Os mailings e newsletters são muito mais complexos do que parece à primeira vista, especialmente quando usamos um design mais ou menos personalizado e não nos limitamos a enviar emails em texto simples.
Além disso, mais de uma vez (com certeza já aconteceu com você também), ao colocar em andamento uma campanha de email marketing, me deparei com o problema de que alguns dos meus emails tinham ido parar no spam. Uma das origens desse problema? Os erros no header…
Esse é o principal motivo pelo qual escrevi este artigo: contar a você como consegui evitar isso otimizando os cabeçalhos dos meus emails, e de que forma a equipe de suporte da Mailrelay me ajudou a resolver o problema.
· Headers de emails: características e funções
É natural que, quando você fizer mailing, se pergunte se o destinatário receberá seus envios corretamente. Na verdade, em muitos casos surge a necessidade de verificar o status do envio.
Por isso, é muito importante que, antes de iniciar sua campanha de email marketing e enviar seus emails, você entenda bem o que são e para que servem os headers dos emails, já que eles vão fornecer a você:
- Todas as informações relevantes sobre a trajetória de cada envio.
- Os servidores pelos quais os emails foram passando.
- Quais erros ocorreram no caminho.
Afinal, para descobrir o que acontece com seus mailings e boletins de notícias depois de enviados, existem apenas algumas opções:
- Os registros dos servidores de email (aos quais só os administradores das contas de email têm acesso).
- As estatísticas disponíveis nas ferramentas de email marketing como a Mailrelay (que permitem detectar erros até certo ponto).
- Os headers dos emails (acessíveis para todos).
“Não se assuste com os aspectos de código e HTML. Embora sejam difíceis de interpretar, existem ferramentas que nos ajudam a interpretá-los e a analisar o que aconteceu com cada um dos nossos emails.”
► Elementos dos headers
Como já vimos, os headers permitem analisar informações sobre cada um dos servidores pelos quais o email passou (entre outras coisas), levando em conta que cada email passa, no mínimo, por quatro servidores diferentes.
Portanto, todas as informações registradas aqui vão desde o momento em que o remetente clica em “enviar” no seu gerenciador ou ferramenta de email marketing até o momento em que esse email aparece na caixa de entrada do destinatário.
Além disso, outros dados interessantes que você pode obter:
- Formato do email.
- Nome do cliente de email utilizado.
- Procedência (se é um email corporativo ou não).
Portanto, as informações que um header de email inclui têm a ver com você (o remetente da mensagem), como por exemplo: a ferramenta que você usou para enviar (no meu caso, a Mailrelay), uma lista de detalhes técnicos (ID da mensagem ou status de spam) e a lista de todos os servidores pelos quais o email passa até chegar aos seus destinatários.
Estas são algumas das etiquetas que você vai encontrar nos headers dos seus emails:
- From: o remetente da mensagem.
- Subject: assunto do email.
- Date: data e hora em que foi enviado.
- To: destinatário, embora o email dele não precise aparecer.
- Return-Path: a conta para a qual esse email é devolvido, ou “reply to”.
- Delivery date: data e hora em que seu cliente de email recebeu a mensagem.
- Received: esta é a mais importante, porque mostra todos os servidores e computadores pelos quais seu email passou.
- Message-id: quando a mensagem é criada, o sistema cria uma sequência de caracteres, que pode ser falsificada com facilidade.
- X-Spam-Status e Level: seu serviço gera uma pontuação de spam.
- Message body: o conteúdo do email.
“Como curiosidade, saiba que muitos spammers manipulam os cabeçalhos, alterando os campos “from” e “return-path” e se escondendo atrás de identidades falsas.”
Os únicos campos que não podem ser manipulados são os “received”, em que o IP de saída é gerado automaticamente pelo servidor do destinatário.
► Por que mostrar o header em um email?
Lembro que, há um ano, coloquei em andamento uma campanha de email marketing para o meu blog Diseño Creativo, com o objetivo de conquistar novos clientes. Eu tinha uma base de dados poderosa e tinha segmentado muito bem o meu público para enviar várias mensagens diferentes a cada buyer persona.
No entanto, depois de enviar os emails e analisar alguns relatórios de acompanhamento na Mailrelay, percebi que algumas pessoas não tinham aberto o meu email. O motivo? Os emails tinham chegado como spam e, principalmente, na pasta de promoções do Gmail.
Isso pode acontecer por muitos fatores, mas, no meu caso, o problema vinha justamente de erros no código HTML do header.
Como HTML não é o meu forte, entrei em contato com o suporte e enviei a minha newsletter, reencaminhando o email original para que analisassem o que estava falhando no envio.
Isso parecia o mais simples. O problema é que uma das utilidades de mostrar o header é justamente que só assim uma equipe de suporte técnico pode ajudar você a analisar se o erro vem dele. Concluindo…
“Se você quer que o suporte possa analisar o código do header dos seus mailings ou newsletters, vai precisar ativar a opção de mostrar o header nos seus envios.”
Portanto, recapitulando tudo o que venho contando, mostrá-los tem utilidades como:
- Rastrear os emails para evitar qualquer intrusão. Como comentei antes, algumas partes do header podem ser manipuladas por hackers, e isso pode ser detectado por meio desses dados gerados no HTML dos cabeçalhos.
- Facilitar a leitura do email para pessoas cegas. Essas pessoas contam com dispositivos tecnológicos que leem o código dos headers para interpretar o email.
- Evitar que o email vá para a pasta de spam. É por isso que fornecemos esses headers às equipes de suporte, como a da Mailrelay, para que possam resolver problemas técnicos ou de código HTML.
· Como mostrar os headers no seu gerenciador de email?
Se você também tem problemas de entregabilidade nos seus envios e, a princípio, os demais fatores parecem estar em ordem (ou pelo menos até onde você sabe), recomendo que considere o header como um possível culpado.
Mas… o que fazer se código não é a sua praia e você também não sabe como mostrar os headers dos seus emails? Pois bem, nada de pânico, porque é exatamente isso que vamos ver agora 🙂
Primeiro, você precisa identificar o cabeçalho do email original para enviá-lo ao suporte técnico da sua ferramenta de email marketing ou, diretamente, ao seu programador de confiança.
A seguir, mostro onde encontrar essas informações nos 4 serviços de email mais usados (já que em cada um isso varia): Gmail, Hotmail, Outlook e Thunderbird.
► Gmail
Se você usa o Gmail, o que é bem provável, siga estes passos para encontrar o cabeçalho de um email:
- Abra a mensagem que você quer inspecionar.
- Com ela aberta, à direita, bem ao lado do botão ‘responder’, abra o menu suspenso e clique em “mostrar original”.
- Depois, copie todo o texto e cole-o na opção ‘cole o cabeçalho do email aqui’ de uma das ferramentas que você tiver escolhido previamente.
E pronto! Você já vai poder mostrar o cabeçalho e detectar erros (se houver).
► Hotmail / Outlook
No Hotmail, estes são os passos para descobrir onde fica o cabeçalho de um email:
- Abra o email que você quer inspecionar.
- Clique no menu de três pontos
- Clique no botão “ver origem da mensagem”.
Ao selecionar essa opção, você verá os cabeçalhos do email em uma nova janela ou aba, assim:
► Outlook Desktop
Se o seu provedor de email é o Outlook para Office 365, 2016, 2013 ou 2010, você encontrará os cabeçalhos dos seus emails da seguinte maneira:
- Clique duas vezes no email para abri-lo fora do painel de leitura.
- Agora clique em ‘arquivo’ e depois em ‘propriedades’.
Você encontrará as informações do cabeçalho na caixa ‘cabeçalhos de Internet’.
► Thunderbird
Quem quiser ver os cabeçalhos dos seus emails no Mozilla Thunderbird deve seguir estes passos:
- Abra o email que você quer revisar.
- Clique no menu suspenso “Mais”
- E depois em “Ver código-fonte”
· Ferramentas para analisar os headers dos seus emails
Este é um exemplo claro de que devemos confiar nos profissionais do suporte técnico para otimizar nossas campanhas.
No meu caso, não hesitei em confiar imediatamente no suporte técnico da Mailrelay para otimizar minhas newsletters e corrigir os erros de código que estavam impedindo meus envios de chegarem ao destino.
No entanto, se você entende um pouco de programação e quer corrigir esses erros por conta própria, existem algumas ferramentas gratuitas que vão ajudar você a acompanhar e analisar em detalhe o código HTML de um email original.
Vou falar sobre 3 ferramentas: Messageheader do Google Admin Toolbox, Web Developer para Firefox e Email Header Analyzer da MxToolbox.
► Messageheader do Google Admin Toolbox
Esta ferramenta, entre outras coisas, ajuda você a identificar:
- Atrasos no recebimento de emails.
- Motivo do atraso.
- Quem é o responsável.
► Web Developer para Firefox
Esta é uma extensão para Firefox que aparece como uma barra de ferramentas na parte de cima da janela do Firefox.
Ela tem botões com diferentes funções, entre os quais destacamos o botão ‘Information’ ou ‘view source’, que servem para obter informações dos elementos de uma página e ver o código-fonte.
Email Header Analyzer da MxToolbox
O Web Sniffer, a ferramenta que recomendávamos antes nesta seção, não está mais disponível. Uma alternativa gratuita é o Email Header Analyzer da MxToolbox: você copia o cabeçalho completo do email, cola no analisador e ele mostra cada salto entre servidores, o tempo que levou em cada um e o resultado das verificações SPF, DKIM e DMARC.
Funciona no navegador, sem instalar nada, e é útil para descobrir por que um email chegou com atraso ou acabou na pasta de spam. Se quiser revisar o que significa cada campo, confira nosso verbete do glossário sobre cabeçalhos de email.
· Concluindo…
Quando pensamos em seguir uma estratégia de email marketing para o nosso negócio, é muito comum nos preocuparmos com como captar assinantes, quanto vai custar a ferramenta de email marketing ou de que forma gerenciar e segmentar a base de dados, mas… e os aspectos mais técnicos?
Se você conta com um programador, ou domina o assunto, essa história de montar newsletters e lidar com dados de servidores e afins vai ser moleza… Mas, se esse não é o seu caso, ou se você simplesmente não tem tempo de se dedicar a essa parte, é fundamental conhecer todos os atalhos e facilitar as coisas para as pessoas que podem ajudar você.
Por isso, neste artigo mostrei as diferentes opções que temos para mostrar os cabeçalhos dos nossos emails, além de ferramentas para analisar possíveis erros.
Que outros erros de envio você já teve nas suas campanhas de email marketing? Você sabia que os headers podem fazer nossos envios caírem no spam?
