Aumentar los niveles de productividad, o ser más productivo en cualquier ámbito, es uno de los grandes retos actuales. A la gran mayoría de nosotros se le pasa el día “volando”, y no cumplir con las tareas marcadas puede llegar a ser frustrante.
Por esta razón, en los últimos tiempos ha crecido enormemente el interés en esta temática. Y es que, como decía, se trata de un reto, pues no es nada fácil. Es más, si preguntamos a un grupo de personas al azar, probablemente muchos no sepan cómo organizar su tiempo para ser más eficientes y productivos.
Trabajar en pro de este concepto puede ser muy ventajoso, pero también se deben tomar ciertas precauciones. En otras palabras, hay que ser consciente de las horas que tiene un día, así como de las consecuencias del sobreesfuerzo para la salud.
Dicho esto, en este artículo quiero darte algunos consejos sobre cómo ser más productivo. Y, para ello, veremos también algunas herramientas realmente útiles.
Cómo ser más productivo y por qué
Una de las primeras cuestiones que pueden surgir alrededor de este tema, es la razón por la cual nos esforzamos en ser más productivos en el trabajo. Y es que, la productividad, es algo así como la relación entre la cantidad de tareas que somos capaces de completar y el tiempo empleado (y, ya sabes, el tiempo es oro).
Además, ser productivo implica sentirse mejor, más satisfecho con nosotros mismos, ganar concentración, disfrutar de manera más provechosa de nuestro tiempo, ser más creativo, mejorar hábitos e, incluso, asumir nuevos retos.
A pesar de que nos enfoquemos en el concepto “productividad” desde un punto de vista individual, éste a su vez nos ayuda a ser más productivos dentro de nuestro trabajo, empresa u organización.
Para ganar horas a nivel laboral, primero hay que centrarse en uno mismo y analizar cómo podemos mejorar este criterio. Si como individuo consigues aumentar tus niveles de rendimiento, ¡puedes aportar grandes ventajas a un negocio en conjunto!
La importancia de ser más productivo para las empresas
Como te decía, si logras ser más productivo a nivel individual, conseguirás trasladar los beneficios a tu negocio o empresa de forma directa. Y esto tiene ciertas ventajas para los resultados de cualquier tipo de organización:
● Mayor capacidad de respuesta. Cuando las personas que trabajan en una compañía son más productivas, la capacidad de ésta para atender a un mayor número de clientes aumenta. Con lo cual, es posible ampliar la cartera.
● Ahorro de tiempo y dinero. Quien consigue ser más productivo, gana tiempo, lo que implica un ahorro de tiempo importante para las empresas, que se podrá invertir en otras tareas. Igualmente, la productividad supone un ahorro en recursos humanos, que se traduce en recursos económicos.
● Incremento de las ganancias. Como consecuencia de lo anterior, la empresa podrá generar un mayor margen de beneficio. Algo que repercute en muchos ámbitos de la misma (por ejemplo se podrá invertir en innovación, mejorar los procesos, capacitar a los empleados, conseguir más recursos…).
● Mejor ambiente laboral. No podemos dejarnos fuera la parte más humana. Es decir, el estado de ánimo y motivación de las personas que conforman las organizaciones empresariales. La productividad también se refleja en la felicidad de cada uno de los profesionales que conforman un negocio.
● Crecimiento generalizado. Al final, lo que experimenta una compañía junto con el incremento de la productividad es, precisamente, un crecimiento general.
Una alta productividad en las empresas puede disparar el crecimiento de las mismas. No solo por la ejecución de un mayor número de tareas, sino por la liberación de tiempo que es posible invertir en desarrollo e innovación.
Si estás emprendiendo y eres dueño de tu propio negocio, la productividad puede llegar a tener el mismo impacto que en una empresa de mayor tamaño. Sin embargo, en ese caso, tus avances a nivel individual serán mucho más impactantes.
Cómo ser más eficiente y productivo en el trabajo
Si quieres saber cómo ser más eficiente y productivo, los siguientes tips te interesarán. Como base, te diré que el secreto está en cambiar tus rutinas y hábitos por otros que favorezcan o fomenten tu productividad.
Así, por ejemplo, si acostumbras a tener el móvil siempre cerca, es muy fácil que te dejes llevar por distracciones. Ahora bien, si lo dejas a un lado mientras trabajas, o solo lo miras en tu tiempo de descanso, serás capaz de sacar adelante mayor volumen de tareas y alcanzarás mejores niveles de productividad.
En las siguientes líneas compartiré algunas otras recomendaciones que tambiénte podrían ayudar a lograrlo:
● Levantarse temprano:
A primera hora de la mañana disfrutamos de niveles de concentración superiores al resto del día. Se trata de unas horas en las que tenemos más energía, pues apenas hay interrupciones.
Aprovechar este momento para hacer alguna de tus tareas pendientes, puede ser una gran idea. Eso sí, siempre y cuando hayas dormido las horas suficientes. Así que, ya sabes, intenta acostarte antes para poder madrugar y ser más productivo.
● Trabajar con listas y/o herramientas de organización:
Al margen de si es mejor trabajar con listas, calendarios o herramientas más sofisticadas de organización, lo que quiero decir con este punto es que es fundamental tener bien organizadas las tareas pendientes por realizar.
Es esencial tener una visión global de todo lo que tenemos por delante. De esta manera, tampoco te olvidarás de ninguna (o, al menos, será bastante más difícil).
● Hacer descansos entre tareas:
Cuando hablamos sobre cómo ser más productivo en el trabajo, debes saber que no todo es estar frente a la pantalla del ordenador. La productividad también debe contemplar descansos.
Sin unos minutos para recargar energía, te resultará muy complicado llegar al final del día habiendo cumplido con tus objetivos diarios. La mente necesita refrescarse para volver al trabajo más despejada.
● Establecer un orden de priorización de tareas:
Además de tener una visión global de las tareas pendientes, es vital que las sepas organizar por orden de prioridad. Estas son las más importantes y urgentes. Haz un análisis exhaustivo de cuáles son estas tareas y ponlas a la cabeza de tu lista.
● Trabajar en un lugar ordenado:
Es imposible explicar cómo organizar el tiempo para ser más productivo sin hacer referencia al orden. Disponer de un espacio que inspire calma, es mucho más favorable a nuestro rendimiento que, por el contrario, los espacios caóticos.
La razón es que este tipo de imágenes provocan estrés, lo cual hace que disminuya nuestra concentración. Un lugar de trabajo debe ser cómodo y estar completamente ordenado.
● Evitar la multitarea:
El único modo de llegar a ser más productivo, y aprender a gestionar mejor el tiempo, es entender que no somos multitarea. Esto resta rendimiento en cualquiera de los casos.
Lo más aconsejable es centrarse en una única tarea y evitar hacer dos o más a la vez. La mente debe estar plenamente concentrada en lo que está haciendo (sin distracciones). De lo contrario los resultados que esperas podrían retrasarse.
● Automatizar tareas:
Por suerte, hoy en día existen soluciones tecnológicas que nos hacen el día a día más fácil. Y, sobre todo, nos ahorran una cantidad de tiempo inimaginable.
Conocerlas y empezar a automatizar tareas, te liberará de gran parte del tiempo que empleas en llevarlas a cabo de manera manual.
Mailrelay es un ejemplo de ello, pues es una herramienta aplicada al email marketing que permite automatizar el envío de mailing, newsletter y otras campañas.
La productividad está estrechamente ligada a los hábitos y conductas de una persona. Por tanto, para aumentarla, es necesario ir al foco del problema y modificar todo aquello que nos impida progresar.
Cómo gestionar mejor el tiempo y ser más productivo
Desde un punto de vista más práctico, me gustaría comentar que existen herramientas que favorecen en gran medida nuestra organización y productividad.
Conocerlas te servirá para implementar mejoras en tu día a día y, así, simplificar la priorización de la que hablábamos antes.
Antes de pasar a describirlas, conviene mencionar que existen herramientas de diferente tipología y naturaleza. Por ello, lo ideal es que vayas probando las que te resulten más atractivas y elegir aquellas que más nos faciliten el día a día.
Google Calendar
Se trata de una herramienta gratuita muy popularizada en todo el mundo. Nos permite programar cualquier tipo de evento o tarea en ella y, además, nos facilita una visión completa de lo que será nuestro día.
Si lo usas como planificador, te ayudará a ser realmente consciente del tiempo que tienes disponible, o de si puedes asumir más carga de trabajo.
Cabe añadir que, si trabajas en equipo, es posible compartir calendarios para tener en cuenta la disponibilidad de todos los miembros, antes siquiera de programar cualquier reunión o fecha de entrega.
Por otro lado, permite enviar invitaciones fácilmente para compartir eventos, y su aplicación está disponible en versión de escritorio y para dispositivos móviles. ¡La puedes llevar contigo siempre!
A mí me gusta sacarle provecho tanto a nivel personal como profesional. Es más, puedes crear tantos calendarios como necesites. Al principio, con uno personal y otro profesional es suficiente, pero conforme avances en el uso de la herramienta puedes acomodarlo a tus necesidades.
Para terminar con Google Calendar, solo me queda añadir que puedes activar notificaciones para recibir avisos de tus compromisos y, además, es posible adjuntar documentos. Así, si programas una reunión, puedes hacer llegar la documentación pertinente a los implicados sin necesidad de mandar un correo adicional.
Toggl
Si realmente quieres saber cómo ser más productivo y gestionar mejor el tiempo, con herramientas de este tipo descubrirás el tiempo real que le dedicas a cada tarea. Algo que te ayudará a trazar una estrategia de mejora.
Puedes controlar tus tiempos de forma general o por proyectos. Esto último puede ayudarte a calcular la productividad en cada uno de. Y, si quieres ir más allá, con esta información podrás calcular la rentabilidad asociada.
Esta herramienta cuenta con una versión gratuita bastante generosa, por lo que si decides usarla, no tendrás que hacer ningún desembolso extra.
PomodoroTomatoTimer
Esta herramienta está pensada para implementar en el día de trabajo la técnica Pomodoro. Una de las más utilizadas para mejorar la gestión del tiempo, pues es altamente efectiva para mantener la concentración en una tarea y evitar la multitarea. Por tanto, aleja distracciones y aporta resultados muy destacados.
En este sentido, la herramienta trabaja con intervalos de trabajo y descansos alternos para que la mente pueda refrescarse constantemente. Y es que su funcionamiento es muy sencillo; cada 25 minutos sonará una alarma que te animará a disfrutar de 5 o 10 minutos de descanso.
Trello
Trello está formado por diferentes tableros que te permiten organizar tu trabajo de un modo cómodo y práctico.Cada tablero está formado por listas y, cada lista, por tarjetas.
Estas tarjetas se corresponden con las tareas que se derivan de un proyecto. Dentro de ellas puedes configurar la fecha de entrega, es posible asignar responsables, adjuntar documentos y dejar comentarios, entre otras ventajas.
Es muy útil para organizar todas las tareas que surgen de los proyectos y, a su vez, para trabajar de manera colaborativa entre todo el equipo. De nuevo, esta herramienta tiene una versión gratuita muy completa que puedes usar para iniciar.
Las nuevas tecnologías favorecen la productividad. Nos permiten realizar una mejor gestión del tiempo y, a la vez, tomar decisiones para optimizar tareas.
Conclusiones sobre productividad y eficiencia
Como ves, la productividad es algo que se puede poner en práctica y mejorar notablemente. Por un lado, supone un cambio de hábitos que puede llevarse a cabo de forma prolongada y, por otro, tiene una repercusión directa en la empresa.
Ya sea que trabajes por cuenta ajena o seas emprendedor, el negocio se verá beneficiado notablemente si logras ser más productivo. Un mayor rendimiento de las personas que forman parte de él, se traduce en un crecimiento sostenido.
Por todo ello, te animo a iniciar tu cambio ahora. Con herramientas como las que aquí hemos visto te resultará más sencillo. Así que saca el máximo partido a tus días y, sobre todo, ¡no dediques más tiempo del necesario a tareas inútiles!
