Quando você precisa começar um novo projeto, seja trabalhando em equipe ou sozinho, é sempre recomendável organizar corretamente todas as tarefas por ordem de prioridade.
Assim, você garante um controle maior sobre o que cada membro da equipe deve fazer, evita que algo passe despercebido e consegue eliminar a todo custo os atrasos nas responsabilidades de cada pessoa.
Por isso, hoje vamos falar sobre gestão de projetos.
A solução que proponho é uma ferramenta que cumpre as funções de gestão de projetos, o que vai facilitar para você e toda a sua equipe a realização dos novos trabalhos propostos de forma mais profissional.
Quer saber mais sobre isso? Continue lendo este guia que preparei especialmente para você, no qual vou responder a todas as suas dúvidas e também mostrar os melhores gerenciadores de projetos que existem hoje.
O que é um gerenciador de projetos?
Depois de ler a introdução deste post, você provavelmente já sabe mais ou menos do que estamos falando, mas hoje vamos falar com mais profundidade sobre gestão de projetos.
Software de gestão de projetos, uma ferramenta para organizar o seu trabalho. Com um sistema de gestão de projetos eficaz, você pode acompanhar todas as etapas do seu planejamento para que o trabalho flua sem problemas.
Se você trabalhar com o software certo, conseguirá organizar e atribuir tarefas específicas a cada membro da sua equipe, com opções para definir um prazo para cada etapa do processo.
Como você pode ver, um software de gestão de projetos é a melhor opção em termos de divisão do trabalho, controle dos prazos de entrega e aumento da produtividade, principalmente se, como mencionei antes, você trabalha com uma equipe de pessoas com funções diferentes.
Mas, embora a maioria dos sistemas tenha sido criada para o trabalho com várias pessoas, você pode usar um desses softwares nos seus projetos individuais, porque, mesmo trabalhando sozinho, ele vai ajudar você a visualizar o projeto em uma única página e ver quanto tempo tem para concluir cada atividade.
Por que um empreendedor (e quase qualquer pessoa) precisa de um sistema de gestão de projetos?
Agora que você conhece os benefícios de uma ferramenta de gestão de projetos, talvez esteja se perguntando por que deveria adotar um sistema na sua empresa.
Não há melhor forma de responder a todas as suas dúvidas do que mostrar todos os benefícios, ponto por ponto:
1) Gestão de informações mais ágil
Como os sistemas profissionais de gestão de projetos oferecem um painel no qual você pode adicionar todas as informações necessárias do seu trabalho diário, você pode ter tudo em um só lugar, o que é muito útil. Se você escolher o software ideal, não vai precisar abrir várias abas ou trabalhar com navegadores diferentes só para verificar o status do seu projeto.
Na ferramenta, você pode destacar o que considera mais importante para não perder nenhuma informação relevante que, por exemplo, tenha sido enviada por outro usuário ou por email.
Não há dúvida de que um software de gestão de projetos vai poupar você dessa tarefa, já que permite ter todas as informações em uma única tela, com opções para organizar o seu fluxo de trabalho.
Além disso, um rastreador de tempo de projetos avançado vai oferecer insights sobre o projeto com base nas suas estimativas de tempo e orçamento.
2) Melhor planejamento
Se você não planejar as suas ações, vai trabalhar às cegas. O planejamento é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, não só porque você poderá definir os seus objetivos, mas também porque poderá determinar qual pessoa da equipe será responsável por cada tarefa.
Essa é uma das principais vantagens de um sistema de gestão de projetos, já que você terá muitas informações com apenas alguns cliques.
Você poderá atribuir responsabilidades à sua equipe e delegar tarefas com facilidade, com opções para controlar tudo o que está acontecendo.
Algumas ferramentas oferecem limitadores de tempo para garantir que o usuário seja notificado se não concluir a tarefa dentro do prazo estipulado.
3) Mais confiança para os seus clientes
Os sistemas de gestão de projetos costumam oferecer uma interface gráfica atraente para organizar as informações e revisar rapidamente o status das tarefas.
Isso é essencial para empresas que oferecem serviços terceirizados, pois o cliente poderá acompanhar o andamento do projeto (você pode compartilhar a tela com ele ou enviar atualizações e relatórios, para que o contratante veja como as coisas estão indo).
Embora, a princípio, você possa achar arriscado permitir que os clientes acompanhem o projeto em tempo real, já que eles poderiam começar a interferir no seu fluxo de trabalho, é essencial mantê-los atualizados para que vejam que você está trabalhando.
Explico: você terá a oportunidade de evitar aquelas longas reuniões em que precisa explicar, ponto por ponto, como o projeto está avançando, já que eles poderão consultar essas informações por conta própria.
4) Reconheça a rentabilidade dos projetos
Uma das primeiras coisas que você deve considerar antes de aceitar um novo projeto é quanto tempo vai precisar investir nele. Afinal, tempo é dinheiro, e se você não calcular o número de horas de que vai precisar, poderá perder dinheiro.
A vantagem de usar um gerenciador de projetos é que você pode ver na ferramenta quanto tempo você e a sua equipe dedicaram a cada área.
Com isso, você poderá saber se todo o tempo dedicado ao projeto teve um ROI positivo e identificar os aspectos que não funcionaram, seja por um erro de planejamento ou simplesmente porque você não enviou o orçamento correto ao seu cliente.
Como mostrei ao longo deste artigo, os sistemas de gestão de projetos são a melhor opção para planejar o trabalho individual ou em equipe, já que permitem antecipar esse tipo de contratempo.
Por exemplo: imagine que você planejou e listou todas as tarefas do projeto e delegou responsabilidades a cada usuário, definindo quanto tempo cada um terá para concluir as tarefas.
Se você souber quanto tempo eles vão dedicar a cada tarefa, saberá o total de horas necessárias para concluir o projeto. Com essas informações, você saberá o custo mensal e total do seu projeto.
Uma ferramenta avançada pode dar orientações para você decidir se aceita ou recusa o projeto, ou até ajustar o seu preço para cobrar mais pelo trabalho.
Um bom software será essencial para garantir que você cobre um preço justo dos seus clientes.
Os 6 melhores sistemas de gestão de projetos para aumentar a sua produtividade
Agora que você conhece todos os benefícios que uma ferramenta de gestão de projetos pode oferecer aos seus próximos projetos, deve estar ansioso para começar a usar uma.
Mas, antes de começar uma longa busca pelos melhores sistemas, deixe-me dizer que já fiz esse trabalho por você e vou compartilhar essas informações gratuitamente:
1) Trello
A ferramenta de gestão de projetos Trello não só vai ajudar você a realizar os seus projetos de trabalho, como também funciona como uma agenda pessoal na qual você pode organizar as suas tarefas.
Além disso, ela permite adicionar descrições mais completas, ou seja, você pode até anexar arquivos e datas de vencimento, caso, como mencionei antes, uma ação precise ser concluída em um prazo limitado.
Você também pode separar as tarefas por cor ou, se preferir, por prioridade.
Este software está disponível para Android e iOS, o que significa que você pode acompanhar o seu projeto de qualquer lugar. E, caso o Trello não atenda perfeitamente às suas necessidades, existem muitas alternativas ao Trello para explorar.
2) Harvest
O sistema de gestão de projetos Harvest é, sem dúvida, a melhor alternativa para quem precisa gerenciar projetos grandes, ou seja, trabalhos de longa duração.
Ele oferece a possibilidade de organizar todas as tarefas em um calendário dividido por semanas, com opções para criar tarefas diárias e definir um prazo para cada uma delas.
Algo que também devo mencionar, pois pode fazer a diferença na hora de escolher um novo software, é o fato de que esta ferramenta oferece várias opções de integração. Você pode integrá-la com Google Chrome, GitHub, Basecamp, Asana e Trello, este último mencionado anteriormente.
Este poderoso sistema de gestão de projetos está disponível para dispositivos móveis, tanto Android quanto iOS, e também conta com uma ferramenta do tipo cronômetro que você pode adicionar ao seu computador.
3) ActiveCollab
O ActiveCollab é o sistema que vai oferecer a você a melhor experiência de usuário, já que você terá todos os seus projetos em uma única tela e poderá gerenciá-los com facilidade.
Outra grande vantagem é o painel de notificações que ele oferece, onde você pode deixar comentários e interagir com cada membro do projeto.
Por fim, ele também oferece a opção de criar faturas no próprio aplicativo.
Este sistema incrível está disponível para dispositivos móveis, seja Android ou iOS, e para computadores com os sistemas operacionais Windows e Mac.
4) Freedcamp
O Freedcamp oferece muitas possibilidades para atribuir tarefas, já que você pode classificá-las como públicas ou privadas e assim ter controle das suas tarefas pessoais e profissionais.
Você também pode criar subtarefas e, assim, distribuir todos os seus projetos de forma mais específica e organizada.
Outros fatores a considerar seriam a criação de calendários mensais, a opção de abrir discussões entre as pessoas de um mesmo projeto, o controle de versões da documentação e o rastreamento de erros.
Disponível para dispositivos móveis, com os sistemas operacionais Android e iOS, e para computadores com Windows.
5) Asana
O Asana é uma ferramenta com uma interface muito amigável, que permite ver todas as tarefas pendentes de cada projeto.
O Asana tem um indicador de progresso, o que significa que você poderá acompanhar o andamento do seu projeto e ver se as coisas estão indo bem ou se será preciso acelerar o trabalho.
Além disso, ele também gera gráficos, para que você veja o quanto os membros da equipe estiveram ocupados durante o projeto.
O Asana também oferece integração com vários aplicativos, cerca de 100 no total, incluindo LinkedIn, Gmail, Google Docs, Slack e Dropbox.
Sem dúvida, um sistema de gestão de projetos muito completo, que oferece muitas alternativas. Este software está disponível para dispositivos Android e iOS.
6) Todoist
O Todoist é a forma mais rápida de agendar todas as suas tarefas, tanto pessoais quanto profissionais, com a opção de atribuir subtarefas e prioridades.
Ele também oferece gráficos, nos quais você tem uma visão da produção diária em número de tarefas, e você ainda pode criar metas diárias ou prazos.
Ele também pode ser integrado a vários aplicativos, como Alexa, Dropbox, Google Calendar, Zapier e IFTTT.
Mas não há dúvida de que um dos melhores recursos do Todoist é a compatibilidade com inúmeros sistemas. Você pode usá-lo em computadores, dispositivos móveis, plug-ins do Google, plug-ins de email e smartwatches. Isso significa que você pode acessá-lo de qualquer lugar, independentemente do dispositivo que estiver usando.
Conclusão
Não importa se você gerencia uma equipe com vários colaboradores ou trabalha sozinho: para criar projetos de sucesso, você precisará organizar todas as tarefas corretamente.
Por isso, trabalhar com ferramentas de gestão de projetos vai tornar a sua vida muito mais tranquila, ou seja, você terá uma visão melhor do trabalho como um todo.
Você também pode subdividir as suas tarefas para facilitar a organização da equipe, atribuindo responsabilidades e prazos para cada etapa do projeto. Se você escolher o software certo para as suas necessidades, gerenciar as suas tarefas ficará muito mais fácil.
Trabalhar com um sistema de gestão de projetos é essencial para melhorar o desempenho e o fluxo de trabalho da sua equipe.
Então, aproveite as ferramentas que vimos neste post para otimizar a sua produtividade e os seus resultados.
Minha recomendação é que você não deixe isso para depois e comece a aproveitar tudo o que os sistemas de gestão de projetos podem oferecer nos seus próximos trabalhos.
Ainda não escolheu o melhor software? Faça isso agora mesmo!
Traduzido por Micheli.
