Como enviar uma newsletter : guia passo a passo

É hora: você quer criar uma campanha para enviar emails, mas não sabe por onde começar.

Sim, você já viu ou ouviu falar sobre email marketing [1] e está convencido de que deveria tentar.

E já que é hora de agir, você começou a buscar por mais informações e encontrou este artigo.

Você está no lugar certo, porque vamos explicar do início ao fim os passos que você deveria dar para enviar uma newsletter, não importa o programa de email marketing que você irá usar, pois iremos falar sobre alguns conceitos de uma forma genérica.

Mas deixe-me começar pelo início, vamos revisar uma série de termos que você deve conhecer antes que possamos revisar o processo.

· O ABC do envio de emails

Talvez você já conheça alguns dos seguintes conceitos – ou talvez não.

E porque quero ter certeza de que você entendeu todos os passos, vamos revisar o que batizei como o ABC das campanhas de email marketing.

Lead

Um lead é uma pessoa que demonstrou interesse no que você está oferecendo: um cliente potencial cujos dados você tem, tais como nome, endereço de email, etc.

Embora quando falamos de contatos em email marketing, quase sempre nos referimos ao endereços de email dos visitantes que se cadastraram.

Se você diz “capturei 300 leads”, isso significa que de alguma forma você obteve o endereço de email de 300 pessoas. Isto significa que você está mantendo esta lista de emails em uma base de dados. Quando você já tem uma lista de emails, poderá enviar uma newsletter para estes leads.

“Capturar leads” refere-se, portanto, ao processo pelo qual você, como profissional, obtém os emails de seus usuários. Isto é geralmente feito com formulários e, obviamente, quanto mais qualidade tiver sua lista de emails, melhor.

Um formulário nada mais é do que uma pequena caixa com campos que os usuários devem preencher para completar a ação, que neste caso é a assinatura.

Aqui está um exemplo simples, de Zalando:

Mas o que é um lead de qualidade? Se você vende artigos de corrida, email de uma pessoa que adora correr é um lead de qualidade. Por outro lado, se você capturar o email de uma pessoa de 68 anos que nunca correu em sua vida, este lead pode não ser de grande utilidade para seu negócio, pois ele não quase certamente não irá comprar de você.

Segmentar

Quando você se pergunta como enviar uma newsletter eficaz, a primeira coisa que você tem que fazer é segmentar.

A segmentação consiste em estreitar seu público, especificando, selecionando somente aqueles que devem receber a campanha.

Imagine que você tem um sistema de geração de lead ativo – você conhece o conceito de um “lead magnet”? Ebooks, aulas online gratuitas… então falaremos sobre isso mais tarde, não se preocupe” e um dia você percebeque sua plataforma tem 3.000 cadastros.

Você os capturou com um formulário no qual você solicitou, além do nome e email, seu endereço.

Se você quer criar uma newsletter para uma escola de ioga com presença nacional, mas você tem assinantes de todo o mundo, você vai enviar emails para pessoas que não poderão visitá-lo?

Tantos emails desperdiçados!

A resposta deve ser não, portanto, antes de enviar uma newsletter, você deveria segmentar os destinatários que irão recebê-la. Neste caso particular, você segmentaria sua lista para enviar a mensagem apenas para os contatos que vivem na região da sua empresa.

Veja como a Mango faz isto, começando a segmentar a partir do formulário de registro, tanto por local quanto por gênero.

Grupo

Quando você captura um lead em seu website através de um formulário, o programa de email marketing que você utiliza armazena os dados em um

grupo que você definiu previamente. Dependendo da ferramenta que você utiliza, grupos também podem ser chamados de listas.

Pense nos grupos como a primeira segmentação dos contatos que chegam até você, para que quando você enviar uma newsletter, você possa selecionar rapidamente para quem deseja enviá-la.

São, portanto, categorias ou espaços nos quais os contatos são inseridos, ao mesmo tempo em que são classificados.

Por exemplo, se você gerencia um hotel, poderia criar estes grupos:

1.     Newsletter geral
2.     Oferta do Dia dos Namorados
3.     Oferta de verão

A Oferta do Dia dos Namorados captou leads através de uma campanha de publicidade nas redes sociais que tinha como alvo clientes interessados em passar o dia dos namorados no hotel.

Portanto, o hotel já sabe que todos estes leads tem algum interesse em viajar e ficar hospedados em seus quartos durante o dia mais romântico do ano.

No ano seguinte, com a aproximação do mês de junho, o hotel pode enviar uma campanha especial somente aos membros desse grupo, sabendo que a priori eles estarão mais interessados do que os assinantes registrado no grupo geral.

Isto abre uma possível questão: o mesmo lead pode pertencer a dois grupos diferentes? A resposta é sim, não há limite.

Há empresas que administram dezenas e dezenas de grupos. A única coisa que eles normalmente têm em comum é o grupo conhecido como o grupo “geral”, que é o grupo que receberá as principais campanhas.

Segmentos

Já dissemos que o mesmo lead pode pertencer a um ou vários grupos.

Os segmentos são outra forma de classificação, complementar ao anterior. Em algumas ferramentas, esta segunda classificação é feita com tags. Na Mailrelay, os assinantes são segmentados com campos personalizados.

Um campo personalizado é uma espécie de lista de valores que podem ser atribuídos a um lead quando é segmentado.

Por exemplo: você pode criar um campo personalizado com o seguinte nome “Cidade de residência” e as opções são “Valência”, “Madri”, “Barcelona” e “Sevilha”.

Ao mesmo tempo, em paralelo, existem dois grupos: ‘Espanha’ e ‘Internacional’.

Uma campanha poderia ser segmentada escolhendo o grupo ‘Espanha’ e o segmento ‘Valência’, para que o email não fosse recebido por outros contatos que estivessem no grupo ‘Espanha’, mas nos segmentos “Barcelona”, “Sevilha” ou “Madri”.

E sim: como nos grupos, um único usuário pode estar registrado em vários campos personalizados, para facilitar a segmentação.

Taxa de visualizações e CTR

Se você enviar uma newsletter para 1.000 contatos e esse email for lido por 600 pessoas, você teria uma taxa de visualizações de 60%.

E se 50 pessoas clicarem em um link dentro do email, o CTR será de 5% (ou seja, de cada 100 pessoas, 5 clicaram -50 em cada 1.00″. CTR significa “Click Through Rate” (taxa por clique).

O objetivo de qualquer campanha de email marketing é obter taxas elevadas de cliques e visualizações.

Linha de assunto

Quando você vê sete emails empilhados em sua caixa de entrada, o que faz você decidir sobre um ou outro?

Uma grande parte da decisão terá a ver com aquele pequeno trecho de texto que você irá ver antes de abrir qualquer mensagem, o que é conhecido como linha de assunto.

A linha de assunto de uma newsletter deve ser persuasiva, sugestiva e atrair a atenção para obter o prêmio: o clique, para que usuários leiam seus emails.

Campos personalizados ou variáveis

Você nunca recebeu emails com seu nome? Este tipo de mensagens irá incluir frases como:

“Oi, Julia! Queremos mostrar-lhe algo”.

Eles não fazem isto porque alguém escreveu meu nome no corpo do email. Na verdade, a empresa tem uma base de dados com campos dinâmicos, incluindo o nome dos clientes. Eles perguntaram meu nome quando me inscrevi para receber sua newsletter, e agora estão usando esta informação sabiamente.

As variáveis ou campos personalizados no email (não confundir com segmentos) servem precisamente para esse propósito: alcançar mais e melhor o leitor, criando uma ilusão de proximidade e familiaridade.

E também são muito fáceis de inserir ao criar emails.

Um exemplo rápido para ajudá-lo a entender:

No email que recebo, posso ler “Olá, Julia! Queremos mostrar-lhe algo. quando, na realidade, o remetente escreveu algo como “Olá, {{ subscriber.name }}! Queremos mostrar-lhe algo”.

Esse [[ subscriber.name }} não tem nenhuma relação com o que vimos anteriormente. Neste caso, estamos falando sobre uma variável que usamos para personalizar o email. O processo de segmentação é diferente.

CTA ou chamada à ação

Esta é a parte do email em que queremos que o leitor clique.

É geralmente na forma de um link ou botão e inclui palavras sugestivas e que chamam à ação, como “Quero saber mais! “Descubra ideias” ou “Reserve agora!

E se o leitor clicar, podemos dizer com segurança que a newsletter terá cumprido seu propósito.

Como enviar uma newsletter: desde “Não sei por onde começar” até o clique em “enviar”.

Agora que revisamos esses conceitos, vamos analisar mais de perto as quatro etapas básicas para criar uma campanha de email marketing.

#1 Aquisição de lead

Para quem você vai enviar uma newsletter?

Se você não tem assinantes , não faz sentido trabalhar com email emarketing, Portanto, a primeira coisa será: capturá-los.

“Capturar leads”, como dissemos no início do post.

Para capturá-los, você terá que colocar em seu site formulários através dos quais os usuários podem se inscrever para receber suas campanhas. algo como isto:

A configuração do formulário (para qual grupo seus assinantes se inscrevem, que campos personalizados lhe são atribuídos, que dados são solicitados, etc.) é realizada através do software de email marketing que você está usando.

Por outro lado, se você visita blogs de marketing, quantos sites que você acessou ofereceram um ebook gratuito? Tenho certeza de que você recebeu este tipo de oferta em muitas páginas.

Esse ebook, guia ou recurso que eles estão oferecendo é conhecido como um lead magnet, porque é usado para convencer visitantes a se inscrever em troca do presente que eles estão oferecendo. Assim, conseguem um novo lead em troca de algo considerado relevante.

É uma técnica muito difundida, 100% legal e que também pode ser importante para uma estratégia de branding de sucesso, além de ajudar seus potenciais compradores a conhecê-lo um pouco mais através de seu conteúdo.

Portanto, se você ainda não tem nenhum lead, um dos melhores pontos de partida é criar um lead magnet e oferecê-lo em seu site.

Não esqueça de acrescentar um simples formulário de assinatura (sem oferecer nada em troca) no final da página, porque este é o lugar onde qualquer usuário que queira se inscrever voluntariamente irá procurar por esta opção.

Veja, mais exemplos de ambos. Por um lado, o lead magnet.

E, por outro lado, o formulário de assinatura geral.

Como eu disse, estes formulários são criados diretamente no software de email marketing que você está usando.

Na Mailrelay, você pode fazer isso diretamente no menu assinantes, disponível  no menu principal.

#2 Escrevendo o email e a linha de assunto

Depois de captar leads, é hora de preparar o conteúdo que você vai enviar para os seus assinantes.

O que pretende enviar, uma promoção? O conteúdo que acaba de ser publicado em seu blog? Uma comunicação oficial?

Você terá que compor o email usando o editor de newsletters da plataforma, formatando a mensagem como se você estivesse escrevendo em um programa tradicional como o Word, mas sem esquecer de adicionar alguns elementos que considerar apropriados, tais como:

1.     Assunto
2.     Textos persuasivos
3.     Campos personalizados
4.     Fotos, imagens, gifs ou vídeos
5.     Links
6.     Botões das mídias sociais
7.     Botão de chamada à ação (CTA)

Os links deveriam estar claramente visíveis. A menos que se trate de um email puramente informativo, em quase todas as newsletters, você quer que o usuário clique em um link. Se você não destacar este link usando uma cor atrativa, as chances de isso acontecer serão reduzidas e, com menos cliques, seu CTR vai cair.

“Lembre-se: uma boa linha de assunto melhora a taxa de visualizações, e um bom conteúdo melhora o CTR.

Aqui está um exemplo da Mailrelay, de seu editor, onde você terá que escrever a mensagem.

Atalho relacionado: 4 modelos de newsletter para sua próxima campanha promocional

#3 Segmentando sua campanha de email marketing

Este passo é geralmente o que gera mais confusão. Especialmente quando estamos falando de bases de dados com centenas ou milhares de leads.

Na fase de aquisição, você terá categorizado os leads em grupos e com campos personalizados.

Como? através dos formulários que você criou. O sistema atribuiu os dados automaticamente para cada lead registrado:

1.     Um ou vários grupos
2.     Nenhum, um ou vários campos personalizados

Um lead sempre será cadastrado em pelo menos um grupos, mas pode não ter nenhum campo personalizado atribuído a ele.

Na Mailrelay, pode ser administrado no painel:

Se você fizer bem este trabalho e tiver seus leads perfeitamente classificados, a segmentação para enviar uma newsletter será muito simples.

Muito simples, realmente; é por isso que você deve investir algum tempo na decisão de quais grupos serão usados para cada tipo de lead e quais campos personalizados serão atribuídos para o novo assinante.

Depois de escrever a mensagem e a linha de assunto, é hora de segmentar sua lista de emails.

1.     Para quais grupos você vai enviar?
2.     Que condições devem ser cumpridas?
3.     Como você vai segmentar a lista?
4.     O contato tem que ter um campo particular personalizado?
5.     E qual valor será usado?

Determine as condições lógicas e combine-as, se necessário, antes de enviar a mensagem.

Embora se você segmentar muito, é normal que o número de destinatários seja muito menor do que o número total de leads registrados em sua plataforma de email marketing.

#4 Revisar e enviar

Você está quase lá!

Depois de escrever o email e segmentar a campanha, você só terá que fazer três coisas:

1. Revisão: Revise bem (muito bem) a mensagem, porque não há como alterar o conteúdo da mensagem após clicar em enviar. Quando você clicar em Enviar, todos os usuários começarão a receber seu email. E se por exemplo o link não estiver funcionando corretamente, você terá desperdiçado a atenção de seu público e isso irá prejudicar sua estratégia. Tenha cuidado!

2. Teste: muitas plataformas de email marketing oferecem opção para testar sua campanha de email marketing. Você deveria enviar a mensagem para seu próprio endereço de email para testar os links, imagens e textos. Como comentamos anteriormente, não existe como voltar atrás, qualquer erro neste processo irá custar muito caro.
3. Agendar ou enviar: quando tiver tudo pronto, você pode agendar seu email para ser enviado para uma data e hora específica ou enviar a campanha imediatamente … basta aguardar os resultados.

· Dicas para enviar um email

Você está lendo o blog da Mailrelay, onde somos especialistas em envio de campanhas personalizadas. Preste atenção a estas oito dicas, pois nós sabemos do que estamos falando:

1. não abuse do uso de campos personalizados inseridos em um email: Usá los uma ou duas vezes, ao compor um email, é suficiente. Se o lead errou seu nome ao se cadastrar na newsletter, isto soará muito estranho se ele ver a informação errada várias vezes na mensagem.
2. verifique se as palavras usadas antes de um campo personalizado fazem sentido: por exemplo, usar frases masculinas com campos personalizados. Aqui queremos evitar erros simples (mas comuns) como “Bem-vindo, Julia”.
3. Organize seus campos personalizados e grupos, o melhor seria escrever uma descrição sobre cada um: quando você administra dois grupos e oito campos personalizados, você não terá nenhum problema, mas quando você tiver 15 e 39 respectivamente, você irá me agradecer por esta recomendação.
4. Tenha cuidado com as imagens: alguns clientes de email não as processam e elas não serão exibidas para seus assinantes. Se não for essencial adicioná-las, sugiro que você não o faça.
5. Não anexe arquivos: se você vai enviar um anexo pesado, é melhor colocar um link e deixar que o usuário baixe o anexo se quiser fazê-lo. Você poderia usar o Dropbox ou Drive. Caso contrário, você poderia gastar todos os créditos do seu pacote de email marketing com uma única campanha.
6. Os elementos mais importantes do seu email deveriam estar claramente visíveis. Um botão com um link, um link de texto, uma peça de conteúdo que deve ser lida. Estes elementos devem estar visíveis, principalmente a chamada à ação.
7. Não exagere com a linha de assunto: evite exclamações e letras maiúsculas, especialmente a combinação destes dois elementos. Caso contrário, o cliente de email enviará sua mensagem diretamente para a pasta SPAM e ela não será aberta ou lida.
8. O conteúdo deve fluir: um email é apenas um texto como qualquer outro, o que muda é o canal. As mesmas estratégias que você aplica em suas landing pages e blogs devem ser aplicadas ao email para que o usuário que está convencido por sua linha de assunto queira continuar lendo até o fim. As histórias funcionam MUITO bem quando falamos sobre email marketing.

Você pode fazer isso!

O que você achou do guia?

Agora você sabe como enviar uma newsletter. Nosso objetivo era dar-lhe os ingredientes que você irá precisar para realizar o trabalho, mas a preparação depende de você.

Esta é sua primeira vez? Siga todos os passos e não se esqueça das nossas dicas.

Comece com o básico. Com um grupo geral para enviar uma newsletter você já poderá começar a trabalhar. Não é necessário começar criando vários campos personalizados e sistemas de segmentação. Depois, você pode ir adaptando sua estratégia conforme necessário para otimizar seus resultados.

Você tem todo um futuro à sua frente para atrair leads e convertê-los em clientes ou compradores, por isso, tenha calma. Mas não perca mais tempo e comece a usar um dos canais mais lucrativos de todos os tempos para melhorar sua estratégia de marketing à longo prazo.

Boa sorte com seus emails e nos vemos no próximo artigo!

Traduzido por Micheli.