Las claves para la planificación y gestión eficaz del tiempo

Es muy común escuchar frases del tipo “me falta tiempo”, “ojalá los días tuvieran más horas”, “se me ha pasado la mañana volada”, “voy justa con la entrega”… Y así podría continuar hasta completar un manual con frases que hacen alusión al tema que nos ocupa hoy; la gestión del tiempo.

Sin duda, este es un tema que nos interesa a muchos, seamos emprendedores, tengamos una empresa propia o trabajemos por cuenta ajena para otros.

“Una gestión eficaz del tiempo en el trabajo, nos ayuda a organizar el día a día para cumplir con las tareas previstas respetando plazos y aumentando considerablemente la productividad.”

A continuación, veremos en qué consiste realmente la gestión del tiempo, cómo podemos planificarnos de manera eficiente estableciendo prioridades y qué herramientas existen para ayudarnos a conseguirlo.

Te lo enseñamos todo en Mailrelay.

Gestión del tiempo en el trabajo y en las empresas

Uno de los recursos más limitados y valiosos para una empresa es el tiempo. Esto condiciona las actividades que se llevan a cabo, la estrategia, su producción, los logros y la facturación (entre otros aspectos).

“La gestión del tiempo es la gran aliada de la productividad y, por tanto, de la rentabilidad de cualquier negocio o empresa.”

Por ello, invertir en la gestión del tiempo y la gestión de prioridades es una decisión, cuanto menos, inteligente. Algunos de sus grandes beneficios son:

● Alcanzar los objetivos en menos tiempo. Cuando se lleva a cabo una correcta gestión del tiempo, los objetivos están enmarcados en un plazo previamente definido. Esto hace que no se extiendan en el tiempo y se pospongan indefinidamente.

● Reducir el estrés en el ambiente. Trabajar a contrarreloj es la causa de muchas situaciones de estrés. Tanto empresarios, como emprendedores y trabajadores sabemos lo que significa no llegar a tiempo al plazo pactado con el cliente. Sea como sea, la falta de planificación del tiempo estableciendo prioridades acaba generando estrés y malestar.

● Generar sensación de autoconfianza. Una de las ventajas más notables en nuestro día a día, es la confianza que adquirimos en nosotros mismos. Ver que llegamos a todas las tareas y que cumplimos con los plazos, supone un impulso de energía que se transforma en confianza y seguridad.

● Trabajar feliz cada día. Como consecuencia de lo anterior, enfrentar una nueva jornada laboral cada mañana resulta más placentero. Ir al trabajo con una sonrisa, es posible.

● Disfrutar más de cada proyecto o tarea. ¿No te ha pasado que has empezado a trabajar en un proyecto que te encanta, pero la falta de planificación del tiempo te ha hecho acabar detestándolo? La gestión del tiempo nos ayuda a disfrutar más de todo ello.

● Formar equipos altamente productivos. Trabajar más rápido, sin comprometer la calidad de los resultados, es el sueño de muchos. La gestión del tiempo es clave para lograrlo, haciendo nuestras jornadas más efectivas.

● Tomar decisiones de manera consciente. Tener conciencia del tiempo que necesita cada actividad o fase de un proyecto, hace que tomemos decisiones responsables. Esto implica ordenar mejor nuestro trabajo para no perder efectividad. Por otro lado, cuando hemos eliminado de la ecuación el estrés que genera la falta de tiempo, nos sentimos mejor para tomar decisiones.

● Evitar la procrastinación. Por último, una correcta planificación del tiempo estableciendo prioridades, hace que la procrastinación desaparezca. Si toda actividad tiene asignado un tiempo, será imposible no cumplir con lo pactado.

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Gestión del tiempo y gestión de prioridades

La falta de tiempo hace muchas veces que dejemos determinadas tareas, actividades o proyectos para “mañana”. El problema viene cuando ese “mañana” se convierte en “3 años más tarde».

En este sentido, la gestión del tiempo y la gestión de prioridades juegan un papel fundamental. Gracias a ello, podrás dejar de procrastinar y hacer realidad un proyecto, un sueño personal o una meta que te has marcado en tu negocio.

Claves de la planificación del tiempo estableciendo prioridades

Establecer prioridades es una de las mejores formas de no olvidar una tarea, así como de no procrastinar en el tiempo y acercarse a los plazos de entrega sin apenas haber trabajado en ella.

Sin embargo, no siempre es sencillo establecer prioridades claras y cumplir con ellas. Seguramente, ya lo habrás intentado y habrás visto que la gestión del tiempo es algo que requiere dedicación y, sobre todo, mucha fuerza de voluntad.

Y es que de nada sirve establecer prioridades si luego nos las saltamos. En relación a ello, quiero darte 4 claves que me ayudan a organizar mi día a día, planificando mejor el tiempo gracias a establecer prioridades.

Establecer un compromiso

Cuando hablo de compromiso, no me refiero simplemente a comentar públicamente nuestra intención de llevar a cabo un determinado plan para gestionar mejor el tiempo (dentro de una empresa o en nuestro propio trabajo). El compromiso al que yo me refiero va más allá…

“Se trata de adquirir un compromiso con nosotros mismos. Fallarle a un familiar o amigo duele, pero más duele si al que te fallas es a ti mismo.”

Cuando existen unos objetivos, es fundamental establecer un plan de gestión del tiempo, pero también comprometerse a respetarlo al 100%. Esto es lo que luego se traduce en un elevado nivel de satisfacción.

Definir hábitos para cada tarea

A la hora de afrontar las tareas del día a día, es fundamental disponer de un hábito o método que te ayude a ejecutarlas por orden de prioridad y sin procrastinar en ninguna. Yo, por ejemplo, las suelo priorizar siguiendo este orden:

1.- Tareas que son urgentes para los clientes. Aquí se incluyen todas aquellas en las que tengamos plazos que nos pisen los talones. Hay quien puede llamar a esto “apagar fuegos”, pero personalmente puedo centrarme mejor en nuevas metas cuando los clientes actuales están contentos.

2.- Tareas que están controladas y se pueden resolver rápido. Esas que con un mínimo de dedicación, podremos tacharlas de la lista. Al igual que ocurre con los plazos de entrega, marcar con un check tareas que estaban a medias o casi controladas, genera una satisfacción que impulsa a seguir adelante.

3.- Tareas que requieren mayor dedicación de tiempo. Mi recomendación es dejar estas para el final, pues son más engorrosas y, sí o sí, nos van a requerir nuevos hábitos para mejorar la productividad; como hacer descansos mentales para seguir fluyendo, mantenerse actualizado con formación continua y/o intermitente o establecer dinámicas de equipo para delegar.

Diseñar una planificación real

Por realme refiero a una planificación que se pueda cumplir teniendo en cuenta; el tiempo disponible y la dedicación que requiere cada tarea. Aquí, nos puede ocurrir que a la hora de planificar sobreestimemos nuestro tiempo.

En otras palabras, es muy común planificar un día pensando que vamos a ser capaces de completar 5 tareas, pero que finalmente finalicemos solo 3.

Esto no significa que no seamos productivos, también puede ser que la planificación no haya sido la acertada. Por eso, es necesario medir los tiempos y tener en cuenta realmente cuánto tiempo lleva cada tarea incluida en el plan.

Invertir en herramientas

Por último, otra de las grandes claves para la correcta gestión del tiempo, es el uso de herramientas especialmente diseñadas para ayudarnos a priorizar y planificar.

Existen herramientas para todo; organizar tu tiempo, proyectos, tareas o equipos, ordenar ideas, calcular las horas invertidas… En definitiva, estas son la solución que nos permite tomar el control (en la medida de lo posible).

Herramientas de gestión de tiempo

Como acabo de comentar, existen herramientas muy útiles para llevar a cabo una gestión del tiempo, poder organizar el día a día, planificar proyectos o establecer prioridades.

Estas nos ayudan a ahorrar tiempo, ser más productivos, disfrutar de una mejor organización y a no procrastinar. Cuando las integres en tu día a día notarás la diferencia. Es más, probablemente te costará volver a trabajar sin ellas.

¡Vemos de qué herramientas se trata!

Google Calendar

Google tiene herramientas para todo, con lo cual, no podía faltar aquí. Como su propio nombre indica, esta solución está basada en un calendario digital con múltiples funcionalidades:

● Organizar reuniones y eventos.

● Invitar a otros usuarios a dichas reuniones.

● Generar en ese mismo momento el enlace de la videollamada.

● Bloquear espacios de tiempo para determinadas tareas.

● Compartir calendarios con el equipo.

Trello

Es una de las herramientas de gestión del tiempo más simples, pero es sumamente útil. Permite organizar tareas por orden de prioridad, clasificarlas por proyectos, establecer alarmas para avisarnos de próximos vencimientos y trabajar de forma colaborativa con otras personas, asignándoles tareas.

Aporta una visión amplia del proyecto. De un vistazo podemos saber qué tareas se han completado, cuáles están en proceso y cuáles quedan pendientes.

Toggl

Si lo que te interesa es conocer cuánto tiempo requiere cada tarea o proyecto, para luego calcular su rentabilidad o usar estos datos para realizar una mejor planificación del tiempo estableciendo prioridades, esta herramienta te interesa.

Deberás abrir un proyecto y crear aquellas tareas que quieras medir. Cada vez que vayas a iniciar una de ellas, deberás acceder a la herramienta e iniciar el cronómetro. Cuando finalices, deberás hacer lo mismo para apagarlo.

Basecamp

Nada más entrar a esta herramienta, verás un tablero donde estarán organizados todos tus proyectos. Dentro de cada proyecto, podrás tener una lista de tareas. Y en cada tarea, podrás incluir una descripción, los plazos de entrega y las personas involucradas.

Es una muy buena solución para empresas con equipos grandes. En la vista calendario, podrás comprobar en qué fase del proyecto estás y todo lo que queda pendiente aún. Además, facilita la comunicación entre todos los trabajadores de la empresa a través de sus tablones de anuncios.

Teamwork

Esta otra es similar a la anterior, pero podemos destacar que ayuda a tener un control de gastos para cada proyecto.

Es decir, además de tener una visión completa de cómo va el proyecto y en qué fase se encuentra, es posible controlar las finanzas asociadas. Es una gran aliada de la productividad, pero también de la rentabilidad en empresas.

Hootsuite

Si hablamos de gestión del tiempo, también nos interesan herramientas que nos ayuden a mejorar nuestra productividad. Es decir, a completar un mayor número de tareas en menos tiempo, pues Hootsuite nos ayuda a ahorrar tiempo en la gestión de redes sociales.

Si tienes una empresa o negocio, probablemente es algo que estés llevando a cabo. Con herramientas como esta, podrás programar y hacer seguimiento de tus publicaciones muy fácilmente.

Mailrelay

En línea con lo anterior, Mailrelay también es una herramienta que nos ayuda a ahorrar tiempo. Con ella, podemos programar nuestros envíos de emails masivos, automatizar campañas y visualizar métricas de manera simple.

Además, con su editor visual, podemos crear emails profesionales sin invertir tiempo en diseñarlos a través de tediosos códigos HTML.

Asana

Se podría decir que esta aplicación es similar a varias de las anteriores como Basecamp o Teamwork, pero tiene una particularidad que la hace destacar y está relacionada con la gestión del tiempo y las prioridades.

Incluye una funcionalidad que permite priorizar tareas de manera sencilla para mejorar la productividad y eficacia en el trabajo. ¡La herramienta perfecta para trabajar con equipos!

Monday

De nuevo, estamos ante una herramienta pensada para mejorar la productividad y la gestión del tiempo de equipos en empresas. Entre sus funcionalidades, tenemos el establecimiento de plazos de vencimiento y la asignación de tareas a otros miembros.

También es posible acceder desde su panel principal a una vista general del estado de tareas y proyectos. Igualmente podemos ver qué tareas hay pendientes para los próximos días.

Holded

Por último, quiero hablarte de una herramienta que ahorra mucho tiempo, especialmente a aquellas personas del equipo que trabajan en el departamento administrativo.

Con Holded se pueden crear facturas, realizar conciliaciones bancarias, controlar los gastos y pagos, realizar registros y otras funciones a golpe de clic. Es decir, tareas que normalmente se llevan a cabo de forma manual y que requieren mucho tiempo, se pueden ejecutar de manera simple con esta aplicación.

*Mi consejo: Elige aquellas herramientas que verdaderamente te ahorren tiempo, te ayuden a ser más productivo y sirvan para priorizar tareas. Obvia aquellas que resulten complejas, confusas y necesiten un excesivo periodo de aprendizaje.

Para concluir.. algunos ejemplos de gestión de tiempo

Para poder darte ejemplos de gestión de tiempo, es preciso que pensemos en el día a día de un negocio específico. Por ejemplo:

● Una empresa de desarrollo web. En este caso, sería fundamental contar con un proceso desglosado en etapas y, dentro de cada etapa, desglosar las tareas a llevar a cabo. Algunas de las herramientas que mejor pueden funcionar aquí son Asana, Basecamp, Teamwork o Monday.

● Un trabajador o profesional independiente. Quizás, en su día a día, le convenga más usar aplicaciones como Trello, Toggl y Google Calendar. Con Trello puede organizar los proyectos en que está involucrado, con Toggl tener un control del tiempo que le ocupa cada tarea y con Google Calendar organizar su día a día por bloques temporales.

Como ves, podríamos poner muchos ejemplos de gestión de tiempo. Lo que te aconsejo es revisar tu caso en particular y, así, elegir aquellas soluciones que más se ajusten a tus objetivos y necesidades diarias.

Si eres dueño de una empresa o pequeño negocio, sin duda te recomiendo trabajar con herramientas como las ya citadas. Tu equipo va a estar mejor organizado, va a saber cuáles son sus prioridades y se sentirá más cómodo en su función.

¡Seguro que los beneficios no tardarán en llegar! Piensa que la gestión del tiempo es la vía hacía esos anhelados resultados, ¿o no te lo habías planteado?