Kanban

Kanban es una metodología ágil que se originó en el sistema de producción de Toyota en Japón durante la década de 1940.

La palabra «kanban» en japonés significa «tarjeta visual» o «señal», y esta metodología se basa en el uso de tarjetas o tableros para visualizar el flujo de trabajo y gestionar las tareas de un proyecto de manera eficiente.

Su objetivo principal es mejorar la productividad al limitar la cantidad de trabajo en proceso (WIP, por sus siglas en inglés) y permitir una entrega continua y fluida de las tareas.

A diferencia de otras metodologías ágiles como Scrum, Kanban no establece roles específicos ni ciclos de trabajo fijos.

En lugar de ello, se centra en la visualización del flujo de trabajo y en la identificación y eliminación de cuellos de botella para mejorar la eficiencia del equipo.

Principios fundamentales de Kanban

Kanban se basa en una serie de principios y prácticas que guían su implementación.

Estos principio son clave para entender cómo esta metodología puede transformar la gestión de proyectos en el ámbito del marketing:

Visualización del trabajo:

El primer paso en Kanban es crear un tablero visual donde se representen todas las tareas del proyecto.

Estas tareas se dividen en columnas que reflejan su estado actual, como «Por hacer», «En proceso» y «Completado».

Esta visualización permite a todos los miembros del equipo ver de un vistazo en qué están trabajando, lo que facilita la coordinación y la comunicación.

Limitación del trabajo en proceso (WIP):

Uno de los aspectos más importantes de Kanban es la limitación del número de tareas que pueden estar en proceso simultáneamente.

Esto evita que los equipos se sobrecarguen con demasiadas tareas y asegura que cada una se complete antes de comenzar la siguiente.

Al limitar el WIP (Work In Progress), se reduce el tiempo de ciclo y se mejora la calidad del trabajo.

Gestión del Flujo:

Kanban se enfoca en gestionar el flujo de trabajo de manera continua.

Esto implica revisar constantemente cómo las tareas avanzan a través del tablero y hacer ajustes cuando se identifican cuellos de botella o bloqueos.

El objetivo es lograr un flujo de trabajo continuo y predecible, lo que resulta en una entrega más rápida y fiable de los proyectos.

Mejora continua:

La metodología Kanban fomenta una cultura de mejora continua.

Los equipos deben revisar regularmente su flujo de trabajo, identificar áreas de mejora y realizar ajustes para optimizar su rendimiento.

Esta mentalidad de mejora constante es crucial para mantenerse competitivo en un entorno de marketing en constante cambio.

Kanban en el marketing: ¿cómo puede beneficiar a tu equipo?

La adopción de Kanban en el marketing puede tener un impacto significativo en la eficiencia y efectividad de los equipos.

Al permitir una mayor visibilidad del trabajo, una mejor gestión del flujo y un enfoque en la mejora continua, Kanban puede ayudar a los equipos de marketing a entregar proyectos de mayor calidad en menos tiempo.

Por ejemplo, en un equipo de marketing que gestiona múltiples campañas simultáneamente, el uso de Kanban puede ayudar a organizar las tareas relacionadas con cada campaña.

Y de esta forma asegurar que cada una avance sin problemas.

Además, al limitar el trabajo en progreso, los equipos pueden evitar los efectos negativos de la multi-tarea, que a menudo conduce a errores y retrasos.

Otro beneficio de Kanban es su flexibilidad.

A diferencia de otras metodologías ágiles que requieren una planificación detallada al principio de cada sprint, Kanban permite la incorporación de nuevas tareas y prioridades en cualquier momento.

Esto es especialmente útil en marketing, donde las necesidades del cliente o del mercado pueden cambiar rápidamente, y los equipos deben ser capaces de adaptarse sin perder el ritmo.

Implementación de Kanban en un equipo de marketing

Implementar Kanban en un equipo de marketing no requiere una transformación radical.

Esto lo que lo hace ideal para equipos que buscan mejorar su eficiencia sin una disrupción significativa en sus procesos actuales.

A continuación vemos los pasos básicos para implementar Kanban en un entorno de marketing:

Crear el tablero Kanban:

El primer paso es diseñar el tablero Kanban, que puede ser físico (por ejemplo, una pizarra con post-its) o digital (utilizando herramientas como Trello, Asana o Jira).

Las columnas básicas suelen ser «Por hacer», «En proceso» y «Completado», pero se pueden agregar más columnas según las necesidades del equipo, como «Revisión» o «Aprobación del cliente».

Definir los límites de WIP:

Es importante establecer límites claros para la cantidad de tareas que pueden estar en cada columna «En proceso».

Estos límites deben ser discutidos y acordados por todo el equipo, y se pueden ajustar con el tiempo a medida que el equipo se familiariza con el flujo de trabajo.

Asignar tareas y revisar el flujo:

Una vez que el tablero esté configurado, se pueden asignar las tareas a los miembros del equipo y comenzar a analizar el flujo de trabajo.

Es fundamental realizar revisiones regulares para identificar posibles bloqueos o cuellos de botella y realizar ajustes según sea necesario.

Fomentar la mejora continua:

La implementación de Kanban no es un proceso que se realice solo una vez.

Los equipos tienen que comprometerse con la revisión y mejora continua de su flujo de trabajo.

Para esto se pueden realizar reuniones retrospectivas para discutir lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse.

Kanban y email marketing

Aunque Kanban es una metodología ampliamente utilizada en la gestión de proyectos en general, también puede ser particularmente útil en el ámbito del email marketing.

Las campañas de email marketing a menudo implican múltiples tareas, como la creación de contenido, la segmentación de listas, la programación de envíos y el análisis de resultados.

Kanban puede ayudar a organizar y gestionar estas tareas de una manera más eficiente.

Por ejemplo, un equipo de email marketing podría utilizar un tablero Kanban para planificar y ejecutar una campaña de correos electrónicos.

Las tareas podrían dividirse en columnas como «Redacción de contenido», «Diseño de plantillas», «Segmentación de listas», «Pruebas A/B» y «Programación de envíos».

Al limitar las tareas en proceso en cada columna, el equipo puede asegurarse de que cada tarea se complete a fondo antes de pasar a la siguiente, lo que resulta en una campaña de mayor calidad y efectividad.

Además, la visualización del trabajo en un tablero Kanban permite a todo el equipo ver el progreso de la campaña en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la coordinación entre los diferentes miembros del equipo.

Esto es especialmente útil en campañas complejas que involucran a múltiples departamentos o stakeholders.

Conclusión

En resumen, Kanban es una metodología ágil que ofrece una forma flexible y efectiva de gestionar proyectos, especialmente en el ámbito del marketing.

Su enfoque en la visualización del trabajo, la limitación del trabajo en proceso, la gestión del flujo y la mejora continua puede ayudar a los equipos de marketing a mejorar su productividad y eficiencia.

Además, su aplicación en áreas específicas como el email marketing demuestra su versatilidad y utilidad en una variedad de contextos.