Noreply: o que significa e se um email que não aceita resposta é seguro

Noreply significa “não responda”. É um endereço de email, como [email protected], a partir do qual uma empresa envia mensagens automáticas, mas que não recebe nem lê as respostas. Se você responder a um email noreply, ninguém vai ler a sua mensagem.

Com certeza, em mais de uma ocasião, você já tentou entrar em contato com uma empresa por meio de um email que ela lhe enviou e encontrou um email como [email protected].

Surpresa! Devo responder a esse endereço de email ou ele é um robô e não há ninguém por trás dessa caixa de entrada…?

Embora seja verdade que essa é uma opção bastante comum, ela pode ser um grande erro.

Se você também usa emails noreply, recomendamos que leia este artigo do Mailrelay com atenção. E se estiver pensando em criar um, não mexa um dedo até terminar de ler este artigo.

Talvez você mude de ideia…

O que é um email noreply?

Um email noreply é um endereço de email que usa o formato que já mencionamos na seção anterior: [email protected]. As empresas os utilizam para evitar que o usuário responda a seus emails, eventos, campanhas etc.

A palavra noreply significa literalmente “não responda” a este endereço de email. Se por acaso enviarmos um email para responder a mensagem ou perguntar algo, ele não será lido.

Por que qualquer empresa usaria esse recurso? Analisaremos isso com mais profundidade na próxima seção:

Por que os emails noreply são usados?

Algumas empresas usam o noreply para se tornarem conhecidas, chegar a novos clientes ou simplesmente informar algo: elas lançam uma série de pacotes de emails que enviam aos usuários (às vezes, cometendo o erro de enviá-los em massa, sem segmentar os destinatários).

Como é normal, o usuário pode ter várias dúvidas sobre o email que recebeu e pode responder diretamente ao email. Imagine que a empresa se depare com milhares de emails: talvez ela não tenha os recursos para respondê-los nem a equipe adequada, ou a caixa de entrada pode até ficar saturada.

Também pode ser que não queiram complicar as coisas.

De qualquer forma, essas empresas usam emails noreply para evitar que os usuários fiquem tentados a respondê-los.

Desse ponto de vista, usar noreply pode parecer a decisão mais acertada, já que assim a empresa pode se dedicar a gerenciar outros processos. Mas, como você pode imaginar, negligenciar o atendimento ao cliente não é uma boa opção, e vamos explicar em detalhes alguns dos motivos para não fazer isso.

Exemplos de emails noreply

O uso de endereços de email “noreply” é comum em estratégias de email marketing. Veja a seguir algumas formas de uso desses emails:

• Empresas e organizações costumam enviar comunicações automáticas aos seus clientes ou usuários, como lembretes de cobrança ou avisos sobre mudanças nas políticas do serviço, usando endereços de email “noreply” para indicar que não se espera uma resposta dos destinatários.
• Várias plataformas online permitem que os usuários se inscrevam em alertas por email, como notificações de atualizações em fóruns ou de novos artigos em um blog. Esses emails também costumam ser enviados de endereços “noreply”, indicando que não é necessário responder.
• Aplicativos de comunicação optam por endereços de email “no-reply” para enviar avisos aos usuários, incluindo lembretes de eventos próximos ou alertas de segurança.

Você recebeu um email noreply? O que significa e o que fazer

A maioria das pessoas que pesquisa o que é noreply não envia emails: recebe. Vejamos as três dúvidas mais comuns.

O que acontece se você responder a um email noreply?

Depende de como o endereço está configurado. Em alguns casos, a sua resposta é devolvida e você recebe um aviso de que o endereço não existe. Em outros, o servidor a aceita, mas ela é apagada sem que ninguém a leia. E há empresas que enviam uma resposta automática com o canal correto para entrar em contato.

Nos três casos, o resultado é o mesmo: a sua mensagem não chegará a nenhuma pessoa. Se você precisar de algo, procure no próprio email um link para a ajuda, um telefone ou um endereço de contato.

Um email noreply é seguro?

Um remetente noreply não é, por si só, sinal de fraude. Bancos, lojas online, redes sociais e serviços como o Google o usam diariamente para avisos automáticos e emails transacionais.

Mas os golpistas também o imitam, com técnicas de falsificação ou spoofing, para dar uma aparência oficial aos seus emails de phishing. Antes de clicar, verifique três coisas:

Se tiver dúvidas, não use os links do email. Acesse o site ou o aplicativo oficial digitando você mesmo o endereço.

Noreply no Gmail: como saber quem envia o email

No Gmail, você pode verificar o remetente real de uma mensagem. Abra o email e clique na pequena seta que aparece abaixo do nome do remetente.

Você verá os campos “enviado por” e “assinado por”. Se os dois mostrarem o domínio oficial da empresa, a mensagem passou nas verificações de autenticação SPF e DKIM. É um bom sinal, mas convém continuar usando o bom senso.

6 motivos para não usar emails noreply na sua estratégia de email marketing [Desvantagens]

Depois de ler esses motivos, você provavelmente não vai querer criar um endereço de email desse tipo (ou não). Vamos começar:

1) Prejudica a sua estratégia

Você pode achar que os emails noreply estão ajudando e até que combinam perfeitamente com uma estratégia de email marketing, mas é justamente o contrário.

As consequências negativas dos emails noreply não vão demorar a aparecer, como estas:

• Ao impedir que os usuários se comuniquem com a marca, levantamos muros que destroem justamente um dos principais objetivos do email marketing: construir um relacionamento ideal com o cliente.
• Também afeta a confiança, reduzindo-a de forma significativa. Vai prejudicar a imagem da marca e afetar diretamente a interação.
• Se os usuários decidirem responder e perceberem que a resposta não chegou, todos os emails da marca podem se tornar SPAM puro e simples.
• Além disso, com os emails noreply, a única coisa que você consegue é levar seus usuários e potenciais clientes a uma espécie de beco sem saída, do qual não encontrarão escapatória. Se eles quiserem entrar em contato com a marca, não terão outra opção a não ser complicar a vida deles e explorar outras formas.

2) Pode descumprir a lei

Ao trabalhar com estratégias de email, é preciso ter muito cuidado com a privacidade dos usuários no marketing. Por exemplo, enviar emails em massa sem o consentimento do usuário é uma prática que é penalizada e as consequências podem ser muito maiores do que pensamos.

E não somos nós que dizemos isso, é o governo da Espanha:

Segundo a Lei 34/2002:

“Quando forem enviadas mensagens por email, esse meio deve incluir necessariamente um endereço de email válido onde esse direito possa ser exercido, e o envio de comunicações que não incluam esse endereço é proibido”.

E tenho certeza de que, se você estiver operando em qualquer país da América Latina, terá algum ponto legal em sua região que trata desse assunto.

Atenção a este detalhe: a lei não proíbe usar um endereço noreply como remetente. O que ela exige é que as comunicações comerciais incluam um endereço ou um procedimento válido para cancelar a inscrição. Se a sua newsletter sai de um noreply e não oferece nenhuma forma de fazer isso, você estaria descumprindo a LSSI.

3) Dá a impressão de que você não se importa com a opinião do cliente

Já vimos que um dos principais motivos pelos quais uma empresa usa emails noreply é evitar ter que responder a determinados emails, especialmente os enviados em massa.

Talvez o único objetivo da empresa com essa estratégia seja encontrar uma maneira de economizar tempo e dinheiro. Embora isso possa parecer muito positivo, lembre-se de que você não está dando ao usuário outra opção a não ser procurar informações de contato no site ou em outro lugar, caso ele precise de ajuda.

E isso afeta a imagem da empresa de forma negativa.

4) Faz o usuário sentir que está falando “com a parede”

Imagine como ele se sentiria se estivesse com um problema, enviasse um email elaborado para resolvê-lo e não recebesse nenhuma resposta. Seria praticamente como falar com uma parede.

Eles se sentirão totalmente ignorados porque não haverá ninguém do outro lado para responder.

Você está desperdiçando a oportunidade de criar pontos de conexão que podem ser decisivos para a continuidade da empresa.

5) Mostra um lado egoísta

Como você já pode imaginar, enviar emails noreply demonstra uma atitude que pode ser vista como egoísta e não fará nada bem à marca.

Muitos desses usuários podem chegar rapidamente à conclusão de que não estão interessados no que você está enviando porque você não está interessado na opinião deles.

6) Seus emails podem nunca ser entregues

É muito fácil encontrar ferramentas e filtros especiais para que seus emails não sejam entregues.

E o pior é que essas ferramentas são muito fáceis de configurar: a única coisa que o usuário terá de fazer é aplicar uma série de filtros para marcar o email como indesejado se tivermos incluído determinadas palavras-chave.

Digamos que eles estão nos dando um gostinho do nosso próprio remédio: o email não será entregue e eles não poderão responder se o receberem.

Melhores formas de evitar emails noreply para seus clientes

Agora que está claro que os emails de noreply não são uma solução para nada, é importante ver como podemos gerenciar esses emails.

Aqui estão algumas práticas recomendadas que você pode experimentar:

Melhore a interação das suas campanhas

Antes de mais nada, é importante criar campanhas personalizadas com base nos interesses e nas necessidades dos seus clientes em potencial. Elas devem ser atraentes e persuasivas.

A melhor maneira de conseguir isso é mostrar a eles a personalidade autêntica da marca, sem excluir ninguém.

Uma boa ideia é basear (não copiar) seus emails no que seus concorrentes estão enviando.

Aposte em um texto breve, indique que se trata de um email publicitário e troque o odioso endereço noreply por um email com o nome de uma pessoa (pode ser inventado, não precisa ser real).

Crie um endereço de email para receber perguntas

Mesmo que exija um certo investimento financeiro e de tempo, você deve criar um endereço de email para gerenciar as perguntas que receber. Não importa se estamos falando de uma empresa pequena ou grande: esse email deve estar sempre presente.

Nesse ponto, podemos cometer o erro de pensar em indicar nosso próprio endereço de email para receber essas perguntas. Assim que você começar a ser inundado com mensagens e parecer que elas nunca terminam, você perceberá onde está o erro.

Ao criar um email especificamente para essa finalidade, podemos separar as tarefas. Defina um cronograma, acesse esse novo email e comece a responder às perguntas. Pode levar tempo, mas isso melhorará a interação com o usuário.

Neste exemplo, você pode ver o que estamos dizendo: a mensagem é enviada de um email noreply. No entanto, eles informam que, se você tiver alguma dúvida, deve escrever para outro endereço, como “ayuda.es@…”

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Use os filtros

Depois de ler o ponto anterior, você pode sentir falta dos emails noreply quando começar a receber centenas de emails. Felizmente, antes de voltar a essa prática ruim, temos uma opção: filtros personalizados.

Procure nas configurações do seu cliente de email e você verá como é possível definir regras que filtram emails com base em determinadas condições.

Por exemplo, você pode filtrar emails que tenham palavras-chave como notificação de entrega de mensagem ou resposta automática.

Não queremos dizer que você deve enviar esses emails diretamente para a lixeira, mas pode movê-los para uma pasta separada na caixa de entrada para que possa estudá-los quando tiver mais tempo.

Em resumo, os filtros podem ser muito úteis.

Ofereça recursos de ajuda para reduzir a quantidade de mensagens

Se mesmo com os filtros você não conseguir reduzir o número de emails que recebe, algo está errado.

Há uma boa prática que pode ajudar nisso: melhorar a visibilidade dos links para recursos de ajuda, como uma seção de perguntas frequentes, uma central de ajuda ou até mesmo um chatbot. Com esses recursos, você pode solucionar a maioria das dúvidas dos seus usuários, para que eles pensem duas vezes antes de enviar aquele email.

Garantimos que, com essa tática, você reduzirá o número de emails que terá de responder.

Uso de soluções avançadas

Se o programa que você usa para enviar emails não for suficiente, é hora de experimentar soluções avançadas. Um bom exemplo é a ferramenta ZenDesk, muito prática para o gerenciamento de tíquetes.

Você pode começar com um endereço genérico para enviar as respostas que recebe e depois prosseguir com a classificação delas.

Outras ferramentas lhe oferecem opções para escolher um endereço de remetente e um endereço de resposta, a fim de ter um melhor gerenciamento de tudo relacionado à campanha.

Configurar bem o endereço de envio passa por entender como funcionam os serviços SMTP que a sua plataforma de email marketing usa.

No entanto, lembre-se de que essas soluções geralmente são pagas.

A alternativa ao noreply: remetente real e endereço de resposta

Se você envia emails da sua empresa, há uma solução simples para não perder nenhuma resposta. Um email tem dois campos diferentes: o remetente, que é quem aparece como emissor, e o endereço de resposta (Reply-To), que é para onde vai o que o cliente responde.

Você pode enviar suas campanhas de um email corporativo com a sua marca, como [email protected], e fazer com que as respostas cheguem a [email protected]. Assim, o cliente pode escrever para você e a sua equipe recebe cada mensagem na caixa de entrada certa.

A maioria das ferramentas de email marketing permite configurar os dois campos separadamente. E se, além disso, você autenticar o seu domínio, como exigem os requisitos do Gmail e do Yahoo para envios em massa, seus emails chegarão com mais facilidade à caixa de entrada.

Conclusão

Agora você sabe os motivos pelos quais os endereços de email Noreply são uma má ideia para a sua marca e como gerenciá-los para melhorar a interação e a satisfação dos seus clientes.

Um dos princípios básicos do email marketing é colocar as necessidades de cada cliente em primeiro lugar, para que você possa criar pontos de contato ideais que ajudarão a fortalecer o impacto da sua marca no mercado.

Se você estava usando esse tipo de endereço de email em sua empresa, é hora de repensar esta estratégia.

Perguntas frequentes sobre noreply

O que significa noreply em um email? Significa “não responda”. Indica que a mensagem foi enviada automaticamente de um endereço que não recebe nem lê respostas.

O que acontece se eu responder a um email noreply? A sua mensagem será devolvida ou apagada sem que ninguém a leia. Para entrar em contato com a empresa, use o link de ajuda, o telefone ou o endereço de contato que aparecem no email ou no site dela.

Um email noreply é seguro? Por si só, sim: muitas empresas legítimas o usam para avisos automáticos. Mas os golpistas também o imitam, então verifique o domínio do remetente e não forneça dados pessoais por meio dos links do email.

Por que as empresas usam noreply? Para enviar avisos automáticos, como confirmações ou alertas, sem precisar gerenciar as respostas. O problema é que isso impede que o cliente responda e prejudica o relacionamento com a marca.

É ilegal enviar emails de um endereço noreply? Não por si só. Mas, na Espanha, a LSSI exige que as comunicações comerciais por email incluam um endereço ou um procedimento válido para cancelar a inscrição. Um email comercial enviado de um noreply sem essa opção descumpriria a lei.

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Usar um remetente noreply também pode afetar a sua entregabilidade em email marketing, e isso tem relação com o motivo pelo qual os emails não chegam ao Hotmail quando a reputação do remetente não é boa.