxima declaração anual.
Então, você vê: com um pouco de tecnologia, você pode ter todos os dados em tempo real, e essa é a chave que abre as portas do planejamento e da verdadeira otimização fiscal.
Se você ainda está decidindo que tipo de negócio montar, vale a pena ler antes como montar um negócio rentável e, depois que ele estiver funcionando, estas soluções eficazes para os problemas do seu empreendimento vão ajudar você a superar os obstáculos mais comuns.
Ter uma renda previsível, como a que um modelo de MRR (Monthly Recurring Revenue) oferece, facilita muito dar este passo com menos risco.