Aumentar os níveis de produtividade, ou ser mais produtivo em qualquer área, é um dos grandes desafios atuais. Para a grande maioria de nós, o dia passa “voando”, e não conseguir cumprir as tarefas planejadas pode ser frustrante.
Por isso, nos últimos tempos, o interesse por esse tema cresceu enormemente. E é que, como eu dizia, trata-se de um desafio, pois não é nada fácil. Aliás, se perguntarmos a um grupo de pessoas ao acaso, provavelmente muitas não saibam como organizar seu tempo para serem mais eficientes e produtivas.
Trabalhar em prol desse conceito pode ser muito vantajoso, mas também é preciso tomar certos cuidados. Em outras palavras, é preciso estar consciente das horas que um dia tem, bem como das consequências do esforço excessivo para a saúde.
Dito isso, neste artigo quero te dar algumas dicas sobre como ser mais produtivo. E, para isso, também veremos algumas ferramentas realmente úteis.
Como ser mais produtivo e por quê
Uma das primeiras questões que podem surgir em torno desse tema é o motivo pelo qual nos esforçamos para ser mais produtivos no trabalho. E é que a produtividade é algo como a relação entre a quantidade de tarefas que somos capazes de concluir e o tempo empregado (e, você sabe, tempo é dinheiro).
Além disso, ser produtivo implica se sentir melhor, mais satisfeito consigo mesmo, ganhar concentração, aproveitar melhor o seu tempo, ser mais criativo, melhorar hábitos e até assumir novos desafios.
Mesmo que nos concentremos no conceito de “produtividade” a partir de um ponto de vista individual, ele também nos ajuda a ser mais produtivos dentro do nosso trabalho, empresa ou organização.
Para ganhar horas no nível profissional, primeiro é preciso se concentrar em si mesmo e analisar como podemos melhorar esse critério. Se, como indivíduo, você conseguir aumentar seus níveis de rendimento, pode trazer grandes vantagens para um negócio como um todo!
A importância de ser mais produtivo para as empresas
Como eu dizia, se você conseguir ser mais produtivo em nível individual, vai conseguir levar os benefícios diretamente para o seu negócio ou empresa. E isso traz certas vantagens para os resultados de qualquer tipo de organização:
● Maior capacidade de resposta. Quando as pessoas que trabalham em uma empresa são mais produtivas, a capacidade dela de atender um número maior de clientes aumenta. Com isso, é possível ampliar a carteira de clientes.
● Economia de tempo e dinheiro. Quem consegue ser mais produtivo ganha tempo, o que representa uma economia de tempo importante para as empresas, que pode ser investida em outras tarefas. Da mesma forma, a produtividade representa uma economia em recursos humanos, que se traduz em recursos econômicos.
● Aumento dos lucros. Como consequência disso, a empresa poderá gerar uma margem de lucro maior. Algo que repercute em muitas áreas da empresa (por exemplo, é possível investir em inovação, melhorar processos, capacitar funcionários, conseguir mais recursos…).
● Melhor ambiente de trabalho. Não podemos deixar de lado a parte mais humana. Ou seja, o estado de ânimo e a motivação das pessoas que compõem as organizações empresariais. A produtividade também se reflete na felicidade de cada um dos profissionais que compõem um negócio.
● Crescimento generalizado. No final, o que uma empresa experimenta junto com o aumento da produtividade é, precisamente, um crescimento geral.
Uma alta produtividade nas empresas pode impulsionar o crescimento delas. Não só pela execução de um número maior de tarefas, mas também pela liberação de tempo que pode ser investido em desenvolvimento e inovação.
Se você está empreendendo e é dono do seu próprio negócio, a produtividade pode ter o mesmo impacto que em uma empresa maior. No entanto, nesse caso, seus avanços em nível individual serão muito mais impactantes.
Como ser mais eficiente e produtivo no trabalho
Se você quer saber como ser mais eficiente e produtivo, as dicas a seguir vão te interessar. Como base, vou te dizer que o segredo está em trocar suas rotinas e hábitos por outros que favoreçam ou incentivem sua produtividade.
Assim, por exemplo, se você costuma manter o celular sempre por perto, é muito fácil se deixar levar por distrações. Por outro lado, se você o deixa de lado enquanto trabalha, ou só olha para ele no seu tempo de descanso, será capaz de dar conta de um volume maior de tarefas e alcançará melhores níveis de produtividade.
A seguir, vou compartilhar outras recomendações que também podem te ajudar a alcançar isso:
● Levantar-se cedo:
Logo pela manhã, aproveitamos níveis de concentração superiores ao resto do dia. São horas em que temos mais energia, pois quase não há interrupções.
Aproveitar esse momento para fazer alguma das suas tarefas pendentes pode ser uma ótima ideia. Claro, desde que você tenha dormido as horas suficientes. Então, já sabe, tente dormir mais cedo para conseguir acordar cedo e ser mais produtivo.
● Trabalhar com listas e/ou ferramentas de organização:
Independentemente de ser melhor trabalhar com listas, calendários ou ferramentas de organização mais sofisticadas, o que quero dizer com isso é que é fundamental manter bem organizadas as tarefas pendentes a realizar.
É essencial ter uma visão global de tudo o que temos pela frente. Assim, você também não vai esquecer nenhuma tarefa (ou, pelo menos, será bem mais difícil).
● Fazer pausas entre as tarefas:
Quando falamos sobre como ser mais produtivo no trabalho, você deve saber que nem tudo é ficar diante da tela do computador. A produtividade também deve contemplar pausas.
Sem alguns minutos para recarregar as energias, será muito difícil chegar ao fim do dia tendo cumprido seus objetivos diários. A mente precisa se refrescar para voltar ao trabalho mais tranquila.
● Estabelecer uma ordem de priorização das tarefas:
Além de ter uma visão global das tarefas pendentes, é fundamental saber organizá-las por ordem de prioridade. Estas são as mais importantes e urgentes. Faça uma análise minuciosa de quais são essas tarefas e coloque-as no topo da sua lista.
● Trabalhar em um lugar organizado:
É impossível explicar como organizar o tempo para ser mais produtivo sem falar sobre organização. Ter um espaço que transmita calma é muito mais favorável ao nosso rendimento do que, ao contrário, espaços caóticos.
A razão é que esse tipo de cenário provoca estresse, o que diminui nossa concentração. Um local de trabalho deve ser confortável e estar completamente organizado.
● Evitar a multitarefa:
A única forma de conseguir ser mais produtivo e aprender a gerenciar melhor o tempo é entender que não somos multitarefa. Isso reduz o rendimento em qualquer um dos casos.
O mais aconselhável é se concentrar em uma única tarefa e evitar fazer duas ou mais ao mesmo tempo. A mente deve estar totalmente concentrada no que está fazendo (sem distrações). Caso contrário, os resultados que você espera podem atrasar.
● Automatizar tarefas:
Felizmente, hoje em dia existem soluções tecnológicas que tornam nosso dia a dia mais fácil. E, acima de tudo, economizam uma quantidade de tempo inimaginável.
Conhecê-las e começar a automatizar tarefas vai liberar boa parte do tempo que você gasta realizando-as manualmente.
O Mailrelay é um exemplo disso, pois é uma ferramenta de email marketing que permite automatizar o envio de mailings, newsletters e outras campanhas.
A produtividade está intimamente ligada aos hábitos e comportamentos de uma pessoa. Portanto, para aumentá-la, é necessário ir à raiz do problema e modificar tudo o que nos impede de progredir.
Como gerenciar melhor o tempo e ser mais produtivo
De um ponto de vista mais prático, gostaria de comentar que existem ferramentas que favorecem bastante nossa organização e produtividade.
Conhecê-las vai te ajudar a implementar melhorias no seu dia a dia e, assim, simplificar a priorização de que falávamos antes.
Antes de descrevê-las, vale mencionar que existem ferramentas de diferentes tipos e naturezas. Por isso, o ideal é ir testando as que parecerem mais interessantes e escolher aquelas que mais facilitam o seu dia a dia.
Google Calendar
Trata-se de uma ferramenta gratuita muito popular em todo o mundo. Permite programar qualquer tipo de evento ou tarefa nela e, além disso, oferece uma visão completa de como será o seu dia.
Se você o usa como planejador, ele vai te ajudar a ter real consciência do tempo que você tem disponível, ou se pode assumir mais carga de trabalho.
Vale acrescentar que, se você trabalha em equipe, é possível compartilhar calendários para levar em conta a disponibilidade de todos os membros, antes mesmo de agendar qualquer reunião ou prazo de entrega.
Além disso, permite enviar convites facilmente para compartilhar eventos, e o aplicativo está disponível na versão de desktop e para dispositivos móveis. Você pode levá-lo sempre com você!
Eu gosto de aproveitá-lo tanto no nível pessoal quanto profissional. Além disso, você pode criar quantos calendários precisar. No início, um pessoal e outro profissional já são suficientes, mas conforme você avança no uso da ferramenta, pode adaptá-la às suas necessidades.
Para terminar com o Google Calendar, só falta acrescentar que você pode ativar notificações para receber avisos dos seus compromissos e, além disso, é possível anexar documentos. Assim, se você agendar uma reunião, pode enviar a documentação pertinente aos envolvidos sem precisar mandar um e-mail adicional.
Toggl
Se você realmente quer saber como ser mais produtivo e gerenciar melhor o tempo, com ferramentas desse tipo você vai descobrir o tempo real que dedica a cada tarefa. Algo que vai te ajudar a traçar uma estratégia de melhoria.
Você pode controlar seu tempo de forma geral ou por projetos. Isso pode te ajudar a calcular a produtividade em cada um deles. E, se quiser ir além, com essa informação você poderá calcular a rentabilidade associada.
Essa ferramenta conta com uma versão gratuita bastante generosa, então, se você decidir usá-la, não vai precisar fazer nenhum gasto extra.
PomodoroTomatoTimer
Essa ferramenta foi pensada para implementar a técnica Pomodoro no dia de trabalho. Uma das mais utilizadas para melhorar a gestão do tempo, pois é altamente eficaz para manter a concentração em uma tarefa e evitar a multitarefa. Portanto, afasta distrações e traz resultados muito relevantes.
Nesse sentido, a ferramenta trabalha com intervalos de trabalho e pausas alternados para que a mente possa se refrescar constantemente. E o funcionamento é bem simples: a cada 25 minutos soará um alarme que vai te incentivar a aproveitar 5 ou 10 minutos de descanso.
Trello
O Trello é formado por diferentes quadros que permitem organizar seu trabalho de um jeito prático e confortável. Cada quadro é formado por listas e cada lista, por cartões.
Esses cartões correspondem às tarefas que derivam de um projeto. Dentro deles, você pode configurar o prazo de entrega, é possível atribuir responsáveis, anexar documentos e deixar comentários, entre outras vantagens.
É muito útil para organizar todas as tarefas que surgem dos projetos e, ao mesmo tempo, para trabalhar de forma colaborativa com toda a equipe. Mais uma vez, essa ferramenta tem uma versão gratuita bem completa que você pode usar para começar.
As novas tecnologias favorecem a produtividade. Elas nos permitem fazer uma melhor gestão do tempo e, ao mesmo tempo, tomar decisões para otimizar tarefas.
Conclusões sobre produtividade e eficiência
Como você pode ver, a produtividade é algo que pode ser colocado em prática e melhorado consideravelmente. Por um lado, envolve uma mudança de hábitos que pode ser realizada de forma contínua e, por outro, tem um impacto direto na empresa.
Seja você um funcionário ou um empreendedor, o negócio será beneficiado consideravelmente se você conseguir ser mais produtivo. Um maior rendimento das pessoas que fazem parte dele se traduz em um crescimento sustentado.
Por tudo isso, te animo a começar sua mudança agora. Com ferramentas como as que vimos aqui, tudo ficará mais fácil. Então aproveite ao máximo os seus dias e, acima de tudo, não dedique mais tempo do que o necessário a tarefas inúteis!
Metodologias como Kanban ou Scrum podem te ajudar a organizar melhor suas tarefas diárias e ganhar em produtividade.
