Enviar emails em massa – como newsletters, promoções ou notificações – é uma prática comum de muitas empresas e organizações.
No entanto, para que essas mensagens cheguem à caixa de entrada e não acabem na pasta de spam (correio não desejado), é preciso cumprir certos requisitos que os grandes provedores de email exigem.
Mais do que requisitos, poderíamos considerá-los boas práticas, para que o mundo não se encha de spam.
Recentemente, o Outlook (serviço de e-mail da Microsoft, antes conhecido como Hotmail/Live) anunciou novas regras para remetentes de alto volume, alinhando-se às medidas que Gmail e Yahoo! passaram a adotar a partir de 2024.
Lembre-se também que, na Mailrelay, ajudamos você a realizar essas configurações corretamente para melhorar seus resultados.
Outlook: novos requisitos de autenticação para remetentes em massa
Outlook.com (que inclui endereços @outlook.com, @hotmail.com, @live.com, entre outros) está endurecendo suas políticas para proteger os usuários de spam e de falsificação de identidade.
A partir de maio de 2025, os domínios que enviarem mais de 5.000 emails por dia deverão obrigatoriamente cumprir certas medidas de autenticação.
Isso significa que, se sua organização envia muitos emails, o Outlook exigirá que você configure protocolos de segurança em seus emails, especificamente SPF, DKIM e DMARC:
· SPF (Sender Policy Framework):
É um registro no DNS do seu domínio que lista quais servidores ou endereços IP estão autorizados a enviar emails em seu nome.
O Outlook exigirá que o SPF “match” e aprove a mensagem para seu domínio remetente.
Em outras palavras, o servidor de onde você envia o email deve estar incluído no seu registro SPF, caso contrário, o email não passará nesta validação.
· DKIM (DomainKeys Identified Mail):
É um sistema que adiciona uma assinatura digital a cada email que você envia.
Somente o domínio legítimo possui a chave para gerar essa assinatura.
O Outlook agora exige que o DKIM esteja configurado e que a assinatura seja válida nas mensagens que você enviar.
Isso garante a integridade da mensagem e confirma que ela não foi alterada no caminho.
· DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance):
É uma política que você publica no seu domínio para indicar como devem ser tratados os emails que não passam no SPF/DKIM.
O Outlook exigirá pelo menos uma política DMARC no modo “p=none” (somente monitoramento) configurada corretamente e alinhada com seu domínio.
O alinhamento significa que o domínio do campo “From” (o que o destinatário vê) deve coincidir com o domínio autenticado pelo SPF ou DKIM.
Isso evita que alguém envie emails fingindo ser seu endereço.
· O que acontece se você não cumprir esses requisitos?
A Microsoft anunciou que começará a redirecionar as mensagens não conformes para a caixa de spam (correio não desejado).
Ou seja, se seu domínio enviar muitos emails e não tiver SPF/DKIM/DMARC adequados, esses emails acabarão na pasta de lixo eletrônico (spam) no Outlook.com, em vez da caixa de entrada.
Essa medida começará logo após 5 de maio de 2025, dando tempo aos remetentes para se adaptarem.
Mais tarde, em data ainda a ser anunciada, o Outlook poderá até rejeitar diretamente (bloquear) esses emails se o problema persistir.
Resumindo, para evitar que o Outlook envie suas mensagens para o spam, você deve autenticar seus emails com esses protocolos o quanto antes.
· Além da autenticação técnica, o Outlook recomenda fortemente seguir boas práticas de higiene em suas campanhas de email marketing:
- Endereço de remetente válido: certifique-se de que o email que aparece como remetente (o “From:” ou o “Reply-To:” se for diferente) seja válido e operacional. Ele deve pertencer ao seu domínio real e poder receber respostas. Na prática, isso significa não usar endereços “no-reply” inexistentes ou domínios que você não controla. Um remetente autêntico inspira mais confiança.
- Link de cancelamento de assinatura funcionando (unsubscribe): se você envia newsletters ou promoções, sempre inclua uma maneira fácil e visível de cancelar a inscrição com um clique. Isso permite que quem não quiser mais receber seus emails possa avisar rapidamente. O Outlook indica que o link deve funcionar corretamente e estar bem destacado.
- Limpeza da lista e gestão de bounces: revise periodicamente sua lista de destinatários e remova os endereços inválidos ou inativos. Quando você envia para muitos emails que geram bounces (não existem) ou para pessoas que não lembram de ter se inscrito, o número de reclamações de spam irá aumentar. Manter a lista limpa reduz mensagens desperdiçadas e reclamações de usuários.
- Práticas de envio transparentes: evite cabeçalhos ou assuntos enganosos. Seja claro no assunto do email sobre o conteúdo e certifique-se de que o destinatário consentiu em recebê-lo. Basicamente, não envie emails em massa para quem não os pediu, e não tente enganar com linhas de assunto falsas – isso só faz com que marquem sua mensagem como lixo eletrônico.
O Outlook informa que se reserva o direito de filtrar ou bloquear remetentes que não cumpram essas medidas, especialmente se falharem na autenticação ou cometerem más práticas graves.
Como consequência, o que os remetentes devem fazer? Revisar desde já a configuração dos seus domínios.
A Microsoft aconselha “preparar-se agora”: audite seus registros DNS para verificar se SPF, DKIM e DMARC estão corretamente configurados e funcionando.
Gmail: Autenticação sólida, cancelamento em um clique e controle de spam
O Gmail, serviço de email do Google, vem combatendo o spam há anos com filtros inteligentes, mas desde 2024 deu um passo além ao estabelecer regras claras para remetentes de alto volume.
O Google anunciou que, para manter as caixas de entrada do Gmail seguras e livres de lixo eletrônico, imporia novos requisitos aos “bulk senders” ou remetentes em massa.
Quem é considerado remetente em massa? Quem envia mais de 5.000 mensagens por dia para contas do Gmail.
Se seu domínio se enquadra nessa categoria, anote o que o Gmail exige para não classificar seus emails como spam:
· Autenticar os emails enviados:
O Gmail agora exige que os remetentes que enviam campanhas de email marketing autentiquem fortemente seus emails seguindo as melhores práticas padrão.
Na prática, isso significa ter configurados SPF e DKIM no seu domínio, e também um registro DMARC.
De fato, o Google deixou claro que remetentes que enviam muitos emails devem ativar tanto SPF quanto DKIM (não vale só um deles) e ainda contar com um registro DMARC, mesmo que em política “none” (monitoramento).
Isso fecha as portas para que atacantes possam falsificar seu endereço, pois o Gmail verificará se o email vem realmente dos servidores permitidos e assinados pelo seu domínio.
Se suas mensagens não estiverem autenticadas, é muito provável que o Gmail as marque como suspeitas ou simplesmente não as entregue.
· Facilitar o cancelamento de assinatura com um clique:
O Google considera essencial que os usuários possam parar de receber emails indesejados facilmente.
Por isso, exige que os remetentes em massa incluam um mecanismo de “unsubscribe” de um clique em cada email comercial.
Além disso, devem processar as solicitações de cancelamento rapidamente, no máximo em dois dias.
Em outras palavras, se um usuário do Gmail clicar em “cancelar inscrição” no seu email, você (ou seu programa de email marketing) deve removê-lo da lista em 48 horas para não continuar enviando mensagens.
Gmail apoia esses requisitos em padrões abertos que beneficiam todos os provedores, então, uma vez implementados, não só o Gmail será favorecido, mas qualquer destinatário de email em geral.
· Enviar apenas emails que os usuários esperam (e desejam) receber:
Esse ponto é basicamente não fazer spam.
O Gmail já filtra automaticamente muitos emails não solicitados, mas agora foi um passo além, estabelecendo um limite concreto de taxa de spam que os remetentes devem respeitar.
Na prática, isso significa que se muitos usuários denunciarem suas mensagens como spam, você terá problemas.
O Google não revelou o número exato no comunicado, mas na documentação para remetentes menciona-se que a taxa de spam (reclamações) deve ser mantida abaixo de 0,3%.
Isso equivale a dizer que, de cada 1.000 emails enviados, no máximo 3 deveriam ser marcados como spam pelos usuários.
Se você ultrapassar esse limite, o Gmail poderá tomar medidas:
- Por exemplo, limitar a entrega
- Enviar mais emails seus para o spam
- Ou até bloquear parte do seu tráfego
De fato, o Google indicou que a partir de abril de 2024 começaria a rejeitar uma porcentagem dos emails não conformes com as novas políticas, aumentando essa porcentagem com o tempo.
Por exemplo, se 25% das suas mensagens não cumprirem estes requisitos (talvez porque não estão autenticadas ou porque geram reclamações), o Gmail pode começar a rejeitar uma fração desses emails “problemáticos” enquanto deixa passar os que cumprem.
Essa forma gradual de aplicar sanções busca pressionar os remetentes a melhorar, sem bloquear tudo de uma vez.
Resumindo, o Google tornou obrigatórias práticas que antes eram apenas boas recomendações.
Para os remetentes, isso implica várias ações concretas se quiserem manter uma boa entregabilidade no Gmail:
· Configure SPF, DKIM e DMARC no seu domínio
Esse é o primeiro passo.
Se você usa uma plataforma de emailing ou um provedor, verifique com eles se estão assinando seus emails adequadamente em seu nome.
Lembre-se de que o DMARC só funcionará se SPF/DKIM passarem a validação e o domínio da assinatura ou do servidor coincidir com seu endereço (alinhamento).
Por isso, o Gmail exige que o domínio que aparece em “From:” esteja alinhado com SPF ou DKIM.
· Mantenha seus servidores em ordem:
O Gmail também menciona que os domínios ou IPs de envio tenham DNS reverso válido (PTR) e que você use conexões seguras TLS.
Dessa parte, nós da Mailrelay cuidamos para você, não se preocupe.
· Inclua links de cancelamento e respeite-os:
Revise seus modelos de newsletter e certifique-se de ter um link visível de “cancelar inscrição”.
Frases como “Se não deseja mais receber esta newsletter, clique aqui” com um link que funcione corretamente.
E o mais importante: remova o usuário da lista quando alguém clicar.
O Gmail verificará se realmente é possível cancelar facilmente.
Se muitos usuários marcarem seu email como “spam” simplesmente porque não encontraram como cancelar, isso vai prejudicar sua estratégia de email marketing.
· Cuide da qualidade da sua lista:
Não envie emails para quem não os pediu.
Evite comprar listas de contatos (isso geralmente resulta em usuários que nem conhecem sua marca e vão denunciá-lo como spam).
Crie campanhas de reconfirmação se sua lista for antiga, para garantir que as pessoas ainda estão interessadas.
· O Google entende essas práticas como fundamentos essenciais para uma boa gestão de email marketing
De fato, eles confirmaram que muitos remetentes legítimos já cumpriam a maioria desses requisitos, mas agora eles serão norma para todos os que enviam grandes volumes.
O lado positivo é que, ao implementar essas medidas, você melhora a entregabilidade dos seus emails: o Gmail indica que remetentes que autenticam bem e gerenciam cuidadosamente suas listas tendem a ter menos bounces e mais confiança dos usuários, o que se traduz em que suas mensagens chegarão melhor aos destinatários.
Ou seja, não se trata apenas sobre “satisfazer o Gmail”, mas realmente fortalecer sua campanha de email marketing ou comunicação.
Yahoo!: autenticação e respeito ao usuário, a mesma missão contra o spam
O Yahoo! Mail, que também inclui os emails da AOL e outras marcas de email sob a Yahoo Inc., juntou-se a essa iniciativa de combater o spam quase ao mesmo tempo que o Google.
No primeiro trimestre de 2024, anunciaram que todos os remetentes em massa teriam que seguir novas regras para garantir um “email mais seguro e com menos spam”.
As três exigências-chave do Yahoo são praticamente as mesmas três que vimos:
· Autenticar o email com padrões seguros:
O Yahoo agora exige que os remetentes de alto volume implementem SPF, DKIM e DMARC em seus envios.
Sua postura é que verificar a identidade do remetente é fundamental para evitar que terceiros mal-intencionados se passem por você.
Assim como o Gmail, o Yahoo busca que “pelo menos” você tenha um registro DMARC publicado e configurado corretamente, mesmo que seja em modo de monitoramento (p=none).
Se seus emails não estiverem autenticados, será muito mais fácil que sejam bloqueados ou classificados como perigosos.
Em poucas palavras: o Yahoo pede exatamente o mesmo nesse aspecto técnico que os outros serviços – demonstrar que sua mensagem é legítima através dessas proteções no seu domínio.
· Habilitar o cancelamento fácil da assinatura:
O Yahoo enfatiza que seus usuários devem poder deixar de receber um email com um clique se assim desejarem.
Embora há algum tempo eles promovessem voluntariamente esse tipo de prática, reconhecem que a adoção era baixa, então decidiram torná-la obrigatória.
Concretamente, o Yahoo exige suporte para o padrão de “cancelamento em um clique” e, muito importante, que os remetentes honrem a solicitação em no máximo dois dias.
Isso significa o mesmo que no Gmail: incluir o link de “cancelar inscrição” em seus emails e processar os cancelamentos quase imediatamente.
Se um usuário do Yahoo/AOL clicar em “não quero mais este email”, você deve garantir que ele seja removido de futuras campanhas em 48 horas.
O Yahoo até indicou que a opção de cancelamento deve ser totalmente confiável e sem barreiras para o usuário (sem exigir etapas adicionais desnecessárias).
· Enviar apenas para quem quer receber seus emails:
A filosofia central do Yahoo (e de todos) é que o melhor spam é aquele que não é enviado. Por isso, eles vão monitorar e impor um limite de spam com base nas reclamações dos usuários.
O Yahoo disse que já há algum tempo mede as taxas de spam relatado e até compartilha esses dados com remetentes confiáveis, mas que a partir de 2024 começará a tomar medidas se alguém ultrapassar certo limite de emails indesejados.
Embora não tenham divulgado um número exato, espera-se que seja similar ao do Gmail ou de outros provedores (ou seja, uma fração muito pequena de usuários marcando seus emails como spam).
Na prática, que ações o Yahoo toma se você fizer spam?
Eles podem limitar a quantidade de emails que aceitam do seu domínio, enviar suas mensagens diretamente para a pasta de lixo eletrônico ou até mesmo bloquear temporariamente seus envios se o problema persistir.
Na verdade, o Yahoo comunicou que em fevereiro de 2024 começaria a reforçar certos padrões para todos os remetentes, especialmente autenticação e baixas taxas de reclamação, e que aumentaria a exigência durante a primeira metade do ano à medida que os remetentes se adaptassem.
Até meados de 2024, eles esperam que todos os remetentes em massa já ofereçam o cancelamento em um clique e cumpram as novas normas.
· O que você deve fazer se envia muitos emails para usuários do Yahoo ou AOL?
Exatamente o mesmo que com o Gmail: implementar os protocolos de autenticação em seus domínios e respeitar as boas práticas de envio.
O Yahoo publicou um guia de Melhores Práticas para Remetentes em seu Sender Hub e até oferece contato de suporte para ajudar os remetentes a se adequarem.
Em resumo:
- Configure SPF, DKIM e DMARC. Isso também é inegociável para o Yahoo. Verifique seus domínios com alguma ferramenta (por exemplo, existem verificadores gratuitos de DMARC) para garantir que você tem os registros corretos e que os emails estão assinados. O Yahoo, assim como os outros, bloqueará emails de domínios que não estejam corretamente identificados.
- Envie conteúdo relevante apenas para assinantes reais: o Yahoo enfatiza que só devemos enviar “emails que nossos usuários desejam” receber. Isso significa não enviar emails não solicitados. Você deve ter a permissão dos destinatários (por exemplo, que eles tenham se inscrito em seu site ou sejam clientes que aceitaram receber emails).
- Além disso, respeite a frequência prometida: se alguém se inscreveu para uma newsletter mensal, não comece a enviar emails diários. E, claro, não compre nem venda listas de emails – essa prática geralmente termina com seu domínio tendo uma má reputação, porque essas pessoas não esperavam suas mensagens.
- Inclua a opção de “cancelar assinatura” em um local visível: certifique-se de que qualquer usuário do Yahoo possa cancelar facilmente. Como mencionamos, o Yahoo pede que, em dois dias, o usuário esteja fora da sua lista, então seu sistema deve gerenciar isso rapidamente. Depois disso, não envie mais emails para essa pessoa (talvez apenas um email final confirmando que ela foi removida, se necessário). Descumprir os pedidos de cancelamento não só gera insatisfação nos usuários, mas também reclamações formais e bloqueios.
No fim das contas, o Yahoo alinhou sua política à do Gmail: autenticação obrigatória, possibilidade de cancelamento sem complicações e tolerância zero ao spam.
Seu objetivo declarado é melhorar a experiência do email para todos os usuários, e eles confiam que essas medidas (junto com a colaboração dos remetentes legítimos) ajudarão a criar caixas de entrada mais seguras e úteis.
Conclusão: Semelhanças e diferenças entre Outlook, Gmail e Yahoo
Os três grandes provedores de email – Outlook (Microsoft), Gmail (Google) e Yahoo (incluindo AOL) – compartilham uma visão comum: tornar o email um canal mais seguro, confiável e livre de spam.
Para isso, estão elevando o padrão do que se espera dos remetentes que enviam muitos emails diariamente.
De forma geral, há mais semelhanças do que diferenças em seus requisitos:
· Autenticação do remetente
Esse é o pilar fundamental em todos os casos.
Outlook, Gmail e Yahoo agora exigem que você comprove a identidade de seus emails por meio de protocolos como SPF, DKIM e DMARC.
Se antes era “opcional” ter essas medidas, agora elas se tornaram um requisito indispensável para remetentes que enviam muitos emails.
Os três provedores querem ver emails autenticados e com domínios configurados; caso contrário, essas mensagens provavelmente acabarão na pasta de spam ou nem serão aceitas.
A boa notícia é que, uma vez configurados, esses sistemas também beneficiam os remetentes legítimos: por exemplo, ajudam a evitar que alguém envie emails fingindo ser sua empresa, o que protege sua marca e seus usuários.
· Facilitar o cancelamento de inscrição e dar controle ao usuário
Outro ponto em comum é colocar o usuário no controle do que recebe.
Gmail e Yahoo foram muito explícitos ao exigir um mecanismo de “um clique para cancelar inscrição” nas campanhas de email marketing, com cumprimento em 48 horas.
O Outlook, embora tenha formulado isso mais como uma recomendação de higienização do que como uma exigência rígida, destaca exatamente o mesmo: um link claro de cancelamento nos seus emails.
No fim das contas, todos estão seguindo as mesmas regras: se o destinatário não quer mais seus emails, você deve oferecer uma maneira simples de ele parar de recebê-los.
Isso não só evita frustração, mas também reduz a chance de as pessoas marcarem suas mensagens como spam (o que é do seu interesse para manter uma boa reputação).
Em resumo, facilite o processo de cancelamento da assinatura para respeitar as regras de todos os provedores de email e a privacidade dos seus assinantes.
· Enviar apenas conteúdo desejado (não fazer spam)
Os provedores concordam que o melhor email é o solicitado, aquele que o usuário espera porque se inscreveu ou o considera relevante.
Por isso, os três estão monitorando as taxas de spam e a qualidade das listas de envio.
O Gmail estabeleceu um percentual específico (0,3% de reclamações no máximo) como referência, o Yahoo falou em impor um limite de spam semelhante, e o Outlook alerta que tomará medidas contra quem adotar más práticas de envio.
Na prática, todos querem que você não envie emails não solicitados: nada de comprar bases de dados, nada de continuar incomodando quem já não interage.
Eles também compartilham a ideia de gerenciar emails devolvidos e reclamações de forma proativa (por exemplo, removendo endereços que sempre retornam ou usuários inativos).
Sobre isso, não se preocupe, pois a Mailrelay faz isso automaticamente.
A coincidência aqui é clara: se você exagerar e enviar spam, suas mensagens serão filtradas ou bloqueadas. Se for responsável e enviar apenas para quem pediu, suas chances de chegar à caixa de entrada aumentam muito.
· Cooperação no setor:
Vale a pena mencionar que essas empresas estão atuando de forma coordenada.
O Yahoo, em seu anúncio, incluiu uma citação do Google apoiando essas medidas, e a Microsoft, ao aderir em 2025, reafirma esse consenso.
Há uma espécie de padrão unificado sendo aplicado que Gmail e Yahoo começaram a exigir em 2024, o Outlook seguirá em 2025, e provavelmente outros provedores também vão adotar.
Para os remetentes, isso significa que o que você fizer para atender a um vai servir para todos.
Se você configurar SPF, DKIM e DMARC no seu domínio e mantiver suas práticas de envio limpas, estará cumprindo simultaneamente com Outlook, Gmail, Yahoo e qualquer outro serviço sério de email.
Em contraste, se negligenciar algum desses aspectos, provavelmente enfrentará problemas em vários serviços ao mesmo tempo.
Quanto às diferenças
Basicamente, elas se resumem a quando e como aplicam as regras, mais do que ao conteúdo das regras em si:
· Calendário de implementação:
O Gmail e o Yahoo colocaram seus requisitos em prática a partir de fevereiro de 2024, com uma aplicação gradual nos meses seguintes (por exemplo, o Gmail começando a rejeitar parte dos emails não conformes em abril de 2024, o Yahoo aumentando os controles durante o primeiro semestre de 2024).
O Outlook, por outro lado, entra um ano depois: começa a filtrar para spam em maio de 2025 e com planos de rejeitar as mensagens diretamente mais tarde.
Isso significa que, em 2024, o Outlook ainda não exigia estritamente SPF/DKIM/DMARC para todos os grandes remetentes, mas o Gmail e o Yahoo já; a partir de 2025, os três estarão alinhados.
Se você é remetente, o ideal é não esperar: quanto antes se adequar, melhor, assim você evita problemas presentes e futuros.
· Foco inicial:
O Gmail e o Yahoo definiram claramente o limite de 5.000 emails por dia para seus usuários como critério para filtrar remetentes que enviam campanhas de email marketing.
O Outlook também usa esse número (5.000 emails por dia) para definir os remetentes que entram nessa política.
A diferença é que o Gmail/Yahoo deixaram claro que contam apenas as mensagens para seus domínios (@gmail.com, @yahoo.com, etc.), enquanto o Outlook fala de domínios que enviam 5.000 mensagens no total (embora presumivelmente se preocupe mais com o que chega ao Outlook.com).
De qualquer forma, o número é semelhante.
Outra pequena diferença é que o Gmail já exigia alguma autenticação mesmo em menor escala (desde 2022-2023 começou a filtrar mensagens sem o registro SPF ou DKIM), mas a novidade foi tornar isso obrigatório para grandes volumes e a inclusão do o DMARC.
O Outlook até agora permitia talvez mais flexibilidade a pequenos remetentes, mas agora quer elevar o padrão para os grandes.
Em essência, não há muita discrepância: os três convergem no ponto de que 5.000/dia é o limite a partir do qual as regras se tornam mais rigorosas, embora mesmo que você envie menos, seja altamente recomendável seguir essas práticas para melhorar as taxas de entrega.
· Requisitos técnicos adicionais:
O Gmail mencionou explicitamente coisas como o uso de TLS (email criptografado) e configuração de registros PTR (DNS reverso), enquanto o Outlook e o Yahoo não destacaram isso em seus comunicados.
No entanto, esses detalhes técnicos são boas práticas habituais em todo o setor.
Não é que o Outlook não os queira; ele provavelmente os considera como parte de uma configuração correta do servidor.
O Gmail simplesmente foi mais detalhado ao documentar as regras.
Mas, novamente, isso não muda a essência: um remetente sério deve usar servidores confiáveis com DNS correto e conexões seguras.
Em conclusão, Outlook, Gmail e Yahoo pedem praticamente a mesma coisa para não mandar seus emails para o spam.
Eles querem remetentes autenticados e responsáveis.
Resumindo, para não cair na pasta de spam, você deveria:
- Configurar autenticação (SPF, DKIM, DMARC) nos seus domínios de envio – isso é crucial para todas essas plataformas.
- Manter boas práticas com seus assinantes: enviar apenas para quem permitiu, facilitar cancelamentos, gerenciar reclamações – em resumo, não ser um spammer, nem mesmo sem querer.
- Oferecer controle ao usuário: um link claro de “cancelar cadastro” em cada email e respeitar rapidamente a decisão do usuário.
Adotando essas medidas, você não só estará em conformidade com as políticas do Outlook, Gmail e Yahoo, mas também melhorará a entregabilidade e a confiança nos seus emails em geral.
Trata-se de enviar emails que as pessoas querem receber, de forma segura e transparente.
Se você conseguir isso, suas mensagens terão muito mais chances de chegar à caixa de entrada e não à temida pasta de spam.