Quando se trata de gestão de projetos, existem inúmeras ferramentas que nos ajudam a ganhar clareza e a acompanhar bem as diferentes etapas que compõem um projeto. Uma delas é o Diagrama de Gantt.

Esse diagrama se destaca pelo seu forte componente visual e pela facilidade de aplicação, entre outras vantagens. A verdade é que se trata de uma ferramenta que pode ser usada em muitos projetos e estratégias.

Por exemplo, em uma estratégia de email marketing, o Diagrama de Gantt pode ajudar você a detalhar cada etapa e o tempo que ela leva.

Seja qual for o seu objetivo, esse diagrama vai ajudar você a coordenar seus projetos e executá-los com total eficiência. Quer saber mais? Vamos ver do que se trata!

O que é um Diagrama de Gantt?

Se você nunca usou esse tipo de recurso, saiba que esse diagrama é uma ferramenta visual que mostra de relance o estado de um projeto.

Basicamente, é um cronograma que indica quando começam e terminam as diferentes etapas do projeto. Seu inventor foi Henry Gantt (daí o nome).

Basicamente, é um cronograma que indica quando começam e terminam as diferentes etapas do projeto. Seu inventor foi Henry Gantt (daí o nome).

Aprofundando um pouco mais, podemos dizer que esse gráfico é composto por dois eixos: no eixo X, ou horizontal, são representados os intervalos de tempo; e no eixo Y, ou vertical, as tarefas que devem ser realizadas.

Quando as duas coordenadas se cruzam, obtemos barras que indicam a duração de cada tarefa, assim como o seu progresso depois de iniciada.

Em outras palavras, esse gráfico mostra as datas de início e de fim de cada etapa do projeto. Isso nos permite ter uma ideia das atividades que o compõem, do envolvimento de cada uma e da relação entre elas.

Agora que você sabe o que é um Diagrama de Gantt, convido você a conhecer as suas vantagens:

● Simplificação. Graças a essa ferramenta, é possível resumir em um mesmo documento todas as ações de um projeto ou estratégia e encaixá-las em um cronograma para acompanhar a sua evolução e ter uma ideia do alcance e da complexidade.

● Fácil de usar. Qualquer pessoa que faça parte de um projeto pode usar essa ferramenta. É muito simples atualizar o seu status e entender o progresso de cada uma das tarefas em andamento.

● Mais foco. Diferentemente das linhas do tempo, os Diagramas de Gantt ajudam os integrantes de um projeto a se manterem focados no trabalho. É possível ter noção do todo, mas eles incentivam você a se concentrar na etapa atual para, depois, passar para a seguinte.

● Melhor coordenação. Saber o que cada etapa envolve e o tempo necessário para concluí-la melhora a capacidade de coordenar o trabalho e evita a sobrecarga de determinadas pessoas.

● Mais consciência. Se todas as pessoas que participam de um projeto conhecem o tempo que cada etapa leva e as consequências de um atraso da sua parte, é possível criar consciência e incentivar as entregas no prazo. O Diagrama de Gantt permite fazer isso e, portanto, favorece a organização das tarefas.

● Comunicação entre as partes interessadas. Ter uma ferramenta visual como essa permite ter uma imagem mais clara de cada atualização que acontece no projeto. Assim, quem depende de uma tarefa anterior para começar a sua pode saber se o prazo estimado será cumprido ou não. Isso permite que essas pessoas aproveitem melhor o seu tempo.

● Tomada de decisões mais acertada. Quando a gerência tiver que revisar o estado de um projeto, graças ao Diagrama de Gantt, ela poderá tomar decisões sobre recursos materiais e humanos, assim como definir prazos mais eficazes e coerentes com a realidade.

● Mais produtividade. Como o Diagrama de Gantt nos obriga a dividir o projeto em tarefas mínimas, é possível aproveitar melhor o tempo de cada uma das pessoas envolvidas. Isso favorece a produtividade e evita o desperdício de tempo. Além disso, cada pessoa sabe quando e como deve atuar. Nada fica no ar.

Por tudo isso, na minha opinião, o Diagrama de Gantt é uma excelente ferramenta que todos nós deveríamos, pelo menos, conhecer: da gerência aos profissionais sem equipe sob sua responsabilidade.

Quem deve usar um Diagrama de Gantt?

Qualquer negócio, profissional ou empresa que vá realizar um projeto de certa complexidade pode usar o Diagrama de Gantt para facilitar a sua execução.

Não se trata de uma ferramenta exclusiva de determinados setores ou nichos profissionais. Seu uso também não é restrito a empresas grandes ou com um número específico de funcionários.

O Diagrama de Gantt está à disposição de quem quiser usá-lo para organizar seus projetos ou próximas campanhas.

O Diagrama de Gantt está à disposição de quem quiser usá-lo para organizar seus projetos ou próximas campanhas.

Assim, por exemplo, você pode aplicá-lo em projetos como:

● Lançamento de um novo produto, serviço ou marca.

● Preparação de um evento.

● Redação de um livro.

● Criação de um curso.

● Campanha de email marketing.

O importante aqui não é quem o usa, mas como ele é usado para tirar o máximo proveito dele. Se for usado de forma responsável e consciente, é uma ótima ferramenta de planejamento.

Por último, se o projeto for complexo demais, talvez esta não seja a ferramenta adequada. O motivo é que teremos uma lista de tarefas enorme e as barras ficarão muito curtas. Mesmo assim, ele pode ser usado para medir o progresso de tarefas mais gerais.

Como fazer um Diagrama de Gantt?

Depois de descobrir o que é um Diagrama de Gantt e as vantagens da sua aplicação, é hora de explicar como fazer um. Normalmente, para isso se usa uma planilha do Excel.

Nos próximos parágrafos, mostro o passo a passo para você criar um e aplicá-lo na sua empresa ou negócio.

Analise o seu projeto

Antes de dar qualquer outro passo para montar o seu Diagrama de Gantt, defina o seu projeto. Como condição necessária, ele deve ser concreto e realizável. Ou seja, você deve ter os recursos materiais e humanos necessários para poder realizá-lo.

Além disso, analise se você vai precisar de algum profissional adicional ou de algum outro departamento da sua empresa. Você deve levar isso em conta desde o início.

Faça uma lista das tarefas do projeto

Como dissemos, o eixo vertical de um Diagrama de Gantt é formado pelas tarefas incluídas em um projeto ou em uma estratégia que se deseja desenvolver.

Pois bem, o primeiro passo para montar esse tipo de gráfico é fazer uma lista detalhada dessas tarefas para depois colocá-las nesse eixo.

Nessa lista, não se esqueça de especificar o nome da tarefa e de adicionar uma descrição. Tente fazê-la o mais completa possível.

Indique as datas de início e de fim ou a duração

Para esta etapa, recomendo usar a lista de tarefas que você fez antes. Nesse caso, você deverá adicionar uma data de início e de fim a cada uma das tarefas.

Lembre-se de que as datas devem ser realistas. Ou seja, com os recursos de que você dispõe, você deve conseguir concluir cada uma das etapas nos prazos que definiu.

Lembre-se de que os atrasos em uma etapa vão afetar a seguinte e, portanto, o resultado final do projeto. Dito isso, não tenha pressa. Analise a duração que cada tarefa exige e adicione-a.

Atribua responsáveis a cada tarefa

Dependendo do tamanho do seu negócio, o projeto pode ser responsabilidade apenas sua ou pode ser compartilhado com colegas da mesma empresa. Seja como for, é hora de atribuir cada tarefa a uma pessoa.

Assim, o ideal é voltar à lista e adicionar o nome da pessoa responsável por cada uma das tarefas que detalhamos.

Passe as informações para uma planilha do Excel

O próximo passo para montar o seu Diagrama de Gantt é levar todas as informações que você reuniu para uma planilha do Excel. Nela, você pode organizá-las em colunas. Assim, você poderia ter no mínimo quatro colunas:

● Nome da tarefa.

● Data de início.

● Data de fim.

● Duração.

Adicione as informações correspondentes em cada uma e passe para o próximo passo.

Insira um gráfico

Agora crie um gráfico de barras horizontais. É tão simples quanto clicar em “Inserir” e escolher a opção de gráfico de barras.

Quando fizer isso, você terá um gráfico em branco à sua frente. No eixo horizontal, você deverá adicionar o período de tempo que abrange todo o projeto e, no eixo vertical, a lista de tarefas que você criou.

Quando terminar, você verá um gráfico formado por diferentes barras horizontais que informam a duração de cada uma das tarefas detalhadas.

Além disso, você pode adicionar uma coluna extra à sua tabela com a porcentagem de progresso de cada etapa. Assim, você pode medir o avanço.

Aqui você pode ver um tutorial sobre como criar o gráfico passo a passo.

Faça o acompanhamento

Por último, quando o seu Diagrama de Gantt estiver totalmente operacional, recomendo revisá-lo periodicamente para verificar se os prazos estão sendo cumpridos.

Se surgir algum problema, você deverá tomar decisões para não comprometer os prazos do projeto. Esse tipo de acompanhamento será útil para evitar atrasos, identificar obstáculos ou reformular a duração de certas atividades.

Softwares para criar Diagramas de Gantt

Se, em vez de usar uma planilha do Excel, você preferir usar um software que inclua essa funcionalidade, saiba que existem vários no mercado. Alguns deles são:

Monday

Este aplicativo permite criar diagramas de Gantt de forma fácil. Entre as suas funcionalidades estão a gestão de tarefas, o rastreamento de dependências e da carga de trabalho, o acompanhamento do progresso e a colaboração entre equipes.

Esses diagramas funcionam como quadros inteligentes e nos permitem trabalhar de forma organizada para garantir a eficiência do fluxo de trabalho.

ClickUp

Esta solução é parecida com a anterior. Com ela, é possível fazer o acompanhamento, controlar os gargalos, arrastar e soltar elementos para atualizar projetos, reprogramar tarefas, mostrar a dependência que existe entre elas e muitas outras vantagens.

Wrike

Outra ferramenta que permite criar Diagramas de Gantt é o Wrike. Ele inclui linhas do tempo interativas que facilitam a comunicação entre as pessoas envolvidas em um projeto.

Além disso, ele se destaca por fazer uma análise inteligente do caminho crítico, que nos ajuda a identificar possíveis gargalos antes que eles aconteçam e afetem a eficiência do projeto. E, caso você tenha o seu diagrama em um Excel, poderá importá-lo facilmente para essa ferramenta online.

Instagantt

Se pensarmos em ferramentas mais especializadas no Diagrama de Gantt, encontramos, por exemplo, o Instagantt. Ele é perfeito para gerenciar horários, cargas de trabalho, cronogramas e tarefas.

Tudo em um só lugar e em tempo real. Seu funcionamento é muito simples: usa um sistema de arrastar e soltar que permite montar o seu diagrama facilmente. Como vantagem, com essa ferramenta é possível saber em que cada pessoa da equipe está trabalhando em um determinado momento.

TeamGantt

Por último, esta ferramenta permite trocar a visualização do Diagrama de Gantt por outras. Com apenas alguns cliques, podemos acessar diferentes opções visuais de acordo com as nossas necessidades.

Mais uma vez, funciona com um sistema de arrastar e soltar elementos. Além disso, é possível anexar documentos e manter conversas nela para unificar as informações.

Concluindo…

Nesta lista de softwares, você vai encontrar ferramentas gratuitas e pagas. Porém, a maioria tem um período gratuito e, depois dele, você precisa assinar um plano pago para continuar usando.

Seja como for, usar o Diagrama de Gantt é uma ótima escolha se você vai realizar um projeto. Não importa do que se trate: o importante é que você consiga organizá-lo facilmente para controlar o seu progresso e alcançar os seus objetivos.

Experimente para medir a eficiência e a produtividade do seu trabalho!

Para projetos mais ágeis, muitas equipes preferem um quadro Kanban ou o framework Scrum em vez de um diagrama de Gantt tradicional.