Hoy en día, y en contra de lo que pueda parecer, el email es todavía uno de los medios más eficaces para comunicarse con profesionales, empresas o particulares. Sin embargo, a través de él corremos el riesgo de ser malinterpretados.
Cuando enviamos un mensaje escrito, la persona que lo lee no nos tiene delante. No puede saber el tono que le damos y, mucho menos, interpretar la expresividad o intención de nuestras palabras.
Por todo ello, saber cómo escribir un correo formal es fundamental (al menos si queremos causar una buena impresión). En otras palabras decir, debemos huir de la ambigüedad para que nuestro mensaje transmita lo que realmente queremos decir.
A la hora de redactar un correo formal, no solo debes tener en cuenta lo que dices, sino el formato en el que lo dices. Un texto legible y comprensible es más agradable de leer.
- 1 ¿Qué es un Correo Formal?
- 2 ¿Cómo redactar un Correo Formal?
- 3 Importancia del Correo Formal en la actualidad
- 4 Correo formal: Guía para escribirlo paso a paso
- 5 ¿Qué formato debe tener un correo formal?
- 6 Recomendaciones para un Correo Formal
- 7 Errores a evitar al redactar un email formal
- 8 3 Ejemplos de Correo Formal
- 9 Consejos para causar una buena impresión en tu correo formal
¿Qué es un Correo Formal?
Un correo formal es un tipo de comunicación escrita utilizada en contextos profesionales, académicos o administrativos.
¿Cómo redactar un Correo Formal?
Un correo formal es más fácil de escribir de lo que piensas. Para determinar el estilo que debes dar a tus emails con fines formales, ten en cuenta que este tipos de emails pueden tener distintos fines:
- Solicitar información a una empresa o profesional.
- Enviar información sobre tus productos o servicios a un posible cliente.
- Gestionar distintos asuntos con compañeros, empleados o proveedores.
- Dar una noticia relevante.
- Presentar a tus contactos para generar alianzas…
Estos son los puntos claves que debes tener en cuenta a la hora de redactar un correo formal a tus clientes:
Asunto Claro y Conciso
Una de las partes más importantes del email es el asunto, pues lo más importante es que el destinatario abra el email. Para ello, debes redactar emails con asuntos claros y suculentos.
Cuando se trata de redactar un email formal, tus asuntos deben ir directos al grano y aportar claridad.
La mayoría de las veces, la diferencia entre abrir o no un email, está en el asunto. Este debe dar un avance de lo que el lector se encontrará dentro, sino cualquier esfuerzo en la redacción, habrá sido en balde.
Saludo Formal
Dependiendo del grado de formalidad, se puede usar «Estimado/a [Nombre]» o «A quien corresponda» si no se conoce el nombre del destinatario.
Introducción
Si quieres saber cómo redactar un email formal para pedir información, enviarla o cualquier otro fin, empezar con una introducción agradable y correcta será el primer paso.
La introducción de un email debe ser correcta y servir como elemento para situar en contexto al lector.
Esta introducción puede incluir un breve saludo y, antes de entrar de lleno en el cuerpo del email, alguna frase para empatizar y romper el hielo. Un “qué tal estás”, por ejemplo, sería buena idea. Después, puedes indicar cuál es el objetivo.
Cuerpo del Mensaje
Esta sección es el grueso de tu servicio de email marketing y, en ella, se incluye la información que demandas o entregas. Con lo cual, debe quedar muy clara. Es por ello que, además de redactar un email formal a la perfección, necesitarás aplicar un formato adecuado.
4) Conclusión y llamada a la acción
Al igual que hacemos con otros tipos, a la hora de escribir un coreo formal, es preciso añadir una llamada a la acción al final del texto. Y es que la conclusión debe despejar cualquier atisbo de duda y, además, proponer la siguiente acción.
¿Será agendar una reunión, cerrar un trato, compartir información, esperar una respuesta…? Piensa en qué quieres que haga el destinatario y añádelo en la parte final de tu email.
Un email, sin una llamada a la acción, es una puerta abierta a la procrastinación y a la no acción. Tu destinatario no sabrá cuál es el siguiente paso. Así que cuéntale cuál es.
Firma
Incluir el nombre completo, cargo, empresa o institución, y datos de contacto.
Lenguaje Profesional y Respetuoso
Evitar jerga, abreviaturas informales, y errores gramaticales.
Importancia del Correo Formal en la actualidad
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta esencial en email marketing para la comunicación en el ámbito profesional y personal.
Y en el entorno laboral, es fundamental saber redactar correos electrónicos formales, ya que éstos juegan un papel importante en la interacción con compañeros de trabajo, clientes, proveedores y otros contactos profesionales.
Es por esto que en el ámbito profesional, los correos formales son una de las formas más comunes de comunicación escrita, y su correcta redacción es esencial para mantener una buena imagen y generar una impresión favorable.
Correo formal: Guía para escribirlo paso a paso
Con el fin de lograr que tu correo formal tengan un aspecto profesional, sean altamente legibles, comprensibles y se perciba un gran respeto y experiencia, en este artículo te contaré algunas claves para redactar un email formal.
¿Qué formato debe tener un correo formal?
Crear un correo formal de estas características, es un trabajo que no solo requiere buena redacción. Para que este sea legible, además requiere una correcta maquetación.
Con ello no me refiero a gráficos ni colores, sino a proporcionar un formato simple y claro. Para ello, algunos de los elementos que puedes añadir a tus emails son:
Viñetas
Sirven para organizar los temas o ideas del correo, facilitando la comprensión.
Negritas
Ayudan a destacar términos importantes, permitiendo que el lector identifique rápidamente los puntos clave.
Cursivas
Se pueden emplear para dar énfasis y añadir significado a una frase, resaltando información relevante.
Párrafos cortos
Favorecen la lectura ágil y comprensible, evitando bloques de texto densos y difíciles de leer.
Cuidar la ortografía y el uso de los signos de puntuación
Mantener una ortografía correcta y un uso adecuado de los signos de puntuación es fundamental para transmitir profesionalidad y claridad en el mensaje.
Recomendaciones para un Correo Formal
- No olvides puntos importantes para dar respuesta o hacer una petición.
- Crea frases simples para favorecer la comprensión y legibilidad del email.
- Evita palabras con connotación negativa que puedan hacer sentir mal.
- Facilita la lectura con un tono de voz agradable y un lenguaje sencillo.
- Utiliza el menor número de palabras posibles para aportar claridad.
- Aporta los detalles útiles para evitar un intercambio interminable de emails.
Errores a evitar al redactar un email formal
Antes de pasar a ver algunos ejemplos sobre cómo escribir un email formal, veamos cuáles son los errores más comunes que se comenten en este sentido.
Conocerlos te ayudará a estar precavido y a obtener mejores resultados.
Veamos cuáles son los puntos a los que debemos prestar especial atención:
- Saludo. Cuando vayas a saludar en tu email, procura terminar con dos puntos, no con una coma. Es decir, en lugar de decir “Buenas tardes, Ana”, deberías escribir “Buenas tardes, Ana:”. Este modo sería el correcto.
- Inicio de la introducción. Después de saludar, deberás continuar con la introducción de tu email. Eso sí, siempre iniciando con mayúscula.
- Uso de mayúsculas y minúsculas. Si has tenido la tentación de escribir un email entero en mayúscula, olvídalo. La sensación que generas en el destinatario es poco o nada agradable. Si deseas que este tenga una buena percepción sobre ti, omite esto. Normalmente, se asocia a hablar a gritos.
- Tamaño de los párrafos. Como decíamos, estos deben ser cortos para mejorar la legibilidad y comprensión del email. Si optas por escribir todo tu email en un único párrafo, puedes acabar por abrumar al destinatario.
- Asunto. Procura que sea relevante y que, además, resuma el tema del correo. Por otro lado, evita dejarlo vacío.
Uno de los mayores errores que se puede cometer en un email formal es aportar información incompleta. Asegúrate de que el correo responde al objetivo para el que se redacta.
3 Ejemplos de Correo Formal
Si recuerdas, unas líneas más arriba te contaba que un email formal puede tener diferentes fines o usos, entre ellos:
- Solicitar información a una empresa o profesional.
- Enviar información sobre tus productos o servicios a un posible cliente.
- Gestionar distintos asuntos con compañeros, empleados o proveedores.
- Dar una noticia relevante.
- Presentar a tus contactos para generar alianzas.
Recordado esto, y descrito los elementos a tener en cuenta para redactar un email formal, pongamos algunos ejemplos para entendernos aún mejor.
Ejemplo 1: Correo formal para solicitar información
Dicho esto, un ejemplo de cómo redactar un email formal podría ser el siguiente:
Buenas tardes,
Espero que te encuentres muy bien.
Mi nombre es Silvia López, soy la presidenta de mi comunidad, ubicada en la calle San Enrique, número 9 de Málaga.
Escribo este email porque, tras consensuarlo con mis vecinos, nos gustaría cambiar de administrador de la finca.
A día de hoy, tenemos problemas para contactar con el administrador actual, y no nos resuelve con eficacia los imprevistos o problemas que surgen con los elementos comunes del edificio.
¿Podrían darnos más información sobre sus servicios?
Nos gustaría saber, entre otras cosas:
● Qué incluyen vuestros servicios de administración de fincas.
● Cuál es la duración del contrato mínimo o si existe compromiso de permanencia.
● Cuál es la cuota mensual a pagar.
● Y lo más importante para nosotros, ¿gestionáis la relación con los vecinos morosos?
Me gustaría recibir la respuesta en esta misma dirección de email.
Sin más, me despido.
Un saludo,
Silvia López
Ejemplo 2: Correo formal para enviar información
Este podría ser un ejemplo:
Buenas tardes, Sofía:
Gracias por contactar conmigo. Y espero que te encuentres muy bien.
En relación a tu pregunta, a continuación, te detallo cómo son los cursos que ofrecemos en nuestra escuela de moda.
En primer lugar, debes saber que todos los cursos que actualmente ofrecemos se imparten en formato híbrido. Es decir, combinamos lo presencial y lo online para brindar una mejor experiencia al alumno.
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¿Qué tal si hablamos mañana? ¿Puedo llamarte a las 17:00h?
Un saludo,
Ramón Gutiérrez
Ejemplo 3: Correo formal para dar una noticia
Veamos un ejemplo:
Buenos días, Luis:
Me alegra escribirte y retomar el contacto contigo. Espero que estés bien.
Te escribo porque quería contarte algo que te puede interesar.
Hace apenas 24 horas que nos hemos enterado, pero no queremos dejar pasar ni un segundo. Tenemos que contártelo.
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¿Sabes qué significa esto?
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¿Vas a pasarte con alguien?
¡Te esperamos!
Un saludo,
Mayte León
Consejos para causar una buena impresión en tu correo formal
Además de redactar un correo electrónico formal correctamente, hay otros aspectos a tener en cuenta para causar una buena impresión en el ámbito profesional.
Responder a los correos electrónicos de manera oportuna
Responder a los correos electrónicos de manera oportuna es esencial para causar una buena impresión y demostrar compromiso y responsabilidad.
Si bien es posible que no siempre sea posible responder de inmediato, es recomendable hacerlo dentro de las primeras 24 horas, o en su defecto, dentro de un plazo razonable.
Esto demuestra que se valora el tiempo y la comunicación del remitente y se está tomando en serio su solicitud o consulta.
Mantener la confidencialidad y privacidad de la información
Es fundamental mantener la privacidad y la confidencialidad de esta información al redactar y responder correos electrónicos formales.
No se deben compartir datos personales o empresariales sin el consentimiento de las partes involucradas, y se debe ser cauteloso al utilizar la función «Responder a todos» para evitar la divulgación de información a destinatarios no autorizados.
Ser cortés y respetuoso en todo momento
La cortesía y el respeto son aspectos fundamentales en la comunicación profesional, y los correos electrónicos formales no son la excepción.
Al redactar y responder correos electrónicos, es importante utilizar un tono respetuoso y amable, evitar lenguaje ofensivo o inapropiado y mostrar empatía hacia los destinatarios.
¿Listo para redactar tus emails formales que causen el efecto que esperas? Espero que esta guía te sirva para tomar nota y aplicar algunas claves que te ayuden a conseguirlo. Recuerda que, al fin y al cabo, ¡se trata de reglas muy sencillas!
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Hola, el artículo está muy bien, pero tanto «email» ya chirría. Aparte de utilizar un término incorrecto en nuestro idioma, en lugar del cual tenemos varias formas correctas: correo, correoe, correo electrónico, estamos infravalorando nuestro idioma (tema válido para cualquier otra lengua que no sea el inglés).
Soy tecnólogo, y como llevo canas ya, he visto la evolución del tema. Además el uso exagerado de terminología tecnológica en inglés, ha evitado en muchos casos esa digitalización y transformación digital de personas y empresas. Lo vivo constantemente.
Pero son temas aparentemente sin importancia (y parece más moderno decirlo en inglés, o como los colegas que hablan todo el tiempo a clientes con una jerga imposible de entender, pero así parece que saben más), y por ello no se tienen en cuenta.
En fin era una apreciación, y como profesional de la tecnología puedo vivir y trabajar en este mundo tecnológico, hablando, siempre que sea posible (no es necesario ser más papistas que el Papa), con las palabras que mi interlocutor pueda entender, en este caso, en español. Es cuestión de ser un poco más pedagógico.
Y no vale decir aquello de «es que todo el mundo lo dice así», claro si copiamos esos términos seguiremos haciendo daño a nuestro idioma y a los «posibles» clientes, y una cosa es hablar en tono coloquial en un entorno particular, y otra escribirlo de forma profesional. Lo expertos en esto deberíamos dar ejemplo.
Muchas gracias. Un saludo. (utilizo Mailrelay hace mucho tiempo, y siempre lo recomiendo y muestro en mis clases y a mis clientes, lo cortés no quita lo valiente :-))
¡Gracias Carlos por el comentario! En parte comprendemos lo que comentas, sin embargo, no lo compartimos del todo. No se trata de infravalorar los idiomas, al final los idiomas deben estar al servicio de los usuarios, no son elementos estancos. Lo importante en definitiva es la transmisión de ideas. Habrá términos que como indicas no estén muy claros, sin embargo, como bien dices, no hay que ser más papistas que el Papa, y email justamente es bastante entendible.
El tema da para interesante debate y contraste de opiniones 🙂
me pareció muy útil el tema. Muchas gracias!