Save the date: o que é, quando enviar e 12 exemplos para copiar

Isso já aconteceu com você? Você abre as inscrições do seu congresso, da sua feira ou do seu encontro anual e descobre que metade do seu público já tem outro compromisso nesse dia. Não é falta de interesse: simplesmente ninguém enviou um save the date a tempo.

Um save the date é uma mensagem curta que chega semanas ou meses antes do convite formal e pede uma única coisa: que o destinatário bloqueie a data na agenda.

Neste guia, você vai ver o que significa, quando enviar de acordo com o tipo de evento e o que ele deve incluir. E, principalmente, 12 exemplos de save the date prontos para copiar: por email, por SMS e por WhatsApp, para eventos profissionais e também para celebrações.

O que significa save the date?

Save the date significa “reserve a data” em português. É o primeiro aviso de um evento: comunica o dia e o local com antecedência para que seus convidados anotem antes de assumir outro compromisso.

A expressão nasceu nos casamentos. Hoje, porém, ela é usada por congressos, feiras, festivais, universidades e empresas. O formato também mudou. Antes era um cartão impresso; agora, quase sempre é um email, um SMS ou uma mensagem de WhatsApp.

Não convém confundi-lo com o convite para um evento. O save the date anuncia; o convite traz todos os detalhes e abre as inscrições ou pede a confirmação de presença. Por isso, o primeiro é curto e o segundo chega depois, quando você já tem programação, palestrantes, preços ou cardápio.

Quando enviar um save the date?

A regra geral é simples: quanto mais esforço o evento exigir do convidado, mais cedo você deve avisar. Por exemplo, um congresso com viagem e hotel precisa de meses, enquanto um webinar de uma hora precisa de algumas semanas.

Aqui está uma referência por tipo de evento:

Mas atenção: não envie cedo demais se a data ainda não estiver fechada. Alterar um save the date é pior do que não enviá-lo: obriga você a mandar uma correção e tira credibilidade do resto da campanha.

O que um save the date deve incluir

Um bom save the date é lido em cinco segundos. Por isso, ele não precisa contar tudo: apenas o necessário para que o destinatário decida reservar o dia.

Estes são os elementos que não podem faltar:

• Nome do evento e uma linha que explique o que é e para quem.
• Data completa e, se você já tiver, o horário ou a faixa de horário.
• Cidade ou formato (presencial, online ou híbrido).
• Uma ação concreta: adicionar ao calendário, entrar na lista de aviso ou visitar o site.
• O que vem depois: “O convite com a programação chegará em março”.

No email, a data deve aparecer no assunto ou na primeira linha. Muita gente não abre a mensagem e, mesmo assim, pode guardar o dia só de vê-lo na caixa de entrada. Para o botão, vale o mesmo que para qualquer chamada para ação: um verbo claro e uma única opção principal.

12 exemplos de save the date para copiar

A seguir, você encontra doze modelos. Os oito primeiros são emails para diferentes tipos de evento; depois vêm as versões para SMS e WhatsApp, um lembrete e um exemplo para casamentos. Substitua o que está entre colchetes e ajuste o tom à sua marca.

Exemplo 1: congresso profissional

Funciona porque coloca a data e a cidade no assunto e dá um motivo para reservar logo: as vagas e os hotéis se esgotam.

Assunto: Reserve os dias [14 e 15 de maio]: [Nome do congresso] volta a [Cidade]

Olá, [Nome],

Já temos data para a próxima edição do [Nome do congresso]. Será nos dias [14 e 15 de maio] em [Cidade], com dois dias de palestras, workshops e networking para profissionais de [setor].

Estamos avisando com antecedência para que você possa organizar sua agenda e sua viagem. A programação e as inscrições chegarão em [fevereiro].

[Botão: Adicionar ao meu calendário]

Nos vemos em [Cidade].

Exemplo 2: feira comercial

Uma feira compete com muitos outros eventos do setor. Por isso, este modelo fala com o expositor e com o visitante ao mesmo tempo e deixa uma ação aberta para cada um.

Assunto: [Nome da feira] [2027]: guarde a data

Olá, [Nome],

A [Nome da feira] volta de [10 a 12 de março] ao [Local], em [Cidade]. Mais de [300] expositores e [20.000] profissionais de [setor] se reunirão durante três dias.

Quer expor? Reserve seu espaço até [30 de novembro] e escolha sua localização entre os primeiros.

Vai visitar a feira? Anote a data: o credenciamento gratuito abrirá em [janeiro].

[Botão: Quero expor] [Botão: Quero ser avisado quando o credenciamento abrir]

Exemplo 3: festival ou temporada cultural

Na cultura, a emoção vende mais do que os dados. Basta uma frase que desperte curiosidade e a data de início da venda de ingressos.

Assunto: Anote: [Nome do festival] chega em [18 de setembro]

Olá, [Nome],

Dez dias de [cinema, música ou teatro] em [Cidade]. De [18 a 27 de setembro], o [Nome do festival] volta com sua [25ª] edição.

Ainda não podemos revelar a programação. O que podemos dizer é que a venda de ingressos abre em [1º de julho] e que os assinantes terão 48 horas de pré-venda.

[Botão: Quero a pré-venda]

Exemplo 4: webinar

Um webinar é facilmente esquecido. Por isso, este modelo é o mais curto e deixa a ação de calendário bem visível.

Assunto: [Quinta-feira, 6 de fevereiro, 17h]: webinar sobre [tema]

Olá, [Nome],

Na [quinta-feira, 6 de fevereiro], às [17h (horário de Brasília)], vamos falar sobre [tema] em um webinar gratuito de 45 minutos com [Nome do palestrante].

Bloqueie o horário agora. Enviaremos o link de acesso alguns dias antes.

[Botão: Adicionar ao Google Agenda] [Botão: Adicionar ao Outlook]

Exemplo 5: evento interno da empresa

Já para a equipe, o tom pode ser mais próximo. O importante é que ninguém marque férias nem viagens nesse dia.

Assunto: Não deixe passar: [convenção anual], [sexta-feira, 20 de junho]

Olá, equipe!

Este ano, a [convenção anual] será na [sexta-feira, 20 de junho] em [local]. Teremos os resultados do ano, apresentações de cada área e, à tarde, atividade e jantar.

Se você pretende tirar férias nessa semana, leve isso em conta. A agenda completa chegará em maio.

Contamos com você!

Exemplo 6: dia de portas abertas

Todos os anos, universidades, escolas e cursos recebem futuros alunos e suas famílias. Avisar com antecedência permite que eles organizem a viagem e comparem opções.

Assunto: Dia de portas abertas da [Instituição]: [sábado, 15 de março]

Olá, [Nome],

No [sábado, 15 de março], abriremos as instalações do [Campus] para que você conheça os cursos de graduação em [área], converse com professores e alunos e tire suas dúvidas sobre admissão e bolsas.

As inscrições abrirão em [fevereiro] e as vagas por sessão são limitadas. Quer que a gente avise você?

[Botão: Quero ser avisado quando as inscrições abrirem]

Se você trabalha no setor educacional, nossos guias de email marketing para centros de formação e de email marketing para universidades trazem mais ideias para todo o ciclo de admissão.

Exemplo 7: assembleia anual de uma associação

Em associações, conselhos profissionais e sindicatos, o save the date não substitui a convocação oficial. Mesmo assim, ele melhora a participação e o quórum.

Assunto: Assembleia geral [2027]: reserve a [quinta-feira, 24 de abril]

Prezado(a) associado(a),

Informamos com antecedência que a Assembleia Geral Ordinária será realizada na [quinta-feira, 24 de abril], às [18h], em [local] e também por videoconferência.

Nas próximas semanas, você receberá a convocação oficial com a pauta e a documentação.

Obrigado por fazer parte da [Nome da associação].

Exemplo 8: lançamento de produto

Aqui, o objetivo é criar expectativa sem revelar demais. Se você quiser preparar o plano completo, nosso guia de lançamento de produtos pode ajudar.

Assunto: Em [12 de novembro], vamos mostrar algo novo para você

Olá, [Nome],

Estamos há meses trabalhando em algo que vai mudar a forma como [benefício para o cliente]. Em [12 de novembro], às [11h], vamos apresentar ao vivo.

Quem entrar na lista de aviso terá acesso antecipado e um preço especial durante a primeira semana.

[Botão: Quero acesso antecipado]

Exemplo 9: por SMS

O SMS tem 160 caracteres por mensagem e chega diretamente ao celular. Ele serve como reforço do save the date por email, principalmente para contatos que não abrem os emails.

Aqui estão duas versões:

[Marca]: Reserve os dias 14 e 15 de maio. [Nome do congresso] volta a [Cidade]. Programação em fevereiro. Info: [link curto]

[Marca]: Webinar grátis na quinta, 6/2, às 17h sobre [tema]. Bloqueie o horário: [link curto]

Além disso, sempre identifique o remetente no início da mensagem e use um link curto. Se quiser saber mais sobre o canal, dê uma olhada no nosso post sobre SMS em massa.

Exemplo 10: por WhatsApp

No WhatsApp marketing, você pode enviar uma mensagem mais visual: uma imagem com a data, um texto curto e botões. Para campanhas, a mensagem deve partir de um template aprovado pela Meta.

📅 Guarde a data

[Nome do evento] será no dia [14 de maio], em [Cidade].

Enviaremos a programação e as inscrições em [fevereiro].

[Botão: Adicionar ao calendário] [Botão: Mais informações]

Envie apenas para contatos que aceitaram receber mensagens por esse canal; no email, o ideal é coletar essa permissão com double opt-in. E aproveite que o destinatário pode responder: muitas dúvidas se resolvem na própria conversa.

Exemplo 11: lembrete do aviso

Às vezes, entre o save the date e o convite passam-se meses. Um lembrete no meio do caminho mantém a data viva sem cansar.

Assunto: Já está na sua agenda? [Nome do evento], [14 de maio]

Olá, [Nome],

Faltam três meses para o [Nome do evento] e já temos algumas novidades: [primeiro palestrante confirmado / novo local / nova atividade].

Se você ainda não reservou a data, este é um bom momento. O convite com a programação completa chegará em [fevereiro].

[Botão: Adicionar ao meu calendário]

Exemplo 12: casamento ou celebração

O save the date nasceu aqui, então não poderia faltar. Tom caloroso, data bem grande e a promessa de que o convite chegará depois.

Assunto: Vamos nos casar! Reserve o dia [6 de junho de 2027]

Olá!

Temos uma novidade que queremos compartilhar com você: [Nome] e [Nome] vão se casar em [6 de junho de 2027], em [Cidade].

Ainda falta um tempo, mas adoraríamos que você reservasse esse dia para comemorar com a gente. O convite formal chegará mais adiante.

Guarde a data!

Como você pode ver, todos os modelos de save the date compartilham a mesma estrutura: data visível, uma frase sobre o evento, uma ação e o aviso do que vem depois. O tom muda, mas o esqueleto, não.

Erros frequentes ao enviar

Um save the date é curto, mas tem suas armadilhas. Estas são as mais comuns.

Enviar sem a data fechada. Primeiro confirme o local e o dia; se eles puderem mudar, espere. Uma retificação gera confusão e descadastros.

Contar tudo. Programação, preços, palestrantes e cardápio vão no convite. Se você lotar o save the date de informações, a mensagem principal se perde. Parta de um template de email simples, com um único bloco de texto e um botão.

Não oferecer nenhuma ação. “Guarde a data” funciona, mas um botão para adicionar ao calendário ou entrar na lista de aviso transforma a intenção em algo concreto.

Enviar a mesma coisa para todo mundo. Um expositor e um visitante, ou um associado e um não associado, precisam de mensagens diferentes. Use grupos de assinantes ou campos personalizados para separá-los.

Esquecer o celular. Hoje, a maioria dessas mensagens é lida no celular. Crie com responsive design e coloque a data no topo, sem obrigar a rolar a tela.

Esconder a data em uma imagem. Se o cliente de email bloquear as imagens, o destinatário não verá o dia. Por isso, escreva a data também em texto.

Do aviso à inscrição

O save the date é só a primeira peça. Depois vêm o convite, a abertura das inscrições, os lembretes, a confirmação e as mensagens pós-evento.

Quer planejar toda essa sequência? Em nosso guia sobre como planejar o calendário de envios de uma convocação, você encontra as seis fases e um exemplo de 30 dias. Você também vai ver quem excluir em cada envio.

Imagine um congresso em maio. O save the date sai em dezembro, o lembrete em fevereiro e o convite com inscrição em março. A partir daí, cada envio exclui quem já se inscreveu. Assim, o último lembrete só chega a quem ainda não deu o passo.

Para a confirmação de inscrição, use um email transacional: ele chega em segundos e é o sinal que tira essa pessoa dos lembretes. E, se você tem receio de que ele não chegue, veja como melhorar a entregabilidade dos emails de confirmação.

Como o Mailrelay ajuda você

No Mailrelay, você pode preparar todo o ciclo do evento em uma única conta.

Email, SMS e WhatsApp no mesmo painel. Envie o save the date por email e, depois, reforce por SMS ou por WhatsApp, com templates aprovados pela Meta, cabeçalhos com imagem e botões. Além disso, você vê quantas mensagens foram entregues e lidas.

Landing page e formulário para a lista de aviso. Com nosso editor de landing pages, você cria em minutos uma página com um formulário de assinatura para quem quiser receber o convite antes de todo mundo.

Segmentação por tipo de participante. Com grupos e campos personalizados, você separa expositores, visitantes, associados ou alunos, e cada um recebe sua versão. Mais detalhes em nosso guia de segmentação.

Automação e testes. Programe o save the date, o lembrete e o convite com automações e compare dois assuntos com um teste A/B para ficar com o que conseguir a melhor taxa de abertura.

E tudo isso com uma conta gratuita de 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, e suporte por chat, ticket e telefone em todos os planos. Você pode ver os detalhes na nossa página de preços.

Conclusão: avise cedo e avise pouco

Um save the date bem feito é curto, chega com antecedência e pede uma única coisa. E é justamente essa simplicidade que faz sua força.

Primeiro, feche a data antes de enviá-lo. Depois, coloque-a no assunto, adicione um botão de calendário e anuncie quando o convite chegará. Em seguida, reforce com um lembrete e, se o seu público usar, com um SMS ou um WhatsApp.

Escolha um dos doze modelos, adapte-o ao seu evento e programe-o hoje mesmo.

Se quiser ver todos os emails de um evento, do convite ao agradecimento, confira nosso post sobre email marketing para eventos.

Perguntas frequentes sobre o save the date

Estas são as dúvidas mais comuns na hora de preparar um.

O que significa save the date em português?

Significa “reserve a data” ou “guarde a data”. É o aviso prévio de um evento para que os convidados anotem o dia antes de receber o convite formal.

Com quanto tempo de antecedência se envia um save the date?

Depende do evento. Se for um congresso ou uma feira com viagem, entre quatro e seis meses antes. Já um evento corporativo precisa de seis a oito semanas, e um webinar, de três a quatro. Nos casamentos, por fim, ele é enviado entre seis e doze meses antes.

É obrigatório enviar?

Não. Mas é muito recomendável quando o evento exige viagem, coincide com épocas de muita atividade ou quando seu público tem a agenda muito cheia. Em eventos pequenos e próximos, às vezes o convite basta.

Ele substitui o convite?

Não. O save the date só anuncia a data. O convite chega depois, com a programação, os horários, o preço e a forma de se inscrever ou confirmar presença.

Posso enviar um save the date por WhatsApp?

Sim, desde que o contato tenha aceitado receber mensagens por esse canal. Para envios a muitos contatos, além disso, você precisa do WhatsApp Business e de um template aprovado pela Meta, algo que pode ser gerenciado pelo Mailrelay.