Muitos clientes entram em contato conosco para saber por que, em algumas ocasiões, um usuário recebe um email horas depois de ele ter sido enviado.
O Outlook/Hotmail e outros ISPs limitam o número de mensagens que podem ser enviadas a partir de um IP em um determinado período de tempo, com base na reputação desse IP.
Sempre que um IP ultrapassa o limite de emails, qualquer comando receberá um código de erro SMTP 421.
É por isso que, ao abrir o menu de envios detalhados, você pode ver emails com o status “na fila de envio”.
Isso significa que, quando o sistema tentou entregar o email, o ISP retornou um código de erro e o sistema terá que tentar entregar a mensagem mais tarde. Essas tentativas podem levar até 72 horas, por isso às vezes um email pode chegar ao destinatário horas depois de ter sido enviado. Isso não acontece por nenhum problema no software do Mailrelay: ocorre porque, naquele momento, o servidor do destinatário não pôde aceitar o email e pediu ao nosso sistema que tentasse novamente mais tarde.
Você provavelmente está se perguntando: quantos emails podem ser enviados antes que o servidor comece a rejeitar as mensagens? Bem, essa é a pergunta de um milhão de dólares.
Infelizmente, essa informação não está disponível, pois cada filtro usa regras diferentes para receber emails.
Também é importante lembrar que o número de emails permitidos varia de acordo com a reputação do domínio e dos IPs de envio, as denúncias de spam, as spamtraps, as aberturas etc.
O importante é entender que, seguindo as diretrizes impostas pelos servidores, é pouco provável que você tenha esses problemas.
Além disso, é importante entender que cada campanha que você envia pode melhorar ou piorar a reputação do seu domínio e que não existe uma solução mágica para melhorar a sua reputação de remetente (sender score). Construir uma boa reputação exige trabalho gradual: melhorar o engajamento, filtrar os seus assinantes para poder segmentar os seus envios e, o mais importante de tudo, respeitar a privacidade deles.
O que fazer se você tiver emails na fila por ter ultrapassado o volume de emails permitido para um IP?
A primeira coisa a fazer é entrar em contato com o nosso Departamento de Atendimento ao Cliente para que possamos analisar o problema de forma personalizada.
Esse problema pode estar ocorrendo por vários motivos, por isso é mais fácil analisar cada caso individualmente e criar um plano de ação.
Em geral, você precisa verificar as denúncias de spam, se as suas bases de dados são formadas por assinantes 100% confirmados com double opt-in, se os templates foram criados seguindo os padrões recomendados e se o DNS foi configurado corretamente, com registros SPF e DKIM etc.
Se, depois de revisar todos esses pontos e confirmar que as suas campanhas cumprem todas essas diretrizes, o ISP continuar rejeitando os seus emails, você precisará entrar em contato com o ISP para solicitar uma análise do seu caso, embora seja importante lembrar que a resposta nem sempre é positiva.