Poder optimizar tu tiempo y tus recursos son factores claves para la productividad de tu negocio. Herramientas como el email marketing o los webinars te ayudan a manejar grandes grupos de audiencia en pocos minutos y utilizando pocos recursos, y puedes llegar a conseguir un engagement muy grande.
Ese es uno de los aspectos fundamentales al momento de optimizar tu productividad: ser recursivo. De igual forma, ser eficiente y eficaz serían la base para que todo marche sobre ruedas.
Antes de hablar específicamente del ámbito online, desarrollemos algunos puntos que te ayudarán a optimizar tu productividad en general. Una vez que tengas esto controlado, será mucho más sencillo aplicarlo a cualquier aspecto de tu vida personal o profesional.
¿Cómo optimizo mi tiempo para ser más productivo?
1. Prioriza tus actividades
Si sabes que debes cumplir cuatro o cinco asignaciones, no inviertas tu tiempo en redes sociales, ni intentes hacer varias cosas a la vez. Haz una lista, encabezando lo más importante y dedícate únicamente a eso, así verás que irás resolviendo todo más fácil y en menor cantidad de tiempo. Ya cuando termines alguna de las tareas, podrás ir a ver esas historias en Instagram.
2. Mantén orden en tus espacios
Si al sentarte a trabajar no consigues las cosas y tienes que invertir tiempo en recordar dónde dejaste la libreta o en encontrar ese bolígrafo rojo que justamente hoy necesitas usar, perderás minutos valiosos que podrías usar en una siesta o en un café mientras lees las noticias recostado en tu cama. Para ser productivo, cada minuto cuenta.
3. Aprovecha tus horas de mayor productividad
Para algunas personas, trabajar de noche es muchísimo más productivo que madrugar o viceversa. Identifica en qué momentos del día te fluyen mejor las ideas y adapta tus horarios en función a eso. Verás como el tiempo empieza a rendirte mejor y podrás cumplir con más tareas en menos horas.
4. No te satures ni dejes todo para las fechas de entrega
Si aceptas más de lo que puedes hacer, no importa cuántas técnicas de planificación utilices, el tiempo no te va a alcanzar. Sincérate contigo mismo cada vez que vayas a aceptar más trabajo o antes de comprometerte con alguna actividad.
Por otra parte, los deadlines o tiempo de entrega siempre te van a generar más presión y hará más estresante el proceso de culminarlo. Por esto, te recomendamos que inviertas tiempo en adelantar un poco diariamente para que el día de entrega en vez de correr, puedas descansar porque ya cumpliste con la tarea.
5. Automatiza todo lo que puedas y delega actividades
Usa la tecnología a tu favor, puedes descargar archivos mientras lavas la ropa y haces ejercicios; de estas tres actividades, solo una te necesita al 100%. Ajjusta tus actividades de forma que si vas a hacer varias cosas juntas, solo necesites estar completamente presente en una.
Otro factor importantísimo es delegar, si eres cabeza de familia o tienes un equipo de trabajo, asígnales tareas a ellos también para que todos puedan aportar en diferentes medidas y no debas cargar tú con todo el trabajo y todas las responsabilidades.
Con estos tips, verás como el tiempo se pone de tu lado, estarás menos estresado, menos cansado y dejarás de necesitar que el día tenga más de 24 horas.
Una vez tengas optimizada tu productividad personal, vamos a llevarlo al mundo digital y ver cómo la vida online te ayudará a lograr tus metas y objetivos.
Empecemos con esas herramientas digitales que te ayudarán a tener todo bajo control y a reducir tus tiempos de entrega, producción y revisión.
1. Google Calendar
Es básicamente una agenda online sincronizada a tu computadora, celular, tablet o incluso smartwatch. Es decir, cualquier dispositivo digital donde puedas iniciar sesión en tu cuenta Google, se puede convertir automáticamente en tu agenda personal.
Incluso con esta herramienta en ocasiones no tendrás ni siquiera que sentarte a marcar las fechas importantes, si te hacen una invitación a una reunión mediante correo electrónico, se agrega automáticamente a tu calendario.
Asimismo, Google Calendar te permite configurar alertas para que no olvides ningún evento. Estas alertas puedes personalizarlas, hacerlas recurrentes y establecerlas en el margen de tiempo que consideres conveniente.
También puedes crear eventos sincronizados con los miembros de tu equipo o cualquier otra persona que tenga una cuenta Google.
2. Google Drive
Esta es una herramienta de Google diseñada para almacenar y sincronizar archivos en línea. A través de Google Drive puedes guardar, compartir e incluso editar online con otras personas documentos en diferentes formatos.
Puedes cargar archivos del paquete office o crearlos directamente dentro de Google Drive. Con estos documentos eres libre de configurar su privacidad, de compartirlos mediante links o enviarlos directamente vía email, aplicaciones de mensajerías y más.
Además, Google Drive te permite la creación de teamdrives si manejas grandes cantidades de información online con tus equipos de trabajo. Y no tienes que preocuparte por el espacio de almacenamiento ya que cuentas con la opción de ampliarlo de acuerdo a tus necesidades.
3. Evernote
Es una aplicación que te permite llevar registro en formato de texto, audio o imagen que posteriormente puedes compartir a través de tu correo electrónico, whatsapp y otras plataformas digitales.
Toda la información que registres en Evernote está configurada para quedar almacenada en la nube, por lo cual te sirve para descargarla donde necesites en cualquier momento en caso de no tener acceso a la aplicación.
4. Slack
Es una herramienta que te ayudará a optimizar tu productividad y la de tu equipo. En especial si tienes un trabajo a distancia o si tus miembros se encuentran en diferentes zonas horarias.
Slack cuenta con una versión de escritorio y una aplicación móvil así que puedes acceder a tu información, chats y documentos en el momento que desees. También puedes activar o desactivar notificaciones, tener conversaciones grupales o privadas con cada miembro de los equipos y compartir con ellos cualquier material que necesiten.
5. BaseCamp
Parecida a Slack pero con más opciones, se trata de una herramienta digital que te ayudará al momento de hacer seguimiento de resultados, asignar tareas, comunicarte con tus equipos y crear proyectos dentro de tu empresa.
Con BaseCamp puedes tener agrupado en un solo proyecto toda la información que necesites, diferentes formatos de archivos, a los miembros de tus equipos e incluso a clientes si así lo deseas.
También cuenta con una versión móvil y una versión de escritorio, ambas bastante amigables e intuitivas. Asimismo, te permite conectarla con otras plataformas para sincronizar la información.
Ya que tienes los consejos para optimizar tu tiempo y las herramientas digitales para incrementar tus niveles de productividad, solo nos queda compartirte algunos consejos que te ayudarán a cerrar el ciclo perfecto y optimizar por completo la productividad digital de tu marca.
· Consejos para optimizar la productividad digital de tu marca
● Define objetivos claros
Una tarea o una acción sin un objetivo es un vehículo sin volante. Todo lo que hagas, debe tener una razón de ser y debe apuntar hacia una meta, bien sea específica o general.
Trabajar por pasar el tiempo no tiene sentido y menos cuando quieres ser productivo. Es por esto que tus objetivos deben ser claros, medibles y cumplidos a través de acciones y estrategias diseñadas para ello.
● Comunícate de forma efectiva
Si eres gerente, líder o miembro de equipo, el poder comunicarte efectivamente es igual de necesario. Muchos problemas ocurren cuando el mensaje no es transmitido correctamente o cada persona le da un significado distinto.
La comunicación es clave en cualquier relación, personal, laboral e incluso contigo mismo. Manejar las comunicaciones de forma oral y escrita te asegurará un respaldo y un refuerzo en el mensaje.
Asegúrate de no dejar dudas ni ser ambiguo al momento de comunicarte, esto te evitará retrasos, problemas y pérdidas de tiempo,
● Delega tareas
Aunque existan muchas herramientas digitales que te permiten hacer grandes cantidades de trabajo, debes tener en cuenta que para ser productivo es importante tener control de cada acción que realizas.
Delegar tareas te ayuda a tener diferentes visiones, más ideas y más ojos atendiendo lo que hay que hacer. Prepara a tu equipo para ser capaz de cumplir de forma óptima sus labores sin que tengas que sobrecargarte de trabajo.
Invertir en capacitaciones para tu equipo apenas inicien te ayudará a ahorrar tiempo después. Recuerda que la calidad de tu producción depende de ellos, el capital humano es la base de toda empresa exitosa.
● Establece fechas de entregas
Más que un método de generar presión, son una forma de mantener el orden y cumplir con las asignaciones en el tiempo estipulado. Manejar fechas de entrega te ayuda a poder realizar cambios, revisiones o lo que sea necesario para que el resultado sea el esperado.
Si alguna asignación debe llegar a un cliente en 15 días, asegúrate que la persona encargada de hacer esa tarea la entregue al menos con 5 días de anticipación que permita la revisión y optimización de la misma.
De esta manera siempre podrás entregar resultados de calidad.
Luego de este artículo, estás listo para optimizar tu productividad al máximo, apoyándote en los recursos online y tus capacidades.
Te invitamos a compartirlo y ayudar a otros a que también logren sus metas de productividad digital.
