Hoy en día, y en contra de lo que pueda parecer, el email es todavía uno de los medios más eficaces para comunicarse con profesionales, empresas o particulares. Sin embargo, a través de él corremos el riesgo de ser malinterpretados.
Cuando enviamos un mensaje escrito, la persona que lo lee no nos tiene delante. No puede saber el tono que le damos y, mucho menos, interpretar la expresividad o intención de nuestras palabras.
Por todo ello, saber cómo redactar un email formal es fundamental (al menos si queremos causar una buena impresión). En otras palabras decir, debemos huir de la ambigüedad para que nuestro mensaje transmita lo que realmente queremos decir.
Veamos cómo redactar un email formal para que cualquier persona que reciba tus correos te preste atención y se lleve la mejor imagen de ti.
A la hora de redactar un email formal, no solo debes tener en cuenta lo que dices, sino el formato en el que lo dices. Un texto legible y comprensible es más agradable de leer.
Redactar un email formal: Guía paso a paso
Con el fin de lograr que tus emails tengan un aspecto profesional, sean altamente legibles, comprensibles y se perciba un gran respeto y experiencia, en este artículo te contaré algunas claves para redactar un email formal.
¿Qué formato debe tener un email formal?
Crear un email de estas características, es un trabajo que no solo requiere buena redacción. Para que este sea legible, además requiere una correcta maquetación.
Con ello no me refiero a gráficos ni colores, sino a proporcionar un formato simple y claro. Para ello, algunos de los elementos que puedes añadir a tus emails son:
- Viñetas. Sirven para ordenar los temas o ideas del email.
- Negritas. Ayudan a destacar términos importantes.
- Cursivas. Se pueden emplear para dar énfasis y sentido a una frase.
- Párrafos cortos. Favorecen la lectura y su agilidad.
A esto cabe añadir que para escribir un email formal, por supuesto, es fundamental cuidar la ortografía y el uso de los signos de puntuación.
¿Y cómo se redacta un email formal?
Para determinar el estilo que debes dar a tus emails con fines formales, ten en cuenta que este tipos de emails pueden tener distintos fines:
- Solicitar información a una empresa o profesional.
- Enviar información sobre tus productos o servicios a un posible cliente.
- Gestionar distintos asuntos con compañeros, empleados o proveedores.
- Dar una noticia relevante.
- Presentar a tus contactos para generar alianzas…
La lista podría ser casi infinita, por lo que saber redactar un email formal tiene multitud de aplicaciones. La buena noticia es que, con los aspectos que veremos a continuación, tus emails se volverán más atractivos y eficaces.
1) Asunto
Una de las partes más importantes del email es el asunto, pues lo más importante es que el destinatario abra el email. Para ello, debes redactar emails con asuntos claros y suculentos.
Cuando se trata de redactar un email formal, tus asuntos deben ir directos al grano y aportar claridad.
Así, si tu correo contiene información sobre una vivienda en la que el destinatario está interesado, lo ideal es que el asunto sea algo como “Información sobre la venta de la vivienda en calle X”. Lo más normal es que esa persona esté esperando la información, por lo tanto, nada más ver el asunto, abrirá el email.
La mayoría de las veces, la diferencia entre abrir o no un email, está en el asunto. Este debe dar un avance de lo que el lector se encontrará dentro, sino cualquier esfuerzo en la redacción, habrá sido en balde.
2) Introducción
Si quieres saber cómo redactar un email formal para pedir información, enviarla o cualquier otro fin, empezar con una introducción agradable y correcta será el primer paso.
La introducción de un email debe ser correcta y servir como elemento para situar en contexto al lector.
Esta introducción puede incluir un breve saludo y, antes de entrar de lleno en el cuerpo del email, alguna frase para empatizar y romper el hielo. Un “qué tal estás”, por ejemplo, sería buena idea. Después, puedes indicar cuál es el objetivo.
Estas primeras palabras determinarán la postura desde la que tu destinatario leerá tu email. Si quieres que lo haga desde una postura positiva, cuida tu lenguaje y cada palabra que escribas.
3) Cuerpo del mensaje
Esta sección es el grueso de tu email y, en ella, se incluye la información que demandas o entregas. Con lo cual, debe quedar muy clara. Es por ello que, además de redactar un email formal a la perfección, necesitarás aplicar un formato adecuado.
Sobre esto último te hablaré más adelante, ahora centrémonos en la forma en que vas a transmitir tu mensaje. Aquí van mis recomendaciones:
- No olvides puntos importantes para dar respuesta o hacer una petición.
- Crea frases simples para favorecer la comprensión y legibilidad del email.
- Evita palabras con connotación negativa que puedan hacer sentir mal.
- Facilita la lectura con un tono de voz agradable y un lenguaje sencillo.
- Utiliza el menor número de palabras posibles para aportar claridad.
- Aporta los detalles útiles para evitar un intercambio interminable de emails.
Si realmente quieres que el destinatario comprenda tu mensaje, debes ponérselo fácil. Por ello, apuesta por lo simple y sencillo.
4) Conclusión y llamada a la acción
Al igual que hacemos con otros tipos, a la hora de redactar un email formal, es preciso añadir una llamada a la acción al final del texto. Y es que la conclusión debe despejar cualquier atisbo de duda y, además, proponer la siguiente acción.
¿Será agendar una reunión, cerrar un trato, compartir información, esperar una respuesta…? Piensa en qué quieres que haga el destinatario y añádelo en la parte final de tu email.
Un email, sin una llamada a la acción, es una puerta abierta a la procrastinación y a la no acción. Tu destinatario no sabrá cuál es el siguiente paso. Así que cuéntale cuál es.
Errores a evitar a la hora de redactar un email formal
Antes de pasar a ver algunos ejemplos sobre cómo redactar un email formal, veamos cuáles son los errores más comunes que se comenten en este sentido. Conocerlos te ayudará a estar precavido y a obtener mejores resultados.
He creído conveniente añadirlos a esta guía porque, como bien se dice, de los errores se aprende. Y hoy pueden ayudarnos a redactar emails de mejor calidad.
Veamos cuáles son los puntos a los que debemos prestar especial atención:
- Saludo. Cuando vayas a saludar en tu email, procura terminar con dos puntos, no con una coma. Es decir, en lugar de decir “Buenas tardes, Ana”, deberías escribir “Buenas tardes, Ana:”. Este modo sería el correcto.
- Inicio de la introducción. Después de saludar, deberás continuar con la introducción de tu email. Eso sí, siempre iniciando con mayúscula.
- Uso de mayúsculas y minúsculas. Si has tenido la tentación de escribir un email entero en mayúscula, olvídalo. La sensación que generas en el destinatario es poco o nada agradable. Si deseas que este tenga una buena percepción sobre ti, omite esto. Normalmente, se asocia a hablar a gritos.
- Tamaño de los párrafos. Como decíamos, estos deben ser cortos para mejorar la legibilidad y comprensión del email. Si optas por escribir todo tu email en un único párrafo, puedes acabar por abrumar al destinatario.
- Asunto. Procura que sea relevante y que, además, resuma el tema del correo. Por otro lado, evita dejarlo vacío.
Uno de los mayores errores que se puede cometer en un email formal es aportar información incompleta. Asegúrate de que el correo responde al objetivo para el que se redacta.
Ejemplos de cómo redactar un email formal
Si recuerdas, unas líneas más arriba te contaba que un email formal puede tener diferentes fines o usos, entre ellos:
- Solicitar información a una empresa o profesional.
- Enviar información sobre tus productos o servicios a un posible cliente.
- Gestionar distintos asuntos con compañeros, empleados o proveedores.
- Dar una noticia relevante.
- Presentar a tus contactos para generar alianzas.
Recordado esto, y descrito los elementos a tener en cuenta para redactar un email formal, pongamos algunos ejemplos para entendernos aún mejor.
Ejemplo de correo formal para solicitar información
Si quieres solicitar información a otra empresa o proveedor, puedes hacerlo a través de un correo formal en el que detalles con total precisión lo que buscas.
En este tipo de emails, es esencial añadir una breve presentación si no se ha tenido contacto previo. Así el destinatario conocerá más detalles sobre ti y tus intereses.
Dicho esto, un ejemplo de cómo redactar un email formal podría ser el siguiente:
Buenas tardes,
Espero que te encuentres muy bien.
Mi nombre es Silvia López, soy la presidenta de mi comunidad, ubicada en la calle San Enrique, número 9 de Málaga.
Escribo este email porque, tras consensuarlo con mis vecinos, nos gustaría cambiar de administrador de la finca.
A día de hoy, tenemos problemas para contactar con el administrador actual, y no nos resuelve con eficacia los imprevistos o problemas que surgen con los elementos comunes del edificio.
¿Podrían darnos más información sobre sus servicios?
Nos gustaría saber, entre otras cosas:
● Qué incluyen vuestros servicios de administración de fincas.
● Cuál es la duración del contrato mínimo o si existe compromiso de permanencia.
● Cuál es la cuota mensual a pagar.
● Y lo más importante para nosotros, ¿gestionáis la relación con los vecinos morosos?
Me gustaría recibir la respuesta en esta misma dirección de email.
Sin más, me despido.
Un saludo,
Silvia López
Ejemplo de cómo se redacta un email formal para enviar info
Si, por el contrario, tienes que redactar un email formal para enviar información a un posible cliente, lo que te recomiendo es no agobiar al destinatario. Incluye en el email la información base (pero completa), y proponle tener una reunión para hablar sobre ello y ampliar los detalles.
Este podría ser un ejemplo:
Buenas tardes, Sofía:
Gracias por contactar conmigo. Y espero que te encuentres muy bien.
En relación a tu pregunta, a continuación, te detallo cómo son los cursos que ofrecemos en nuestra escuela de moda.
En primer lugar, debes saber que todos los cursos que actualmente ofrecemos se imparten en formato híbrido. Es decir, combinamos lo presencial y lo online para brindar una mejor experiencia al alumno.
Sea cual sea el programa en el que decidas formarte, encontrarás:
● Tutorías semanales para resolver dudas y comentar aquello que genere más inquietud.
● Vídeo clases sencillas que podrás ver a cualquier hora y en cualquier lugar.
● Soporte ilimitado vía email.
● 3 días de clase presencial cada mes de los que dura el curso.
● Patrones creados por los profesores.
● Recursos adicionales para mejorar tu técnica de costura.
Adjunto un PDF con más información y te invito a agendar una breve llamada para aportar más detalles.
¿Qué tal si hablamos mañana? ¿Puedo llamarte a las 17:00h?
Un saludo,
Ramón Gutiérrez
Ejemplo de correo formal para dar una noticia
El último de los ejemplos que te quiero mostrar es sobre cómo redactar un email formal para dar una noticia de interés. Éste se puede usar tanto para comunicarte con el personal de la empresa. como para hacer llegar alguna novedad.
Veamos un ejemplo:
Buenos días, Luis:
Me alegra escribirte y retomar el contacto contigo. Espero que estés bien.
Te escribo porque quería contarte algo que te puede interesar.
Hace apenas 24 horas que nos hemos enterado, pero no queremos dejar pasar ni un segundo. Tenemos que contártelo.
Ya está prácticamente todo listo para la próxima apertura de nuestro nuevo club.
Abriremos un nuevo gimnasio en Madrid la semana que viene, concretamente el miércoles, día 5.
¿Sabes qué significa esto?
Que tendrás a tu disposición nuevas instalaciones para ponerte en forma.
Recuerda que por formar parte de nuestro club, puedes ir a cualquiera de nuestros gimnasios.
Acude al que te pille más cerca. Lo importante es que no te saltes ni un entrenamiento.
Este nuevo gimnasio estará en la calle Río Tajo, número 17.
Estamos regalando invitaciones gratuitas para los acompañantes de nuestros socios que deseen probar.
En este enlace puedes descargar la tuya
¿Vas a pasarte con alguien?
¡Te esperamos!
Un saludo,
Mayte León
¿Listo para redactar tus emails formales que causen el efecto que esperas? Espero que esta guía te sirva para tomar nota y aplicar algunas claves que te ayuden a conseguirlo. Recuerda que, al fin y al cabo, ¡se trata de reglas muy sencillas!
Hola, el artículo está muy bien, pero tanto «email» ya chirría. Aparte de utilizar un término incorrecto en nuestro idioma, en lugar del cual tenemos varias formas correctas: correo, correoe, correo electrónico, estamos infravalorando nuestro idioma (tema válido para cualquier otra lengua que no sea el inglés).
Soy tecnólogo, y como llevo canas ya, he visto la evolución del tema. Además el uso exagerado de terminología tecnológica en inglés, ha evitado en muchos casos esa digitalización y transformación digital de personas y empresas. Lo vivo constantemente.
Pero son temas aparentemente sin importancia (y parece más moderno decirlo en inglés, o como los colegas que hablan todo el tiempo a clientes con una jerga imposible de entender, pero así parece que saben más), y por ello no se tienen en cuenta.
En fin era una apreciación, y como profesional de la tecnología puedo vivir y trabajar en este mundo tecnológico, hablando, siempre que sea posible (no es necesario ser más papistas que el Papa), con las palabras que mi interlocutor pueda entender, en este caso, en español. Es cuestión de ser un poco más pedagógico.
Y no vale decir aquello de «es que todo el mundo lo dice así», claro si copiamos esos términos seguiremos haciendo daño a nuestro idioma y a los «posibles» clientes, y una cosa es hablar en tono coloquial en un entorno particular, y otra escribirlo de forma profesional. Lo expertos en esto deberíamos dar ejemplo.
Muchas gracias. Un saludo. (utilizo Mailrelay hace mucho tiempo, y siempre lo recomiendo y muestro en mis clases y a mis clientes, lo cortés no quita lo valiente :-))
¡Gracias Carlos por el comentario! En parte comprendemos lo que comentas, sin embargo, no lo compartimos del todo. No se trata de infravalorar los idiomas, al final los idiomas deben estar al servicio de los usuarios, no son elementos estancos. Lo importante en definitiva es la transmisión de ideas. Habrá términos que como indicas no estén muy claros, sin embargo, como bien dices, no hay que ser más papistas que el Papa, y email justamente es bastante entendible.
El tema da para interesante debate y contraste de opiniones 🙂
me pareció muy útil el tema. Muchas gracias!