Como tornar seu departamento de marketing mais eficiente?

Atualmente, os clientes podem encontrar qualquer informação que desejarem sobre uma empresa na Internet ou nas Redes Sociais. Portanto, ter um departamento de marketing eficiente e que oferece tudo o que seu cliente precisa é fundamental para que a comunicação da empresa funcione.

Desde o design ou arquitetura do seu site, o conteúdo, a escolha das redes sociais ou a sua gestão, tudo isso deveria ser gerenciado pelo departamento de marketing.

A Internet é o primeiro lugar onde buscamos quando queremos saber algo sobre uma pessoa, empresa, marca ou organização. A sua empresa está preparada para dar essas respostas e satisfazer as necessidades  do seu público-alvo?

Vamos ver como atualizar seu departamento de marketing para que você responda “sim” a essa pergunta.

· Por que você precisa que seu departamento de marketing seja unido e funcione como uma equipe?

O departamento de marketing é um dos elos que une as empresas.

Deve ser coordenado com quase todas as partes da organização, especialmente com a equipe de vendas.

Aqui, muito provavelmente, o gerente de marketing deveria influenciar mais e convidar os vendedores e representantes a se atualizarem com as ferramentas digitais existentes para vender, por exemplo,  com um treinamento em social selling.

Não se esqueça de que cada departamento da sua empresa é uma parte vital de uma engrenagem; cada pessoa é uma peça desta máquina e quando há um problema, o castelo inteiro poderia ser afetado. Esta metáfora pode ajudá-lo a entender que se você tiver um departamento de marketing eficaz, você terá várias vantagens, tais como:

1. Coordenação na execução dos planos.
2. Cumprir os prazos acordados.
3. Tirar mais vantagem das campanhas sociais e do Google Ads.
4. Reagir rapidamente às necessidades específicas da empresa.
5. Etc.

Cada empresa é única, e é por isso que a lista de benefícios pode ser mais longa (com certeza é o seu caso) e diferente.

É fundamental que você esteja ciente de toda a responsabilidade que o seu departamento de marketing carrega para que saiba que atuar em equipe é a melhor solução para ser mais produtivo.

· Dicas para tornar seu departamento de marketing eficiente

Como eu disse na introdução, os clientes vão à Internet para encontrar o que precisam:

no Google, nas Redes Sociais, Blogs, e a responsabilidade máxima do seu departamento de marketing é dar a resposta que eles procuram.

Vamos ver com mais detalhes como fazer isso.

*1. Defina metas SMART

Você sabia que 26% dos funcionários não sabem exatamente qual é o objetivo do seu trabalho? (Kronos, 2017). Este dado é curioso e alarmante porque, precisamente, ter objetivos SMART é o primeiro passo para a eficiência de qualquer equipe ou departamento.

Portanto, estude os pontos fortes de cada membro do seu departamento de marketing e defina seus objetivos juntos. Além disso, saber onde você está indo e quais metas tem que alcançar é muito importante para motivá-lo a seguir trabalhando.

Mas não é importante definir apenas os objetivos individuais, eles devem estar alinhados com os objetivos do departamento, que deve estar alinhado com os da organização para que tudo funcione sem sobressalto.

Ou seja, é necessário que tanto os objetivos de cada funcionário como os da área de marketing sejam muito claros e definidos.

 Por exemplo:

1. Objetivo da empresa: Alcançar um aumento de 20% no faturamento nos próximos 2 anos.
2. Objetivo do departamento de marketing: Obter 50 novos leads todos os meses através dos canais digitais.
3. Objetivo de um membro do departamento de marketing: Aumentar a taxa de conversão online em 5% em um período de 12 meses.

*2. Melhorar a comunicação interna do departamento

Para atingir objetivos comuns, é necessário falar de forma clara, direta e aberta.

A maioria das reuniões são intermináveis e chatas, poucas são relevantes. Outra forma comum de comunicação é compartilhar documentos Excel na nuvem, que cada empregado baixa para o desktop, edita, e faz upload novamente para a pasta compartilhada. O problema é que com tantas versões de documentos, o trabalho final é uma bagunça e cheio de informações incompletas.

Um departamento de marketing, especialmente Marketing Digital, deve estar atualizado com as novas ferramentas do mercado que nos ajudam a otimizar cada uma das necessidades existentes. Quantos sistemas de comunicação você está usando?

No final da postagem, vamos mencionar alguns simples de usar.

*3. Estabeleça fluxos de trabalho claros e definidos

Sem dúvida, o trabalho em equipe, como deve ser em um departamento de marketing, é muito mais eficiente se todos souberem quando agir.

Criar cronogramas ajudará você a definir os passos que você terá que dar para atingir seus objetivos.

 Mas você sabe o que é ainda melhor?

Que ao definir um fluxo de trabalho geral, você poderá repeti-lo em seu próximo projeto, exceto para modificações específicas, poupando tempo, o que irá melhorar a eficiência do seu time.

*4. Faça reuniões diárias de trabalho em pé (standups)

Se você quiser evitar aquelas tediosas reuniões semanais que mencionei acima, mas precisa (obviamente) saber o andamento de sua equipe no projeto em que está trabalhando, sugiro reuniões Standups.

Standups são reuniões curtas de não mais de 10 a 15 minutos de duração.   A primeira peculiaridade deste tipo de reuniões é que os participantes terão que ficar de pé durante toda a reunião. Não deixe que eles se sentem, ou a reunião irá durar muito mais do que 10 minutos.

É claro que, por serem breves, devem ser diretas e específicas.

Portanto, a recomendação é que cada pessoa responda 3, no máximo 4, questões:

1.     O que você fez ontem?
2.     O que você vai fazer hoje?
3.     Que dificuldades você encontrou?
4.     O que você precisa para superá-las ou como você resolveu?

E agora eu gostaria de perguntar-lhe, quando você acha que é o melhor momento para essas reuniões? Cedo ou tarde?

É um tópico muito particular que só você e sua equipe podem responder. Eu, particularmente, prefiro falar com minha equipe no final do dia para revisar o que foi feito e planejar nossos próximos passos.

*5. Diferencie o urgente do importante

Podemos definir como importante algo que o leva ao seu objetivo e é subjetivo, você irá decidir. Urgente é algo que tem prazo para ser executado.

Fácil de diferenciar, não acha? Então, por que geralmente colocamos o urgente em primeiro lugar? Talvez porque não temos certeza do que é importante? Se você seguir esta dica, isso não vai acontecer com você porque todos os colaboradores do departamento de marketing conhecem os objetivos e o fluxo de trabalho.

Separar e classificar cada tarefa irá ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho mais eficaz. Obviamente, você é quem define o que deveria ser feito primeiro, porém o pior que pode acontecer é alterações de prioridades súbitas, pois isto afeta a produtividade da sua equipe.

Por outro lado, pense que quanto mais tarefas importantes você resolver, menos problemas urgentes terá que enfrentar, pois estará mais perto de seus objetivos.

*6. Crie uma estratégia bem definida para alcançar seus clientes

No marketing digital, falamos diariamente sobre a importância de manter uma estratégia.

Portanto, com um Plano de Marketing de Mídia Social bem elaborado, você garantirá que todas as ações que implementar em seu departamento de marketing irão ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

Hoje não vou falar sobre isso, porque pretendo escrever outro post sobre este tópico, mas seus clientes estão online, o que significa que você deve entender claramente:

1. Quem é seu Buyer Persona
2. Em quais redes sociais você poderá encontrá-lo e quando ele estará online

Você já tem seu ponto de partida estratégico.

*7. Use o marketing de conteúdo para atrair seus clientes

Existem duas questões principais sobre as quais sempre falo e que seu conteúdo deve abordar:

1. Você precisa atender às necessidades dos clientes.
2. Temos que saber antecipar e responder às dúvidas do nosso público-alvo.

Essa é a base para atrair os usuários que seu departamento de marketing pretende alcançar. Eles não se importam com o que acontece na sua empresa, se seus gerentes vão à China para fechar um negócio  fantástico ou não. O que eles querem é saber como esta viagem irá beneficiá-los.

Portanto, ao criar conteúdo, se você deseja destacar seu relacionamento com esse parceiro chinês, faça-o a partir de uma perspectiva diferente, centrada no cliente.

*8. Use uma estratégia de email marketing para fechar vendas

Mailrelay é a ferramenta que utilizo para enviar uma newsletter quando tenho algo importante a contar para meus clientes.

Uma ferramenta como essa permite que você crie uma estratégia de email marketing que direcione seus clientes em potencial por meio de um funil de vendas, para que eles acabem fazendo uma compra.

Se você quer criar uma newsletter, precisa entender que terá que segmentar seus assinantes, pois nem todos eles querem receber o mesmo conteúdo.

Sem segmentar sua lista de emails, será quase impossível obter resultados positivos com esta estratégia.

*9. Mostre exemplos de sucesso para seus clientes em potencial

Independentemente de sua reputação ser melhor ou pior, antes de tomar uma decisão de compra, gostamos de ter certeza de que este produto ou serviço é o melhor que podemos pagar.

Portanto, uma das tarefas mais importantes de um departamento de marketing eficiente, é mostrar histórias de sucesso que ilustrem a satisfação do cliente.

Então, pegue o calendário editorial e comece a pensar em:

1. Formato de conteúdo
2. Data de publicação
3. Palavras-chave
4. SEO

Claro, seria melhor falar com os clientes que você gostaria de nomear, para que autorizem você a mencioná-los (normalmente eles irão aceitar).

*10. Analisar, interpretar, relatar e melhorar

Meça, meça e meça. Você não saberá se seu departamento de marketing está indo na direção certa se não analisar as métricas, os KPIs.

Como já dissemos várias vezes neste post, não podemos perder de vista que tudo o que fazemos tem um foco e um motivo: atingir os objetivos traçados.

Obtenha os dados e interprete-os. Passe-os para um relatório e faça o possível para corrigir eventuais fraquezas. Use uma linguagem simples porque outros departamentos não estão acostumados com a terminologia de marketing.

Sempre digo que essa é uma etapa que não podemos pular porque é a forma que temos de demonstrar o trabalho realizado.

Você precisa manter contato permanente com outros departamentos para que todos vejam como as coisas estão indo. Se as pessoas não sabem o que realmente está acontecendo, eles podem pensar que sua estratégia não está funcionando.

· 3 ferramentas para um departamento de marketing eficiente

Como vimos no post, vários são os aspectos que tornam um departamento de marketing eficaz. Vamos vê-los para que eu possa recomendar uma ferramenta que ajude você a manter tudo em ordem.

Slak: uma ferramenta para melhorar a comunicação interna do seu departamento.

Slak é uma aplicação online que visa otimizar a comunicação interna de um grupo de pessoas.

É baseado no envio de mensagens instantâneas, o que significa que você não precisa trabalhar com e-mails nesta tarefa. Por que não usá-los? Porque os usuários não irão lê-los em tempo real e as respostas podem se sobrepor, tornando a conversa entre o grupo confusa.

Claro, você pode criar um canal para cada projeto que você tem em andamento e concentrar todos os documentos necessários nele, pois integra aplicativos como Dropbox, Drive, Skype e alguns mais.

 Você gostou da ideia?

Asana: a ferramenta para gerenciar o fluxo de trabalho de sua equipe

Asana é um aplicativo online que permite gerenciar e organizar os fluxos de trabalho da sua equipe. Isto facilita seu trabalho pois você poderá organizar diferentes projetos e tarefas.

Esta aplicação permite planejar tarefas e criar um fluxo de trabalho mais organizado.

Uma forma agradável, visual e muito prática de entregar sempre os trabalhos dentro do prazo. (Lembre-se de que quanto mais tarefas importantes você define, menos problemas urgentes terá que resolver e mais tempo irá ganhar para trabalhar no que realmente importa.)

 Zendesk: a ferramenta para um excelente atendimento ao cliente

O Zendesk é uma ótima ferramenta para estar sempre em contato com seu cliente. Este software permite integrar a comunicação com os seus clientes através de chats, telefone e até redes sociais.

Certamente você já sabe o quanto é importante para a reputação de sua empresa prestar um bom atendimento ao cliente. Portanto, dê uma olhada e veja o que você acha.

· Para terminar

Claro, existem muitas outras ferramentas digitais que você pode usar em seu computador. Basta escolher aquela que mais lhe convier para a estrutura do seu departamento e para alcançar seus objetivos.

Hoje sugeri dez aspectos que você deve considerar para criar um departamento de marketing eficaz, mas você pode aplicar muitas outras estratégias para melhorar seus resultados.

Traduzido por Micheli.