Email marketing para eventos, feiras e congressos
Do save the date ao email de agradecimento: como lotar seu evento e fidelizar os participantes
O email marketing para eventos é o uso do email para divulgar um evento, conseguir inscrições, lembrar os participantes da data e manter o contato depois. Serve para feiras, congressos, encontros, shows, lançamentos de produto e eventos online ou híbridos.
É o canal que acompanha cada participante desde que fica sabendo do evento até receber o material final. Por isso, tem muito peso no comparecimento real, não só nas inscrições.
Qual é a diferença em relação a outras campanhas de email?
Uma campanha comum tem um objetivo e um envio. Aqui, o email marketing é uma sequência com data marcada: cada mensagem depende do que o contato fez com a anterior.
Além disso, combina dois tipos de envio. Os promocionais buscam inscrições. Os transacionais, como a confirmação ou o ingresso, precisam chegar sempre e na hora.
Se o seu evento é uma sessão online curta, confira também nosso artigo sobre webinar. Para formatos práticos com poucos participantes, o de workshop.
Quais emails enviar em cada fase de um evento?
| Fase | Objetivo | |
|---|---|---|
| 2-3 meses antes | Save the date | Que reservem a data |
| 4-8 semanas antes | Convite com a programação | Conseguir inscrições |
| Após a inscrição | Confirmação com o ingresso ou o link | Passar os dados de acesso |
| Antes de encerrar as vagas | Último aviso ou fim do preço promocional | Convencer os indecisos |
| 1 semana, 1 dia e 1 hora antes | Lembretes com informações práticas | Reduzir as ausências |
| No próprio dia | Avisos de mudanças por SMS | Resolver imprevistos na hora |
| 1-2 dias depois | Agradecimento, materiais e pesquisa | Medir a satisfação |
| Semanas depois | Anúncio da próxima edição | Fidelizar o participante |
Você encontra um exemplo de cada envio, com prazos e textos, no nosso calendário de envios para eventos com inscrição.
O que cada email do evento deve incluir
Save the date. Nome, data, local ou formato e uma frase sobre por que vale a pena. Ainda não é preciso enviar a programação completa.
Convite. Programação, palestrantes, preço, vagas e um único botão para se inscrever. Aqui você encontra exemplos de convite para um evento.
Confirmação. Resumo da inscrição, ingresso ou QR code, botão para adicionar à agenda e política de alterações. É enviada automaticamente com um autoresponder.
Lembretes. Horário, endereço, como chegar, credenciamento e link de acesso se for online. Quanto mais perto do evento, mais curtos.
Agradecimento. Apresentações, gravações, fotos e uma pesquisa curta para os participantes. É o momento de anunciar o próximo encontro.
Lote seu próximo evento
Convites, confirmações e lembretes por email e SMS em uma única plataforma.
Como segmentar os participantes?
Nem todos os participantes precisam das mesmas informações. A segmentação mais útil separa estes grupos:
Público geral. Programação, ingressos e atividades abertas.
Profissionais e compradores. Agenda de reuniões, áreas profissionais e credenciamento.
Imprensa. Comunicados de imprensa, horários de atendimento e material gráfico.
Palestrantes. Horários, requisitos técnicos e prazos para enviar as apresentações.
Expositores e patrocinadores. Montagem, logística e contrapartidas. Se você está buscando apoio, confira nosso artigo sobre patrocínio.
Também vale a pena separar quem se inscreveu de quem só abriu o convite. Os primeiros recebem o lembrete; os segundos, o último aviso.
A landing page de inscrição
O email leva o contato a uma página de inscrição. Se essa página falhar, a campanha perde tudo o que conquistou.
Uma boa landing page de inscrição tem um único objetivo, poucos campos e a data bem visível. Além disso, conecte o formulário à sua lista para que a confirmação seja enviada automaticamente.
Métricas para medir o email marketing de um evento
Taxa de inscrição. Inscritos em relação aos contatos que receberam o convite.
Taxa de comparecimento. Participantes reais em relação aos inscritos. É o número que mais melhora com bons lembretes.
Ausências (no-shows). Inscritos que não compareceram. Em eventos gratuitos, costumam ser mais altas.
Cliques por link. Qual parte da programação desperta mais interesse.
Respostas à pesquisa. Satisfação e temas para a próxima edição.
Erros frequentes
Convidar tarde demais. As agendas profissionais ficam cheias com semanas de antecedência.
Enviar o mesmo para todos. Um palestrante e um visitante não precisam das mesmas informações.
Esquecer o celular. Muitos participantes abrem o lembrete a caminho do evento: endereço e horário no topo.
Não agradecer. O email pós-evento é o primeiro da próxima edição.
Como programar os lembretes de um evento com o Mailrelay
Os lembretes de um evento podem sair automaticamente, sem que você precise enviá-los manualmente. No Mailrelay, há duas formas de fazer isso, e você pode combiná-las.
Com uma automação a partir da inscrição
Crie uma automação com o ponto de entrada «Quando um assinante é adicionado a um grupo» e escolha o grupo de inscritos. Assim, cada pessoa que se inscreve pelo formulário ou pela landing page entra na sequência.
Depois, adicione as etapas. Por exemplo: o email de confirmação na hora; um bloco «Atraso» com «Data específica do ano» até uma semana antes do evento e o primeiro lembrete; outra espera até a véspera e um lembrete com o horário e o endereço; e, na manhã do evento, um SMS curto.
O bloco «Atraso» permite aguardar um período de tempo ou até um horário do dia, um dia da semana, um dia do mês ou uma data específica. Por isso, serve tanto para eventos com data fixa quanto para sequências que começam no dia em que cada pessoa se inscreve.
Com campanhas programadas
Se você já tem a lista de inscritos, também pode programar cada email ou SMS com a data e o horário de envio, direcionado ao grupo ou ao segmento de inscritos. Exclua quem já confirmou presença para não repetir mensagens. Você encontra o calendário completo, com prazos e textos, no nosso guia do calendário de envios para eventos com inscrição.
Para datas que se repetem todos os anos para cada contato, como o aniversário, o Mailrelay tem um ponto de entrada próprio: «Quando é o aniversário do assinante». Explicamos isso no artigo sobre email de aniversário.
Como o Mailrelay ajuda você
Com o Mailrelay, você cria os convites no editor, recebe inscrições com formulários e envia a confirmação automaticamente. Você também pode enviar os avisos urgentes do dia por SMS na mesma plataforma.
A conta gratuita inclui até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, com suporte humano por chat, ticket e telefone. Se você organiza eventos para associados, confira também o email marketing para associações.
Se você tem um hotel, um restaurante ou um negócio de lazer, confira também nosso artigo sobre email marketing para turismo e hotéis.
Comece grátis com seu evento
Até 80.000 emails por mês e 20.000 contatos, com suporte humano em todos os planos.
Perguntas frequentes
Estas são as dúvidas mais comuns sobre esses envios.
O que é email marketing para eventos?
O uso do email para divulgar um evento, conseguir inscrições, lembrar a data e manter o contato com os participantes depois.
Com quanta antecedência enviar o convite para um evento?
Entre quatro e oito semanas antes. Para feiras e congressos profissionais, vale a pena enviar antes um save the date com dois ou três meses de antecedência.
Quantos lembretes enviar antes de um evento?
Três costumam funcionar: uma semana antes, na véspera e uma hora antes, se for online.
Como reduzir as ausências em um evento gratuito?
Envie lembretes com informações práticas, peça para confirmarem a presença alguns dias antes e libere as vagas que não forem confirmadas.
O que incluir no email de agradecimento?
As apresentações ou gravações, uma pesquisa curta e a data ou o anúncio da próxima edição.