Hay estrategias como el e-mail marketing o el social ads que, además de dar un impulso importante a la visibilidad de nuestra marca en la red, requieren de una delicada gestión de información que recabamos en nuestras bases de datos de clientes.
Hasta ahora, tanto nuestros clientes como nosotros como usuarios, hemos estado protegidos por el uso de estos ficheros mediante la LOPD, a lo que en 2018 se suma el RGPD o Reglamento General de Protección de Datos. Un tema en el que no entraré en este artículo, pero que debes tener controlado si tú también creas o has de crear una base de datos.
De lo que sí te hablaré aquí, y quiero que te lleves buena nota de ello, es sobre cuál es la función de las bases de datos en una estrategia de marketing online 360, cómo se organizan y cuáles son algunas de las mejores herramientas que puedes utilizar para crearlas.
¿Te interesa saber más sobre qué son y cómo se crean las bases de datos de clientes? ¿Sobre todo para tus campañas de mailing? ¡Pues vamos a ello! En este artículo te lo cuento 😉
Base de Datos de Clientes: Definición
Igual te puede resultar muy obvio, pero hay quienes tienen una idea equivocada o muy superficial sobre lo que es una base de datos de clientes y para qué sirve.
Por muy básico que esto pueda parecerte, he considerado interesante empezar abordando este tema desde el principio para que, así, puedas hacer una gestión 100% eficiente de la información delicada que puedas recopilar sobre tus clientes.
Empecemos por las definiciones más básicas:
► ¿Qué es una base de datos de clientes?
El concepto “base de datos” suele utilizarse no sólo en el ámbito empresarial y de negocios, sino también en el informático para referirnos a cantidades de información organizada en función a ciertos criterios.
En este sentido, cuando hablamos de “sistema de gestión de base de datos”, nos referimos expresamente a la herramienta o software informático que nos permite almacenar toda esta información.
Entendido así, siempre que recopilamos datos de nuestros clientes (nombre, teléfono, email, número de contacto, etc…) y, por ejemplo, los organizamos según cierto interés para que formen parte de nuestras próximas campañas de marketing, estamos creando una base de datos.
A su vez, podemos hablar de base de datos local o de uso único, o base de datos distribuida cuando esta se comparte con otros miembros a través de, por ejemplo, una intranet.
► ¿Para qué sirve una base de datos de clientes?
Debido a que las bases de datos contienen información organizada de forma óptima (sin información redundante) y accesible (fácil de gestionar para cualquiera), podemos decir que son parte de un sistema de información idóneo para trabajar en equipo y a nivel corporativo.
Por tanto, se trata de una herramienta perfecta para manejar grandes cantidades de información relacionada con nuestros clientes, así como para poder acceder a ella de forma rápida y sencilla, atendiendo a criterios de búsqueda como la fecha de alta o el nombre completo.
Por tanto, cuanto mayor es el volumen de datos que registramos sobre nuestros clientes, más útil e indispensable se vuelve esta herramienta. Además, contar con una base de datos correctamente segmentada permite:
- Detectar nuevas oportunidades de negocio gracias a la revisión micro-segmentada de los datos de nuestros clientes.
- Obtener un mayor ROI en campañas de publicidad gracias a la puesta en práctica de acciones de marketing enfocadas a un público segmentado con un interés afín.
- Reducir los costes de las campañas tradicionales de marketing gracias al envío por email y otras acciones automatizadas.
- Hacer campañas de remarketing con cupones descuento y promociones de fidelización mucho más efectivas.
Estos son sólo algunos buenos motivos para que, si aún no lo haces, recopiles información de tus clientes en bases de datos organizadas por los criterios que más interesen a tu negocio, cómo podría ser el interés por determinado artículo o la fecha de la última compra realizada.
· Consejos para crear una Base de Datos
Como te vengo contando a lo largo de este artículo, una base de datos requiere de una organización especial que siga una segmentación según los criterios que se quieran considerar. Todo con el fin de que la información sea accesible para ti y para quienes trabajen con ella junto contigo.
Por ello, antes de hablarte sobre algunas de las herramientas universalmente utilizadas para la creación de estos ficheros, quiero darte algunos consejos prácticos. ¿Los vemos?
► ¿Cómo organizar una base de datos de clientes?
Antes de ponerte manos a la obra con la creación de la base de datos de clientes de tu empresa o negocio, ten en cuenta 3 cosas:
1 Privacidad:
Recuerda que si tratas con información privada de terceros, has de tener ciertas consideraciones en tu web y actualizar correctamente el contenido de la página de política de privacidad, donde notifiques expresamente estar cumpliendo con la LOPD y la RGPD.
2 Segmentación:
Todos tus clientes no tienen las mismas necesidades ni el mismo trato con tu negocio, por lo que tendrás que clasificarlos según la consideración que éstos tengan para el mismo.
Por ejemplo, si han realizado un volumen de compras por encima de cierta cantidad, o mostraron interés en visitar tu página o app, y dejaron un lead pero nunca llegaron a realizar una transacción.
3 Actualización:
Como si de cualquier otro tipo de contenido se tratase, piensa tu base de datos cuenta con información que necesita ser actualizada con cierta frecuencia para ser válida y oportuna. De no ser así, podrías tomar decisiones de marketing desacertadas.
Piensa que si tu base de datos no cumple con estas 3 premisas, no sería estratégicamente eficiente, no contaría con datos oportunos y, peor aún, la privacidad de la información no estaría asegurada.
► ¿Cómo crear una base de datos de calidad?
Si ya tienes claro los aspectos de partida de cara a tener una base de datos correctamente organizada, quiero contarte de qué manera puedes crear una desde cero o ampliar la que ya tienes.
Aquí, te voy a aconsejar prácticas que te recomendaría cualquier consultor de marketing que de verdad mire por la sostenibilidad de tu estrategia digital a largo plazo:
- Genera contenido SEO optimizado para los motores de búsqueda y que, a su vez, llamen la atención de tu buyer o cliente ideal por la calidad de su redacción.
- Utiliza enlaces, botones y cualquier tipo de elemento gráfico en tu web o páginas de venta con los que derivar al usuario hacia la acción que quieres que realice; en este caso, la aportación de datos personales.
- Publica artículos para tu blog o lanza páginas de aterrizaje que lleven un lead magnet. Es decir, que incluyan un contenido que exija la aportación de datos a cambios de su descarga.
- Incluye formularios de contacto tan detallados como te sea necesario para poder realizar acciones de marketing efectivas en el futuro. No pienses en la pereza de los usuarios, porque sólo aquellos que se toman la molestia de aportar los datos que necesitas merecen ser tus clientes.
- Haz networking, participa en eventos y asiste a jornadas presenciales para dar a conocer tu negocio y recabar información de posibles clientes con la que retroalimentar tu base de datos.
Pero, sobre todo, NO compres bases de datos de clientes de terceros, pues además de resultar totalmente ineficiente para tus acciones de marketing, pueden generarte algún que otro problema legal.
· Herramientas para crear una Base de Datos
Aunque para saber cuál es la mejor opción para crear tu propia base de datos tendríamos que definir primero la estrategia de tu negocio, te puedo orientar hablándote sobre los 3 mejores tipos de herramientas que puedes utilizar:
- Plantilla
- CRM
- Software
Veamos con detalle las características de cada uno y algunos ejemplos, ¿te parece?
► Plantilla para BBDD
Seguramente, no te cuento nada nuevo si te digo que utilizar herramientas como Microsoft Excel (o Numbers de Apple) para crear tus bases de datos es una muy buena opción.
Lo complejo de crear tus bases de datos en Excel es organizar la información y darle un formato partiendo totalmente de cero. Pero no te preocupes, porque para esta tarea puedes acudir a la red y descargar plantillas gratuitas de fuentes como:
- Excelgratis.com
- Uptodown.com
Éste suele ser el recurso por el que optamos los autónomos y pymes, ya que además de ser gratuito en la mayoría de los casos, muchas de las herramientas que se utilizan en marketing digital nos devuelven los datos en Excel.
► CRM (Customer Relationships Management)
Un CRM es una herramienta de gestión más elaborada que suele utilizarse en las empresas para, justamente, eso; gestionar la base de datos de clientes.
Además de presentar la información unificada en un mismo sitio, el CRM cuenta con las funcionalidades necesarias para poder realizar una segmentación óptima de acuerdo a las necesidades del proyecto o negocio en cuestión.
El nivel de complejidad que conlleva el manejo de esta herramienta, es ligeramente superior al de utilizar una plantilla básica en Excel, pero menor al que pueda tener un software desarrollado para una empresa específica.
En Internet también podemos encontrar un buen CRM, teniendo en cuenta que muchos de ellos suelen estar en inglés (si es que esto pudieras considerarlo un inconveniente). Algunos de los más populares son:
- Salesforce
- Hubspot CRM
- Oracle
- Insideview
►Softwares específicos de gestión empresarial
Por último, nos vamos a un nivel por encima en el mundo de la gestión de clientes. Actualmente, en las empresas solemos ver programas informáticos especializados que agilizan procesos completos de facturación o logística interna.
Seguramente te sonarán nombres como SAP, Sage o Soho, pues son algunas de las herramientas de gestión empresarial más potentes hoy día y que, por supuesto, también tienen su función dentro de la creación y organización de bases de datos de clientes.
Concluyendo…
En este artículo hemos visto todas las consideraciones de partida que hemos de tener, tanto a nivel legal como organizativo-productivo, para crear una base de datos de clientes eficiente.
Entre los beneficios de crear BBDD, te señalaba la posibilidad de acceder a la información de forma sencilla y, además, poder segmentarla en función a los intereses de nuestro negocio. Una tarea que cada vez nos demanda más el marketing digital en general, y las acciones de publicidad online en particular.
Recuerda que para desarrollar tu propia base de datos, necesitarás contar con algún programa o herramienta que te ayude con la gestión de la información, especialmente si trabajas en equipo o dentro de una empresa.
A nivel básico (y fundamental), puedes utilizar plantillas gratuitas en Excel, que luego exportarás en ficheros CSV, los cuales volcar en tus campañas de email marketing o social ads (por ejemplo).
A nivel empresarial, el uso de un CRM o programa informático especializado como SAP se hace muy importante, pues el volumen de clientes de un freelance no es (ni por asomo) el que pueda tener una pyme o una gran organización.
¿De qué manera gestionas tu base de datos de clientes?, ¿sueles utilizar o conoces algunas de las herramientas que he comentado en este artículo? ¡Cuéntanos!
Me ha encantado este artículo, es algo esencial tener una buena base de datos.
¡Me alegra que te haya sido útil! 🙂