Sem dúvida, o email é o meio de comunicação mais usado pelas pessoas e, especialmente, é uma das ferramentas de marketing da maioria das empresas.
O email permite que muitas ações sejam realizadas com uma clara intenção comunicativa, ou seja, influenciar o comportamento do cliente, fazendo com que tome decisões mais interessantes para a empresa que está enviando a mensagem. Entre os usos mais frequentes está o envio por email de propostas comerciais profissionais.
O correio eletrônico (email) é um meio de conectividade muito convencional e popular. Ele facilita que as pessoas se conectem e compartilhem suas mensagens e informações sem a interferência de terceiros. Ele também permite que uma pessoa envie a mesma mensagem para várias pessoas em todo o mundo.
Este tipo de mensagem é conhecido como email marketing, assunto que jádebatemos muito neste blog.
Quando pensamos em enviar uma proposta comercial profissional por email, devemos levar em conta alguns fatores importantes. Quando você está escrevendo para alguém, precisa pensar em aspectos que não são vitais em uma conversa em tempo real.
Diferentemente de um contato verbal, quando algo é escrito, irá perdurar no espaço e no tempo.
Entretanto, a comunicação escrita, especialmente se o objetivo for vendas, deve ser bem planejada. Porque, ao contrário do que ocorre em uma conversa frente a frente, não temos como interpretar os sinais da outra pessoa, intuir se ela está satisfeita com nossa proposta ou até mesmo responder às suas objeções e dúvidas.
Teremos de fazer tudo isso com antecedência.
Escrever um email é um processo complexo e tudo deveria ser feito com base em uma estratégia de comunicação criada para convencer o leitor a agir: seja visitando um site, aceitar uma cotação, planejar uma chamada ou uma demonstração ou comprar um produto.
Como em todas as formas de comunicação, o texto escrito deve obedecer a certos aspectos para que o escritor possa expressar o que realmente deseja comunicar.
O importante é sempre ter o cliente em mente, pensar nele ecativá-lo, persuadi-lo a tomar a atitude que queremos que ele tome.
Embora a experiência ajude muito, as chaves que veremos neste artigo são uma boa base para começar.
O que é uma proposta comercial?
Uma proposta comercial é um documento formal que é apresentado a um cliente em potencial como parte do processo de venda de um produto ou serviço.
Essa proposta é uma ferramenta de vendas que descreve em detalhes a oferta, as vantagens, os preços e outros aspectos importantes do produto ou serviço que está sendo oferecido.
As propostas comerciais geralmente incluem informações sobre a empresa bem como o histórico, os casos de sucesso e as credenciais que sustentam a marca.
O objetivo de uma proposta comercial é persuadir o cliente em potencial que o produto ou serviço oferecido é o certo para suas necessidades e que a empresa que o oferece é a melhor opção para atender a essas necessidades.
Vale a pena enviar propostas comerciais por email?
O envio de propostas comerciais por email pode ser uma estratégia eficaz para fechar negócios e aumentar as vendas.
Algumas das vantagens de enviar propostas comerciais por email incluem:
Economia de tempo e de custos:
Enviar uma proposta comercial por email pode ser muito mais barato e rápido do que enviá-la pelo correio. Além disso, a empresa não terá que gastar com impressão e postagem dos envelopes.
Maior alcance:
O email permite que você alcance um grande número de destinatários em um curto período de tempo, o que amplia o alcance da proposta comercial.
Personalização:
O email permite que você personalize a proposta comercial com informações específicas sobre o cliente em potencial, o que pode aumentar as chances de sucesso na conversão.
Facilidade de acompanhamento:
O email permite que você rastreie a mensagem enviada e a resposta do lead, o que facilita o acompanhamento da proposta comercial e oferece diferentes opções para manter contato com o cliente em potencial, melhorando o processo de vendas.
Em resumo, o envio de propostas comerciais por email pode ser uma estratégia eficaz para fechar negócios e aumentar as vendas.
Qual é a estrutura básica de um email de vendas?
1. A linha de assunto:
Refere-se ao título do email. Este aspecto está diretamente relacionado com a primeira impressão que o cliente terá sobre a mensagem.
Obviamente, ele verá primeiro o remetente, que ele pode ou não conhecer.
A linha de assunto é uma parte muito importante porque permite que você estimule a curiosidade do destinatário. Isso aumenta o interesse do leitor, o que pode ser a diferença entre o assinante ler seu email ou excluí-lo diretamente.
Se você não conseguir criar linhas de assunto muito originais, pelo menos crie linhas de assunto que sejam verdadeiras e específicas, nada como:
- Catálogo
- Proposta
- Desconto
Estas linhas de assunto são tão genéricas que passam despercebidas, são ignoradas. Portanto, tente pelo menos criar assuntos mais específicos para seus mailings. Você obterá melhores resultados.
2. Design visual:
É essencial ter um modelo simples que possa ser lido rapidamente e não gere confusão. Quanto mais desorganizado for o email, quanto mais elementos, mais esforço a pessoa terá de fazer para entendê-lo.
Mais esforço quase nunca é uma boa opção porque as pessoas raramente têm tempo suficiente. Portanto, assim que elas perceberem que interpretar seu email exige mais esforço do que os benefícios potenciais, elas deixarão de lê-lo.
E esse é outro ponto importante.
Sempre tente deixar claro qual é a vantagem desde o início.
1 – O que você quer do leitor. É importante que o leitor saiba o que você espera dele.
2 – Qual é o benefício para o leitor. Isso é algo que sempre será relevante para o leitor. Se ele não detectar nenhuma vantagem na sua proposta, ele não se interessará.
3 – Adicione informações relevantes para que o leitor possa avaliar sua proposta.
4 – Não se esqueça de deixar claro qual é o próximo passo, inclua uma chamada à ação
Além disso, preste atenção ao tom do seu email, pois é melhor ser acessível, emocional e simples. Pelos mesmos motivos anteriores, não queremos mensagens que gerem confusão ou que sejam difíceis de interpretar.
Um design claro, simples e fácil de entender também ajudará a gerar confiança, pois deixa clara a intenção do email.
Abaixo você pode ver um exemplo de uma estrutura simples:
Você realmente não precisa complicar ainda mais o design.
3. A introdução e o contexto do email:
Isso dependerá do grau de relacionamento com o destinatário do email.
Se já faz algum tempo que você não tem contato com os destinatários, uma saudação simples, na qual você fala um pouco sobre o que faz e o relacionamento com o destinatário, pode ser útil.
Se o contato for frequente, você pode pular essa parte e ir direto ao ponto.
Haverá outras ocasiões em que você poderá se referir a uma reunião ou a um evento, e talvez faça sentido mencioná-lo para dar continuidade à ação.
Você pode usar os pontos a seguir como guia:
1 – O que você quer do leitor. É importante que o leitor saiba o que você espera dele.
2 – Qual é o benefício para o leitor. Isso é algo que sempre serárelevante para o leitor. Se ele não detectar nenhuma vantagem na sua proposta, ele não se interessará.
3 – Adicione informações relevantes para que o leitor possa avaliar sua proposta.
4 – Não se esqueça de deixar claro qual é o próximo passo, inclua uma chamada à ação
Você poderia omitir as saudações?
Em algumas situações, acrescentar uma saudação pode ser contraproducente. Estou me referindo a saudações como:
- Respeitado senhor, Prezado Rodrigo, Prezado Pedro, etc.
- Prezado Andrés, Prezada Laura, etc.
Embora o email seja um meio de comunicação individual, esse tipo de saudação pode soar “falso” em algumas áreas, especialmente em campanhas de mala direta, em que o destinatário sabe que você enviou o mesmo email para milhares de pessoas.
É o mesmo que acrescentar esse tipo de frase:
- Permita-me enviar-lhe meus melhores cumprimentos.
- Saudações calorosas.
- Com os melhores cumprimentos.
- Obrigado por seu interesse em nossos produtos/serviços.
É um prazer responder às suas perguntas!
Embora à primeira vista pareçam frases inocentes, educadas e até mesmo gentis, elas são o que chamo de “frases de vendedor” e provavelmente farão com que o leitor pense “eles querem me vender” e se torne reticente, o que significa que ele verá o email com outros olhos.
São frases que não contribuem em nada.
Se você ainda quiser incluir uma saudação, não exagere. Lembre-se de usar um tom amigável, como se estivesse conversando com a pessoa.
4. Call to Action
Evite terminar o email de forma aberta, sem um objetivo específico. Porque isso faria com que você perdesse muitas oportunidades de negócios.
Tente deixar claro o que você espera do leitor no final do email (pelo menos). O ideal é sempre produzir algum tipo de avanço para o leitor e uma chamada à ação.
São seguro sobre sua decisão, é muito provável que veja este tipo de proposta como um risco.
· O que você deve evitar?
Frases que façam o cliente em potencial, o leitor, pensar que ele está
desperdiçando seu tempo ou dando mais do que vai receber, por exemplo:
– Você poderia me dar um pouco do seu tempo na terça-feira, por volta das 17h?
– Se estiver interessado, só preciso de 10 minutos do seu tempo. Podemos nos encontrar amanhã?
Essas frases aparentemente inocentes, que podem ser a maneira lógica de proceder, apresentam o problema que mencionei anteriormente. É o leitor quem precisa oferecer seu tempo em troca de quê? Em troca de nada, apenas para oferecer à outra pessoa uma chance de vender.
Em suma, isso só funcionará se o cliente em potencial já tiver muito claro que deseja comprar. Se ele já tiver praticamente decidido.
Se ele não estiver muito seguro sobre sua decisão, é muito provável que veja este tipo de proposta como um risco.
O que não esquecer
É quase mais importante levar em conta o que não fazer, para evitar erros que desanimarão seu leitor e cliente em potencial.
Evite frases que não acrescentem nada, vá direto ao ponto e sempre tente deixar claro o benefício para o cliente.
Se você conseguir deixar claro o benefício, não será nada ruim e você poderá continuar avançando mailing após mailing.
Traduzido por Micheli.