Cómo enviar una propuesta comercial por email

Sin duda alguna, el email es el medio de comunicación más utilizado por las personas y especialmente, es una de las herramientas del marketing de una empresa. El email permite realizar muchas acciones con una clara intención comunicativa, que es, influir en el comportamiento del cliente. En sus decisiones. Entre los usos más frecuentes esta, el […]

Sin duda alguna, el email es el medio de comunicación más utilizado por las personas y especialmente, es una de las herramientas del marketing de una empresa.

El email permite realizar muchas acciones con una clara intención comunicativa, que es, influir en el comportamiento del cliente. En sus decisiones.

Entre los usos más frecuentes esta, el envío por email de una propuesta comercial profesional. 

El correo electrónico (email), es un medio de conectividad muy convencional y popular. Facilita a las personas conectarse y compartir sus mensajes e información, sin la interferencia de un tercero. También permite que una persona envíe el mismo mensaje a varias personas en todo el mundo. Se trata del mailing masivo que hemos comentado tantas veces en este blog.

Cuando pensamos en enviar una propuesta comercial profesional por email, debemos tener en cuenta algunos factores importantes. No es igual hablar con alguien que, escribirle. La posibilidad que da lo escrito frente a lo verbal, es que perdura en el espacio y tiempo.

Sin embargo, la comunicación escrita, sobre todo si el objetivo es la venta, la debemos planificar bien. Porque al contrario que en una comunicación directa, no podremos interpretar las señales de la otra persona, intuir si nuestra propuesta le parece bien, o incluso responder a sus objeciones y dudas.

Todo eso lo tendremos que realizar antes.

Escribir un email es toda una estrategia comunicativa que busca conseguir una acción por parte del lector: ya sea visitar una web, aceptar un presupuesto, planificar una llamada o una demo, o comprar un producto.

Como toda forma de comunicación, la escrita debe cumplir algunos aspectos para que el escritor exprese lo que realmente quiere comunicar. Lo importante, es tener en mente siempre al cliente, pensar en él y lograr cautivarlo, lograr persuadirlo de que realice la acción que deseamos.

Aunque la experiencia ayuda mucho, las claves que vamos a ver en este artículo son unas buenas bases sobre las que comenzar.

¿Cuál es la estructura básica de un email efectivo?

1. El asunto:

Se refiere al título del correo electrónico. Es casi la primera impresión para el cliente. Antes solo verá el email de origen, el remitente. Que puede que conozca o no.

El asunto es una parte muy importante porque permite incentivar la curiosidad de la persona que lo recibe. Aumenta el interés. Y puede ser la diferencia entre que lean nuestro email o lo borren directamente.

Si no se te ocurren asuntos muy originales, por lo menos crea asuntos que sean verídicos y específicos, nada de:

· Catálogo

· Propuesta

· Descuento

Estos son asuntos tan genéricos que directamente pasan desapercibidos, son ignorados. Por lo tanto intenta al menos crear asuntos más específicos para tus mailings. Tendrás mejores resultados.

2. El diseño visual:

Es fundamental tener una plantilla sencilla, que se lea de forma rápida y no genere confusión. Cuanto más recargado sea el email, cuantos más elementos, mayor será el esfuerzo que ha de realizar la persona para su comprensión.

Más esfuerzo casi nunca suele ser una buena opción porque las personas casi nunca suelen tener el tiempo suficiente. Entonces en cuanto intuyan que interpretar tu email requiere de más esfuerzo que beneficio, dejarán de leerlo.

Y ese es otro punto clave.

Intenta siempre dejar claro cual es el beneficio desde el principio.

Además de eso cuida el tono de tu email, es mejor que sea cercano, accesible, emocional y sencillo. Por los mismos motivos de antes, no queremos elementos que generen confusión o que sean difíciles de interpretar.

Un diseño claro, sencillo y fácil de comprender va a ayudar también a generar confianza, pues deja clara la intención de nuestro email.

Abajo puedes ver un ejemplo de estructura sencilla:

ejemplo de email sencillo

En realidad no es necesario que compliques más el diseño.

La introducción y el contexto del email

3. La introducción y el contexto del email:

Esto va a depender del grado de relación con el destinatario de tu email.

Si hace tiempo que no tienes un contacto con los destinatarios un saludo sencillo donde comentes un poco sobre lo que haces y la relación con el destinatario, te puede ser de ayuda.

Ya en el caso de que el contacto sea frecuente, puedes ahorrarte esta parte e ir directo al grano.

Habrá otras ocasiones en las que puedas referenciar a alguna reunión, o evento, y si tendría sentido mencionarlo para darle continuidad a la acción.

Puedes utilizar los siguientes puntos para disponer de una guía:

1.- Qué quieres del lector. Es importante que el lector sepa lo que esperas de el o ella

2.- Qué beneficio hay para el lector. Esto es algo que el lector siempre va a buscar, si no hay beneficio en el email, no tendrá interés

3.- Añade información relevante para que el lector pueda evaluar tu propuesta

4.- No olvides dejar claro cuál sería el siguiente paso, incluye una llamada a la acción

¿Puedes obviar los saludos?

En algunas situaciones añadir un saludo puede ser contraproducente. Me refiero a saludos del tipo:

· Respetado Señor, Estimado Rodrigo, Estimado Pedro, etc.

· Apreciado Andrés, Apreciada Laura, etc.

Por más que el email sea un medio de comunicación uno a uno, este tipo de saludos en según que ámbitos puede sonar «falso», sobre todo en mailings masivos, donde el destinatario sabe que le has enviado el mismo email a miles de personas más.

Es igual que añadir este tipo de frases:

· Me permito enviarte un cordial saludo.

· Te envió un cordial saludo.

· Es un placer saludarte.

· Agradezco el interés en nuestros productos/servicios.

· ¡Es un placer resolver tus dudas!

Aunque de entrada parecen inocentes frases de cortesía, incluso amables, son lo que yo llamo «frases de vendedor» y lo  más probable que consigas es que el lector piense «me quieren vender» y sea reticente, que vea el email con otros ojos.

Son frases que no aportan nada. 

Si aún así quieres incluir un saludo sí o sí, no te excedas. Recuerda utilizar un tono cercano, como si estuvieras hablando con esa persona. 

4. Call to Action

Evita terminar el email de forma abierta, sin un objetivo concreto. Pues eso te haría perder muchas oportunidades de negocio.

Intenta dejar claro que es lo que esperas del lector al final del email (como mínimo). Lo ideal es que siempre produzcas algún tipo de avance en el lector. Micro-conversiones que se comentan a veces. Ya sea visitar tu web, pedir una cita, una reunión, lo que sea que ayude a generar confianza y un progreso en la relación con el cliente.

¿Qué debes evitar?

Frases que le hagan pensar al cliente potencial, al lector, que está perdiendo su tiempo o dando más de lo que va a recibir, por ejemplo:

· ¿Me regalarías un poco de tu tiempo el martes, por ahí de las 5pm?

· Si te interesa, solo necesito 10 minutos de tu tiempo. ¿Podemos vernos mañana?

Estas frases que parecen inocentes, y que sea la forma lógica de proceder presentan el problema que te comentaba antes. Es el lector el que tiene que ofrecer su tiempo ¿a cambio de qué? A cambio de nada, solo de ofrecerle a la otra persona una oportunidad de vender.

En definitiva, solo va a funcionar si el cliente potencial tiene muy claro que quiere comprar. Si prácticamente tiene la decisión tomada.

Si no tiene la decisión muy clara, es muy posible que vea estas propuestas como un riesgo.

Cómo hacer un mailing

· Qué no debes de olvidar

Casi es más importante tener en cuenta qué no debes hacer, para evitar errores que tiren atrás a tu lector y cliente potencial.

Evita frases hechas que no aporten nada, ve al grano e intenta siempre dejar claro el beneficio para el cliente.

Si puedes dejar claro el beneficio, mal del todo no estará, y podrás seguir avanzando mailing a mailing.

joseargudo.com

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