Ciclo PDCA o PHVA: qué es, sus 4 fases y ejemplos de mejora continua
Cómo usar las 4 fases de la mejora continua en tu negocio y en tus campañas
El ciclo PDCA, o PHVA en español, es un método de mejora continua de cuatro fases que se repiten una y otra vez: planificar (plan), hacer (do), verificar (check) y actuar (act). Sirve para mejorar un proceso, un producto o una campaña paso a paso, con datos y sin cambios a ciegas.
El nombre del ciclo PDCA es un acrónimo que proviene del inglés de “Plan, Do, Check y Act», en castellano: «Planificar, Hacer, Verificar y Actuar/Ajustar» siendo su acrónimo PHVA. También es ampliamente conocido como ciclo de mejora continua o círculo de Deming, y se trata de un proceso centrado en lograr una mejora de forma continua la gestión y funcionamiento de un negocio.
Para ello, se toman como base los cuatro pasos (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar/Ajustar) y se llevan a cabo de forma cíclica para lograr la mejora continua. Una vez se completan los cuatro pasos se da por completado el ciclo y se debe volver a repetir el ciclo de nuevo, para con ello incorporar periódicamente nuevas mejoras en el funcionamiento de la empresa o negocio.
Vamos a detallar qué conlleva cada etapa del ciclo y, finalmente, te ofrecemos un ejemplo para que veas de forma práctica cómo hacer uso del ciclo PDCA.
Las 4 fases del ciclo PDCA de un vistazo
| Fase | En inglés | Pregunta clave | Qué haces |
|---|---|---|---|
| Planificar | Plan | ¿Qué quiero mejorar y cómo lo mediré? | Defines el objetivo, la hipótesis y el indicador |
| Hacer | Do | ¿Cómo lo pruebo a pequeña escala? | Aplicas el cambio en una parte del proceso |
| Verificar | Check | ¿Ha funcionado? | Comparas los resultados con lo que esperabas |
| Actuar | Act | ¿Lo aplico a todo, lo ajusto o lo descarto? | Generalizas, corriges o abandonas y vuelves a empezar |
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Origen del ciclo PDCA
El ciclo parte del trabajo de Walter Shewhart, que propuso un primer ciclo de mejora en tres pasos: especificar, producir e inspeccionar. W. Edwards Deming lo amplió a cuatro pasos y lo presentó en Japón en los años 50, y en 1951 la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros (JUSE) le dio la forma PDCA que conocemos hoy. Por eso se le llama también círculo o rueda de Deming. Más tarde, Deming prefirió hablar de PDSA, con study (estudiar) en lugar de check.
Hoy el ciclo sigue muy presente. La norma ISO 9001 recomienda aplicarlo para que los procesos den los resultados previstos, y es la forma práctica de llevar a cabo el método Kaizen, la filosofía de mejorar poco a poco y siempre.
Planificar (Plan)
En esta etapa se marcan los objetivos y metas perseguidas, con un KPI para medirlos, del mismo modo se identifica cuáles son aquellas susceptibles de mejora. Todo ello ha de estar basado en la misión, visión y valores de la propia compañía.
Hacer (Do)
En la etapa Hacer se implementan los cambios pertinentes para conseguir los objetivos marcados. Es muy recomendable llevar a cabo los cambios de forma escalonada para determinar si de verdad son beneficiosos antes de implementarlos de forma global.
Consta de tres pasos básicos: formación de todos los empleados que participen en el proyecto, la implementación del propio proyecto y, por último, analizar los resultados obtenidos.
Verificar (Check)
Tras hacer la mejora, se analizan los problemas y beneficios obtenidos. Tras una correcta identificación de ello, si la mejora cumple con las expectativas generadas se implementará de forma generalizada y en caso contrario, se desechará o realizarán modificaciones para ajustarla a los objetivos deseados.
Existen dos métodos de verificación y localizar inconvenientes: de forma paralela a la realización o bien al final de la implementación, la principal diferencia es que al realizarlo de forma paralela se comprueba si todo se desarrolla conforme a lo estipulado, mientras que si se verifica cuando la mejora ha sido implementada tendremos a mano la totalidad de los resultados.
Actuar/Ajustar (Act)
En esta etapa, una vez superado el periodo de prueba establecido, se analizan los resultados de los cambios y se comparan con el funcionamiento anterior a la implementación de los cambios. Si los resultados son los deseados se implementará la mejora en forma definitiva y a gran escala. En caso contrario, se deberán tomar medidas correctivas para llegar a los objetivos deseados o bien descartar por completo la mejora.
En cualquier caso, una vez finalizado la acción de Actuar/Ajustar e implementadas las mejoras, se vuelve nuevamente a la etapa de planificación, iniciándose de ese modo un nuevo ciclo.
Ejemplo de ciclo PDCA
Con este ejemplo típico de un ciclo PDCA vas a tener mucho más claro cómo se implementa. Muestra el proceso de desarrollo de un nuevo producto a sumar al actual catálogo de una empresa:
- Planificar: se desarrolla el nuevo producto y se define el proceso de producción que conlleva.
- Hacer: en este paso se crea un prototipo (un producto mínimo viable), se pone a prueba y analizan los datos de las pruebas.
- Verificar: tomando como base los datos de las pruebas se analiza en detalle si será un producto viable.
- Actuar/Ajustar: con el nuevo diseño desarrollado se toma la decisión de implementar el producto o descartarlo, tras ello se inicia nuevamente el ciclo.
Ejemplo de ciclo PDCA en una campaña de email
| Fase | Qué haces |
|---|---|
| Planificar | Objetivo: subir la tasa de clics de tu newsletter del 2 % al 3 %. Hipótesis: un asunto con una pregunta genera más interés. |
| Hacer | Haces un test A/B del asunto con una parte de tu lista. |
| Verificar | Comparas los clics de las dos versiones al cabo de unas horas. |
| Actuar | Envías la versión ganadora al resto, la guardas como norma y planteas la siguiente prueba, por ejemplo el botón. |
Cada vuelta del ciclo deja una mejora pequeña, y en un año de envíos se acumulan. Para la fase Hacer te sirve un test A/B del asunto del email, y para la de Verificar, el CTR de cada versión.
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Preguntas frecuentes
¿Qué significa PDCA?
Son las siglas en inglés de Plan, Do, Check, Act: planificar, hacer, verificar y actuar.
¿Qué es el ciclo PHVA?
Es el mismo ciclo PDCA con las iniciales en español: planificar, hacer, verificar y actuar.
¿Quién creó el ciclo PDCA?
Parte del ciclo de Walter Shewhart. W. Edwards Deming lo amplió y lo difundió en Japón en los años 50, y allí tomó la forma PDCA en 1951. Por eso se llama también círculo de Deming.
¿Qué diferencia hay entre PDCA y PDSA?
Son el mismo ciclo. Deming prefería study (estudiar) a check (verificar), para insistir en que hay que entender los resultados y no solo comprobarlos.
¿Qué relación tiene el ciclo PDCA con Kaizen?
Kaizen es la filosofía de mejorar poco a poco y siempre. El ciclo PDCA es el método que se usa para ponerla en práctica.