como enviar correos masivos

Cómo Enviar Correos Masivos: Guía Paso a Paso

Mailrelay , Invited guest @ Mailrelay

Llegó el momento: quieres crear una campaña para enviar emails de forma masiva pero no sabes por dónde empezar.

Sí, por ahí has visto u oído qué es el email marketing y estás convencido de que debes probarlo. Y como toca pasar a la acción, has llegado a este post.

Has hecho bien, porque vamos a contarte de «pe a pa» los pasos a seguir para que, utilices la herramienta de envíos masivos que utilices, puedas conseguir enviar correos masivos.

Pero déjame empezar por el principio, refrescándote una serie de términos que debes conocer antes de pasar a ver el proceso.

Te lo explicamos en Mailrelay.

¿Cómo Enviar Emails Masivos? ¿De verdad funciona?

Aprender a cómo enviar correos masivos te va a permitir llegar a tu público de una forma más directa y, actualmente, el email marketing se considera el mejor canal para conseguir conversiones online.

¿Estás luchando por conseguir nuevos clientes y aumentar tus ventas?

¿Quieres una estrategia de marketing digital que te permita llegar directamente a tu público objetivo y generar interacción y compromiso con tu marca?

Entonces, el email marketing es la solución perfecta para ti.

No dejes que tus competidores te ganen la delantera y aprovecha la oportunidad de alcanzar a tu público objetivo a través del email marketing. ¡Es tu oportunidad de destacarte!

Con email marketing puedes enviar correos electrónicos personalizados de forma masificada y relevantes a tu lista de contactos con promociones, descuentos, novedades y otro tipo de contenido que genere interacción y compromiso con tu marca.

Esto puede ayudarte a aumentar tus ventas, mejorar la visibilidad de tu marca y fidelizar a tus clientes existentes.

No necesitas un gran presupuesto ni un equipo de marketing altamente especializado para implementar una campaña efectiva de email marketing.

Además, gracias a las herramientas de seguimiento y análisis, puedes ver los resultados de tus campañas de email masivo en tiempo real y hacer ajustes en para mejorar la efectividad de tus correos electrónicos.

No hay nada más persuasivo que poder comprobar los resultados en tiempo real y ajustar la estrategia en consecuencia.

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· El ABC de Cómo Enviar Correos Masivos

Te vamos a enseñar los puntos imprescindibles que debes tener claros y en cuenta a la hora de elaborar tus campañas de correos masivos.

Lead

Un lead es un aspecto fundamental a tener en cuenta a la hora de saber cómo enviar emails masivos. Es una persona que ha mostrado interés en lo que ofreces: un cliente potencial del que tienes datos, como su nombre, dirección de email, etc.

«Captar leads» hace referencia, por tanto, al proceso mediante el cual tú, como profesional, obtienes los emails de tus usuarios. Se suele hacer con formularios y evidentemente, cuantos más leads de calidad captes, mejor.

Un formulario no es más que una cajita con campos que los usuarios deben rellenar para completar la acción, que en este caso es la suscripción. Mira, uno sencillo, de Zalando:

ejemplo Zalando de formulario de suscripción para saber como enviar correos masivos

¿Pero qué es un lead de calidad? Si vendes zapatillas de correr, el correo electrónico de un runner es un lead de calidad. En cambio, si captas el lead de una persona de 68 años que no ha corrido en su vida posiblemente no te sirva de mucho.

Segmentar

Cuando uno se pregunta cómo enviar un email masivo de forma efectiva lo primero que tiene que hacer es segmentar.

Segmentar es estrechar el cerco sobre tu audiencia, especificar, seleccionando sólo aquella que debería recibir el envío masivo.

Si eres una escuela de yoga con presencia nacional, pero tienes suscriptores de todo el mundo, ¿vas a enviar emails a personas que no podrán asistir a esas clases que estás promocionando?

¡Cuántos emails desperdiciados!

La respuesta debería ser que no, por lo que antes de enviar cualquier email masivo, haces una segmentación de los destinatarios que lo recibirán. En este caso concreto, segmentarías para que sólo recibiesen el correo aquellos leads que viven en España.

Mira cómo lo hace Mango, empezando a segmentar desde el formulario de registro, tanto por localización como por género.

ejemplo segmentación Mango para enviar correos masivos

Grupo

Cuando captas un lead en tu web mediante un formulario, la plataforma de envíos masivos que utilices lo almacena en un grupo que tú hayas definido previamente. Según la herramienta que utilices, los grupos también pueden llamarse listas.

Son, por tanto, categorías o espacios en los que se van introduciendo los contactos, al mismo tiempo que se clasifican.

Por ejemplo, un hotel podría pertenecer a estos grupos:

  1. Newsletter general
  2. Oferta San Valentín
  3. Oferta de verano

Los leads de Oferta San Valentín habrían sido captados durante una campaña de publicidad en redes sociales en las fechas previas al 14 de febrero.

Por eso el hotel ya sabe que tooodos esos leads tuvieron cierto interés en viajar y alojarse en sus habitaciones con motivo del día más romántico del año.

Esto nos abre un posible interrogante: ¿un mismo lead puede pertenecer a dos grupos distintos? Al que hay que responder que sí; no hay límite alguno.

Hay empresas que manejan decenas y decenas de grupos. Lo único que suelen tener en común es el conocido como grupo «general», que es al que habitualmente se envía la newsletter de forma masiva.

Segmentos

Los segmentos son otra forma más de clasificar, complementaria a la anterior. En algunas herramientas, esta segunda clasificación se hace con etiquetas. En Mailrelay se segmenta con campos personalizados.

Un campo personalizado es una especie de lista de valores que puede adquirir un lead cuando se segmenta.

Por ejemplo: se puede crear un campo personalizado que se llame “Ciudad de residencia” y que las opciones sean “Valencia”, “Madrid”, “Barcelona” y “Sevilla”.

Al mismo tiempo, de forma paralela, existen dos grupos: “España” e “Internacional”.

Una campaña podría segmentarse eligiendo el grupo “España” y el segmento “Valencia”, de manera que ese email no lo recibirían otros contactos que estuviesen en el grupo “España”, pero en los segmentos “Barcelona”, “Sevilla” o “Madrid”.

Y sí: al igual que sucede con los grupos, un mismo usuario puede tener valores de varios campos personalizados que hagan más sencilla la segmentación.

Tasa de apertura y CTR

Si envías un correo masivo a 1.000 leads y ese email lo leen 600 personas, tienes una tasa de apertura del 60%.

Y si ya dentro del email hacen clic en algún enlace 50 personas, el CTR será del 5% (es decir, de cada 100 personas, 5 han hecho clic —50 de 1.000—. CTR es el acrónimo de Click Through Rate).

El objetivo de cualquier envío masivo es tener tasas de apertura y CTRs altos, evidentemente.

Asunto de un email

Una gran parte de la decisión tendrá que ver con ese pequeño fragmento de texto que ves antes de abrir nada, que es lo que se conoce como asunto.

El asunto de un email masivo debe ser persuasivo, sugerente y llamar la atención para llevarse el premio: el clic con el que abrirán tu correo y lo leerán.

Campos personalizados o variables

¿No te pasa que alguna vez recibes correos con tu nombre? Y te dicen: «¡Hola, Julia! Queremos enseñarte algo.»

Eso no es que una persona me haya enviado ese email sólo a mí, que me llamo Julia, sino que en su base de datos tienen un contacto con mi nombre, porque me lo pidieron cuando me suscribí a su newsletter. Y lo utilizan sabiamente.

Las variables o campos personalizados del email (no confundir con los segmentos) sirven precisamente para eso: para llegar más y mejor al lector, creando una ilusión de cercanía y familiaridad.

Y además son muy fáciles de introducir a la hora de crear los correos.

Un ejemplo rápido para que lo comprendas:

En el email que yo recibo puedo leer «¡Hola, Julia! Queremos enseñarte algo.», cuando en realidad el emisor ha escrito algo como «¡Hola, {{ subscriber.name }}! Queremos enseñarte algo.»

Ese {{ subscriber.name }} es un campo personalizado que no tiene absolutamente nada que ver con lo de antes. En este caso, el campo personalizado es una variable que usamos para personalizar el email. El campo personalizado anterior, para segmentar.

CTA o llamada a la acción

Es esa parte del mail en la que queremos que el lector haga clic.

Suele tener forma de enlace o botón e incluir palabras sugerentes y que llaman a la acción, como «¡Quiero saber más!», «Descubrir ideas» o «¡Reserva ya!».

Y si se consigue el clic del lector, podemos afirmar sin temor a equivocarnos que el envío habrá cumplido su cometido.

Ejemplo de CTA de Shopify para aprender a como hacer email masivo

Cómo Enviar un Email Masivo: del «no sé por dónde empezar» al clic en «enviar»

Para saber cómo enviar un email masivo, vamos a ver en detalle los cuatro pasos básicos de cómo hacer envío masivo de emails.

#1 Captación de leads

¿A quién vas a enviar el correo masivo?

Si no tienes receptores no tiene ningún sentido hacer email marketing, por lo que lo primero es lo primero: captarlos.

«Captar leads», como decíamos al inicio del post.

Para captarlos tendrás que poner formularios en tu web mediante los cuales los usuarios se puedan suscribir y pasen a ser tus leads. Algo como esto:

ejemplo de formulario

La configuración del formulario (a qué grupo se suscribe un contacto, qué campos personalizados se le asignan, qué datos se piden, etc.) se lleva a cabo desde la plataforma de envíos masivos.

Por otro lado, si consumes blogs de marketing, ¿cuántas webs has visto en las que te regalan un ebook gratuito? ¡Seguro que muchísimas!

Ese ebook, guía o recurso que te ofrecen se conoce como lead magnet, porque sirve para que les dejes tu correo electrónico y pases a ser su lead.

Es una técnica extendidísima, 100% legal y que además te ayuda a crear marca y a que tus potenciales compradores te conozcan un poquito más a través de tu contenido.

Por lo tanto, si todavía no tienes leads, uno de los mejores puntos de partida es crear un lead magnet y ofrecerlo en tu web.

No te olvides de añadir un formulario de suscripción simple (sin ofrecer nada a cambio) al final de tu página, pues es el lugar al que iría cualquier usuario que se quiera suscribir voluntariamente.

Mira, más ejemplos de ambos. Por un lado, el lead magnet.

Ejemplo de lead magnet con formulario de suscripción de Growth Hacking Course

Y por otro, el formulario de suscripción general.

Ejemplo de formulario de suscripción básico de Booking

Como te digo, estos formularios se crean desde la plataforma de envíos masivos que utilices. En Mailrelay lo haces directamente desde la opción suscriptores del menú principal.

creación de formularios Mailrelay

#2 Redacción de email y asunto

Una vez tienes los leads en tu plataforma, toca redactar el contenido del email.

Tendrás que redactar el correo desde el editor de la plataforma, darle formato como si escribieras en un programa de toda la vida como el Word y añadir los ingredientes que consideres convenientes:

  1. Asunto
  2. Textos persuasivos
  3. Campos personalizados
  4. Fotos, imágenes, gifs o vídeos
  5. Enlace o enlaces
  6. Botones de redes sociales
  7. Botón de llamada a la acción (CTA)

Deja los enlaces bien visibles. Salvo que sea un email meramente informativo, en casi todos los envíos masivos se busca que el usuario haga clic en un link. Si no lo destacas de un color llamativo, las posibilidades de que eso suceda se reducen, y con ellas bajará tu CTR.

«Recuerda: un buen asunto mejora la tasa de apertura, y un buen contenido el CTR.»

Aquí tienes un ejemplo de Mailrelay, de su editor, desde donde deberías redactar el mensaje.

→ Atajo relacionado: 4 plantillas de email masivo para tu próxima campaña de promoción

 

#3 Segmentación del envío

Este paso es, generalmente, el que más confusión genera. Especialmente cuando hablamos de bases de datos con cientos o miles de leads.

En la fase de captación habrás ido categorizando los leads en grupos y con campos personalizados.

¿Cómo? A través de los formularios que hayas creado. A cada lead que te entra le tienes que haber asignado de forma automática:

  1. Uno o varios grupos
  2. Ninguno, uno o varios campos personalizados

Un lead siempre se suscribe a un grupo, pero puede no tener campos personalizados.

Mira, en Mailrelay se gestiona desde aquí:

segmetnación Mailrelay

Si haces bien este trabajo y tienes tus leads perfectamente clasificados, la segmentación a la hora de enviar es sencillísima.

Aunque si segmentas mucho, lo normal es que el número de destinatarios sea muy inferior al total de los leads registrados en tu plataforma de envíos masivos.

#4 Repaso y envío

¡Ya casi lo tienes!

Redactado el email y segmentado el envío, ya sólo te queda hacer tres cosas:

1. Repasar: revisa bien (pero bien) el mensaje, porque no hay vuelta atrás. Cuando hagas clic en Enviar, todos los usuarios empezarán a recibir tu correo y si el enlace contiene algún error y no apunta a ningún sitio, habrás malgastado la atención de tu audiencia y no te habrá servido de nada. ¡Mucho cuidado!

2. Probar: muchas plataformas de email marketing te dan la opción de hacer envíos de prueba para ver cómo quedará tu campaña. Si la tuya lo hace te recomiendo que te envíes el email a ti mismo SIEMPRE. Como te digo, no hay vuelta atrás y aquí los errores se pagan carísimos.

3. Programar o enviar: cuando lo tengas todo listo, podrás programar tu envío para una fecha y hora determinada o ejecutarlo al instante… ¡la suerte estará echada!

· Consejos para el Envío Masivo de Correos Electrónicos

Te encuentras leyendo el blog de Mailrelay, donde somos especialistas en el envío de correos masivos personalizados. Presta atención a estos ocho consejos, que sabemos de lo que hablamos:

1. No abuses de los campos personalizados insertados en un email: con ponerlo una o dos veces al redactar, suficiente. Si el lead escribió mal su nombre al suscribirse quedará muy mal en cada envío.

2. Revisa que las palabras que van antes de un campo personalizado concuerdan: por ejemplo, para que tengan en cuenta el género de la persona. Aquí queremos evitar errores simples (pero habituales) como «Bienvenido, Julia».

3. Apúntate en algún sitio qué es cada grupo y campo personalizado: cuando manejes dos grupos y ocho campos personalizados no tendrás problema, pero cuando sean 15 y 39 respectivamente lo agradecerás.

4. Ojo con las imágenes: algunos gestores de correo no las procesan y directamente no se ven. Si no es imprescindible añadirlas te sugiero que no lo hagas.

5. No adjuntes archivos: si vas a enviar un adjunto que pesa, mejor pon un enlace y que el usuario lo descargue desde Dropbox o Drive. Si no, con un sólo envío podrías pulirte tu cuota mensual contratada con tu proveedor de email marketing.

6. Haz visible lo que tenga que ser visible: un botón con un enlace, un enlace de texto, un trozo de contenido que tenga que ser leído sí o sí… Dales visibilidad, especialmente a las llamadas a la acción.

7. No te pases con el asunto: evita las exclamaciones y las mayúsculas, y huye a toda costa de una combinación de ambas. Si no, el sistema de correo receptor de tu lead enviará tu mensaje directamente a la carpeta de SPAM y no se abrirá ni leerá.

8. El contenido debe fluir: un email es un texto más, sólo que cambia el canal. Las mismas cosas que aplicas en tus landings y blog debes aplicarlas al email con el fin de que el usuario al que le convenza tu asunto quiera seguir leyendo hasta el final. Las historias funcionan MUY bien cuando hablamos de correos masivos, por cierto.

Atajo relacionado: potencia tus envíos masivos con estas 10 claves de redacción

Herramientas de email marketing para enviar correos masivos

Herramientas de Email Marketing para Enviar Correos masivos

Por suerte, existen herramientas de email marketing que simplifican este proceso y permiten enviar correos masivos de manera más eficiente.

Algunas de las herramientas de email marketing más populares son:

  • Mailrelay: Es una herramienta de email marketing española que ofrece una amplia variedad de plantillas de correo personalizables y funciones de automatización del envío de correos, segmentación de audiencia, y seguimiento de la apertura y clic en los correos. Mailrelay también cuenta con una versión gratuita que permite enviar hasta 80,000 correos electrónicos al mes a una audiencia de hasta 20,000 contactos.
  • Mailchimp: Es una de las herramientas más conocidas en el mercado del email marketing. Ofrece una amplia variedad de plantillas de correo personalizables y funciones de automatización, además de integrarse con otras herramientas de marketing como Google Ads y Facebook Ads. Mailchimp también cuenta con una versión gratuita que permite enviar hasta 2,000 correos electrónicos al mes a una audiencia de hasta 500 contactos.
  • Brevo: Es una herramienta de email marketing que se centra en la automatización del correo electrónico y la segmentación de la audiencia. Sendinblue también ofrece funciones de CRM y SMS marketing, y cuenta con una versión gratuita que permite enviar hasta 300 correos electrónicos al día.

En conclusión, las herramientas de email marketing como Mailrelay, Mailchimp y Brevo pueden ser muy útiles para simplificar y optimizar el proceso de envío de correos electrónicos masivos. Al elegir una herramienta de email marketing, es importante considerar las necesidades y objetivos específicos de la empresa, así como el presupuesto disponible y las funciones ofrecidas por cada herramienta.

Cómo Medir y Analizar los resultados de un Envío Masivo de Correos Electrónicos

  • Establecer objetivos: es importante establecer objetivos claros y medibles. Por ejemplo, el objetivo puede ser aumentar las ventas de un producto o servicio en un 10% durante el próximo mes o incrementar la tasa de apertura de correos en un 20% en el transcurso del año.
  • Seleccionar las métricas relevantes: Para medir el éxito de un envío masivo de correos electrónicos, es necesario elegir las métricas que se relacionen directamente con los objetivos establecidos. Algunas métricas comunes incluyen la tasa de apertura, la tasa de clics, el porcentaje de rebote, el número de conversiones y la tasa de conversión.
  • Analizar los datos: Una vez que se han recopilado los datos de los correos electrónicos enviados, es importante analizarlos para determinar cómo se comparan con los objetivos establecidos y las métricas elegidas. Por ejemplo, si el objetivo era aumentar la tasa de apertura en un 20%, se debe comparar la tasa de apertura real con la tasa de apertura previa al envío del correo.
  • Realizar pruebas A/B: Las pruebas A/B permiten comparar dos versiones diferentes de un correo electrónico (por ejemplo, con distintos asuntos o llamados a la acción) y determinar cuál funciona mejor en términos de métricas clave. Estas pruebas pueden ayudar a optimizar futuros envíos de correos electrónicos.
  • Tomar acciones para mejorar los resultados: Una vez que se han analizado los datos y se ha identificado qué aspectos del correo electrónico funcionan y cuáles no, se pueden tomar acciones para mejorar los resultados de futuros envíos. Esto puede incluir la personalización de los correos electrónicos, la segmentación de la audiencia y la optimización de los llamados a la acción.

En conclusión, medir y analizar los resultados de un envío masivo de correos electrónicos puede ayudar a las empresas a entender mejor el comportamiento de sus audiencias y a tomar acciones concretas para mejorar los resultados de futuros envíos. Para ello, es importante establecer objetivos claros y medibles, elegir las métricas relevantes, analizar los datos, realizar pruebas A/B y tomar acciones para mejorar los resultados.

Mejores prácticas para evitar que tus correos masivos sean considerados spam

Cómo Optimizar la Tasa de Apertura y Clics en tus Correos Masivos

Para comenzar, es importante que definas qué métricas son importantes para ti y tu negocio. La tasa de apertura te permite medir qué porcentaje de tus destinatarios abrieron tus correos electrónicos.

Si esta tasa es baja, puede ser indicativo de que necesitas mejorar tus asuntos de correo electrónico o la calidad de tus listas de correo.

El CTR mide el número de veces que un destinatario hizo clic en un enlace dentro del correo electrónico. Si esta tasa es baja, es posible que debas revisar el contenido de tus correos electrónicos y asegurarte de que las llamadas a la acción sean claras y concisas.

La tasa de rebote mide el porcentaje de correos electrónicos que no pudieron ser entregados. Si esta tasa es alta, es posible que debas revisar tus listas de correo y asegurarte de que estén actualizadas y libres de errores.

Finalmente, la tasa de cancelación de suscripción mide el número de destinatarios que han optado por darse de baja de tus correos electrónicos. Si esta tasa es alta, es posible que debas revisar la frecuencia y calidad de tus envíos.

Cómo Evitar que mis Correos Masivos sean considerados Spam

  • Obtén permiso: Es importante obtener permiso de tus usuarios antes de enviarles correos masivos. Una forma de hacerlo es a través de un formulario de suscripción en el que los usuarios deben dar su consentimiento explícito para recibir correos electrónicos de tu empresa.
  • Usa una dirección de remitente reconocible: Usa una dirección de correo electrónico que sea fácilmente reconocible por tus usuarios y que esté asociada con tu empresa. Evita usar direcciones de correo electrónico genéricas como «noreply».
  • Personaliza los correos electrónicos: Personalizar los correos electrónicos con el nombre del destinatario y otros detalles relevantes puede aumentar la tasa de apertura y reducir las posibilidades de que sean considerados spam.
  • Evita palabras clave de spam: Usa palabras clave relevantes en el asunto y cuerpo del correo electrónico, pero evita utilizar términos típicos de spam como «gratis», «oferta», «dinero fácil», entre otros.
  • Mantén la frecuencia adecuada: No satures la bandeja de entrada de tus usuarios con demasiados correos electrónicos. Es importante enviarlos con una frecuencia adecuada y coherente para evitar ser considerado spam.
  • Proporciona una opción de cancelación de suscripción: Proporcionar una opción de cancelación de suscripción fácil y visible puede reducir las posibilidades de que tus correos electrónicos sean considerados spam.
  • Verifica regularmente tu reputación: Revisa regularmente tu reputación de correo electrónico y asegúrate de que tu empresa no se haya incluido en una lista negra de spam. Puedes utilizar herramientas como Sender Score o Spamhaus para monitorear tu reputación.

Siguiendo estas mejores prácticas, puedes mejorar las posibilidades de que tus correos electrónicos masivos lleguen a la bandeja de entrada de tus usuarios y no sean considerados spam. Si quieres profundizar más sobre el spam, te recomiendo el artículo: qué es el spam.

La importancia del diseño y la estructura de un correo masivo para mejorar su efectividad

Diseño y Estructura: Imprescindibles para Enviar Correos Masivos

Para empezar, es importante que tu correo tenga un diseño atractivo y coherente con tu marca. Esto incluye el uso de colores, fuentes y gráficos que refuercen la identidad visual de tu negocio.

También es importante que tu correo tenga una estructura clara y fácil de leer. Utiliza encabezados y subtítulos para organizar el contenido y asegúrate de que las llamadas a la acción sean claras y concisas.

Otro aspecto importante del diseño y la estructura de un correo masivo es la optimización para dispositivos móviles. Hoy en día, la mayoría de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles, por lo que es crucial que tu correo se vea y funcione bien en pantallas pequeñas.

Además, es importante que tu correo tenga un equilibrio adecuado entre texto e imágenes. Demasiadas imágenes pueden afectar la velocidad de carga del correo y aumentar la probabilidad de que sea marcado como spam.

Finalmente, es importante que tu correo tenga una llamada a la acción clara y visible. Esta llamada a la acción debe ser fácil de identificar y debe estar ubicada en un lugar destacado del correo.

El diseño y la estructura de un correo masivo son aspectos cruciales para mejorar su efectividad. Para lograr un diseño y estructura efectivos, asegúrate de que tu correo tenga un diseño atractivo y coherente con tu marca, una estructura clara y fácil de leer, una optimización adecuada para dispositivos móviles, un equilibrio adecuado entre texto e imágenes y una llamada a la acción clara y visible.

¡Tú puedes!

Empieza por algo básico. Con un grupo general al que enviar la newsletter es suficiente al principio, sin necesidad de utilizar otras formas más profundas de segmentación con campos personalizados. Y después ya irás a más.

Tienes todo un futuro por delante para atraer leads y convertirlos en clientes o compradores, así que tómatelo con calma… pero empieza a utilizar cuanto antes uno de los canales más rentables habidos y por haber.

Por último, si quieres contratar un servicio de email marketing porque aún no lo tienes, en Mailrelay somos tu mejor aliado. ¡Ve a nuestra página de inicio y descubre todas tus ventajas!

¡Mucha suerte con tus email masivos y hasta la próxima!

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