Email transaccional
¿Qué es un email transaccional?
Un email transaccional es el correo electrónico que se envía de forma desatendida a un único destinatario como consecuencia una acción llevada a cabo por dicha persona dentro de una web o app.
Hay muchos tipos de emails transaccionales y, a buen seguro, no hace mucho tiempo has recibido alguno.
Algunas de las acciones desencadenantes del envío de un correo transaccional son los propios de recuperación de contraseña, para validar una compra, confirmar el registro desde un formulario, verificar la validez de una dirección de correo, solicitar una valoración del servicio recibido, seguimiento de un pedido, etc.
Al contrario que los mailings masivos los emails transaccionales se envían a una única persona. El objetivo es comunicar algún aspecto importante o una acción requerida, o generada por parte del usuario.
Un ejemplo muy conocido son los emails transaccionales con el resumen de un pedido. Muy útiles porque ayudan a que quede un registro, en nuestro poder, sobre aquellas cosas que hemos comprado.
Pero hay muchos más:
- El email de confirmación de alta tras la suscripción
- Los que envían información con datos de acceso a alguna cuenta
- O los cambios de estado de un pedido
Todos suponen información relevante para un usuario en concreto y deben llegar de forma inmediata en el momento adecuado.
Características de los emails transaccionales
Para resumir, las características clave de un email transaccional son:
- Disparador único: Se envía automáticamente tras una acción específica del usuario (ej. una compra o registro).
- Alta relevancia: El usuario lo espera, lo que genera tasas de apertura muy altas.
- Contenido personalizado: Incluye datos exclusivos del destinatario (nombres, números de pedido, enlaces).
- Propósito funcional: Su objetivo es informar o confirmar, no vender masivamente.
- Inmediatez: La entrega debe ser en tiempo real para ser efectiva.
- Sin baja obligatoria: Al ser información de servicio, no suelen requerir enlace de desuscripción.
Ventajas de los emails transaccionales
Los emails transaccionales son muy importantes en cualquier negocio y has de cuidar su contenido tanto como lo haces cuando realizas una campaña de email marketing y creas el email que enviarás.
Algunas de las ventajas de los emails transaccionales son:
- Aumentan la fidelización. Enviados en el tiempo y forma adecuada, de este tipo de email fidelizan y ofrecen sensación de cercanía.
- Favorecen el conocimiento de marca. Los emails transaccionales son deseables por los clientes pues les aportan información de valor y generan una oportunidad clara para mejorar tu branding.
- Liberar de trabajo al servicio de atención al cliente. Al ofrecer informaciones actualizadas al cliente, se evitan consultas relativas al estado de pedidos o consultas generales.
- Mejoran la experiencia de usuario. Son muy valiosos para lograr una experiencia satisfactoria en cualquier tipo de circunstancia.
- Personalizan las comunicaciones. Aunque son automáticos, se envían de forma individual a cada contacto lo que permite darle un toque personal para cada clientes.
- Permiten cross-selling y up-selling. Al ser correos que el cliente espera recibir su tasa de apertura es muy elevada, siendo un elemento susceptible de permitir aumentar las ventas.
Diferencias entre email marketing y email transaccional
El envío de correos masivos o de campañas de email marketing, difiere mucho de lo que supone el envío de emails transaccionales. Aquí te explicamos las diferencias entre ambos tipos de comunicaciones vía email:
- El email marketing te permite llegar a muchos destinatarios al mismo tiempo, mientras que los emails transaccionales son comunicaciones mas personalizados, al ser la respuesta a una determinada acción llevada a cabo por una persona en concreto.
- En los emails transaccionales no existe obligación de incluir un enlace de baja, cosa que si es necesaria cuando nos disponemos a realizas campañas de envios masivos.
- El destinatario de un email transaccional son personas que han interactuado en nuestro sitio web o app (no tienen ser obligatoriamente clientes), por su parte en el email marketing los destinatarios son clientes consolidados o bien potenciales.
- Los emails transaccionales tienen que llegar en el menor tiempo posible, como respuesta inmediata a una acción. Mientras que en las campañas de email marketing, el envio se puede programar pues el receptor no espera de inmediato una respuesta o notificación.
¿Es posible enviar emails transaccionales con una herramienta de email masivo?
Aunque las herramientas de email masivo, como Mailrelay, están orientadas a enviar grandes volúmenes de emails a miles de contactos, en ocasiones también cuentan con herramientas para enviar emails transaccionales.
A continuación vamos a ver las alternativas, todas ellas disponibles en la cuenta gratuita de Mailrelay.
► Emails transaccionales enviados desde la propia interfaz de usuario
Como hemos comentado, las herramientas de mailing se utilizan para enviar grandes volúmenes, sin embargo hay situaciones en las que el envío de un email transaccional es necesario.
Por ejemplo:
- Emails de confirmación de la suscripción (doble opt-in)
- Emails de automatización (en respuesta a la suscripción, en la fecha del cumpleaños, al registrarse en una nueva lista, etc.)
- Incluso para confirmar la baja
Todos estos emails se suelen gestionar desde el propio panel de la herramienta de marketing por email, que permite editarlos, programar su envío y registrarlos.
Una vez configurados no será necesario hacer nada más, dado que será la propia herramienta la que se encargue de los envíos en el momento adecuado.
¿Qué pasa con otro tipo de emails como los de resumen de compra?
En este caso no se envían desde la propia plataforma porque no hay comunicación directa entre la herramienta externa y Mailrelay.
Aún así es posible utilizar Mailrelay para el envío de los emails transaccionales de una tienda online.
► Emails transaccionales enviados por SMTP
A día de hoy la mayoría de plataformas de ecommerce, como pueden ser:
- Prestashop
- Woocommerce
- Magento
- Shopify
Permiten configurar el envío mediante SMTP.
Estas plataformas lo normal es que utilicen el servidor donde están alojados para enviar los emails, con las limitaciones habituales.
Al principio, cuando tu ecommerce está «recién salido del horno» es muy probable que no notes nada ni tengas ningún problema.
Sin embargo a medida que tu tienda va adquiriendo volumen de ventas, y va moviendo más emails, es muy probable que alcances los límites que imponen los servicios de hosting.
Ten en cuenta que pueden ser muchos los emails que se envíen:
- Resumen de la compra
- Cambios en el estado de la compra
- Posibles errores o modificaciones
- Promociones de productos relacionados
- Etc.
Todo eso se tiene que ir enviando de forma constante, cada día.
Y llega un punto en que con el servicio del hosting no es posible.
En ese caso es posible configurar el SMTP de Mailrelay de forma sencilla para que estos envíos se realicen desde la herramienta de email marketing, en lugar del hosting.
Esta es una solución inmediata para lanzar todos estos emails transaccionales desde una plataforma de envío eficiente.
► Emails transaccionales enviados mediante API
La última opción de envío de emails transaccionales mediante Mailrelay es utilizando el API de desarrollo.
Es una alternativa efectiva para usar con APP, CRMs o similares, integrando esos softwares con Mailrelay para el envío de emails transaccionales en las situaciones más diversas:
- Al realizar el usuario una acción concreta
- En base a ciertos condicionantes (tiempo de uso, preferencias)
- A modo de confirmación recordatorio de algún evento
- Etc.
Son acciones muy dispares y por lo tanto difíciles de gestionar desde una aplicación de email marketing convencional. La disponibilidad de un API que permita enlazar ambas herramientas es la mejor opción.
Ejemplos de emails transaccionales
1. Gestión de Cuenta
- Bienvenida: Confirmación de creación de cuenta tras el registro.
- Verificación: Código o enlace para confirmar el correo electrónico.
- Restablecer contraseña: Enlace temporal para cambiar la clave de acceso.
- Alerta de seguridad: Aviso de inicio de sesión desde un dispositivo nuevo.
2. Ciclo de Compra (E-commerce)
- Confirmación de pedido: Resumen de los productos comprados y el total pagado.
- Recibo o factura: Documento legal adjunto o detalle del cobro realizado.
- Aviso de envío: Notificación de que el paquete ha salido del almacén.
- Seguimiento (Tracking): Enlace para ver la ubicación del paquete en tiempo real.
- Confirmación de entrega: Mensaje final cuando el producto llega al destino.
3. Actividad y Notificaciones
- Actualización de términos: Aviso sobre cambios en políticas de privacidad o condiciones.
- Resumen de actividad: Reporte semanal o mensual de uso (común en apps de finanzas o salud).
- Comentarios o menciones: Aviso de que alguien interactuó con el usuario en una plataforma social.
- Solicitud de soporte: Confirmación de que se ha recibido un ticket de ayuda.
4. Eventos y Reservas
- Confirmación de cita: Recordatorio de fecha y hora para un servicio (médico, peluquería, etc.).
- Boleto electrónico: Envío de entradas para un evento, vuelo o cine.
- Cancelación: Confirmación de que una reserva o suscripción ha sido dada de baja.