Quando tiver que realizar um projeto online, quer trabalhe em equipe ou individualmente, é sempre aconselhável organizar corretamente todas as tarefas por ordem de prioridade ou outros critérios.
Desta forma você garante um melhor controle sobre o que cada membro da equipe deve fazer, evitando que algo seja esquecido e você pode descartar a todo custo o mau sincronismo nas responsabilidades de cada pessoa.
É por isso que hoje estamos trazendo para vocês a solução para todos os seus problemas, em relação a como se organizar de forma otimizada a partir dos projetos que você tem que realizar.
A solução que proponho é uma ferramenta que desempenhe as funções de gestão de projetos, o que facilitará para você e toda a sua equipe a realização dos novos trabalhos que se propõem de forma mais profissional.
Você está interessado em saber mais sobre isso? Então continue lendo este guia que preparei só para você, no qual vou tirar todas as suas dúvidas e também mostrar os melhores gestores de projetos que existem hoje.
O que é um gestor de projeto?
Depois de ler a introdução deste post, você provavelmente já sabe mais ou menos do que estamos falando, mas hoje vamos falar mais profundamente sobre a gestão de projetos.
Um gestor de projeto é uma ferramenta na qual você pode criar um novo projeto, seja compartilhado com outras pessoas ou apenas informativo e de acompanhamento para você, onde cada uma das ações realizadas são registradas de forma organizada. Com um sistema de gestão de projetos eficaz, você poderá acompanhar todas as etapas do seu planejamento para que o trabalho flua suavemente.
Tem a vantagem de poder organizar e atribuir tarefas específicas a cada membro, além de poder definir um limite de tempo para cada etapa do processo.
Como você pode ver, um gestor de projeto é a melhor opção em termos de divisão de trabalho, controle de prazos de entrega e aumento de produtividade, principalmente se, como mencionei antes, você trabalha com uma equipe de pessoas com diferentes atribuições.
Mas embora seja orientado para o grupo, não significa que não possa utilizá los em projetos solo, pois, mesmo que trabalhe sozinho, vai ajudá-lo a visualizar o projeto de forma ideal e a ver quanto tempo tem para terminar cada atividade.
Por que um empresário (e quase qualquer pessoa) precisa de um sistema de gestão de projeto?
Agora que você conhece as vantagens de uma ferramenta de gestão de projeto, pode estar se perguntando por que você deveria obter um sistema para sua empresa.
Não há maneira melhor de responder a todas as suas preocupações do que mostrar todas as vantagens ponto a ponto:
1) Gerenciamento mais ágil de informações
Como os sistemas profissionais de gestão de projetos oferecem um painel no qual você pode adicionar todas as informações necessárias do seu trabalho diário, você pode ter tudo em um só lugar, algo que é muito apreciado, para que você não precise ir de uma janela a outra navegador ou alterar aplicativos a cada momento.
Na ferramenta você pode destacar o que considera mais importante, para evitar a perda de qualquer informação relevante que, por exemplo, foi enviada por outro usuário ou por email.
Não há dúvida de que os gestores de projeto lhe poupam essa tarefa, pois eles permitirão que você tenha todas as informações em uma só tela, com opções para organizar seu fluxo de trabalho.
2) Facilidade de planejamento a médio prazo
Sempre que se deseja executar uma obra ou projeto da melhor maneira, o que se deve fazer antes de começar é realizar o devido planejamento de médio prazo, com o qual terá melhor controle de cada tarefa que você deseja realizar e, principalmente, qual pessoa da equipe será responsável por implementá-la.
Esta é uma das principais vantagens de um sistema de gestão de projetos, pois você terá muita informação em apenas alguns cliques.
Você poderá atribuir responsabilidades para seu staff e delegar tarefas facilmente, com opções para controlar tudo o que está ocorrendo.
Algumas ferramentas oferecem limitadores de tempo, para se assegurar de que o usuário será notificado se ele não terminar a tarefa no prazo estipulado.
3) Mais confiança para seus clientes
Os sistemas de gerenciamento de projetos normalmente oferecem uma interface gráfica atraente, para organizar a informação e revisar o status das tarefas rapidamente.
Isto é vital para empresas que oferecem serviços de terceirização, pois o cliente poderá acompanhar o andamento do projeto (você pode compartilhar a tela com ele ou enviar-lhe relatórios) e o contratante poderá ver como as coisas estão andando.
Embora a princípio você possa pensar que seria arriscado permitir que o cliente acompanhe o projeto em tempo real, pois ele poderia começar a interferir no seu fluxo de trabalho, é fundamental mantê-lo atualizado para que ele veja que você está trabalhando.
Explico: você terá a oportunidade de evitar aquelas longas reuniões em que tem que explicar como está o andamento do projeto ponto a ponto,pois ele poderá checar esta informação por conta própria.
4) Reconhecer a lucratividade dos projetos
Quando se quer realizar qualquer tipo de projeto, o que mais pode jogar contra é a quantidade de horas investidas nele, frente ao valor econômico que isso significará para seus cofres.
A vantagem de usar um gestor de projetos é que você pode ver na ferramenta quanto tempo investiu junto com a equipe de trabalho nas diferentes áreas.
Com isso você poderá saber se todo o tempo gasto no projeto tem um ROI positivo e identificar aspectos que não funcionaram, seja por um erro de planejamento ou porque você simplesmente não enviou o orçamento correto para o seu cliente.
Como mostrei ao longo deste artigo, os sistemas de gestão de projeto são a melhor opção para planejar o trabalho individual ou em equipe, pois permitem antecipar esses contratempos nesse aspecto.
A título de exemplo: imagine que você planejou e listou todas as tarefas do projeto e delegou responsabilidades para cada usuário, bem como quanto tempo eles terão para finalizar as tarefas.
Se você sabe quanto tempo eles irão dedicar para terminar cada tarefa, você saberá o total de horas necessárias para finalizar o projeto. Com esta informação, você saberá o custo mensal e total do seu projeto.
Uma ferramenta avançada poderá dar-lhe indicações para que você decida se deve aceitar o projeto ou recusá-lo, ou até mesmo ajustar os preços.
Isto será vital para garantir que você irá cobrar o preço justo dos seus clientes.
6 melhores sistemas de gestão de projeto para aumentar sua produtividade
Agora que você conhece todos os benefícios que uma ferramenta de gestão de projetos pode oferecer para seus projetos futuros, você deve estar ansioso para começar a usar um.
Mas antes de você iniciar uma longa busca para encontrar os melhores sistemas, deixe-me dizer que já fiz esse trabalho para você, e vou compartilhar estas informações de graça:
1) Trello
A ferramenta de gestão de projetos Trello não só o ajudará a cumprir seus projetos de trabalho, mas também funcionará como uma agenda pessoal na qual você poderá organizar as próximas tarefas que deverá executar.
Além disso, permitirá que você adicione descrições mais completas, com isso quero dizer que você pode até anexar algum tipo de arquivo e as datas de vencimento, caso, como mencionei anteriormente, uma ação deva ser concluída em um período de tempo limitado.
Você também poderá separar as tarefas por cores, ou, se preferir, por prioridade.
Este software está disponível para Android e iOS, o que significa que você poderá monitorar seu projeto de qualquer lugar.
2) Harvest
O sistema de gestão de projetos Harvest é sem dúvida a melhor alternativa se você está tentando realizar grandes projetos, ou seja, trabalhos que demandam muito tempo.
Ele oferece a possibilidade de organizar todas as tarefas em um calendário dividido em semanas, com opções para criar tarefas diárias e com prazo limite.
Algo que também devo mencionar, uma vez que pode fazer a diferença quando se trata de escolher um novo software, é o fato de que esta ferramenta oferece várias opções de integração. Você pode integrá-lo com o Google Chrome, GitHub, basecamp, Asana e Trello, este último mencionado anteriormente.
Este poderoso sistema de gestão de projetos está disponível para dispositivos móveis, tanto para Android quanto para iOS, e também possui uma ferramenta do tipo cronômetro que você pode adicionar ao seu computador.
3) ActiveCollab
ActiveCollab é o sistema que lhe proporcionará uma experiência de usuário melhor, já que você terá todos os seus projetos em uma só tela e poderá gerenciá-los com facilidade.
Outra grande vantagem é o painel de notificação que ele oferece, onde você pode deixar comentários e interagir com cada um dos membros do projeto.
Por último, oferece também uma opção para criar faturas a partir da mesma aplicação.
Este incrível sistema está disponível para dispositivos móveis, seja Android, iOS e computadores com sistemas operacionais Windows e MAC.
4) Freedcamp
O Freedcamp irá dar-lhe muitas possibilidades no que se refere à atribuição de tarefas, pois você poderá classificá-las como públicas ou privadas, para que possa ter o controle das suas tarefas pessoais e profissionais.
Além disso, tem o atrativo de criar subtarefas, e assim distribuir todos os seus projetos de forma mais específica e organizada.
Outros fatores a serem considerados seriam a criação de calendários mensais, a opção de entabular discussões entre pessoas do mesmo projeto, controle de versão para documentação e rastreamento de erros.
Disponível para dispositivos móveis, para sistemas operacionais Android e IOS e para computadores Windows.
5) Asana
Asana é uma ferramenta com uma interface muito amigável, que permite visualizar todas as tarefas pendentes em cada projeto.
O Asana tem um indicador de progresso, o que significa que você poderá acompanhar o andamento do seu projeto e poderá ver se as coisas estão indo bem ou se você terá que acelerar o trabalho.
Além disso, também gera gráficos, para que você possa ver o quão ocupados os membros da equipe estiveram durante o projeto.
O Asana também oferece integração com vários aplicativos, cerca de 100 no total, incluindo LinkedIn, Gmail, Google docs, slack e Dropbox.
Sem dúvida, um sistema de gestão de projetos bastante completo, que oferece muitas alternativas. Este software está disponível para dispositivos Android e iOS.
6) Todoist
O todoist é a maneira mais rápida de agendar todas as suas tarefas, tanto pessoais quanto profissionais, com a opção de atribuir subtarefas e prioridades.
Além disso, fornece gráficos, nos quais você tem uma visão da produção diária em termos de quantidade de tarefas, e você também poderá criar objetivos diários ou por prazos.
Também pode ser integrado a vários aplicativos, como Alexa, Dropbox, Google calendar, zapier e IFTT.
Mas não há dúvida de que uma das melhores características do todoist é a compatibilidade com inúmeros sistemas. Você poderá usá-lo em computadores, dispositivos móveis, plug-ins do Google, plug-ins de e-mail e também em smartwatches. Isto significa que você poderá acessá-lo de qualquer lugar, sem importar o dispositivo que você está usando.
Conclusão
Não importa se você está gerenciando uma equipe com vários colaboradores ou trabalhando sozinho; para criar projetos de sucesso, você precisará organizar todas as tarefas corretamente.
É por isso que trabalhar com ferramentas de gestão de projeto vai facilitar muito a sua vida, com isso quero dizer que você terá uma melhor visualização do trabalho em geral.
Você também poderá subdividir suas tarefas para facilitar a organização da equipe, atribuindo responsabilidades e prazos para cada etapa do projeto.
Inclusive dando a você a possibilidade, não só de realizar um único trabalho, mas você pode controlar vários projetos através da mesma ferramenta.
Trabalhar com um sistema de gestão de projetos é vital para melhorar o desempenho da sua equipe e seu fluxo de trabalho.
Portanto, aproveite as ferramentas que vimos neste post, para otimizar sua produtividade e seus resultados.
Minha recomendação é que você não continue deixando isso de lado e comece a aproveitar tudo o que os sistemas de gestão de projeto podem lhe oferecer em seus próximos trabalhos.
Ainda não escolheu um software? Faça isso agora mesmo!