Email transacional

O que é um email transacional?

Um email transacional é uma mensagem por email enviada automaticamente a um único destinatário como consequência de uma ação realizada por essa pessoa dentro de um site ou aplicativo.

Existem muitos tipos de emails transacionais e, com certeza, você recebeu algum recentemente.

Algumas das ações que acionam o envio de um email transacional são a recuperação de senha, a validação de uma compra, a confirmação de cadastro em um formulário, a verificação da validade de um endereço de email, a solicitação de avaliação de um serviço prestado, o rastreamento de um pedido, etc.

Ao contrário dos envios em massa, os emails transacionais são enviados a uma única pessoa. O objetivo é comunicar algum aspecto importante, uma ação necessária ou algo gerado pelo próprio usuário.

Um exemplo muito conhecido são os emails transacionais com o resumo de um pedido. São muito úteis porque ajudam a manter um registro, em nosso poder, sobre as coisas que compramos.

Mas existem muitos outros:

O email de confirmação de cadastro após a inscrição
Os que enviam informações com dados de acesso a alguma conta
Ou as mudanças de status de um pedido

Todos representam informações relevantes para um usuário específico e devem chegar de forma imediata e no momento adequado.

Características dos emails transacionais

Para resumir, as principais características de um email transacional são:

Gatilho único: É enviado automaticamente após uma ação específica do usuário (ex. uma compra ou cadastro).
Alta relevância: O usuário já o espera, o que gera taxas de abertura muito altas.
Conteúdo personalizado: Inclui dados exclusivos do destinatário (nomes, números de pedido, links).
Propósito funcional: Seu objetivo é informar ou confirmar, e não vender em massa.
Imediatismo: A entrega deve ser em tempo real para ser eficaz.
Sem cancelamento obrigatório: Por ser uma informação de serviço, geralmente não exige um link de descadastramento.

Vantagens dos emails transacionais

Os emails transacionais são muito importantes em qualquer negócio e você deve cuidar do seu conteúdo tanto quanto cuida ao criar uma campanha de email marketing.

Algumas das vantagens dos emails transacionais são:

Aumentam a fidelização. Enviados no tempo e na forma adequados, esse tipo de email fideliza e oferece uma sensação de proximidade.
Favorecem o reconhecimento de marca. Os emails transacionais são desejados pelos clientes porque trazem informações de valor e criam uma oportunidade clara para melhorar o seu branding.
Desafogam o atendimento ao cliente. Ao oferecer informações atualizadas ao cliente, evitam-se dúvidas sobre o status de pedidos ou perguntas gerais.
Melhoram a experiência do usuário. São muito valiosos para garantir uma experiência satisfatória em qualquer tipo de situação.
Personalizam as comunicações. Embora sejam automáticos, são enviados de forma individual para cada contato, o que permite dar um toque pessoal para cada cliente.
Permitem cross-selling e up-selling. Como são emails que o cliente já espera receber, a taxa de abertura é muito alta, tornando-se um elemento com grande potencial para aumentar as vendas.

Diferenças entre email marketing e email transacional

O envio de emails em massa ou de campanhas de email marketing difere bastante do envio de emails transacionais. Aqui explicamos as diferenças entre ambos os tipos de comunicação por email:

O email marketing permite alcançar muitos destinatários ao mesmo tempo, enquanto os emails transacionais são comunicações mais personalizadas, pois são a resposta a uma ação específica realizada por uma pessoa em particular.
Nos emails transacionais não há obrigação de incluir um link de descadastramento, algo que é necessário quando realizamos campanhas de envio em massa.
Os destinatários de um email transacional são pessoas que interagiram em nosso site ou aplicativo (não precisam ser obrigatoriamente clientes). Já no email marketing, os destinatários são clientes consolidados ou em potencial.
Os emails transacionais devem chegar no menor tempo possível, como uma resposta imediata a uma ação. Por outro lado, nas campanhas de email marketing, o envio pode ser programado, já que o receptor não espera uma resposta ou notificação imediata.

É possível enviar emails transacionais com uma ferramenta de email em massa?

Embora as ferramentas de email em massa, como a Mailrelay, sejam voltadas para o envio de grandes volumes de emails a milhares de contatos, às vezes elas também possuem recursos para enviar emails transacionais.

A seguir, veremos as alternativas, todas elas disponíveis na conta gratuita da Mailrelay.

► Emails transacionais enviados a partir da própria interface de usuário

Como comentamos, as ferramentas de mailing são usadas para enviar grandes volumes, porém, há situações em que o envio de um email transacional é necessário.

Por exemplo:

Emails de confirmação de inscrição (duplo opt-in)
Emails de automação (em resposta à inscrição, na data de aniversário, ao se cadastrar em uma nova lista, etc.)
Até mesmo para confirmar o descadastramento

Todos esses emails geralmente são gerenciados no próprio painel da ferramenta de email marketing, que permite editá-los, programar o seu envio e registrá-los.

Uma vez configurados, não será necessário fazer mais nada, pois a própria ferramenta cuidará dos envios no momento adequado.

O que acontece com outros tipos de emails, como os de resumo de compra?

Neste caso, não são enviados a partir da própria plataforma porque não há comunicação direta entre a ferramenta externa e a Mailrelay.

Ainda assim, é possível utilizar a Mailrelay para o envio dos emails transacionais de uma loja virtual.

► Emails transacionais enviados por SMTP

Hoje em dia, a maioria das plataformas de e-commerce, como por exemplo:

Prestashop
Woocommerce
Magento
Shopify

Permitem configurar o envio via SMTP.

O normal é que essas plataformas utilizem o servidor onde estão hospedadas para enviar os emails, com as limitações habituais.

No início, quando o seu e-commerce está “recém-saído do forno”, é muito provável que você não note nada e nem tenha nenhum problema.

No entanto, à medida que a sua loja adquire volume de vendas e movimenta mais emails, é muito provável que você atinja os limites impostos pelos serviços de hospedagem.

Tenha em mente que muitos emails podem ser enviados:

Resumo da compra
Mudanças no status da compra
Possíveis erros ou modificações
Promoções de produtos relacionados
Etc.

Tudo isso precisa ser enviado de forma constante, todos os dias.

E chega um ponto em que, com o serviço de hospedagem, não é mais possível.

Nesse caso, é possível configurar o SMTP da Mailrelay de forma simples para que esses envios sejam feitos pela ferramenta de email marketing, em vez da hospedagem.

Essa é uma solução imediata para disparar todos esses emails transacionais a partir de uma plataforma de envio eficiente.

► Emails transacionais enviados via API

A última opção de envio de emails transacionais pela Mailrelay é utilizando a API de desenvolvimento.

É uma alternativa eficaz para usar com apps, CRMs ou similares, integrando esses softwares com a Mailrelay para o envio de emails transacionais nas mais diversas situações:

Quando o usuário realiza uma ação específica
Com base em certos condicionantes (tempo de uso, preferências)
Como confirmação ou lembrete de algum evento
Etc.

São ações muito diferentes e, portanto, difíceis de gerenciar a partir de uma aplicação de email marketing convencional. A disponibilidade de uma API que permita conectar ambas as ferramentas é a melhor opção.

Exemplos de emails transacionais

1. Gestão de Conta

Boas-vindas: Confirmação da criação de conta após o cadastro.
Verificação: Código ou link para confirmar o endereço de email.
Redefinição de senha: Link temporário para alterar a senha de acesso.
Alerta de segurança: Aviso de login feito por um novo dispositivo.

2. Ciclo de Compra (E-commerce)

Confirmação de pedido: Resumo dos produtos comprados e o total pago.
Recibo ou nota fiscal: Documento legal anexado ou detalhes da cobrança realizada.
Aviso de envio: Notificação de que o pacote saiu do armazém.
Rastreamento (Tracking): Link para ver a localização do pacote em tempo real.
Confirmação de entrega: Mensagem final quando o produto chega ao destino.

3. Atividade e Notificações

Atualização de termos: Aviso sobre mudanças nas políticas de privacidade ou nos termos de uso.
Resumo de atividade: Relatório semanal ou mensal de uso (comum em apps de finanças ou saúde).
Comentários ou menções: Aviso de que alguém interagiu com o usuário em uma plataforma social.
Solicitação de suporte: Confirmação de que um ticket de atendimento foi recebido.

4. Eventos e Reservas

Confirmação de agendamento: Lembrete de data e hora de um serviço (médico, salão de beleza, etc.).
Ingresso eletrônico: Envio de ingressos para um evento, voo ou cinema.
Cancelamento: Confirmação de que uma reserva ou assinatura foi cancelada.