É muito comum ouvir frases do tipo “eu preciso de mais tempo”, “eu gostaria que os dias tivessem mais horas”, “Minha manhã voou”, “A entrega do meu projeto está atrasada“… E assim poderíamos continuar até completar um manual com frases que aludem ao tema que iremos abordar hoje; gerenciamento de tempo.
Sem dúvida, este é um tema que interessa a muitos de nós, quer sejamos empreendedores, tenhamos a nossa própria empresa ou trabalhemos em uma empresa como um empregado.
“A gestão eficaz do tempo no trabalho nos irá ajudar a organizar o dia-a-dia para cumprir as tarefas planejadas, respeitando os prazos e aumentando consideravelmente a produtividade.”
A seguir, veremos em que realmente consiste a gestão do tempo, como podemos planejar com eficiência estabelecendo prioridades e quais ferramentas existem para nos ajudar a alcançá-la.
Gestão do tempo no trabalho e nas empresas
Um dos recursos mais limitados e valiosos para uma empresa é o tempo. Este fator irá condicionar as atividades realizadas, a estratégia, sua produção, as realizações e o faturamento (entre outros aspectos).
“Agestão do tempo é a grande aliada da produtividadey, por tanto, da rentabilidadede qualquer negócio ou empresa.”
Portanto, investir em gerenciamento de tempo e gerenciamento de prioridades é uma decisão inteligente, para dizer o mínimo. Algumas das suas grandes vantagens são:
● Alcançar metas em menos tempo. Quando se faz uma boa gestão do tempo, os objetivos são enquadrados num período previamente definido. Isso significa que eles não irão se estender ao longo do tempo e serão adiados indefinidamente.
●Reduzir o estresse no ambiente.Trabalhar contra o relógio é a causa de muitas situações estressantes. Tanto empresários, empreendedores e trabalhadores sabem o que significa não chegar no prazo acordado com o cliente. Seja como for, a falta de tempo de planejamento para estabelecer prioridades acaba gerando estresse e desconforto.
● Gerar uma sensação de autoconfiança. Uma das vantagens mais notáveis no nosso dia a dia é a confiança que adquirimos em nós mesmos. Ver que cumprimos todas as tarefas e que cumprimos os prazos é um impulso de energia que se transforma em confiança e segurança.
● Trabalhar feliz todos os dias. Como consequência do exposto, enfrentar um novo dia de trabalho todas as manhãs é mais agradável. Ir para o trabalho com um sorriso, é possível.
● Aproveitar mais cada projeto ou tarefa, não aconteceu de você começar a trabalhar em um projeto que você ama, mas a falta de planejamento de tempo fez com que você acabasse odiando? A gestão do tempo nos ajuda a aproveitar mais tudo isso.
● Formar equipes altamente produtivas. Trabalhar mais rápido, sem comprometer a qualidade dos resultados, é o sonho de muitos. A gestão do tempo é fundamental para conseguir isso, tornando os nossos dias mais eficazes.
● Tomar decisões conscientemente. Estar ciente do tempo que cada atividade ou fase de um projeto precisa, nos faz tomar decisões responsáveis. Isso implica ordenar melhor nosso trabalho para não perder a eficácia. Por outro lado, quando eliminamos da equação o estresse gerado pela falta de tempo, nos sentimos melhor para tomar decisões.
● Evitar a procrastinação. Finalmente, o planejamento adequado do tempo, estabelecendo prioridades, faz com que a procrastinação desapareça. Se cada atividade tiver um tempo atribuído, será impossível não cumprir o que foi acordado.
Gestão do tempo e gestão de prioridades
A falta de tempo muitas vezes nos faz deixar certas tarefas, atividades ou projetos para “amanhã”. O problema surge quando esse “amanhã” se torna “3 anos depois”.
Nesse sentido, a gestão do tempo e a gestão de prioridades têm um papel fundamental. Graças a isso, você poderá parar de procrastinar e realizar um projeto, um sonho pessoal ou uma meta que você estabeleceu para seu projeto.
Segredos para o planejamento do tempo, estabelecendo prioridades
Definir prioridades é uma das melhores formas de não esquecer uma tarefa, assim como não procrastinar com o tempo e se aproximar de prazos sem ter trabalhado nela.
No entanto, nem sempre é fácil definir prioridades claras e cumpri-las. Com certeza, você já testou e já deve ter visto que a gestão do tempo é algo que exige dedicação e, sobretudo, muita força de vontade.
E é inútil estabelecer prioridades se iremos ignorá-las mais tarde. Em relação a isso, quero dar a você 4 chaves que me ajudam a organizar meu dia a dia, planejando melhor meu tempo graças ao estabelecimento de prioridades.
fazer um compromisso
Quando falo em comprometimento, não me refiro apenas a comentar publicamente nossa intenção de realizar um determinado plano para melhor administrar o tempo (dentro de uma empresa ou no próprio trabalho). O compromisso a que me refiro vai mais longe…
“Trata-se de assumir um compromisso com nós mesmos. Falhar com um membro da família ou amigo dói, mas dói mais se aquele que você falha é você mesmo.”
Quando existem alguns objetivos, é fundamental estabelecer um plano de gestão do tempo, mas também comprometer-se a respeitá-lo a 100%. Isso é o que se traduz em um alto nível de satisfação.
Definir hábitos para cada tarefa
Ao enfrentar as tarefas do dia a dia, é fundamental ter um hábito ou método que ajude a executá-las em ordem de prioridade e sem procrastinar em nenhuma delas. Por exemplo, costumo priorizá-las nesta ordem:
1.- Tarefas urgentes para os clientes. Precisamos incluir nesta lista todas as tarefas com prazos apertados. Alguns podem chamar isso de “apagar incêndios”, mas eu pessoalmente posso me concentrar melhor em novos objetivos quando os clientes atuais estão felizes.
2.- Tarefas que estão controladas e podem ser resolvidas rapidamente. Aquelas que com um mínimo de dedicação, podemos riscar da lista. Assim como nos prazos de entrega, marcar tarefas que estavam no meio do caminho ou quase sob controle com um cheque gera uma satisfação que o leva a seguir em frente.
3.- Tarefas que requerem maior dedicação de tempo. Minha recomendação é deixá-las por último, pois são mais trabalhosas e, inevitavelmente, exigirão novos hábitos para melhorar a produtividade; como fazer pausas mentais para continuar fluindo, manter-se atualizado com treinamentos contínuos e/ou intermitentes ou estabelecer dinâmicas de equipe para delegar.
Desenhe um plano real
Por real quero dizer um plano que poderá ser cumprido levando em consideração; o tempo disponível e a dedicação que cada tarefa exige. Aqui, pode acontecer que, ao planejar, superestimemos nosso tempo.
Ou seja, é muito comum planejar um dia pensando que vamos conseguir completar 5 tarefas, mas no final só terminamos 3.
Isso não significa que não sejamos produtivos, mas pode ser que o planejamento não tenha sido correto. Portanto, é preciso mensurar os prazos e realmente levar em conta quanto tempo cada tarefa incluída no plano leva.
investir em ferramentas
Finalmente, outra das grandes chaves para o gerenciamento adequado do tempo é o uso de ferramentas especialmente projetadas para nos ajudar a priorizar e planejar.
Existem ferramentas para tudo; organizar o seu tempo, projetos, tarefas ou equipes, engerar ideias, calcular as horas investidas… Em suma, estas são as soluções que nos permitem assumir o controle (na medida do possível).
Ferramentas de gerenciamento de tempo
Como acabei de mencionar, existem ferramentas muito úteis para realizar a gestão do tempo, poder organizar o dia a dia, planejar projetos ou definir prioridades.
Isso nos ajuda a poupar tempo, ser mais produtivo, desfrutar de uma melhor organização e não procrastinar. Quando você integrá-las no seu dia a dia, você notará a diferença. Além disso, você provavelmente vai ter dificuldade em voltar a trabalhar sem elas.
Vamos ver algumas ferramentas!
Google Calendar
O Google tem ferramentas para tudo, não seria diferente neste caso. Como o próprio nome sugere, esta solução é baseada em um calendário digital com múltiplas funcionalidades:
● Organizar reuniões e eventos.
● Convidar outros usuários para estas reuniões.
● Gerar nesse mesmo momento o link da chamada de vídeo.
● Bloquear os horários para determinadas tarefas.
● Compartilhar calendários com a equipe.
Trello
É uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais simples, mas é extremamente útil. Permite organizar tarefas em ordem de prioridade, classificá-las por projetos, definir alarmes para nos alertar sobre os próximos prazos e trabalhar em colaboração com outras pessoas, atribuindo-as tarefas.
Fornece uma visão ampla do projeto. De relance, podemos saber quais tarefas foram concluídas, quais estão em processo e quais estão pendentes.
Toggl
Se o que você está interessado é saber quanto tempo cada tarefa ou projeto requer, para então calcular sua rentabilidade ou usar esses dados para fazer um melhor planejamento de tempo estabelecendo prioridades, esta ferramenta lhe interessa.
Você deve abrir um projeto e criar as tarefas que deseja medir. Cada vez que você iniciar uma tarefa, você deve acessar a ferramenta e iniciar o cronômetro. Quando terminar, você terá que fazer o mesmo para desligá-lo.
Basecamp
Assim que você entrar nesta ferramenta, você verá um quadro onde todos os seus projetos estarão organizados. Dentro de cada projeto, você poderá ver uma lista de tarefas. E em cada tarefa, você pode incluir uma descrição, prazos e as pessoas envolvidas.
É uma solução muito boa para empresas com grandes equipes. Na visualização de calendário, você pode verificar em qual fase do projeto você está e tudo o que ainda está pendente. Além disso, facilita a comunicação entre todos os colaboradores da empresa por meio de seus quadros de avisos.
Teamwork
Este outro sistema é semelhante ao anterior, mas podemos destacar que ajuda a controlar os gastos de cada projeto.
Ou seja, além de ter uma visão completa de como está o projeto e em que fase ele se encontra, é possível controlar as finanças associadas. É um grande aliado da produtividade, mas também da rentabilidade nas empresas.
Hootsuite
Se falamos de gerenciamento de tempo, também estamos interessados em ferramentas que nos ajudem a melhorar nossa produtividade. Ou seja, podemos completar um número maior de tarefas em menos tempo, já que Hootsuite nos ajuda a economizar tempo gerenciando redes sociais.
Se você tem uma empresa ou negócio, provavelmente é algo que será relevante para você. Com ferramentas como essa, você poderá agendar e acompanhar suas postagens com muita facilidade.
Mailrelay
Em linha com os pontos anteriores, a Mailrelay também é uma ferramenta que nos ajuda a poupar tempo. Com ela, podemos programar nossos envios de emails, automatizar campanhas e visualizar métricas de forma simples.
Além disso, com um editor visual, podemos criar emails profissionais sem gastar tempo projetando-os por meio de código HTML tedioso.
Asana
Pode-se dizer que este aplicativo é semelhante a vários dos anteriores, como Basecamp ou Teamwork, mas tem uma particularidade que o destaca e está relacionado à gestão do tempo e às prioridades.
Inclui uma funcionalidade que permite priorizar facilmente as tarefas para melhorar a produtividade e a eficiência no trabalho. A ferramenta perfeita para trabalhar com equipes!
Monday
Mais uma vez, esta é uma ferramenta desenhada para melhorar a produtividade e a gestão do tempo das equipes nas empresas. Entre suas funcionalidades, temos o estabelecimento de prazos e a atribuição de tarefas a outros membros.
Também é possível acessar uma visão geral do status de tarefas e projetos no painel principal. Também podemos ver quais tarefas estão pendentes para os próximos dias.
Holded
Por fim, quero falar sobre uma ferramenta que poupa muito tempo, principalmente para aquelas pessoas da equipe que trabalham no departamento administrativo.
Com o Holded você pode criar faturas, gerenciar processos bancários, controlar despesas e pagamentos, fazer cadastros e outras funções com o clique de um botão. Ou seja, tarefas que normalmente são realizadas manualmente e que demandam muito tempo, podem ser executadas de forma simples com este aplicativo.
*Meu conselho: escolha aquelas ferramentas que realmente epoupam seu tempo, ajudam você a ser mais produtivo e servem para priorizar tarefas. Pois alguns sistemas são muito complexos, confusos e precisam de um período excessivo de aprendizado.
Para concluir… alguns exemplos de gestão de tempo
Para dar exemplos de gestão do tempo, precisamos pensar no dia a dia de um negócio específico. Por exemplo:
● Uma empresa de desenvolvimento web. Nesse caso, seria essencial ter um processo dividido em etapas e, dentro de cada etapa, dividir as tarefas a serem realizadas. Algumas das ferramentas que podem funcionar melhor aqui são Asana, Basecamp, Teamwork ou Monday.
● Um trabalhador independente ou profissional. Talvez, no seu dia a dia, você ache mais conveniente usar aplicativos como Trello, Toggl e Google Calendar. Com o Trello você pode organizar os projetos em que está envolvido, com o Toggl você tem o controle do tempo que cada tarefa demanda, e com o Google Calendar você pode organizar seu dia-a-dia por blocos de tempo.
Como você pode ver, poderíamos dar muitos exemplos de gerenciamento de tempo. O que aconselho é rever o seu caso particular e, assim, escolher as soluções que melhor se adequam aos seus objetivos e necessidades diárias.
Se você possui uma empresa ou pequeno negócio, definitivamente recomendo trabalhar com ferramentas como as já citadas. Sua equipe ficará mais organizada, saberá quais são suas prioridades e se sentirá mais confortável em seu papel.
Certamente os benefícios não tardarão a chegar! Lembre-se que a gestão do tempo é o caminho para alcançar aqueles resultados tão esperados, ou você ainda não pensou nisso? —- Artigo traduzido por Micheli.
