3 claves básicas y una extra para hacerte autónomo sin arriesgar dinero

Consultorías, tiendas online, infoproductos, dropshipping, negocios de suscripción, membresías, marketing de afiliación, ingresos por publicidad…

La tecnología ha multiplicado las posibilidades y cada vez son más los que dan el salto a la vida freelance. Porque con la explosión del negocio digital, se abren multitud de opciones para lograr la tan ansiada LIBERTAD, así, en mayúsculas y negritas.

Libertad de horarios, libertad de decisión y libertad financiera. Y es que si los autónomos disfrutan de algo es de autonomía, valga la redundancia.

Pero ser autónomo va más allá de estar afiliado al RETA (el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos). Es un auténtico estilo de vida que, como todo, tiene sus pros y sus contras. Y eso sí, sobre todo al principio, implica muchas pero que muchas dudas.

«¿Cuándo es el momento perfecto para hacerlo sin poner en riesgo tu seguridad económica?»

«¿Cómo puedes ahorrar y cuidar al máximo tu dinero si ya te has decidido?»

«¿Qué tipo de obligaciones vas a adquirir en tu nueva etapa autónoma?»

«¿Tienes los conocimientos necesarios para afrontarlas?»

En este artículo te contamos qué aspectos deberías tener en cuenta antes de darte de alta como autónomo para hacerlo con seguridad, para ser consciente de todo lo que puedes ganar —también de lo que acarrea— y para no arriesgar tu dinero.

1. Decide cuándo es el momento de hacerte autónomo

¿Ya estás facturando? ¿Cuánto puedes facturar sin estar dado de alta? ¿Cuándo debes darte de alta para no tener problemas con Hacienda?

No hay una única manera de empezar en esto, sino mil posibles vías para llegar al punto en el que, finalmente, debes darte de alta oficialmente como autónomo, por lo que hacerse estas preguntas es lo más normal.

Muchos autónomos empiezan poquito a poco, compaginando su trabajo por cuenta ajena con pequeñas incursiones en la vida autónoma, hasta que han testado su modelo de negocio y se sienten seguros para dejar definitivamente su trabajo.

Otros compatibilizan el trabajo asalariado y el autónomo durante años, y así les va estupendamente bien.

Y también los hay que tiran de ahorros y se lanzan a la piscina de cabeza para sumergirse por fin en ese proyecto que siempre han querido emprender.

El ritmo al que debes dar todos estos pasos solo lo puedes marcar tú, pero el momento en que estás obligado a darte de alta como autónomo y pagar tus cuotas mensuales a la seguridad social lo marca la legislación.

Entonces, ¿cuándo deberías darte de alta en Hacienda y la Seguridad Social?

Puedes regularizar en tu renta hasta 1000 € cobrados sin estar dado de alta en ningún organismo.

Esto significa que si has estado haciendo proyectos por tu cuenta y no has facturado más de 1000 €, puedes incluir estos ingresos tranquilamente en tu declaración anual, sin preocuparte de que Hacienda o la Seguridad Social te digan nada por no haber cursado tu alta.

Una vez pasas ese límite, tienes que darte de alta sí o sí en Hacienda como un operador que realiza actividades económicas y presentar tus modelos de impuestos religiosamente.

Este punto está bastante claro, pero las cosas cambian a la hora de saber cuándo debes darte de alta en el RETA, que es otra forma de decir «darse de alta en la seguridad social y pagar las cuotas de autónomos».

Aquí hay dos criterios que debes tener en cuenta: si tus beneficios como autónomo superan el SMI (Salario Mínimo Interprofesional) y si tu actividad es o no recurrente.

En principio, puedes esperar hasta no superar el SMI. Según este criterio solamente deberías darte de alta cuando el prorrateo mensual de tus beneficios supera el cálculo del SMI. Por ejemplo, si en todo un año puedes facturar 12.000 € y este mes facturas 1.200 €, puedes prever que muy probablemente vas a superar el SMI, por lo que deberías darte de alta.

Pero recuerda que había un segundo criterio. Y es que, aunque no superes el SMI, está el tema de la recurrencia de tus ingresos, cuestión clave a la hora de que la Seguridad Social entienda tu actividad como marginal o económica. Y por lo tanto cuestión clave para decidir cuándo debes darte de alta.

Si tu incipiente negocio se ha convertido en tu fuente principal de ingresos y facturas de forma recurrente —aunque no sea todos todos los meses— lo más seguro es que la Seguridad Social considere que estás llevando a cabo una actividad económica.

Eso significa que te tocará darte de alta. Y ojo, porque no hacerlo supone el riesgo de que la administración te solicite abonar todas las cuotas desde el inicio de tu actividad, y sin descuento. No es ninguna broma.

Además, facturar sin estar dado de alta implica otros peligros de los que muchos nuevos autónomos no son conscientes, entre los que destacan estos:

◆ Que no te concedan la bonificación de la tarifa plana cuando después quieras dar ese paso

◆ Que el banco te investigue por blanqueo de capitales si los ingresos que recibes en tu cuenta bancaria no se corresponden con una actividad económica

◆ Que otro profesional registre en su contabilidad una factura “irreal” (porque al fin y al cabo tú no estás dado de alta) y eso meta en problemas a tus clientes, socios o proveedores. Forma rápida de acabar con relaciones de negocios donde las haya.

◆ Que otros profesionales te pongan pegas, porque a ningún autónomo o empresa le interesa pagar a otro en negro; tanto por los problemas fiscales y legales que acarrea, como porque un gasto sin factura deja de ser un gasto deducible.

2. Escoge correctamente el epígrafe del IAE

Los IAEs son epígrafes en los que Hacienda clasifica la actividad que vas a ejercer como autónomo y sirven para determinar qué obligaciones fiscales tiene cada quién.

Sí, sería algo así como «dime a qué te dedicas y te diré qué impuestos pagas».

Ahora, lo irónico de todo esto, es que hay cientos de IAEs, regidos por reglas, pero también por excepciones a esas reglas, y aunque suene poco serio, también hay excepciones a las excepciones de esas reglas.

El tema es complejo, hasta el punto de que el 90% de las altas que se tramitan ante Hacienda sin ayuda profesional contienen errores.

Pero si tuviéramos que dar un consejo para orientar esa búsqueda del IAE, sería este: no pienses solo en un puesto de trabajo, piensa en cómo vas a desarrollar tu actividad y de qué forma vas a entregar tus productos o servicios.

Seguramente hay muchos epígrafes con los que puedes sentirte identificado, pero la casuística de cada uno es diferente.

Piensa que tu epígrafe va a determinar qué modelos de impuestos vas a presentar, qué gastos podrás deducirte y cómo debes hacer tus facturas, y que escoger correctamente ese IAE es fundamental para tener el mejor resultado posible en tus trimestres.

Independientemente de si haces tú mismo el alta o delegas esta tarea en un gestor, es importante que seas tú quien invierta un poco de tiempo en definir este punto.

Si no acabas de verlo claro, contratar un profesional puede ahorrarte más de un disgusto, porque tramitar un alta o una baja de autónomo es relativamente fácil y rápido, pero cometer un error en el proceso que implique futuros errores fiscales puede salirte caro a largo plazo.

Pero al lío: pongamos que por fin te has dado de alta como autónomo, tanto en Hacienda como en la Seguridad Social, y supongamos que has escogido tu epígrafe del IAE y el resto de casillas bien. Tu trabajo como nuevo autónomo aún no ha terminado.

3. Aprende todo lo necesario y pon tu gestión en marcha

Ahora que ya te has dado de alta, toca aprender lo básico de contabilidad y fiscalidad.

Al fin y al cabo, te has convertido en capitán de tu propio barco y eso significa que a partir de ahora toca remar para sacar el negocio adelante y llevar el timón fiscal.

¿La idea no te encanta? Piensa que invirtiendo un poco de tiempo para sentar bien las bases y contando con la ayuda adecuada, controlar la gestión de tu negocio puede ser rápido y sencillo, además de muy ventajoso económicamente (más sobre esto en el último punto).

Pero por el momento, vamos a ver de forma resumida las tres áreas sobre las que vas a tener que aprender lo fundamental: facturación, deducción de gastos y presentación de impuestos.

Aprende a facturar

Lo que debería ser la mejor parte de ser autónomo —facturar, generar ingresos— se ve muchas veces ensombrecido por la falta de herramientas y conocimientos adecuados para afrontar esta parte tan básica como vital de la contabilidad.

Las facturas deben llevar unos datos mínimos obligatorios y observar un pequeño conjunto de reglas comunes para todos los autónomos. Pero después hay variaciones que dependen de cada caso particular.

Algunos autónomos aplican retenciones de IRPF a sus facturas, otros no. Algunos autónomos aplican IVA y otros no. Y entre los que aplican estos impuestos, los porcentajes de IVA o de IRPF no son iguales para todos.

Las cosas cambian para un mismo autónomo en función del tipo de cliente para el que realice la actividad; no es lo mismo venderle a una empresa nacional que una extranjera, así como no es lo mismo venderle a una empresa que a un particular.

Imagina que eres un consultor de marketing que trabaja con empresas de su ciudad; eso implica que debes emitir tus facturas con un IVA del 21 % y una retención del IRPF del 15 %.

Pero un día te entra un cliente alemán, danés o de cualquier otro país de la UE, y la cosa cambia: esas facturas no van a llevar IRPF.

Además, si ambos estáis dados de alta en el ROI, tampoco tienen por qué llevar IVA, aunque en este caso sí deberán llevar una mención a la Ley que regula la exención de IVA en las operaciones intracomunitarias.

Si quieres evitar problemas con Hacienda, todas estas peculiaridades las debes conocer antes de emitir las facturas, no después.

Aprende a deducir gastos

Hemos hablado de las normas para facturar cuando generas ingresas. Y ahora viene la otra cara de la moneda: registrar los gastos derivados de tu actividad.

Puede que antes ya tuvieras estos gastos, pero como no estabas dado de alta, simplemente no podías deducirlos. Y es que, para un autónomo, los gastos deducibles son la auténtica clave del ahorro fiscal.

Piensa en las herramientas que usas para desarrollar tu negocio, como software o suscripciones, en los gastos de suministros y alquiler, los de viajes a las oficinas de tus clientes, los gastos de tu web, o los gastos de marketing y publicidad.

Esos gastos vas a poder incluirlos en tu contabilidad y cada uno de ellos va a contribuir a mejorar tu resultado fiscal, es decir, a pagar menos en la renta o a que te devuelvan más; vamos a ahorrar.

Esto sucede porque, como autónomo, pagas impuestos en función de tus beneficios, y tus beneficios no son la suma de tus ingresos, sino la diferencia entre estos y todos los gastos en los que hayas incurrido como autónomo.

Dicho de otra forma, cuanto mayor sea tu beneficio, más pagarás. Y la forma de reducir tu beneficio sin reducir tus ingresos es optimizando toda la parte de gastos.

Y aprende a presentar tus impuestos

Si no quieres que te cruja Hacienda, tienes que aprender a presentar tus impuestos bien, tanto los trimestrales como los anuales.

Aquí puedes contar con ayuda profesional, pero como capitán del barco que eres, no debes desentenderte y abandonar del todo el timón. Necesitas implicarte un mínimo en el proceso y entender cómo funciona.

Piensa que aunque trabajes con una gestoría, tu gestor te informará al inicio de qué modelos de impuestos debes presentar, pero si tu situación cambia en cualquier momento y tú no se lo comunicas proactivamente, es muy probable que te vayan a quedar modelos sin presentar.

Siguiendo con el ejemplo del consultor de marketing, en el momento en que empieza a facturar para un cliente europeo, no solo cambia su forma de facturar sino que también se añade a sus obligaciones fiscales la presentación de un nuevo modelo trimestral.

Por falta de conocimiento, por olvido o por lo que sea, es muy fácil que el consultor no se lo explique a su gestor… y ahí empiezan sus problemas.

Por otra parte, piensa que la gestoría va a recopilar todas tus facturas de ingresos y gastos y te va a informar de cuánto te toca pagar de IVA o IRPF al final de cada trimestre, cuando sea la hora de presentar la declaración.

En ese momento ya no tienes margen para actuar. Pero si vas haciendo este cálculo con antelación, no solo va a ser más fácil que apartes la cantidad que sea, sino que también podrás plantearte acciones alternativas, como esperarte a generar una factura al mes que viene, o añadir un nuevo gasto.

Es decir, si te implicas activamente en tu gestión fiscal, tendrás más visibilidad, lo que te dará control y capacidad de planificación.

Extra: escoge una herramienta de optimización fiscal

Este punto tiene mucho que ver con el anterior, pero puede marcar la diferencia entre ahorrar o no miles de euros al año.

Si quieres implicarte más en la gestión fiscal pero a la vez dedicarle el menor tiempo posible, la mejor opción es que cuentes con un software de gestión fiscal o con una asesoría digital que trabaje con este tipo de recursos.

Una simple herramienta de facturación que te permita crear facturas con IVA e IRPF automáticos te ayuda a evitar errores de cálculo manuales y, en consecuencia, problemas con Hacienda. Esto por sí solo ya puede marcar una gran diferencia a la hora de ahorrar.

Pero además hay herramientas que te permiten automatizar y optimizar todo el proceso de presentación de impuestos —declaración de la renta incluida—.

Por ejemplo, con Declarando, cada vez que introduces tus ingresos y tus gastos, la herramienta te va a ir rellenando tus modelos de impuestos y va a preparar tus libros de contabilidad por si en algún momento tuvieras que responder a cualquier obligación con Hacienda.

Ninguna información se pierde en el camino.

Cualquier registro que hagas en tu contabilidad se va a añadir automáticamente a tus declaraciones trimestrales y al modelo de la renta anual. Y de esta manera, no tendrás que recuperar dentro de no sé cuántos meses todas esas facturas y decidir cuales son deducibles y cuáles no.

Pero no solo no te vas a dejar gastos olvidados, ni vas a evitar errores y multas con Hacienda, sino que vas a dedicarle mucho menos tiempo, porque las cosas se hacen una vez y no tres.

Y a la vez, esta capacidad es la que te permite ver en cualquier momento cuánto vas a pagar en la próxima declaración anual.

Así que ya ves, con un poco de tecnología puedes disponer de todos los datos en tiempo real, y esa es la llave que te abre las puertas de la planificación y de la auténtica optimización fiscal.