No mundo empresarial, dar vida a uma ideia exige muito mais do que apenas uma visão.
Isso envolve uma série de trâmites legais e fiscais que são fundamentais para o bom funcionamento de qualquer empresa.
Na Espanha, esses processos envolvem a interação com diversas entidades, sendo as mais proeminentes a Agência Tributária (Hacienda) e a Seguridade Social.
Desde a escolha da forma jurídica até o cumprimento das normas de prevenção de riscos laborais, cada passo do caminho é crucial para construir uma base sólida para a sua empresa.
Neste guia, detalhamos cada um desses passos, oferecendo a você um mapa completo dos trâmites necessários para criar sua empresa na Espanha.
Escolha da forma jurídica
O primeiro passo no caminho para abrir sua empresa na Espanha é escolher a forma jurídica que melhor se adapte ao seu tipo de negócio e aos seus planos de longo prazo.
A forma jurídica de uma empresa determina muitos aspectos-chave da sua operação, incluindo a estrutura de liderança, as responsabilidades fiscais e legais e as obrigações de prestação de informações.
Existem várias formas jurídicas de empresas na Espanha, entre elas o empresário individual (autônomo), a sociedade limitada (S.L.), a sociedade anônima (S.A.), a sociedade de responsabilidade limitada nova empresa (S.L.N.E), a sociedade laboral (S.L. ou S.A.), a sociedade cooperativa, entre outras.
A escolha da forma jurídica deve se basear em fatores como a quantidade de capital disponível, o número de proprietários ou sócios, a natureza da atividade da empresa e a tolerância ao risco.
Por exemplo, a S.L. é uma opção popular para pequenas e médias empresas devido ao seu requisito de capital mínimo e à limitação da responsabilidade aos aportes dos sócios.
Por outro lado, os empresários individuais têm uma constituição mais simples e barata, mas os proprietários têm responsabilidade ilimitada pelas dívidas da empresa.
É importante ter em mente que cada forma jurídica tem seus próprios requisitos e obrigações fiscais e legais, por isso pode ser útil buscar assessoria jurídica e financeira antes de tomar uma decisão.
Essa escolha inicial será crucial para o futuro da sua empresa e dará o tom de todos os trâmites seguintes.
Depois de decidir a forma jurídica da sua empresa, o próximo passo é escolher um nome ou denominação social que represente a sua empresa.
Esse nome deve ser único e não pode ser igual ou muito parecido com qualquer outro já existente no Registro Mercantil Central.
A solicitação da denominação social é feita por meio do Registro Mercantil Central.
Primeiro, você deve pensar em várias opções de nomes, pois o formulário pedirá que você informe no mínimo três alternativas.
Essas opções serão verificadas na ordem em que você as tiver listado. Se a primeira opção estiver disponível, ela será aprovada.
Caso contrário, será verificada a segunda opção, e assim por diante.
Depois de concluir a solicitação e pagar a taxa correspondente, o Registro Mercantil Central emitirá um certificado de denominação social.
Esse documento comprova que o nome da sua empresa está reservado para você por um período de seis meses.
Certifique-se de escolher um nome representativo e atraente, que respeite as normas do Registro Mercantil.
Lembre-se de que o nome da sua empresa será uma parte importante da identidade dela e de como você será percebido pelos seus clientes e por outras partes interessadas.
A escolha da denominação social é um passo significativo na criação da sua empresa, que define como você será conhecido no mercado e marca o início formal do processo de constituição da empresa.
Obtenção do Código de Identificação Fiscal (CIF)
O Código de Identificação Fiscal, conhecido comumente pela sigla CIF, é um identificador essencial de que toda empresa precisa para operar na Espanha.
Trata-se de um código único atribuído a cada empresa pela Agência Tributária, que será usado em todas as transações e comunicações com as autoridades fiscais.
Para obter o CIF, você deve apresentar o modelo 036 na Agência Tributária.
Esse modelo é uma declaração censitária em que se inscreve, se modifica ou se cancela a situação da empresa no censo de empresários.
Na apresentação inicial, você informará dados sobre a empresa, incluindo a denominação social, a forma jurídica, o domicílio fiscal e a atividade econômica.
Ao apresentar esse modelo, você também inscreverá a empresa no Imposto sobre Atividades Econômicas (IAE), embora as empresas costumem ficar isentas desse imposto nos dois primeiros anos.
Depois de apresentar o modelo 036, você receberá um CIF provisório, que posteriormente se tornará o seu CIF definitivo, depois que a inscrição da empresa no Registro Mercantil for concluída.
A obtenção do CIF é um passo crucial no processo de criação de uma empresa na Espanha, pois sem esse código você não poderá realizar nenhuma operação comercial ou financeira em nome da empresa.
Portanto, é importante fazer esse trâmite corretamente e guardar o CIF para todas as futuras necessidades empresariais.
Inscrição no Imposto sobre Atividades Econômicas (IAE)
O Imposto sobre Atividades Econômicas (IAE) é um imposto que incide sobre o exercício de atividades econômicas realizadas em território espanhol.
Esse imposto se aplica tanto a pessoas físicas quanto a pessoas jurídicas e a entidades sem personalidade jurídica que operam na Espanha.
Na etapa de constituição da empresa, a inscrição no IAE é feita ao mesmo tempo que a solicitação do CIF, usando o modelo 036 da Agência Tributária.
Por meio desse formulário, a empresa comunica à Agência Tributária a atividade econômica que pretende realizar, de acordo com a classificação de atividades econômicas do IAE.
É importante observar que, embora a inscrição no IAE seja obrigatória para todas as empresas que iniciam uma atividade econômica, a maioria das empresas está isenta de pagar esse imposto.
Em particular, estão isentas as empresas cujo faturamento não supere um milhão de euros, as entidades sem fins lucrativos e os novos empresários durante os dois primeiros anos de atividade.
No entanto, mesmo quando há isenção, é obrigatório fazer a inscrição.
Inscrever-se no IAE é um passo importante para formalizar a situação fiscal da empresa e definir as atividades econômicas que ela vai realizar.
Isso permitirá que a Agência Tributária saiba qual será a atividade principal do seu negócio e determine as obrigações fiscais correspondentes.
O capital social é a quantia de dinheiro que os sócios ou acionistas aportam à empresa no momento da sua criação e representa o patrimônio inicial da empresa.
Esse aporte pode ser feito em dinheiro, bens ou direitos e é usado para fazer frente às obrigações da empresa.
O valor exigido para o capital social depende da forma jurídica da empresa.
Por exemplo, para uma Sociedade Limitada (S.L.) é exigido um mínimo de 3.000 euros, enquanto para uma Sociedade Anônima (S.A.) é exigido um mínimo de 60.000 euros.
Esse capital deve ser depositado em uma conta bancária em nome da empresa antes da sua constituição.
O banco emitirá um certificado de depósito, que você deverá apresentar ao notário no momento da assinatura da escritura pública de constituição da empresa.
O depósito do capital social é um passo fundamental no processo de constituição de uma empresa na Espanha.
Ele não apenas fornece à empresa os fundos necessários para iniciar sua atividade, como também oferece garantias aos credores de que a empresa tem um patrimônio mínimo com o qual honrar suas obrigações.
É importante lembrar que, embora o capital social represente o patrimônio inicial da empresa, ao longo da vida da empresa podem ser feitos aumentos de capital para obter mais recursos.
Escritura de constituição da sociedade
A escritura de constituição da sociedade é um dos documentos mais importantes na criação de uma empresa na Espanha.
Esse documento, que deve ser assinado perante um notário, estabelece formalmente a existência da empresa e define seus estatutos básicos, que são as normas internas de funcionamento da empresa.
Na escritura de constituição devem constar informações relevantes, como a denominação social da empresa, o domicílio social, o objeto social (a descrição detalhada da atividade que a empresa vai realizar), o capital social, a distribuição das quotas ou ações entre os sócios e a identificação dos administradores ou diretores da empresa.
É importante destacar que a escritura de constituição é um ato público e oficial que confere à empresa sua personalidade jurídica.
Além disso, esse documento também serve para proteger os proprietários, pois estabelece seus direitos e responsabilidades em relação à empresa.
Depois que a escritura de constituição é assinada, o notário se encarrega de enviar uma cópia eletrônica ao Registro Mercantil para inscrição.
Essa inscrição é necessária para que a empresa adquira sua personalidade jurídica e possa começar a operar legalmente.
A redação da escritura de constituição exige uma consideração cuidadosa, e é aconselhável contar com a assessoria de um especialista jurídico.
Esse documento é essencial para a operação e a governança da empresa e estabelece as regras básicas pelas quais a empresa será regida.
Liquidação do Imposto sobre Transmissões Patrimoniais e Atos Jurídicos Documentados (ITP-AJD)
O Imposto sobre Transmissões Patrimoniais e Atos Jurídicos Documentados (ITP-AJD) é um tributo que se aplica na Espanha a certos atos jurídicos documentados, incluindo a constituição de sociedades.
A base de cálculo desse imposto, no caso da constituição de sociedades, é o capital social.
A alíquota aplicável depende da Comunidade Autônoma onde está localizado o domicílio social da empresa.
É importante mencionar que, no caso da constituição de sociedades, a operação está sujeita ao ITP-AJD, mas isenta dele, o que significa que, embora você deva apresentar a declaração do imposto à Hacienda da sua Comunidade Autônoma, não precisa pagar nenhum valor.
No entanto, você deve cumprir a apresentação do modelo correspondente, que varia conforme a Comunidade Autônoma onde a sociedade tem domicílio.
Esse trâmite deve ser feito nos 30 dias úteis seguintes à data de assinatura da escritura pública de constituição e é um passo indispensável para que você possa inscrever sua empresa no Registro Mercantil.
Certifique-se de cumprir esse requisito a tempo para evitar possíveis sanções ou atrasos na constituição da sua empresa.
E, mesmo que esteja isento, é importante lembrar que o ITP-AJD é um imposto que pode incidir em outras operações durante a vida da sua empresa, como aumentos de capital ou transmissões de ações ou quotas.
Inscrição no Registro Mercantil
O Registro Mercantil é uma instituição pública espanhola na qual são inscritos os atos e contratos relacionados ao comércio e às empresas, conferindo-lhes publicidade legal.
A inscrição da sua empresa no Registro Mercantil é um passo obrigatório e essencial para que a sua empresa adquira personalidade jurídica e possa operar legalmente.
Após a assinatura da escritura pública de constituição perante um notário, este enviará por via telemática uma cópia dela ao Registro Mercantil correspondente ao domicílio social da empresa.
Em seguida, você terá de apresentar a liquidação do Imposto sobre Transmissões Patrimoniais e Atos Jurídicos Documentados (ITP-AJD), mesmo que ele esteja isento no caso de constituição de sociedades.
Depois disso, o Registro Mercantil inscreverá sua empresa e lhe entregará uma certidão de inscrição.
Esse certificado demonstra que sua empresa está legalmente constituída e registrada e é necessário para realizar certos trâmites, como a obtenção do CIF definitivo.
A inscrição no Registro Mercantil não apenas dá à sua empresa uma existência legal, como também oferece segurança jurídica a terceiros que interagem com ela.
Além disso, o Registro Mercantil é uma fonte de informação pública sobre a sua empresa, que pode ser consultada por qualquer pessoa interessada.
É importante lembrar que a inscrição no Registro Mercantil exige o pagamento de uma taxa, que dependerá do capital social da empresa.
Ademais, a inscrição deve ser renovada anualmente por meio da apresentação das contas anuais da empresa.
Inscrição na Seguridade Social
Depois que a sua empresa estiver legalmente constituída e registrada, o passo seguinte será inscrever a empresa e os trabalhadores na Seguridade Social.
Esse passo é crucial, pois garante que tanto a empresa quanto os funcionários estejam cobertos pelo sistema de seguridade social da Espanha.
A inscrição na Seguridade Social é feita por meio da Tesouraria Geral da Seguridade Social (TGSS).
Para inscrever a empresa, você deverá apresentar o modelo TA.6 e, para inscrever os trabalhadores, o modelo TA.2/S.
Esses formulários devem ser apresentados no escritório da TGSS correspondente ao domicílio social da empresa.
Além de inscrever a empresa e os trabalhadores, você também deverá escolher o regime de seguridade social que corresponda à atividade da empresa e às características dos trabalhadores.
Os regimes mais comuns são o Regime Geral e o Regime Especial de Trabalhadores Autônomos (RETA).
A inscrição na Seguridade Social é um passo essencial para garantir que os trabalhadores estejam cobertos em caso de doença, acidente de trabalho, desemprego, maternidade, aposentadoria, entre outras situações.
Além disso, a filiação à seguridade social é obrigatória para todas as empresas e trabalhadores, e o descumprimento dessa obrigação pode levar a sanções.
É importante lembrar que a inscrição na seguridade social e o pagamento das contribuições correspondentes são responsabilidades contínuas da empresa durante todo o tempo em que ela empregar trabalhadores.
Portanto, certifique-se de manter suas obrigações com a Seguridade Social em dia para garantir o bom funcionamento da sua empresa.
Aquisição do Livro de Visitas e do Calendário Laboral
O Livro de Visitas e o Calendário Laboral são dois elementos-chave que você deve levar em conta como parte do cumprimento das obrigações trabalhistas da sua empresa.
Livro de Visitas:
Até alguns anos atrás, todas as empresas eram obrigadas a ter um Livro de Visitas físico em cada local de trabalho para que os inspetores do trabalho pudessem registrar suas visitas.
No entanto, desde 2013, a regulamentação mudou e as empresas não são mais obrigadas a ter esse livro fisicamente.
Em seu lugar, as atas de inspeção são lavradas eletronicamente.
Ainda assim, a empresa deve estar preparada para facilitar o trabalho da inspeção e registrar adequadamente todas as visitas de inspeção.
Calendário Laboral:
De acordo com a legislação trabalhista espanhola, cada empresa é obrigada a elaborar um calendário laboral e mantê-lo à disposição dos trabalhadores e da inspeção do trabalho.
O calendário laboral deve incluir informações detalhadas sobre os horários de trabalho, as datas de início e término dos períodos de trabalho, os feriados, os períodos de férias e outras informações relevantes sobre a jornada de trabalho.
Esse calendário deve ser elaborado a cada ano e deve estar visível e acessível a todos os trabalhadores, em um lugar de destaque no local de trabalho.
Esses dois elementos são fundamentais para o cumprimento das obrigações trabalhistas da empresa e para garantir um bom relacionamento com os trabalhadores e com a inspeção do trabalho.
É importante lembrar que o descumprimento dessas obrigações pode levar a sanções e multas, por isso é crucial manter essas responsabilidades em dia.
Cumprimento da Prevenção de Riscos Laborais
O cumprimento das normas de Prevenção de Riscos Laborais (PRL) é fundamental para todas as empresas que operam na Espanha.
Essas normas foram criadas para proteger a segurança e a saúde dos trabalhadores e prevenir acidentes e doenças ocupacionais.
A Lei de Prevenção de Riscos Laborais estabelece uma série de obrigações para os empresários, que incluem:
- Avaliação de Riscos: A empresa deve realizar uma avaliação inicial dos riscos laborais associados à sua atividade e aos postos de trabalho dos seus funcionários. Essa avaliação deve ser atualizada regularmente e sempre que ocorrer uma mudança significativa nas condições de trabalho.
- Plano de Prevenção: A partir da avaliação de riscos, a empresa deve elaborar um Plano de Prevenção de Riscos Laborais. Esse plano deve incluir medidas específicas para eliminar ou reduzir os riscos detectados.
- Treinamento e Informação: Os trabalhadores devem receber treinamento e informação adequados sobre os riscos associados ao seu posto de trabalho e sobre as medidas preventivas adotadas. Esse treinamento deve ser oferecido no início da atividade de trabalho e sempre que as condições de trabalho mudarem.
- Vigilância da Saúde: A empresa deve facilitar aos trabalhadores a realização de exames de saúde relacionados aos riscos laborais a que estão expostos.
- Consulta e Participação: Os trabalhadores têm o direito de participar e ser consultados em todas as questões relacionadas à prevenção de riscos na empresa.
É importante ressaltar que, dependendo do tamanho da empresa e da natureza dos riscos laborais, pode ser necessário contar com um ou mais trabalhadores designados para a prevenção de riscos, ou até mesmo com um Serviço de Prevenção Externo, que é uma entidade especializada na gestão da prevenção de riscos laborais.
O descumprimento das obrigações de prevenção de riscos laborais pode levar a sanções significativas e ter graves repercussões para a saúde e a segurança dos trabalhadores.
Portanto, é fundamental que todas as empresas levem a sério a sua responsabilidade nessa área.
Isenção de responsabilidade legal
As informações fornecidas neste documento são oferecidas para fins informativos gerais e não devem ser interpretadas como assessoria jurídica, fiscal ou profissional sobre nenhum assunto em particular.
Cada um desses títulos representa um passo geral no processo de abrir uma empresa na Espanha no que diz respeito à Agência Tributária (Hacienda) e à Seguridade Social.
No entanto, cada caso empresarial é único e esses passos podem variar substancialmente dependendo do tipo de negócio, da estrutura da empresa, da localização geográfica e de uma variedade de outros fatores.
Além disso, o processo de constituição de uma empresa envolve uma série de obrigações legais e fiscais que vão além dos passos básicos descritos aqui.
É essencial que você busque assessoria jurídica e fiscal profissional antes de iniciar qualquer atividade empresarial.
Um assessor jurídico ou fiscal profissional pode ajudar a entender as obrigações legais e fiscais que correspondem à sua situação particular, orientar sobre a melhor estrutura empresarial para as suas necessidades e acompanhar todo o processo de constituição da empresa.
O descumprimento das obrigações legais e fiscais pode ter graves consequências, incluindo sanções econômicas e responsabilidade civil ou até mesmo penal.
Portanto, é essencial que você leve a sério suas obrigações legais e fiscais e busque assessoria profissional se tiver qualquer dúvida.
Este documento não cria nenhuma relação de assessor-cliente e não deve ser usado como substituto de assessoria jurídica ou fiscal profissional.
Se você tiver alguma dúvida sobre o conteúdo deste documento ou precisar de assessoria sobre qualquer assunto relacionado à constituição de uma empresa, recomendamos que procure a orientação de um profissional qualificado.
Dando continuidade à série «Empreenda do Zero», antes desses trâmites é recomendável ter claro o seu posicionamento web e, depois que a sua empresa estiver constituída, o passo seguinte é fazer uma boa previsão de gastos antes de se lançar no empreendedorismo.
Antes de concluir esses trâmites, talvez você queira conferir os principais auxílios para criar uma empresa na Espanha, que podem agilizar boa parte do processo.