Estratégias como o email marketing ou os social ads, além de darem um impulso importante à visibilidade da nossa marca na internet, exigem uma gestão cuidadosa das informações que reunimos nas nossas bases de dados de clientes.
Vamos falar sobre qual é a função das bases de dados de clientes em uma estratégia de marketing online 360, como elas são organizadas e quais são algumas das melhores ferramentas que você pode usar para criá-las.
Quer saber mais sobre o que são as bases de dados de clientes e como criá-las? Principalmente para as suas campanhas de email? Então vamos lá! Neste artigo, eu conto tudo para você 😉
O que são as bases de dados de clientes?
O conceito de “base de dados” costuma ser usado não só no meio empresarial e de negócios, mas também na informática, para se referir a conjuntos de informações organizadas de acordo com determinados critérios.
Nesse sentido, quando falamos de “sistema de gerenciamento de base de dados”, estamos nos referindo especificamente à ferramenta ou ao software que nos permite armazenar todas essas informações.
Assim, sempre que coletamos dados dos nossos clientes (nome, telefone, email, número de contato etc.) e, por exemplo, os organizamos de acordo com determinado interesse para que façam parte das nossas próximas campanhas de marketing, estamos criando uma base de dados.
Também podemos falar de base de dados local ou de uso individual, ou de base de dados distribuída, quando ela é compartilhada com outros membros por meio, por exemplo, de uma intranet.
Para que serve uma base de dados de clientes?
Como as bases de dados contêm informações organizadas de forma otimizada (sem informações redundantes) e acessível (fáceis de gerenciar por qualquer pessoa), podemos dizer que fazem parte de um sistema de informação ideal para o trabalho em equipe e no nível corporativo.
Por isso, é uma ferramenta perfeita para lidar com grandes volumes de informações sobre os nossos clientes e para acessá-las de forma rápida e simples, usando critérios de busca como a data de cadastro ou o nome completo.
Portanto, quanto maior o volume de dados que registramos sobre os nossos clientes, mais útil e indispensável essa ferramenta se torna. Além disso, ter uma base de dados bem segmentada permite:
- Detectar novas oportunidades de negócio graças à análise microssegmentada dos dados dos nossos clientes.
- Obter um ROI maior nas campanhas de publicidade graças a ações de marketing voltadas para um público segmentado com interesses em comum.
- Reduzir os custos das campanhas de marketing tradicionais graças ao envio por email e a outras ações automatizadas.
- Fazer campanhas de remarketing muito mais eficazes, com cupons de desconto e promoções de fidelização.
Esses são só alguns bons motivos para que, se você ainda não faz isso, reúna as informações dos seus clientes em bases de dados organizadas pelos critérios que mais interessam ao seu negócio, como o interesse por determinado produto ou a data da última compra.
Como organizar uma base de dados de clientes?
Antes de colocar a mão na massa e criar a base de dados de clientes da sua empresa ou negócio, leve em conta 3 coisas:
1. Privacidade
Lembre-se de que, se você lida com informações privadas de terceiros, precisa tomar certos cuidados no seu site e manter atualizado o conteúdo da página de política de privacidade, onde você deve informar expressamente que cumpre o RGPD e a LOPDGDD.
2. Segmentação
Nem todos os seus clientes têm as mesmas necessidades nem a mesma relação com o seu negócio, por isso você precisará classificá-los de acordo com a importância que cada um tem para ele.
Por exemplo, se fizeram um volume de compras acima de determinado valor, ou se demonstraram interesse ao visitar a sua página ou o seu app e deixaram seus dados como lead, mas nunca chegaram a concluir uma transação.
3. Atualização
Como acontece com qualquer outro tipo de conteúdo, lembre-se de que a sua base de dados contém informações que precisam ser atualizadas com certa frequência para continuarem válidas e pertinentes. Caso contrário, você pode acabar tomando decisões de marketing equivocadas.
Pense que, se a sua base de dados não cumprir essas 3 premissas, ela não será estrategicamente eficiente, não terá dados atualizados e, pior ainda, a privacidade das informações não estará garantida.
Como criar uma base de dados de clientes de qualidade?
Se você já tem claros os pontos de partida para ter uma base de dados bem organizada, quero contar como você pode criar uma do zero ou ampliar a que já tem.
Aqui vou sugerir práticas que qualquer consultor de marketing que realmente se preocupe com a sustentabilidade da sua estratégia digital a longo prazo recomendaria:
- Crie conteúdo otimizado para os mecanismos de busca (SEO) que, ao mesmo tempo, chame a atenção do seu buyer persona ou cliente ideal pela qualidade do texto.
- Use links, botões e qualquer tipo de elemento gráfico no seu site ou nas suas páginas de vendas para levar o usuário à ação que você quer que ele realize; neste caso, fornecer dados pessoais.
- Publique artigos no seu blog ou lance landing pages com um lead magnet. Ou seja, que incluam um conteúdo que exija o fornecimento de dados em troca do download.
- Inclua formulários de contato tão detalhados quanto for necessário para poder realizar ações de marketing eficazes no futuro. Não se preocupe com a preguiça dos usuários, porque só aqueles que se dão ao trabalho de fornecer os dados de que você precisa merecem ser seus clientes.
- Faça networking, participe de eventos e vá a encontros presenciais para divulgar o seu negócio e coletar informações de possíveis clientes para alimentar a sua base de dados.
Mas, acima de tudo, NÃO compre bases de dados de clientes de terceiros, pois, além de serem totalmente ineficazes para as suas ações de marketing, elas podem trazer algum problema legal.
Ferramentas para criar bases de dados de clientes
Embora, para saber qual é a melhor opção para criar a sua própria base de dados, primeiro precisaríamos definir a estratégia do seu negócio, posso orientar você falando sobre os 3 melhores tipos de ferramentas que você pode usar:
- Modelo
- CRM
- Software
Vamos ver em detalhes as características de cada uma e alguns exemplos?
► Modelo de base de dados
Provavelmente não é novidade para você se eu disser que usar ferramentas como o Microsoft Excel (ou o Numbers, da Apple) para criar as suas bases de dados é uma ótima opção.
O complicado de criar as suas bases de dados no Excel é organizar as informações e dar um formato a elas partindo totalmente do zero. Mas não se preocupe, porque para essa tarefa você pode recorrer à internet e baixar modelos gratuitos de fontes como:
- Excelgratis.com
- Uptodown.com
Esse costuma ser o recurso escolhido por nós, autônomos e pequenas e médias empresas, pois, além de ser gratuito na maioria dos casos, muitas das ferramentas usadas no marketing digital nos entregam os dados em Excel.
► CRM (Customer Relationship Management)
Um CRM é uma ferramenta de gestão mais elaborada, que as empresas costumam usar justamente para isso: gerenciar a base de dados de clientes.
Além de reunir as informações em um só lugar, o CRM conta com as funcionalidades necessárias para fazer uma segmentação otimizada de acordo com as necessidades do projeto ou do negócio em questão.
O nível de complexidade no uso dessa ferramenta é um pouco maior do que o de usar um modelo básico no Excel, mas menor do que o de um software desenvolvido para uma empresa específica.
Na internet também encontramos bons CRMs, levando em conta que muitos deles costumam estar em inglês (se é que você considera isso uma desvantagem). Alguns dos mais populares são:
- Salesforce
- Hubspot CRM
- Oracle
- Insideview
►Softwares específicos de gestão empresarial
Por último, vamos subir um nível no mundo da gestão de clientes. Hoje em dia, é comum ver nas empresas programas especializados que agilizam processos completos de faturamento ou de logística interna.
Você provavelmente já ouviu falar de nomes como SAP, Sage ou Soho, que estão entre as ferramentas de gestão empresarial mais poderosas da atualidade e que, claro, também têm o seu papel na criação e na organização de bases de dados de clientes.
Concluindo…
Neste artigo, vimos todas as considerações iniciais que precisamos levar em conta, tanto no nível legal quanto no organizacional e produtivo, para criar uma base de dados de clientes eficiente.
Entre os benefícios de criar bases de dados, destaquei a possibilidade de acessar as informações de forma simples e, além disso, poder segmentá-las de acordo com os interesses do nosso negócio. Uma tarefa cada vez mais exigida pelo marketing digital em geral e pelas ações de publicidade online em particular.
Lembre-se de que, para desenvolver a sua própria base de dados, você vai precisar de algum programa ou ferramenta que ajude na gestão das informações, principalmente se você trabalha em equipe ou dentro de uma empresa.
No nível básico (e fundamental), você pode usar modelos gratuitos no Excel, que depois vai exportar em arquivos CSV para importar nas suas campanhas de email marketing ou de social ads (por exemplo).
No nível empresarial, usar um CRM ou um programa especializado como o SAP se torna muito importante, pois o volume de clientes de um freelancer não é (nem de longe) o mesmo de uma pequena ou média empresa ou de uma grande organização.
Como você gerencia a sua base de dados de clientes? Você costuma usar ou conhece alguma das ferramentas que mencionei neste artigo? Conte para a gente!
Uma base de dados bem organizada é o alicerce de uma boa segmentação no email marketing e também é essencial para a sua estratégia de geração de leads.
Organizar bem esses dados fica mais fácil se você contar com um sistema de informações de marketing centralizado.