Email marketing para associações, entidades de classe e conselhos profissionais
Newsletters, convocações e renovação da anuidade: como usar o email para reter seus associados
O email marketing para associações é o uso do email para informar, convocar e fidelizar os associados de uma associação, de uma entidade de classe ou de um conselho profissional. Seu objetivo não é vender um produto. O que ele busca é que o associado participe, valorize o que recebe e renove a anuidade.
Para muitas associações, o email é o principal canal com seus membros. Chega a todos, custa pouco e deixa registro de cada aviso.
Qual é a diferença em relação ao email marketing comercial?
Uma empresa escreve para clientes e potenciais compradores. Uma associação escreve para pessoas que já fazem parte dela e que pagam para pertencer a ela.
| Email comercial | Email para associados | |
|---|---|---|
| Objetivo | Vender | Informar, engajar e reter |
| Destinatários | Clientes e assinantes | Associados, profissionais registrados e filiados |
| Mensagens típicas | Ofertas e lançamentos | Convocações, serviços e avisos do setor |
| Métrica principal | Vendas | Participação e renovação da anuidade |
| Tom | Promocional | Institucional e próximo |
Por isso, emails úteis funcionam melhor do que os promocionais. O associado abre o que lhe poupa tempo ou lhe oferece algo que ele não encontra em outro lugar.
Quais emails uma associação pode enviar aos seus associados?
Boas-vindas ao novo associado. Explique o que a anuidade inclui, como acessar os serviços e a quem escrever. Você pode enviar esse email automaticamente com um autoresponder, assim como o email de boas-vindas de qualquer empresa.
Newsletter para associados. Um resumo periódico com novidades do setor, mudanças nas normas, atividades e conquistas da entidade. Você encontra mais ideias no nosso artigo sobre newsletter.
Convocações de assembleia. Pauta, data, local ou link e forma de delegar o voto. Verifique se o estatuto da entidade permite fazer a convocação por email.
Eventos e capacitação. Encontros, cursos, congressos e webinars. Siga a sequência de um save the date, do convite e dos lembretes.
Renovação da anuidade. Avisos antes do vencimento, com o valor e a forma de pagamento. Lembre em cada aviso o que o associado recebeu ao longo do ano.
Avisos urgentes do setor. Mudanças na legislação, prazos oficiais ou auxílios com data-limite. São os emails mais valorizados e os mais abertos.
Calendário anual de comunicação com os associados
Em uma associação, um calendário evita esquecer envios e sobrecarregar os associados nas mesmas semanas.
| Momento | Objetivo | |
|---|---|---|
| Na filiação | Boas-vindas e guia de serviços | Fazer o associado usar o que está pagando |
| Todo mês | Newsletter | Manter o contato |
| 3 a 4 semanas antes da assembleia | Convocação e pauta | Cumprir os prazos e garantir a presença |
| Antes de cada evento | Save the date, convite e lembretes | Preencher as vagas |
| 30 e 7 dias antes do vencimento | Renovação da anuidade | Evitar desligamentos por esquecimento |
| No fim do ano | Resumo das conquistas | Reforçar o valor de fazer parte |
Você pode ver um exemplo completo no nosso calendário de envios de uma chamada de inscrições.
Mantenha seus associados informados sem complicações
Newsletters, convocações e lembretes de anuidade em uma única plataforma.
Como segmentar os associados?
Nem todos os associados precisam das mesmas mensagens. A segmentação mais útil em uma associação usa estes critérios:
Tipo de associado. Efetivo, colaborador, estudante, honorário ou empresa associada.
Setor, especialidade ou região. Um conselho profissional pode separar por especialidade. Uma entidade de classe, por estado ou por porte da empresa.
Situação da anuidade. Em dia, com renovação pendente ou desligado recentemente.
Participação. Associados que participam de eventos e abrem os emails em comparação com associados inativos.
Com esses dados, você pode avisar apenas quem é afetado por uma mudança. Você também pode preparar uma campanha para reativar quem passa meses sem abrir.
O que diz o GDPR sobre os emails para associados?
Os emails ligados à relação com o associado têm sua base legal nessa mesma relação: convocações, anuidades, serviços e avisos da entidade. Você não precisa pedir uma autorização à parte para enviá-los.
A situação muda com as ofertas de patrocinadores ou de terceiros. Para essas mensagens, peça o consentimento separadamente e ofereça uma forma simples de cancelar a inscrição.
Se você capta contatos que ainda não são associados, use um formulário com double opt-in. Você encontra mais detalhes no nosso artigo sobre o GDPR. Em caso de dúvidas específicas, consulte o encarregado de proteção de dados da sua entidade.
Métricas para medir a comunicação com os associados
Estas são as métricas que mais revelam sobre a comunicação de uma associação.
Taxa de abertura. Indica se o assunto e o remetente geram confiança. Confira nosso artigo sobre a taxa de abertura.
Cliques. Mostram quais serviços e conteúdos despertam mais interesse.
Inscrições em eventos. Comparam o que é enviado com a presença real.
Renovações após os avisos. É a métrica que melhor resume se a comunicação funciona.
Descadastros e reclamações. Se aumentarem, revise a frequência e o conteúdo.
Erros frequentes
Enviar emails só quando é preciso cobrar. Se o associado só recebe avisos de anuidade, ele passa a relacionar os emails com pagamentos.
Enviar tudo para todos. Um aviso para uma especialidade não interessa aos demais e aumenta os descadastros.
Boletins longos demais. É melhor um resumo curto com links do que um documento anexo de vinte páginas.
Não cuidar da lista. Revise os bounces e atualize os dados de contato a cada renovação. A higiene da lista melhora a entregabilidade.
Como o Mailrelay ajuda você
Com o Mailrelay, sua associação cria as newsletters no editor, segmenta os associados com campos personalizados e automatiza as boas-vindas e os lembretes. Além disso, você vê quem abre e quem clica em cada envio.
A conta gratuita inclui até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, com suporte humano por chat, ticket e telefone. Se você gerencia outro tipo de entidade, confira também o email marketing para administrações públicas ou para centros de formação.
Comece grátis com sua associação
Até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, com suporte humano em português.
Perguntas frequentes
Estas são as dúvidas mais comuns sobre a comunicação por email com os associados.
O que é email marketing para associações?
É o uso do email para informar, convocar e fidelizar os associados de uma associação, de uma entidade de classe ou de um conselho profissional.
Uma vez por mês costuma ser suficiente. Os avisos urgentes e as convocações são enviados à parte, quando necessário.
É possível convocar uma assembleia por email?
Sim, se o estatuto da entidade permitir. É recomendável guardar uma cópia do envio e da lista de destinatários.
Preciso do consentimento dos associados para enviar emails a eles?
Não para as mensagens próprias da relação com o associado. Sim para as ofertas comerciais de patrocinadores ou de terceiros.
Como reduzir os desligamentos de associados com o email?
Envie conteúdo útil durante o ano todo, lembre os serviços incluídos na anuidade e avise sobre a renovação com antecedência.