Quando você precisa tocar um projeto online, seja trabalhando em equipe ou sozinho como “solopreneur”, é sempre recomendável manter todas as tarefas organizadas e, sobretudo, sob controle.
Assim, você garante um controle melhor sobre o que cada integrante da equipe deve fazer, evita que algo passe despercebido e elimina de vez a falta de sincronia nas responsabilidades de cada pessoa.
Por isso, hoje trago a solução para todos os seus problemas na hora de se organizar da melhor forma em função dos projetos que vocês precisam realizar.
A solução que proponho é uma ferramenta que funcione como “gerenciador de projetos”, que vai facilitar para você e para toda a sua equipe conduzir de forma mais profissional os novos trabalhos que surgirem.
Quer saber mais sobre o assunto? Então continue lendo este guia que preparei especialmente para você, no qual vou esclarecer todas as dúvidas que você possa ter e, além disso, mostrar os melhores gerenciadores de projetos que existem hoje.
O que é um gerenciador de projetos?
Depois de ler a introdução deste post, talvez você já tenha uma ideia de “por onde vai a coisa” quando falamos de gerenciadores de projetos, mas agora vou explicar um pouco melhor o significado.
Um gerenciador de projetos é uma ferramenta na qual você pode criar um novo projeto, seja compartilhado com outras pessoas ou apenas para informação e acompanhamento seu, onde cada uma das ações já feitas e por fazer desse projeto vai sendo anotada e passando para a próxima fase do plano.
A vantagem é que vocês podem organizar e atribuir tarefas específicas a cada integrante, além de poder definir um prazo para cada trabalho.
Como você pode ver, um gerenciador de projetos é a melhor opção para dividir as tarefas, controlar os prazos de entrega e aumentar a produtividade, sobretudo se, como comentei antes, você trabalha com uma equipe de pessoas.
Mas, embora seja voltado para grupos, isso não quer dizer que você não possa usá-lo em projetos individuais, já que, mesmo trabalhando sozinho, ele vai ajudar você a visualizar o projeto da melhor forma e a ver quanto tempo tem para terminar cada atividade.
Por que um empreendedor (e quase qualquer pessoa) precisa de um gerenciador de projetos?
Agora que você já sabe para que servem os gerenciadores de projetos, talvez esteja se perguntando o que pode levar você a usar um.
Não há melhor forma de responder a todas as suas dúvidas do que mostrar todas as vantagens, ponto por ponto:
1) Gestão de informações mais ágil
Como os gerenciadores de projetos oferecem um dashboard no qual você pode adicionar todas as informações necessárias do trabalho diário, você terá tudo em um só lugar, algo muito bem-vindo, para não ter que passar de uma janela do navegador para outra nem trocar de aplicativo a todo instante.
Na ferramenta, você pode destacar o que considerar mais importante, evitando que se perca alguma informação relevante que, por exemplo, enviaram a você em anexo por email ou por outro meio.
Não há dúvida de que os gerenciadores de projetos poupam você dessa tarefa, pois permitem ter todas as informações à vista, que toda a sua equipe poderá ver, com a possibilidade de adicionar mais, se necessário.
2) Facilidade para planejar a médio prazo
Sempre que se quer executar um trabalho ou projeto da melhor maneira, o que você deve fazer antes de começar é um bom planejamento a médio prazo, com o qual terá um controle melhor de cada tarefa que precisa ser realizada e, sobretudo, de qual pessoa da equipe será responsável por executá-la.
Essa é uma das vantagens que um gerenciador de projetos oferece, já que você pode detalhar tudo o que precisa fazer e ter sempre à vista.
Ele tem a comodidade de permitir atribuir a cada membro do grupo uma atividade a realizar, dando a você mais controle no planejamento das tarefas individuais.
Alguns programas permitem, inclusive, indicar o prazo que esse integrante tem para concluí-la; depois dele, quem for responsável recebe uma notificação avisando que a tarefa não foi concluída dentro desse período.
3) Economia de tempo com os clientes
Os gerenciadores de projetos permitem ter todas as tarefas à vista e, ao mesmo tempo, saber em que ponto do desenvolvimento cada uma está: iniciada, finalizada ou por fazer.
Isso vai dar a você uma clara autoridade perante o cliente (caso você compartilhe essas informações com ele), já que ele terá em uma única janela todas as informações sobre o projeto que encomendou.
Embora, a princípio, você possa pensar que dar ao cliente visibilidade sobre o andamento do trabalho para o qual ele contratou você signifique deixá-lo “meter o nariz” em algo privado da sua equipe, às vezes isso é positivo…
Explico: você terá a oportunidade de evitar aquelas longas reuniões em que precisa explicar o andamento do projeto ponto por ponto; basta oferecer a ele uma prévia do trabalho.
4) Entregas claras
Algo extremamente importante, e que todos os clientes valorizam, é ter tudo claro no que diz respeito às datas, é claro. E não me refiro apenas à entrega final do projeto, mas a cada uma das tarefas necessárias para concluir o trabalho final.
Com os gerenciadores de projetos, isso não será um problema para você, porque cada tarefa terá um intervalo de tempo em que deve ser concluída, com a vantagem de que o seu cliente saberá quais são os prazos e quando esperar que você entregue o projeto finalizado.
Isso acontece comigo em algumas empresas cujo blog corporativo eu gerencio: embora deleguem a mim a gestão completa do blog (criação de conteúdo, estratégia, escolha das principais keywords, coordenação com os redatores…), às vezes elas têm uma pessoa responsável por supervisionar e dar o “OK” a tudo o que vai sendo agendado no calendário editorial e garantir que esteja alinhado com o que a marca quer transmitir no blog.
Pois, graças a ferramentas desse tipo, a comunicação e a coordenação com essa pessoa interna da empresa são excelentes, e eles sabem a todo momento que tipo de conteúdo vai sair e como será publicado.
5) Identificar a rentabilidade dos projetos
Quando se quer realizar qualquer tipo de projeto, o que mais pode jogar contra é a quantidade de horas investidas nele em comparação com o valor que ele vai render para o seu caixa.
A vantagem de usar um gerenciador de projetos é que você pode ver na ferramenta quanto tempo você e a equipe investiram nas diferentes áreas.
Assim, você saberá se todo o tempo que gastaram no projeto tem um ROI positivo e poderá identificar onde estão as falhas, seja um erro de planejamento ou simplesmente porque você não fez um orçamento suficiente para o cliente e/ou não considerou uma margem de lucro.
Como mostrei ao longo deste post, os gerenciadores de projetos são a melhor opção para planejar trabalhos individuais ou em equipe, pois permitem que você se antecipe a esses contratempos.
Por exemplo: imagine que você planeja e registra na ferramenta todas e cada uma das tarefas necessárias (em teoria), qual pessoa da sua equipe vai realizá-las e quanto tempo (estimado) vai investir nelas.
Somando tudo isso, incluindo os honorários que seus funcionários ou colaboradores vão receber como remuneração por hora ou salário no fim do mês, conforme o caso, você deve comparar e colocar na balança em relação ao orçamento final que pretende apresentar ao cliente.
Essa análise na ferramenta pode dar a você indícios sobre se deve aceitar o projeto com o orçamento que pensou inicialmente ou aumentá-lo… para não “quebrar a cara” financeiramente e para que o seu trabalho dê frutos.
Por isso, ela será a melhor ferramenta que você terá como arma em cada trabalho que surgir; então, não hesite mais e comece a usar uma.
11 melhores ferramentas de gestão de projetos para ser mais produtivo
Agora que você já conhece todos os benefícios que um gerenciador de projetos oferece nos seus futuros projetos, deve estar ansioso para começar a usar um.
Mas, antes de começar uma longa busca pelos melhores gerenciadores de projetos, saiba que eu já fiz esse trabalho por você. A seguir, deixo os mais usados na internet pela sua eficiência e, é claro, os que me deram os melhores resultados pessoalmente:
1) Trello
A ferramenta de gestão de projetos Trello não só vai ajudar você a cumprir os seus projetos de trabalho, como também vai funcionar como uma agenda pessoal na qual você pode organizar as próximas tarefas que precisa concluir.
Além disso, ela permite aprofundar as descrições; com isso quero dizer que você pode até anexar algum tipo de arquivo e definir datas de vencimento, caso, como comentei antes, uma ação precise ser concluída dentro de um prazo máximo.
Você também pode diferenciar as tarefas por cores, atribuindo uma cor diferente a cada cliente ou, se preferir, a cada nível de urgência ou importância.
Sem dúvida, é uma das melhores opções que você pode ter para organizar as atividades realizadas ou por fazer com o seu grupo de trabalho, e tem a vantagem de estar disponível para Android e iOS, o que significa que estará com você a todo momento, aonde quer que você vá.
2) Harvest
O gerenciador de projetos Harvest é, sem dúvida, a melhor alternativa quando se trata de realizar projetos grandes, ou seja, trabalhos que levam bastante tempo.
Ele permite organizar todas as tarefas em um calendário dividido em semanas, no qual você pode atribuir essas tarefas a fazer dia a dia e com um tempo específico.
Algo que também devo mencionar, e que chama bastante a atenção, é a ampla integração que ele oferece, já que você pode integrá-lo ao Google Chrome, GitHub, Basecamp, Asana e Trello, este último já comentado, nos quais você pode iniciar ou pausar qualquer tarefa.
Este poderoso gerenciador de projetos está disponível para dispositivos móveis, tanto Android quanto iOS, e conta também com uma ferramenta do tipo cronômetro que você pode adicionar ao seu computador.
3) ActiveCollab
O ActiveCollab é o gerenciador de projetos que vai oferecer a melhor experiência de usuário, já que você terá todos os seus projetos à vista e poderá gerenciá-los com facilidade.
Outra grande vantagem é o painel de notificações que ele oferece, no qual você pode deixar comentários e interagir com cada um dos membros do projeto.
Por último, ele também dá a opção de criar faturas no próprio aplicativo, com base no tempo registrado.
Este incrível gerenciador está disponível para dispositivos móveis, seja Android ou iOS, e para computadores com sistema operacional Windows e Mac.
4) Freedcamp
O gerenciador de projetos Freedcamp oferece muitas possibilidades no que diz respeito à atribuição de tarefas, já que permite ter tarefas públicas ou privadas; assim, você pode controlar as suas ocupações pessoais e profissionais.
Além disso, ele tem a vantagem de permitir criar subtarefas e, assim, distribuir todos os seus projetos de forma mais específica e organizada.
Outros fatores a considerar são a criação de calendários mensais, a opção de abrir discussões entre pessoas do mesmo projeto, o controle de versões da documentação e o acompanhamento de erros.
Disponível para dispositivos móveis com sistema operacional Android e iOS, e para computadores com Windows.
5) Asana
O Asana é um gerenciador de projetos com uma interface bastante amigável, que permite ter à vista todas as tarefas pendentes de cada projeto.
Um ponto positivo do Asana é que ele conta com um indicador de progresso, no qual você pode informar se está atrasado, em dia ou em risco.
Além disso, ele também gera gráficos nos quais você pode ver o quanto os membros da equipe estiveram ocupados ao longo do projeto.
O Asana também oferece uma integração bastante ampla com aplicativos, cerca de 100 no total, entre os quais se destacam LinkedIn, Gmail, Google Docs, Slack e Dropbox.
Sem dúvida, é um gerenciador de projetos bastante completo, que oferece muitas alternativas e está disponível para dispositivos Android e iOS.
6) Todoist
O gerenciador de projetos Todoist é a forma mais rápida de programar todas as suas tarefas, tanto pessoais quanto profissionais, com a opção de atribuir subtarefas e prioridades.
Além disso, ele oferece gráficos com uma visão da produção diária em número de tarefas, e você terá a opção de definir como metas o tempo e as coisas a fazer por dia.
Ele também pode ser integrado a vários aplicativos, como Alexa, Dropbox, Google Agenda, Zapier e IFTTT.
Mas, sem dúvida, o melhor do Todoist é a quantidade de dispositivos em que você pode usá-lo: computadores, dispositivos móveis, plugins do Google, plugins de email e até smartwatches, o que permite acessá-lo de qualquer lugar.
7) IceScrum
Segundo os seus desenvolvedores, esta ferramenta é muito útil para compartilhar a visão com outros membros da equipe por meio de uma interface idêntica para todos os papéis que participam do projeto.
Embora tenha vários planos de preços, que vão de 29,90 € a 249,9 € por mês, você também pode começar a usá-la com o plano Free, que oferece 100 MB de armazenamento gratuito.
Todos os seus recursos de gestão são muito visuais e personalizáveis, por isso recomendo que você visite diretamente o site para conhecer as suas possibilidades.
8) Slack
Assim como o IceScrum, o Slack também pode ser sincronizado com o app do Hootsuite para trabalhar tudo no mesmo espaço, e conta com vários planos de preços. Mas, se você quiser começar a usá-lo de graça, também pode. E cuidado, porque vicia!
Deste recurso de gestão de projetos, eu destacaria, além da sua interface muito agradável e colorida, as possibilidades que ele oferece para facilitar a comunicação entre as pessoas e conectar diferentes ferramentas de trabalho.
9) TaskJuggler
Embora este software de gestão de projetos seja bastante poderoso, tenho que dizer que a aparência dele não é tão bonita quanto a das 3 ferramentas que comentei até agora (como você pode ver na imagem).
O download é gratuito, mas, atenção, ele está em inglês. Se idiomas não são um problema para você, este recurso pode quebrar um galho, pois permite programar todas as suas tarefas de acordo com diferentes variáveis de forma muito flexível.
10) Microsoft Teams
Com este software de gestão da Microsoft, você pode começar a trabalhar em equipe num piscar de olhos.
A sua principal função é um pouco diferente da das outras ferramentas que vimos, pois o foco é facilitar as reuniões de equipe por áudio e videoconferência, além de permitir compartilhar arquivos e apps e oferecer acesso integrado às ferramentas do Office 365.
Ah! Também é uma ferramenta extensível. O que eu quero dizer com isso? Que ele conta com integração com outras plataformas, como Trello, Hootsuite, Visual Studio ou Wrike.
11) Project Planning Pro
É um software pago disponível para Mac e em app (iOS e Android), no qual você pode gerenciar os seus projetos com gráficos interativos e atualizar tarefas de qualquer dispositivo móvel.
Sinceramente, nunca tive a sorte de usá-lo, mas, por todos os prêmios que recebeu desde 2012 como melhor app para negócios, tenho certeza de que ele não vai decepcionar você.
Além disso, ele oferece um monte de opções, como importar dados do Microsoft Project, sincronizar documentos no iCloud ou compartilhar arquivos em PDF, CSV ou XML com outros colegas.
Dicas de gestão para gerentes de projetos
Não me considero uma pessoa especialmente organizada (muito pelo contrário), mas, se alguém tivesse me dado orientações como as que quero compartilhar agora quando eu estava começando, eu teria agradecido muito.
É verdade que gerenciar projetos de forma independente não é o mesmo que colocar em andamento tarefas de diferentes departamentos de uma grande empresa.
Mesmo assim, há algumas dicas muito úteis tanto para pequenos empreendedores quanto para equipes de trabalho com vários membros:
- Priorizar a comunicação entre os membros. É fundamental que a comunicação seja bidirecional para que todo o trabalho flua de forma coerente. Devemos ouvir e ser ouvidos.
- Definir os objetivos de antemão. É preciso ter muito claros, desde o início, os objetivos a cumprir e quais são as expectativas do cliente quando nos contrata.
- Identificar todos os agentes do projeto. Não são apenas o cliente e os membros internos de uma equipe que podem influenciar a gestão de um projeto. Tenha em mente que, muitas vezes, partes do trabalho são terceirizadas ou se depende de terceiros para realizar determinadas tarefas.
- Fazer uma seleção ideal de ferramentas. Depois de escolher as ferramentas mais práticas para gerenciar projetos, é preciso informar todos os membros para que haja coordenação. Se houver mudança, ela deve ser feita com antecedência para que todos se adaptem.
- Estar preparado para possíveis imprevistos. Nem sempre é possível prever os riscos que um projeto pode ter, mas, se conhecemos bem as nossas fraquezas, podemos supor quais partes do projeto vão exigir mais atenção.
Além de todas essas dicas, é claro que você terá que levar em conta todas as fases que compõem a gestão de um projeto para, assim, ficar atento a cada momento que possa ser decisivo para obter um bom resultado.
Conclusão
Quando se trata de projetos em equipe ou individuais, é preciso conduzi-los de forma funcional para manter a ordem e entregá-los no prazo combinado, e com uma boa organização isso é possível.
Por isso, trabalhar com gerenciadores de projetos vai facilitar muito a sua vida; com isso quero dizer que você terá uma visão melhor do trabalho como um todo.
Isso porque você também poderá dividi-lo em pequenas tarefas, com a vantagem de ter uma visão de cada uma e a possibilidade de atribuir a ela o tempo necessário, para concluir o projeto da melhor forma.
E ainda com a possibilidade de não gerenciar apenas um trabalho, mas controlar vários na mesma ferramenta e ter um controle muito mais amplo.
Por isso, uma ferramenta desse tipo é muito necessária, e você deveria começar a escolher uma a partir de agora para aumentar o desempenho em grupo ou individual.
Então, aproveite os programas que trouxe para você, desfrute dos benefícios daquele que escolher e comece a otimizar a sua produtividade.
A minha recomendação é que você não deixe isso de lado e comece a aproveitar tudo o que os gerenciadores de projetos podem oferecer nos seus próximos trabalhos.
Ainda não escolheu um desses programas? Escolha agora mesmo!
Ter um bom gerenciador de projetos é fundamental se você trabalha com metodologias Agile, e, se a sua equipe trabalha remotamente, em benefícios do trabalho remoto para as empresas você vai ver por que essas ferramentas são ainda mais importantes.
Muitas dessas ferramentas incluem quadros Kanban ou se integram bem com metodologias Scrum.