Los 6 Mejores gestores de proyectos para mejorar tu productividad y la de tu equipo

Cuando tienes que llevar a cabo un proyecto online, ya sea que trabajes con un equipo o de forma individual como “solopreneur”, siempre es recomendable tener todas las tareas de manera organizada y, sobre todo, controladas.

Así podrás garantizar un mejor control sobre lo que debe hacer cada integrante del equipo, evitando que se les pase algo por alto y puedas descartar a toda costa la mala sincronización en las responsabilidades de cada persona.

Es por eso que hoy te traigo la solución a todos tus problemas, con relación a cómo organizarte de manera óptima en base a los proyectos que tengan que realizar.

La solución que te propongo es una herramienta que haga las funciones de “gestor de proyectos”, la cual te facilitará a ti y a todo tu equipo llevar de forma más profesional los nuevos trabajos que se propongan.

¿Te interesa saber más al respecto? Entonces continúa leyendo esta guía que he preparado solo para ti, en la que resolveré todas las dudas que puedas tener y además te mostraré los mejores gestores de proyectos que existen en la actualidad.

¿Qué es un gestor de proyectos?

Tras haber leído la introducción de este post, quizás ya tengas una pequeña idea de “por dónde van los tiros” si hablamos de gestores de proyectos, pero en este punto voy a aclararte un poco más el significado.

Un gestor de proyectos es una herramienta en la que puedes crear un nuevo proyecto, ya sea compartido con otras personas o únicamente informativo y de seguimiento para ti, donde se vayan anotando y pasando a la siguiente fase del plan cada una de las acciones hechas y por hacer de dicho proyecto.

Tiene la ventaja que podréis organizar y asignar tareas específicas a cada integrante, con el añadido de poder establecer un límite de tiempo a cada trabajo.

Como puedes ver, un gestor de proyecto es la mejor opción en cuanto a la división de las labores, controlar los lapsos de entrega, y aumentar la productividad, sobre todo si, como te comenté anteriormente, trabajas con un equipo de personas.

Pero aunque está orientado a grupo, no quiere decir que no lo puedas usarlos en proyectos en solitario, ya que, aunque trabajes solo, te ayudará a visualizar el proyecto de manera óptima y ver cuánto tiempo tienes para terminar cada actividad.

¿Por qué un emprendedor (y casi cualquiera) necesita un gestor de proyectos?

Ahora que ya sabes la función de los gestores de proyectos, es posible que te preguntes qué puede impulsarte a utilizar uno.

No hay mejor forma de responder a todas tus inquietudes, que, mostrarte todas las ventajas punto por punto:

1) Manejo de la información más ágil

Gracias a que los gestores de proyectos te dan un dashboard en el que podrás agregar toda la información necesaria del trabajo diario, lo podrás tener todo en un solo lugar, algo que se agradece mucho, para así no tener que pasar de una ventana a otra del navegador ni cambiar de aplicaciones cada instante.

En la herramienta puedes destacar lo que consideres más importante, por lo que evitarás que se pierda alguna información relevante que, por ejemplo, te adjuntaron en un correo u otro medio.

No hay duda que los gestores de proyectos te ahorran esa tarea, debido que te permitirán tener toda la información a la vista, la cual podrá ver todo tu equipo con la posibilidad de añadir más si es necesario.

2) Facilidad para planificar a medio plazo

Siempre que se quiere ejecutar un trabajo o proyecto de la mejor manera, lo que debes hacer antes de empezar, es realizar la debida planificación a medio plazo, con la que llevaras un mejor control de cada tarea que se requiera realizar y, sobre todo, de qué persona del equipo será el encargado de implementarla.

Esta será una de las ventajas que te brinda un gestor de proyectos, ya que podrás desglosar todo lo que debas hacer y tenerlo siempre a la vista.

Tiene la comodidad de poder asignarle a cada miembro del grupo una actividad a realizar, dándote un mayor control en la planificación de tareas individuales.

Inclusive, algunos programas tienen la posibilidad de indicar el plazo que ese integrante tiene para completarla, tras el cual saltará una notificación a quien corresponda, para avisar de que no fue completada en dicho período de tiempo.

3) Ahorro de tiempo con clientes

Los gestores de proyecto te dan la posibilidad de tener a la vista todas las tareas, y a su vez en qué punto de desarrollo se encuentran, ya sea iniciada, finalizada, o bien que esté por hacer.

Esto te dará una clara autoridad frente al cliente (en caso de que compartas con él esta información), debido a que en una sola ventana tendrá toda la información referente al proyecto que te solicitó.

Aunque en un principio puedas pensar que darle visibilidad a tu cliente sobre cómo llevas ese encargo por el que te contrató pueda significar que pueda “meter las narices” en algo privado de tu equipo de trabajo, en ocasiones es positivo…

Me explico: tendrás la oportunidad de evadir esas largas reuniones en las que debas explicar cómo va el avance del proyecto punto por punto, con solo facilitarle una vista previa del trabajo será suficiente.

4) Entregas claras

Algo que es sumamente importante y que a todos los clientes les gusta, es tener todo claro, en cuanto a lo que a fechas se refiere, por supuesto. Con esto no solo me refiero a la entrega final del proyecto, si no a cada una de las tareas que son necesarias para completar el trabajo final.

Con los gestores de proyectos esto no será un problema para ti, debido que tendrás cada tarea con un rango de tiempo en el que se debe completar, y con la virtud que tu cliente sabrá cuáles son las fechas límites y cuando esperar el proyecto finalizado por tu parte.

Esto me ocurre con algunas empresas a las que gestiono su blog corporativo: ellos, aunque delegan en mí la gestión integral del blog (generación de contenidos, estrategia, elección de keywords principales, coordinación con los redactores,…) a veces tienen a una persona encargada de supervisar y dar el “OK” a todo lo que se va agendando en el calendario editorial y asegurarse de que va en la línea de lo que la marca quiere transmitir en su blog.

Pues gracias a herramientas de este tipo, la comunicación y coordinación con esta figura interna de la empresa es fenomenal y ellos saben en cada momento qué tipo de contenido saldrá y cómo saldrá publicado.

5) Reconocer rentabilidad de proyectos

Cuando se desea realizar cualquier tipo de proyecto, lo que más podría jugar en contra es la cantidad de horas invertidas en él, frente al importe económico que te va a suponer para tus arcas.

El beneficio de utilizar un gestor de proyectos, es que puedes ver en la herramienta la cantidad de tiempo que has invertido junto con el equipo de trabajo en las diferentes áreas.

Con esto podrás saber si todo el tiempo que gastaron en el proyecto tiene un ROI positivo, e identificar de dónde surgen las fallas, ya sea por un error de planificación o bien porque simplemente no presupuestaste lo suficiente al cliente y/o no contaste con un margen de beneficios.

Como te he mostrado a lo largo de este post, los gestores de proyectos son la mejor opción para planificar trabajos individuales o en equipo, ya que te permite adelantarte en este sentido a estos contratiempos.

Como ejemplo: imagínate que planificas y plasmas en la herramienta todas y cada una de las tareas necesarias (teóricamente), qué persona de tu equipo las realizará y cuánto tiempo (estimado) invertirá en ellas.

Todo esto, si lo sumas, incluyendo los honorarios que se llevarán tus empleados o colaboradores en concepto de remuneración por horas o sueldo a final de mes, según sea el caso, debes compararlo y ponerlo sobre la balanza con respecto al presupuesto final que piensas darle al cliente.

Ese planteamiento sobre la herramienta te podrá dar visos de si aceptar el proyecto con el presupuesto que pensaste en un principio o aumentarlo… para que así no “te pilles los dedos” económicamente hablando y que tu trabajo dé sus frutos.

Por esta razón será la mejor herramienta que tendrás como arma en cada trabajo que te surja, así que no deberías dudar más y empezar a emplear una.

6 Mejores gestores de proyectos para ser más productivo

Ahora que ya sabes todos los beneficios que ofrece un gestor de proyectos en tus futuros proyectos, debes estar ansioso por empezar a utilizar uno.

Pero antes que empieces una larga búsqueda para encontrar los mejores gestores de proyectos, te comento que ya hice ese trabajo por ti, y a continuación te dejo los más usados de Internet por su eficiencia y, por supuesto, los que mejor resultado me han dado a mí personalmente:

1) Trello

La herramienta de gestión de proyectos Trello, no solo te ayudará a cumplir con tus proyectos laborales, sino que también te funcionará como una agenda personal en la que podrás organizar las próximas tareas que tengas por completar.

Además, te permitirá profundizar en las descripciones, con esto me refiero a que podrás incluso adjuntar algún tipo de archivo y las fechas de vencimiento, en el caso de que, como te comenté anteriormente, una acción haya que completarla en un plazo máximo.

Además, puedes diferenciar tareas por colores, los cuales podrás asignar uno diferente a cada cliente o, si lo prefieres, a cada tipo de urgencia o importancia.

Sin duda, una de las mejores opciones que podrás tener, organizar las actividades realizadas o por hacer con tu grupo de trabajo, y tiene la ventaja de estar disponible para Android y iOS, lo que quiere decir que estará contigo en todo momento allá donde vayas.

2) Harvest

El gestor de proyectos Harvest es sin duda la mejor alternativa si se trata de realizar proyectos grandes, me refiero a trabajos que te lleven una cantidad amplia de tiempo.

Te dará la posibilidad de poder organizar todas las tareas en un calendario, que se divide en semanas, en el que puedes asignar dichas tareas por hacer de manera diaria y con un tiempo específico.

Algo que también te debo mencionar, y que a su vez es muy llamativo, es la amplia integración que puede llegar a tener, puesto que la podrás integrar en Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana y Trello, ésta última comentada anteriormente, en las que podrás iniciar o pausar cualquier tarea.

Este potente gestor de proyectos está disponible para dispositivos móviles, tanto para Android como iOS, y además cuenta con una herramienta tipo cronómetro que podrás agregar en tu ordenador.

3) ActiveCollab

ActiveCollab es el gestor de proyectos que te brindará una mayor experiencia de usuario, puesto que tendrás todos tus proyectos a la vista y te permitirá manejarlos de manera fácil.

Otra gran ventaja es el panel de notificaciones que te ofrece, en donde podrás dejar comentarios e interactuar con cada uno de los miembros del proyecto.

Como última característica, también te da la opción de poder crear facturas desde la misma aplicación, basándose en el tiempo de seguimiento que haya tenido.

Este increíble gestor está disponible para dispositivos móviles, ya sea Android, iOS, y en ordenadores con sistema operativo Windows y MAC.

4) Freedcamp

El gestor de proyectos Freedcamp te dará muchas posibilidades refiriéndonos a la asignación de tareas, ya que te da la oportunidad de tener tareas públicas o privadas, así puedes tener control de tus ocupaciones personales y laborales.

Además, tiene el atractivo de crear subtareas, y así distribuir todos tus proyectos de una manera más específica y organizada.

Otros factores a considerar serían la creación de calendarios mensuales, da la opción de elaborar discusiones entre personas del mismo proyecto, control de versiones para documentación y seguimiento de errores.

Disponible en dispositivos móviles, para sistema operativo Android e IOS, y para ordenadores con Windows.

5) Asana

Asana es un gestor de proyectos con una interfaz bastante amigable, que te permite tener a la vista todas las tareas que tengas pendiente en cada proyecto.

Algo bueno que se puede decir de Asana, es que cuenta con un indicador de progresos, en el que podrás decir si estás atrasado, a tiempo, o en riesgo.

Además de esto, también te genera unas gráficas, en la que puedes ver que tan ocupados han estado los miembros del equipo en el transcurso del proyecto.

Asana también cuenta con una integración de aplicaciones bastante amplia, unas 100 en total, entre las cuales destacan LinkedIn, Gmail, Google docs, slack y Dropbox.

Sin duda un gestor de proyectos bastante completo y que ofrece muchas alternativas, está disponible para dispositivos Android y iOS.

6) Todoist

El gestor de proyectos todoist es la forma más rápida de programar todas tus tareas, tanto personales como laborales, con la opción de asignar subtareas y prioridades.

Además de esto te brinda gráficas, en las que tiene una visión de la producción diaria en cuanto a número de tareas, y tendrás la alternativa de establecer como objetivos el tiempo y cosas diarias por hacer.

También se puede integrar con varias aplicaciones, como por ejemplo Alexa, Dropbox, calendario de Google, zapier e IFTT.

Pero no hay duda que lo mejor que tiene todoist es la cantidad de dispositivos que tienes para utilizarlo, desde ordenadores, dispositivos móviles, plugins de Google, plugins de emails y además en Smart watchs, esto te da la posibilidad de acceder desde cualquier lugar.

Conclusión

Cuando se trata de proyectos en equipo o en solitario, hay que llevarlos a cabo de manera funcional para poder mantener un orden y entregarlos en el tiempo pactado, con una buena organización es posible.

Es por eso que trabajar con gestores de proyectos te hará la vida mucho más fácil, con esto me refiero a que tendrás una mejor visualización del trabajo en general.

Gracias a que también podrás desglosarlo en pequeñas tareas, con la ventaja que tener una visualización de cada una y la posibilidad de asignarle el tiempo necesario, para así poder cumplir de forma óptima con la finalización del proyecto.

Incluso dándote la posibilidad, de no solo manejar un solo trabajo, si no que podrás controlar varios desde una misma herramienta y tener un control mucho más amplio.

Por lo que una herramienta de estas es muy necesario y deberías empezar a inclinarte por una desde este momento, para aumentar el desempeño grupal o individual.

Así que aprovecha los programas que te he traído, para disfrutar de los beneficios que representa el que hayas elegido y empieces a optimizar tu productividad.

Mi recomendación es que no lo sigas dejando de lado y empieza a disfrutar de todo lo que te pueden llegar a brindar los gestores de proyecto en tus próximos trabajos.

¿Aún no eliges uno de estos programas? ¡Hazlo ya mismo!