¿Cómo hacer que tu departamento de marketing sea más eficiente?

Actualmente, los clientes suelen tener toda la información que buscan de una empresa en Internet o las Redes Sociales. Por eso, contar con un departamento de marketing eficiente que proporcione todo lo necesario, es fundamental para que la comunicación de la empresa funcione.

Desde el diseño o la arquitectura de tu web, los contenidos, la elección de las redes sociales o su gestión, todo ello pasa por sus manos.

Internet es el primer sitio al que preguntamos cuando queremos conocer algo de alguna persona, empresa, marca u organización. ¿Está tu empresa preparada para dar esas respuestas y satisfacer las necesidades de tu público objetivo?

Veamos qué puede hacer un departamento de marketing para que puedas responder “sí” a esa pregunta.

· ¿Por qué necesitas que tu departamento de marketing esté unido y funcione como un equipo?

El departamento de marketing es uno de los nexos que unen a las empresas.

Debe estar coordinados con casi todos los demás, en especial, con el de Ventas.

Aquí, muy probablemente, necesiten incidir más e invitar a los comerciales a ponerse al día con las herramientas digitales que existen para vender, por ejemplo, con una formación en Social Selling.

Cada una de las personas que lo integra tiene unas tareas asignadas que deben mover con la misma exactitud que el engranaje de una maquinaria. ¿Qué consigues así?

1. Coordinación en la ejecución de planes.
2. Cumplir los plazos comprometidos.
3. Obtener el máximo rendimiento de las campañas de Social y Google Ads.
4. Reaccionar rápidamente a necesidades puntuales de la empresa.
5. Etc.

Cada negocio es particular y por eso la lista de beneficios puede ser más larga (seguro que lo es en tu caso) y diferente.

Tan sólo es conveniente que seas consciente de toda la responsabilidad que arrastra tu departamento de marketing para que seas consciente de que, actuar como un equipo, es la mejor solución para ser más productivos.

· Consejos para conseguir que tu departamento de marketing sea eficiente

Como te decía en la introducción, los clientes van a Internet a buscar lo que necesitan: Google, Redes Sociales, Blogs…, y la responsabilidad máxima de tu departamento de marketing es dar esa respuesta que buscan.

Vamos a ver con más detalle cómo lograrlo.

*1. Marca unos objetivos SMART

¿Sabes que el 26% de los empleados no sabe exactamente cuál es el objetivo de su trabajo? (Kronos, 2017). Es curioso y alarmante este dato porque, justamente, tener objetivos SMART es el primer paso para la eficiencia de cualquier equipo de trabajo o persona.

Por tanto, estudia los puntos fuertes de cada integrante de tu departamento de marketing y definid juntos su objetivo. Además, para cualquier persona, saber a dónde le dirigen sus pasos y conseguir una meta, es muy motivador.

Pero no solo cada uno necesita su objetivo, también está el del departamento, que estará alineado con los de la compañía.

Es decir, es necesario que tanto estén muy claros y definidos los objetivos de cada empleado y los del departamento de marketing.

Por ejemplo:

1. Objetivo de la empresa: Conseguir aumentar la facturación en un 20% los próximos 2 años.
2. Objetivo del departamento de marketing: Conseguir 50 nuevos leads cada mes a través de los canales digitales.
3. Objetivo de integrante del departamento de marketing: Conseguir aumentar la tasa de conversión del eCommerce un 5% en un plazo de 12 meses.

*2. Mejora la comunicación interna del departamento

Para alcanzar los objetivos comunes hace falta hablar claro, directo y sin tapujos.

Muchas reuniones ya sabemos que son interminables, aburridas y, pocas, efectivas. Otra forma habitual de comunicación es compartir documentos de Excel en la nube, que cada uno se baja a local, lo trabaja, lo sube y luego ya no encaja con lo de su compañero. Un caos, vaya.

Un departamento de marketing, sobretodo de Marketing Digital, debería estar al día de las nuevas herramientas que hay en el mercado y que nos ayudan a optimizar cada una de las necesidades que hay. ¿Cuántas de ellas, que ayuden en a comunicación, estáis utilizando?

Al final del post os nombro algunas sencillas de utilizar.

*3. Establece flujos de trabajo claros y definidos

Sin duda, un trabajo en equipo, como lo debe ser en un departamento de marketing, es mucho más eficiente si todo el mundo sabe cuándo debe entrar en acción. Además, ayuda a anticipar la tarea que le llega a continuación.

Para mi gusto, los cronogramas son excelentes ayudas al definir estos flujos de trabajo.

Pero, ¿sabes qué es lo mejor?

Que cuando definas un flujo de trabajo general, vas a poder repetirlo en el siguiente proyecto que tengas, salvo modificaciones específicas, con lo que ganaréis tiempo, mejoraréis el aprendizaje, la colaboración y ¡seréis más eficientes!

*4. Haz reuniones de trabajo diarias de pie (standups)

Si quieres evitar esas tediosas reuniones semanales a las que me refería más arriba, pero necesitas (obviamente) conocer los avances de tu equipo en el proyecto en el que trabajáis, te sugiero las Standups.

Las Standups son reuniones cortas, de pie, de no más de 10-15 min.

La primera peculiaridad que tienen es que son, eso, de pie. No os sentéis porque entonces se van a alargar y ya no serán tan efectivas. Claro, como son cortas, deben ser directas y concretas. Por eso, la recomendación es que cada persona responda a 3, máximo 4, preguntas:

1. ¿Qué hiciste ayer?
2. ¿Qué vas a hacer hoy?
3. ¿Qué dificultades te has encontrado?
4. ¿Qué necesitas para superarlas o cómo lo has resuelto?

Y ahora te pregunto yo a ti, ¿cuándo crees que es el mejor momento para estas reuniones? ¿A primera o última hora del día?

Es un tema muy particular que sólo tú y tu equipo podéis responder. Yo, con mi socia, las hacemos al final del día y preparamos el siguiente.

*5. Diferencia lo urgente de lo importante

Mao Tse-Tung decía: “Lo urgente atenta contra lo importante”. ¡Qué sencillez para decir una realidad tan aplastante!

Algo importante es aquello que te lleva a tu objetivo y es subjetivo, lo decides tú. Algo urgente es lo que tiene una fecha límite para ejecutar.

Fácil de diferenciar, ¿no crees? Entonces, ¿porque solemos anteponer lo urgente? ¿Quizá porque no tenemos claro qué es lo importante? Si estamos en este consejo 5, esto no te va a suceder porque ya habrás pasado por los puntos 1 y 3. Es decir, cada persona de tu departamento de marketing conoce los objetivos y el flujo de trabajo.

Iago Fraga plantea una fórmula que me gusta mucho:

Si el resultado es:

1. Más cercano a cero, menos urgente es la tarea.
2. Más cercano a uno, más urgente es la tarea.
3. Superior a 1, llegas tarde.

Es muy interesante el planteamiento, ¿verdad? No es necesario que estés todos los días calculando las tareas que os entran en el departamento, pero, para las que son repetitivas, quizá sí vale la pena sacar la calculadora y medir.

Por otro lado, piensa que cuantas más tareas importantes realices, menos urgentes tendrás que resolver porque estarás más cerca de tus objetivos.

*6. Crea una estrategia para llegar a tus clientes bien definida

En marketing digital hablamos a diario de la importancia de mantener una estrategia.

Por eso, con un Plan de Social Media Marketing bien construido, vas a conseguir que todas las acciones que implementes en tu departamento de marketing vayan directas al objetivo que persigues.

Hoy no te voy a hablar de ello, porque eso es motivo de otro post, pero sí que sabes que tus clientes están en Internet y que son usuarios de redes sociales. Por eso, deja muy claro:

1. Quién es tu Buyer Persona.
2. Cuáles son las Redes Sociales en las que está, a qué horas y qué días.

Ya tienes tu punto de partida estratégico.

*7. Utiliza el Marketing de Contenidos para atraer a tus clientes

Hay dos cuestiones claves de las que siempre hablo y que tus contenidos deben abordar:

1. Es necesario satisfacer las necesidades de los clientes.
2. Tenemos que ser capaces de anticiparnos y responder a las dudas de nuestro público objetivo.

Esta es la base de la atracción de esos usuarios a los que tu departamento de marketing pretende llegar. A ellos, no les importa lo que ocurra en tu empresa, si tus directivos van a China a cerrar un fantástico acuerdo o no. Lo que quieren es saber en qué les beneficia ese viaje.

Por tanto, a la hora de crear un contenido, si quieres resaltar vuestra relación con ese partner chino, hazlo desde un aporte de beneficios para los clientes.

*8. Apóyate en una estrategia de Email Marketing para cerrar clientes

Mailrelay es la herramienta que yo utilizo para enviar mis comunicaciones a clientes.

Una herramienta como ésta te permite crear una estrategia de Email Marketing que dirija a tus potenciales clientes a través de un embudo de ventas, para que acaben realizando una compra.

No pierdas de vista, ni en este post ni en tu vida laboral real, que buscamos la consecución de los objetivos de la empresa. Y para conseguirlos debes recordar que no a toda tu base de datos les gustan los mismos contenidos.

La segmentación es vital en el Email Marketing y hacer llegar a tu potencial la información que desea, en el preciso momento en que está maduro para recibirla, es lo que marca el éxito de esta estrategia.

*9. Muestra ejemplos de éxito a tus potenciales clientes

Más allá de si tu reputación es mejor o peor, a las personas, antes de tomar una decisión de compra, nos gusta estar seguros de que ese producto o servicio es el mejor que nos podemos permitir.

Por eso, una de las tareas más importantes de un departamento de marketing eficiente, es decir, el que está enfocado y camina hacia sus objetivos, es mostrar casos de éxito.

Así que, saca el calendario editorial y empieza a pensar:

1.  Formato del contenido
2.  Fecha de publicación
3.  Keyword
4.  SEO

Eso sí, es mejor que hables con los clientes que vas a nombrar, para que te autoricen a mencionarlos (generalmente suelen dar un ok).

*10. Analiza, interpreta, reporta y mejora

Medir, medir y medir. No sabes si en tu departamento de marketing lo estáis haciendo bien si no analizas las métricas, los KPI’s.

Como ya hemos dicho varias veces en este post, no podemos perder de vista que todo lo que hacemos tiene un enfoque y una razón: conseguir los objetivos marcados.

Obtén los datos e interprétalos. Pásalos a un informe y reporta a quién debas. Utiliza un lenguaje sencillo porque en otros departamentos no están acostumbrados a la terminología marketera.

Siempre digo que éste es un paso que no nos podemos saltar porque es la forma que tenemos de demostrar el trabajo realizado. Sin ello, sólo se reciben subjetividades y corres el peligro de que te digan que tu estrategia no está funcionando.

· 3 Herramientas para un departamento de marketing eficiente

Como hemos ido viendo en el post, hay varios aspectos que hacen que un departamento de marketing sea eficaz. Veámoslas para que te pueda recomendar una herramienta que te ayude a tenerlo todo en orden y enfocado.

Slak: la herramienta para mejorar la comunicación interna de tu departamento.

Slak es una aplicación online que tiene como finalidad optimizar la comunicación interna de un grupo de personas.

Se basa en el envío de los mensajes instantáneos, lo que hace que puedas ahorrarte los e-mails. ¿Por qué evitarlos? Porque no son en tiempo real y se pueden solapar respuestas, haciendo que la conversación entre el grupo sea confusa.

Por supuesto, puedes crear un canal para cada proyecto que tengas en marcha y concentrar en él todos los documentos necesarios, ya que integra aplicaciones como Dropbox, Drive, Skype y alguna más.

¿Te gusta la idea?

Asana: la herramienta para gestionar el flujo de trabajo de tu equipo

Asana es una aplicación online que te permite gestionar y organizar los flujos de trabajo del equipo que diriges. Te facilita que no pierdas el rumbo y estés siempre enfocado a los objetivos y metas que os habéis propuesto para cada proyecto.

En realidad, con ella puedes planificar las tareas, planificarlas y darles seguimiento, siempre para cada miembro de tu equipo.

Una manera agradable, visual y muy práctica entregar siempre a tiempo los trabajos. (Recuerda que cuantas más tareas importantes realices, menos urgencias tienes y más tiempo ganas).

Zendesk: la herramienta para dar una excelente atención al cliente

Zendesk, es una gran herramienta para estar siempre en contacto con tu cliente. Este software te permite integrar la comunicación con tus clientes a través de chats, teléfono e incluso redes sociales.

Seguro que ya sabes lo importante que es para la reputación de tu empresa dar una buena atención al cliente. Por eso, échale un vistazo a ver qué te parece.

· Para terminar

Por supuesto, hay muchas más herramientas digitales que puedes utilizar en tu equipo. Sólo se trata de elegir la que te resulte más útil para tu estructura de departamento y encargado de marketing para la consecución de tus objetivos.

Además de ellas, hoy te he sugerido 10 acciones que puedes implementar desde ya, sin complicaciones. Así que, dime, ¿estás listo para tener un departamento de marketing eficiente de verdad y que sea la envidia de tu empresa?