Cómo redactar un correo formal para generar una buena impresión

Hoy en día, y en contra de lo que pueda parecer, el email es todavía uno de los medios más eficaces para comunicarse con profesionales, empresas o particulares. Sin embargo, a través de él corremos el riesgo de ser malinterpretados.

Cuando enviamos un mensaje escrito, la persona que lo lee no nos tiene delante. No puede saber el tono que le damos y, mucho menos, interpretar la expresividad o intención de nuestras palabras.

Por todo ello, saber cómo redactar un email formal es fundamental (al menos si queremos causar una buena impresión). En otras palabras decir, debemos huir de la ambigüedad para que nuestro mensaje transmita lo que realmente queremos decir.

Veamos cómo redactar un email formal para que cualquier persona que reciba tus correos te preste atención y se lleve la mejor imagen de ti.

A la hora de redactar un email formal, no solo debes tener en cuenta lo que dices, sino el formato en el que lo dices. Un texto legible y comprensible es más agradable de leer.

Te lo contamos en Mailrelay.

Introducción al correo electrónico formal

El correo electrónico se ha convertido en una herramienta esencial en email marketing para la comunicación en el ámbito profesional y personal.

Y en el entorno laboral, es fundamental saber redactar correos electrónicos formales, ya que éstos juegan un papel importante en la interacción con compañeros de trabajo, clientes, proveedores y otros contactos profesionales.

Importancia de la comunicación escrita en el ámbito profesional

La comunicación escrita es una habilidad clave en el mundo laboral, ya que permite transmitir información, ideas y propuestas de manera clara y efectiva.

Es por esto que en el ámbito profesional, los correos electrónicos son una de las formas más comunes de comunicación escrita, y su correcta redacción es esencial para mantener una buena imagen y generar una impresión favorable.

Los correos electrónicos formales pueden tener diversos propósitos:

• Solicitar información
• Presentar proyectos
• Coordinar actividades
• Establecer relaciones laborales
• Etc.

Y por eso redacción adecuada en un correo electrónico no sólo facilita la comprensión del mensaje, sino que también refleja la seriedad, compromiso y profesionalismo de quien lo envía.

Por lo tanto, dominar el arte de redactar correos electrónicos formales es crucial para el éxito en cualquier carrera o negocio.

Redactar un email formal: Guía paso a paso

Con el fin de lograr que tus emails tengan un aspecto profesional, sean altamente legibles, comprensibles y se perciba un gran respeto y experiencia, en este artículo te contaré algunas claves para redactar un email formal.

¿Qué formato debe tener un email formal?

Crear un email de estas características, es un trabajo que no solo requiere buena redacción. Para que este sea legible, además requiere una correcta maquetación.

Con ello no me refiero a gráficos ni colores, sino a proporcionar un formato simple y claro. Para ello, algunos de los elementos que puedes añadir a tus emails son:

• Viñetas. Sirven para ordenar los temas o ideas del email.
• Negritas. Ayudan a destacar términos importantes.
• Cursivas. Se pueden emplear para dar énfasis y sentido a una frase.
• Párrafos cortos. Favorecen la lectura y su agilidad.

A esto cabe añadir que para escribir un email formal, por supuesto, es fundamental cuidar la ortografía y el uso de los signos de puntuación.

¿Y cómo se redacta un email formal?

Para determinar el estilo que debes dar a tus emails con fines formales, ten en cuenta que este tipos de emails pueden tener distintos fines:

• Solicitar información a una empresa o profesional.
• Enviar información sobre tus productos o servicios a un posible cliente.
• Gestionar distintos asuntos con compañeros, empleados o proveedores.
• Dar una noticia relevante.
• Presentar a tus contactos para generar alianzas…

La lista podría ser casi infinita, por lo que saber redactar un email formal tiene multitud de aplicaciones. La buena noticia es que, con los aspectos que veremos a continuación, tus emails se volverán más atractivos y eficaces.

1) Asunto

Una de las partes más importantes del email es el asunto, pues lo más importante es que el destinatario abra el email. Para ello, debes redactar emails con asuntos claros y suculentos.

Cuando se trata de redactar un email formal, tus asuntos deben ir directos al grano y aportar claridad.

Así, si tu correo contiene información sobre una vivienda en la que el destinatario está interesado, lo ideal es que el asunto sea algo como “Información sobre la venta de la vivienda en calle X”. Lo más normal es que esa persona esté esperando la información, por lo tanto, nada más ver el asunto, abrirá el email.

La mayoría de las veces, la diferencia entre abrir o no un email, está en el asunto. Este debe dar un avance de lo que el lector se encontrará dentro, sino cualquier esfuerzo en la redacción, habrá sido en balde.

2) Introducción

Si quieres saber cómo redactar un email formal para pedir información, enviarla o cualquier otro fin, empezar con una introducción agradable y correcta será el primer paso.

La introducción de un email debe ser correcta y servir como elemento para situar en contexto al lector.

Esta introducción puede incluir un breve saludo y, antes de entrar de lleno en el cuerpo del email, alguna frase para empatizar y romper el hielo. Un “qué tal estás”, por ejemplo, sería buena idea. Después, puedes indicar cuál es el objetivo.

Estas primeras palabras determinarán la postura desde la que tu destinatario leerá tu email. Si quieres que lo haga desde una postura positiva, cuida tu lenguaje y cada palabra que escribas.

3) Cuerpo del mensaje

Esta sección es el grueso de tu servicio de email marketing y, en ella, se incluye la información que demandas o entregas. Con lo cual, debe quedar muy clara. Es por ello que, además de redactar un email formal a la perfección, necesitarás aplicar un formato adecuado.

Sobre esto último te hablaré más adelante, ahora centrémonos en la forma en que vas a transmitir tu mensaje. Aquí van mis recomendaciones:

• No olvides puntos importantes para dar respuesta o hacer una petición.
• Crea frases simples para favorecer la comprensión y legibilidad del email.
• Evita palabras con connotación negativa que puedan hacer sentir mal.
• Facilita la lectura con un tono de voz agradable y un lenguaje sencillo.
• Utiliza el menor número de palabras posibles para aportar claridad.
• Aporta los detalles útiles para evitar un intercambio interminable de emails.

Si realmente quieres que el destinatario comprenda tu mensaje, debes ponérselo fácil. Por ello, apuesta por lo simple y sencillo.

4) Conclusión y llamada a la acción

Al igual que hacemos con otros tipos, a la hora de redactar un email formal, es preciso añadir una llamada a la acción al final del texto. Y es que la conclusión debe despejar cualquier atisbo de duda y, además, proponer la siguiente acción.

¿Será agendar una reunión, cerrar un trato, compartir información, esperar una respuesta…? Piensa en qué quieres que haga el destinatario y añádelo en la parte final de tu email.

Un email, sin una llamada a la acción, es una puerta abierta a la procrastinación y a la no acción. Tu destinatario no sabrá cuál es el siguiente paso. Así que cuéntale cuál es.

Errores a evitar a la hora de redactar un email formal

Antes de pasar a ver algunos ejemplos sobre cómo redactar un email formal, veamos cuáles son los errores más comunes que se comenten en este sentido. Conocerlos te ayudará a estar precavido y a obtener mejores resultados.

He creído conveniente añadirlos a esta guía porque, como bien se dice, de los errores se aprende. Y hoy pueden ayudarnos a redactar emails de mejor calidad.

Veamos cuáles son los puntos a los que debemos prestar especial atención:

• Saludo. Cuando vayas a saludar en tu email, procura terminar con dos puntos, no con una coma. Es decir, en lugar de decir “Buenas tardes, Ana”, deberías escribir “Buenas tardes, Ana:”. Este modo sería el correcto.
• Inicio de la introducción. Después de saludar, deberás continuar con la introducción de tu email. Eso sí, siempre iniciando con mayúscula.
• Uso de mayúsculas y minúsculas. Si has tenido la tentación de escribir un email entero en mayúscula, olvídalo. La sensación que generas en el destinatario es poco o nada agradable. Si deseas que este tenga una buena percepción sobre ti, omite esto. Normalmente, se asocia a hablar a gritos.
• Tamaño de los párrafos. Como decíamos, estos deben ser cortos para mejorar la legibilidad y comprensión del email. Si optas por escribir todo tu email en un único párrafo, puedes acabar por abrumar al destinatario.
• Asunto. Procura que sea relevante y que, además, resuma el tema del correo. Por otro lado, evita dejarlo vacío.

Uno de los mayores errores que se puede cometer en un email formal es aportar información incompleta. Asegúrate de que el correo responde al objetivo para el que se redacta.

Ejemplos de cómo redactar un email formal

Si recuerdas, unas líneas más arriba te contaba que un email formal puede tener diferentes fines o usos, entre ellos:

• Solicitar información a una empresa o profesional.
• Enviar información sobre tus productos o servicios a un posible cliente.
• Gestionar distintos asuntos con compañeros, empleados o proveedores.
• Dar una noticia relevante.
• Presentar a tus contactos para generar alianzas.

Recordado esto, y descrito los elementos a tener en cuenta para redactar un email formal, pongamos algunos ejemplos para entendernos aún mejor.

Ejemplo de correo formal para solicitar información

Si quieres solicitar información a otra empresa o proveedor, puedes hacerlo a través de un correo formal en el que detalles con total precisión lo que buscas.

En este tipo de emails, es esencial añadir una breve presentación si no se ha tenido contacto previo. Así el destinatario conocerá más detalles sobre ti y tus intereses.

Ejemplo de cómo se redacta un email formal para enviar info

Si, por el contrario, tienes que redactar un email formal para enviar información a un posible cliente, lo que te recomiendo es no agobiar al destinatario. Incluye en el email la información base (pero completa), y proponle tener una reunión para hablar sobre ello y ampliar los detalles.

Ejemplo de correo formal para dar una noticia

El último de los ejemplos que te quiero mostrar es sobre cómo redactar un email formal para dar una noticia de interés. Éste se puede usar tanto para comunicarte con el personal de la empresa. como para hacer llegar alguna novedad.

Consejos adicionales para causar una buena impresión en un correo formal

Además de redactar un correo electrónico formal correctamente, hay otros aspectos a tener en cuenta para causar una buena impresión en el ámbito profesional.

A continuación, podrás ver algunos consejos adicionales para mejorar la comunicación y la interacción con los destinatarios de los correos electrónicos formales.

Responder a los correos electrónicos de manera oportuna

Responder a los correos electrónicos de manera oportuna es esencial para causar una buena impresión y demostrar compromiso y responsabilidad.

Si bien es posible que no siempre sea posible responder de inmediato, es recomendable hacerlo dentro de las primeras 24 horas, o en su defecto, dentro de un plazo razonable.

Si se necesita más tiempo para preparar una respuesta adecuada, se puede enviar un correo electrónico breve para reconocer la recepción del mensaje original y comunicar que se está trabajando en la respuesta.

Esto demuestra que se valora el tiempo y la comunicación del remitente y se está tomando en serio su solicitud o consulta.

Mantener la confidencialidad y privacidad de la información

En el ámbito profesional, es probable que se manejen datos e información confidencial o sensible.

Es fundamental mantener la privacidad y la confidencialidad de esta información al redactar y responder correos electrónicos formales.

No se deben compartir datos personales o empresariales sin el consentimiento de las partes involucradas, y se debe ser cauteloso al utilizar la función «Responder a todos» para evitar la divulgación de información a destinatarios no autorizados.

Además, es aconsejable utilizar contraseñas seguras y herramientas de encriptación para proteger la información en los correos electrónicos, así como adoptar políticas y protocolos de seguridad de la información dentro de la empresa.

Ser cortés y respetuoso en todo momento

La cortesía y el respeto son aspectos fundamentales en la comunicación profesional, y los correos electrónicos formales no son la excepción.

Al redactar y responder correos electrónicos, es importante utilizar un tono respetuoso y amable, evitar lenguaje ofensivo o inapropiado y mostrar empatía hacia los destinatarios.

La cortesía y el respeto son aspectos fundamentales en la comunicación profesional, y los correos electrónicos formales no son la excepción.

Al redactar y responder correos electrónicos, es importante utilizar un tono respetuoso y amable, evitar lenguaje ofensivo o inapropiado y mostrar empatía hacia los destinatarios.

Además, es importante respetar las opiniones y puntos de vista de los demás, incluso si no se está de acuerdo con ellos. En caso de desacuerdo o conflicto, se debe abordar la situación de manera constructiva y buscar soluciones que beneficien a todas las partes involucradas.

¿Listo para redactar tus emails formales que causen el efecto que esperas? Espero que esta guía te sirva para tomar nota y aplicar algunas claves que te ayuden a conseguirlo. Recuerda que, al fin y al cabo, ¡se trata de reglas muy sencillas!

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