Los mailings y newsletters son mucho más complejos de lo que vemos a simple vista, especialmente cuando utilizamos un diseño más o menos personalizado y no nos limitamos a enviar emails en texto plano.
Y es que, en más de una ocasión (seguro que a ti también te ha pasado), cuando he puesto en marcha una campaña de email marketing, me he encontrado con el problema de que alguno de mis emails ha llegado a spam. ¿Uno de los orígenes de este problema? Los errores en el header o cabecera mis newsletters…
Este es el motivo principal por el que he hecho este artículo, para contarte cómo he conseguido evitar esto gracias a la optimización de las cabeceras de mis emails, y de qué manera el equipo de soporte de Mailrelay me ha ayudado a solventarlo.
Concretamente, hoy voy a contarte a modo de tutorial:
- En qué consisten las cabeceras de nuestros emails.
- Cómo y por qué mostrar estas cabeceras a través de diferentes gestores.
- Algunas herramientas para analizar el header o cabecera en un email.
· Cabeceras de emails: Características y funciones
Es lógico que cuando hagas mailing, te preguntes si el destinatario recibirá correctamente tus envíos. De hecho, en muchos casos nos surge la necesidad de comprobar el estado del envío.
Por eso, es muy importante que antes de iniciar tu campaña de email marketing y de que envíes tus emails, entiendas bien qué son y para qué sirven las cabeceras de los emails, ya que estas te aportarán:
- Toda la información pertinente sobre la trayectoria de cada envío.
- Los servidores por los que han ido pasando los correos.
- Qué errores se han producido en el camino.
Y es que, para averiguar qué sucede con tus mailings y boletines de noticias una vez se han enviado, sólo existen ciertas opciones:
- Los registros de los servidores de correo (que solo pueden acceder los administradores de las cuentas de correo).
- Las estadísticas disponibles en las herramientas de email marketing como Mailrelay (que nos permiten detectar errores hasta cierto punto).
- Las cabeceras de los emails (accesible para todos).
“No te asustes con los aspectos de código y HTML. Aunque las cabeceras sean difíciles de interpretar, existen herramientas que nos ayudan a interpretarlas y analizar lo que ha pasado con cada uno de nuestros correos.”
► Elementos de los headers o cabeceras
Como ya hemos visto, las cabeceras permiten analizar información sobre cada uno de los servidores por los que ha pasado el correo (entre otras cosas), teniendo en cuenta que cada correo pasa, como mínimo, por cuatro servidores distintos.
Por tanto, toda la información que aquí se recoge, parte desde que el emisor hace clic en “enviar” a través de su gestor o herramienta de email marketing, hasta que ese correo aparece en la bandeja de entrada del receptor.
Además, otros datos interesantes que puedes obtener de la cabeceras de tus emails son:
- Formato del email.
- Nombre del cliente de correo utilizado.
- Procedencia (si es un correo corporativo o no).
Por tanto, la información que incluye una cabecera tiene que ver contigo (el emisor del mensaje), como por ejemplo; la herramienta que has utilizado para enviar (en mi caso Mailrelay), una lista de detalles técnicos (ID del mensaje o estatus del spam) y la lista de todos los servidores por los que el correo para hasta llegar a tus destinatarios.
Estas son algunas de las etiquetas que vas a encontrarte en tus cabeceras:
- From: El emisor del mensaje.
- Subject: Asunto del correo.
- Date: Fecha y hora que se envió.
- To: Receptor, aunque no tiene que aparecer su email.
- Return-Path: La cuenta para devolver ese correo o “reply to”.
- Delivery date: Fecha y hora en la que tu cliente de correo recibió el mensaje.
- Received: Esta es la más importante porque muestra todos los servidores y ordenadores por los que ha pasado tu correo.
- Message-id: Cuando el mensaje se crea, el sistema crea una cadena, que puede ser falsificada fácilmente.
- X-Spam-Status y Level: Tu servicio genera una puntuación de spam.
- Message body: El contenido del email.
“Como dato curioso, debes saber que muchos spammers manipulan los encabezados, alterando los campos “from” y “return-path”, escondiéndose tras identidades falsas.”
Los únicos campos que no pueden ser manipulados son los de “received”, donde la IP de salida se genera automáticamente por el servidor del receptor.
► ¿Por qué mostrar los headers o cabeceras?
Recuerdo que hace un año puse en marcha una campaña de email marketing para mi blog Diseño Creativo, con el objetivo de conseguir nuevos clientes. Tenía una base de datos potente y había segmentado muy bien a mi público para enviar varios mensajes diferentes a cada buyer persona.
Sin embargo, después de enviar los correos y analizar algunos informes de seguimiento desde Mailrelay, me di cuenta que algunas personas no habían abierto mi correo. ¿El motivo?, los emails habían llegado como spam y, sobre todo, a la carpeta de promociones de gmail.
Esto puede ocurrir por muchos factores, pero en mi caso el problema venía, precisamente, originado por errores en el código HTML del header o cabecera.
Dado que el HTML no es mi gran fuerte, contacté con soporte haciéndoles llegar mi newsletter, reenviando el email original para que analizasen qué es lo que fallaba en el envío.
Esto parecía lo más sencillo, el problema es que, una de las utilidades de mostrar la cabecera es que sólo así un equipo de soporte técnico puede echarte una mano a la hora de analizar si el error pudiera proceder de la misma. Concluyendo…
“Si quieres que soporte pueda analizar el código del header de tus mailings o newsletter, tendrás que activar la opción de mostrar cabecera en tus envíos.”
Por tanto, y recapitulando todo esto que te vengo contando sobre las cabeceras, mostrarlas tiene utilidades como:
- Rastrear los emails para evitar cualquier intrusión. Como he comentado antes, hay algunas partes del header que pueden ser manipulables por hackers, y esto puede detectarse a través de estos datos generados en el HTML de las cabeceras.
- Facilitarle a las personas invidentes la lectura del email. Estas personas disponen de aparatos tecnológicos que leen el código de las cabeceras para interpretar el email.
- Evitar que el email vaya a la carpeta de spam. Por ello, es que facilitamos estas cabeceras a los equipos de soporte como el de Mailrelay, para que puedan solucionar problemas técnicos o de código HTML.
· ¿Cómo mostrar las cabeceras en tu gestor de correo?
Si tú también tienes problemas de entregabilidad en tus envíos, y a priori parece que el resto de factores están en orden (o al menos hasta donde tú sabes), te recomiendo que pienses en el header como un posible detonante.
Pero… ¿qué hay que hacer si el código no es lo tuyo y tampoco sabes de qué manera mostrar las cabeceras de tus emails? Pues, que no cunda el pánico, que justo eso es lo que vamos a ver ahora 🙂
Lo primero, será que identifiques la cabecera del correo original para enviársela al soporte técnico de tu herramienta de email marketing o, directamente, a tu programador de confianza.
A continuación, te muestro dónde encontrar esta información en los 4 servidores de correo más utilizados (ya que en cada uno varía); Gmail, Hotmail, Outlook y Thunderbird.
► Gmail
En el caso de que utilices Gmail, lo cual es muy posible, sigue los siguientes pasos para dar con la cabecera de un email:
- Abre el mensaje que quieres inspeccionar.
- Una vez dentro, a la derecha, justo al lado del botón de ‘responder’, abre un menú desplegable y haz clic en “mostrar original”.
- Después, copia todo el texto y pega en una de las herramientas que hayas elegido previamente, el texto en la opción ‘pega la cabecera del correo electrónico aquí’.
Y, ¡listo!, ya podrás mostrar la cabecera y detectar errores (si los hay).
► Hotmail / Outlook
Para Hotmail, estos son los pasos a seguir para averiguar dónde se encuentra la cabecera de un email:
- Entra en el correo que quieres inspeccionar.
- Haz click en el menú de los tres puntos
- Haz clic en el botón «ver origen del mensaje».
Seleccionando esta opción, verás las cabeceras del email en una nueva ventana o pestaña, así:
► Outlook Desktop
Si tu proveedor de correo electrónico es Outlook para Office 365, 2016, 2013 o 2010, encontrarás las cabeceras de tus emails de la siguiente manera:
- Haz doble clic en el email para abrirlo fuera del panel de lectura.
- Haz clic ahora en ‘archivo’ y después en ‘propiedades’.
Encontrarás la información de la cabecera en el cuadro ‘cabeceras de Internet’.
► Thunderbird
Para aquellos que quieran ver las cabeceras de sus emails en Mozilla Thunderbird, deberán seguir estos pasos:
- Entra en el correo que quieres revisar.
- Haz click en el desplegable del menú «Más»
- Y luego en «Ver código fuente»
· Herramientas para analizar las cabeceras de correo
Este es un ejemplo claro de que debemos depositar nuestra confianza en los profesionales del soporte técnico para optimizar nuestras campañas.
En mi caso, no tuve dudas en confiar de inmediato en el soporte técnico de Mailrelay para optimizar mis newsletters y solucionar los errores de código que estaban impidiendo que mis envíos llegasen a buen puerto.
No obstante, si sabes algo de programación y quieres solucionar tú mismo estos errores, existen algunas herramientas gratuitas que te ayudarán a hacer un seguimiento y análisis detallado del código HTML de un email original.
Te hablaré sobre 3 herramientas; Messageheader de G Suite, Web Developer para FireFox y Web Sniffer.
► Messageheader de G Suite
Esta herramienta, entre otras cosa, te ayuda a identificar:
- Retrasos en la recepción de emails.
- Motivo del retraso.
- Quién es el responsable.
► Web Developer para FireFox
Esta es una extensión para Firefox que se visualiza como una barra de herramientas en la parte de arriba de la ventana de Firefox.
Contiene unos botones con diferentes funciones, entre los cuales destacamos el botón ‘Information’ o ‘view source’ que sirven para obtener información de los elementos de una página y ver el código fuente.
► Web Sniffer
Web Sniffer es un programa que analiza los datos de una red informática. Es decir, este programa registra información que envían los periféricos y la actividad que realiza un ordenador.
Para facilitarles la tarea al usuario, existen este tipo de extensiones, disponible para Windows y Mac, que analiza detalladamente la información relacionada con las cabeceras de emails.
· Concluyendo…
Cuando nos planteamos seguir una estrategia de email marketing para nuestro negocio, es muy habitual que nos preocupemos sobre cómo captar suscriptores, cuánto costará la herramienta de email marketing, o de qué manera gestionar y segmentar la base de datos, pero… ¿qué pasa con los aspectos más técnicos?
Si cuentas con un programador, o controlas del tema, esto de montar newsletters y manejar datos de servidores y demás, te resultará pan comido… Pero si este no es tu caso, o simplemente no tienes tiempo de detenerte en esta parte, es fundamental que conozcas todos los atajos y le pongas las cosas fáciles a terceros que puedan ayudarte.
Por ello, en este artículo te he mostrado las diferentes opciones que tenemos para mostrar las cabeceras de nuestros emails, así como herramientas para analizar posibles errores.
¿Qué otros errores de envío has tenido con tus envíos de email marketing?, ¿sabías que los headers pueden ser motivo de spam en nuestras entregas?
