En lo que respecta a la gestión de proyectos, existen innumerables herramientas que nos ayudan a sumar claridad y llevar a cabo un buen seguimiento de las diferentes etapas que lo componen. Una de ellas es el Diagrama de Gantt.
Este diagrama destaca por su elevado componente visual y su fácil aplicación, entre otras ventajas. Y es que lo cierto es que se trata de una herramienta que se puede utilizar en multitud de proyectos y estrategias.
Por ejemplo, en una estrategia de email marketing, el Diagrama de Gannt puede servirte para desglosar cada etapas y los tiempos de empleo.
Sea cual sea tu objetivo, este diagrama te ayudará a coordinar tus proyectos y a ejecutarlos con total eficiencia. ¿Quieres saber más? ¡Veamos en qué consiste!
¿Qué es un Diagrama de Gantt?
Si nunca antes has utilizado este tipo de recursos, debes saber que este diagrama es una herramienta visual que muestra de un vistazo el estado de un proyecto.
Básicamente, es un cronograma que indica cuándo empiezan y acaban las diferentes etapas del mismo. Su inventor fue Henry Gantt (de ahí su nombre).
Básicamente, es un cronograma que indica cuándo empiezan y acaban las diferentes etapas del mismo. Su inventor fue Henry Gantt (de ahí su nombre).
Si profundizamos un poco más, podemos decir que este gráfico está compuesto por dos ejes; en el eje X o eje horizontal se representan los intervalos de tiempo; y en el eje Y o vertical las tareas que se deben llevar a cabo.
Cuando se unen ambas coordenadas, se obtienen barras que indican la duración de cada una de las tareas, así como el progreso de las mismas una vez iniciadas.
Dicho de otro modo, este gráfico nos muestra las fechas de inicio y de fin de cada etapa del proyecto. Lo cual nos permite hacernos una idea sobre las actividades que lo componen, la implicación de cada una y la correlación que guardan entre sí.
Ahora que sabes qué es un Diagrama de Gantt, te invito a conocer sus ventajas:
● Simplificación. Gracias a esta herramienta, es posible resumir en un mismo documento todas las acciones de un proyecto o estrategia y acoplarlas a un cronograma para seguir su evolución y tener una idea del alcance y complejidad.
● Fácil manejo. Cualquier persona que forme parte de un proyecto, puede utilizar esta herramienta. Resulta muy sencillo actualizar su estado y comprender el progreso de cada una de las tareas en curso.
● Mayor enfoque. A diferencia de las líneas temporales, los Diagramas de Gantt ayudan a los integrantes de un proyecto a mantenerse enfocados en el trabajo. Es posible tener conciencia de su globalidad, pero te animan a estar enfocado en la etapa actual para, posteriormente, pasar a la siguiente.
● Mejor coordinación. Saber las implicaciones de cada etapa y el tiempo que requieren para completarlas, favorece la capacidad de coordinar el trabajo y evita que se dé sobrecarga en determinadas personas.
● Más conciencia. Si todas las personas que intervienen en un proyecto, tienen conocimiento de los tiempos que lleva cada etapa y de las implicaciones de un retraso por su parte, es posible crear conciencia y fomentar las entregas a tiempo. El Diagrama de Gantt permite hacer esto y por tanto favorecer la organización de tareas.
● Comunicación entre partes interesadas. Disponer de una herramienta visual como ésta, posibilita tener una imagen más clara de cada una de las actualizaciones que se produzcan en el proyecto. De este modo, quienes dependan de una tarea anterior para comenzar la suya, podrán saber si se cumplirá con el plazo estimado o no. Eso les permite aprovechar su tiempo.
● Toma más acertada de decisiones. Cuando la gerencia tenga que revisar el estado de un proyecto, gracias al Diagrama de Gantt, está podrá tomar decisiones sobre recursos materiales y personales, así como timingsmás efectivas y coherentes con la realidad.
● Más productividad. Dado que el Diagrama de Gantt nos obliga a descomponer el proyecto en tareas mínimas, es posible aprovechar mejor el tiempo de cada una de las personas involucradas. Esto favorece la productividad y evita el desperdicio de tiempo. Además, cada persona sabe cuándo y cómo debe intervenir. No se deja nada en el aire.
Por todo ello, en mi opinión, el Diagrama de Gantt es una excelente herramienta que todos deberíamos, al menos, conocer; desde la gerencia hasta los trabajadores sin personal a su cargo.
¿Quién debe utilizar un Diagrama de Gantt?
Todo aquel negocio, profesional o empresa que vaya a realizar un proyecto de cierta complejidad, puede emplear el Diagrama de Gantt para facilitar su ejecución.
No se trata de una herramienta exclusiva para determinados sectores o nichos profesionales. Tampoco se restringe su uso a empresas grandes o con un número específico de trabajadores.
El Diagrama de Gantt está a disposición de quien quiera usarlo para organizar sus proyectos o próximas campañas.
El Diagrama de Gantt está a disposición de quien quiera usarlo para organizar sus proyectos o próximas campañas.
Así, por ejemplo, puedes aplicarlo en proyectos como:
● Lanzamiento de un nuevo producto, servicio o marca.
● Preparación de un evento.
● Redacción de un libro.
● Creación de un curso.
Lo importante aquí no es quién lo utiliza, sino cómo se utiliza para obtener el máximo beneficio de él. Si se hace un uso responsable y consciente, es una gran herramienta de planificación.
Por último, si el proyecto es demasiado complejo, quizás esta no sea la herramienta adecuada. La razón es que obtendremos un listado de tareas muy grande y las barras quedarán muy cortas. Aún así se puede usar para medir el progreso de tareas más generalistas.
¿Cómo hacer un Diagrama de Gantt?
Tras descubrir qué es un Diagrama de Gantt y las ventajas asociadas de su aplicación, es el momento de explicar cómo se hace uno. Normalmente, para ello se suele utilizar una hoja Excel.
En los siguientes párrafos te muestro el paso a paso para que puedas crear uno y aplicarlo a tu empresa o negocio.
Analiza tu proyecto
Antes de dar cualquier otro paso para elaborar tu Diagrama de Gantt, define tu proyecto. Como condición necesaria, este debe ser concreto y realizable. Es decir, debes disponer de los recursos tanto materiales como humanos necesarios para poder llevarlo a cabo.
Por otro lado, analiza si vas a necesitar contar con algún profesional adicional, o con algún otro departamento de tu empresa. Debes tenerlo en cuenta desde el inicio.
Haz un listado de las tareas del proyecto
Como decíamos, el eje vertical de un Diagrama de Gantt está formado por las tareas que incluye un proyecto o una estrategia que se desee desarrollar.
Pues bien, el primer paso para elaborar este tipo de gráfico, es hacer un listado desglosado de esas tareas para posteriormente colocarlas en dicho eje.
En esta lista no te olvides de especificar el nombre de la tarea y añadir una descripción. Intenta hacerla lo más completa posible.
Indica los tiempos de inicio y fin o duración
Para este paso te recomiendo utilizar el listado de tareas que hiciste anteriormente. En este caso, deberás añadir una fecha de inicio y de fin a cada una de las tareas.
Ten en cuenta que las fechas deben ser realistas. Es decir, que con los recursos de que dispones vas a poder completar cada una de las etapas en los tiempos que has establecido.
Recuerda que las demoras en una etapa afectarán a la siguiente y, por lo tanto, al resultado final del proyecto. Dicho esto, tómate tu tiempo. Analiza la duración que requiere cada tarea y añádelo.
Asigna responsables a cada tarea
Según el tamaño de tu negocio, el proyecto puede ser únicamente responsabilidad tuya, o puede estar compartida con compañeros de una misma empresa. Sea como sea, es el momento de asignar las tareas a una persona.
Así, lo ideal es volver al listado y añadir el nombre de la persona responsable de cada una de las tareas que hemos desglosado.
Traslada la información a una hoja Excel
El siguiente paso para elaborar tu Diagrama de Gantt, es llevar toda la información que has recopilado a una hoja Excel. En ella puedes organizarla por columnas. Así, podrías tener como mínimo cuatro columnas:
● Nombre de la tarea.
● Fecha de inicio.
● Fecha de fin.
● Duración.
Añade la información pertinente en cada una y pasa al siguiente paso.
Inserta un gráfico
Ahora crea un gráfico de barras horizontales. Es tan sencillo como hacer clic en “insertar” y elegir la opción de gráfico de barras.
Cuando lo hagas, tendrás ante ti un gráfico en blanco. En el eje horizontal deberás añadir el lapso de tiempo que abarca todo el proyecto y, en el eje vertical, la lista de tareas que has creado.
Cuando lo tengas, verás un gráfico formado por diferentes barras horizontales que informan sobre la duración de cada una de las tareas desglosadas.
Además de esto, puedes añadir una columna extra a tu tabla que informe sobre el porcentaje de progreso de cada etapa. De esta manera puedes medir el avance.
Aquí puedes ver un tutorial sobre como crear un gráfico paso a paso.
Haz seguimiento
Por último, cuando tu Diagrama de Gantt esté plenamente operativo, te recomiendo revisarlo periódicamente para comprobar que los plazos se están cumpliendo.
En caso de que exista algún inconveniente, deberás tomar decisiones para no comprometer los plazos del proyecto. Este tipo de seguimiento será útil para evitar retrasos, identificar obstáculos o reformular la duración de ciertas actividades.
Softwares para crear Diagramas de Gantt
Si en lugar de utilizar una hoja Excel, prefieres usar un software que incluya esta funcionalidad, te diré que existen varios en el mercado. Algunos de ellos son:
Monday
Esta aplicación te permite crear diagramas de Gantt de forma fácil. Entre sus funcionalidades encontramos la administración de tareas, el rastreo de la dependencia y la carga de trabajo, el seguimiento del progreso y la colaboración entre equipos.
Estos diagramas se comportan como tableros inteligentes, y nos permiten trabajar de forma ordenada para garantizar la eficiencia del flujo de trabajo.
ClickUp
Esta solución es similar a la anterior. Gracias a ella, es posible llevar a cabo un seguimiento, controlar los cuellos de botella, arrastrar y soltar elementos para actualizar proyectos, reprogramar tareas, evidenciar la dependencia que existe entre ellas y una gran variedad de otras ventajas.
Wrike
Otra de las herramientas que nos permite diseñar Diagramas de Gantt es Wrike. Incluye líneas de tiempo interactivas que favorecen la comunicación entre las personas implicadas en un proyecto.
Además de esto, destaca por realizar un análisis inteligente de ruta crítica que nos ayuda a identificar posibles cuellos de botella antes de que se produzcan y afecten a la eficiencia del proyecto. Y, en caso de que tengas tu diagrama en un Excel, podrás importarlo fácilmente a esta otra herramienta online.
Instagannt
Si pensamos en herramientas más especializadas en el Diagrama de Gantt encontramos, por ejemplo Instagannt. Es perfecta para administrar horarios, cargas de trabajo, cronogramas y tareas.
Todo desde un mismo lugar y a tiempo real. Su funcionamiento es muy sencillo; utiliza un sistema de arrastrar y soltar que te permite elaborar tu diagrama fácilmente. Como ventaja, con esta herramienta es posible saber en qué está trabajando cada persona del equipo en un momento concreto.
TeamGannt
Por último, esta herramienta nos permite intercambiar la vista del Diagrama de Gantt por otras. Con tan solo un par de clics, podemos acceder a diferentes opciones visuales según nuestras necesidades.
De nuevo, funciona con un sistema de arrastrar y soltar elementos. Y, además, es posible adjuntar documentos y mantener conversaciones a través de ella para unificar la información.
Concluyendo…
En este listado de softwares encontrarás tanto herramientas gratuitas como de pago. Aunque la mayoría disponen de un periodo gratuito y, después de él, debes acceder a un plan de pago para seguir usándolas.
Sea como sea, utilizar el Diagrama de Gantt es todo un acierto si vas a llevar a cabo un proyecto. No importa de qué se trate, lo importante es que seas capaz de organizarlo fácilmente para controlar su progreso y lograr tus objetivos.
¡Pruébalo para medir la eficiencia y productividad de tu trabajo!
