Email marketing para eventos, ferias y congresos
Del save the date al email de agradecimiento: cómo llenar tu evento y fidelizar a los asistentes
El email marketing para eventos es el uso del correo electrónico para anunciar un evento, conseguir inscripciones, recordar la fecha a los asistentes y mantener el contacto después. Sirve para ferias, congresos, jornadas, conciertos, presentaciones de producto y eventos online o híbridos.
Es el canal que acompaña a cada asistente desde que conoce la convocatoria hasta que recibe el material final. Por eso tiene mucho peso en la asistencia real, no solo en las inscripciones.
¿Qué plataformas de email marketing son buenas para eventos y webinars?
Para un evento presencial o un webinar, la plataforma tiene que permitirte cuatro cosas:
- recoger inscripciones con un formulario o una landing page;
- enviar la confirmación al momento;
- programar recordatorios hasta la fecha del evento, por email y por SMS;
- seguir en contacto después, con el agradecimiento, la grabación y la encuesta.
Herramientas como Mailrelay, Brevo, ActiveCampaign, HubSpot o Mailjet cubren buena parte de esto. En Mailrelay lo tienes todo en la misma cuenta: formularios y landing pages, automatizaciones con esperas hasta una fecha concreta y SMS dentro del mismo flujo, en todos los planes, también en la cuenta gratuita. Para los SMS solo necesitas crédito de SMS.
Plataformas para eventos y webinars (noviembre de 2026)
| Plataforma | Plan gratuito | SMS en el mismo flujo | Conexión con Zoom y otras plataformas de webinar |
|---|---|---|---|
| Mailrelay | 80.000 emails al mes y 20.000 contactos | Sí, en todos los planes, con crédito de SMS | Con Make |
| Brevo | 300 emails al día | Sí, con créditos de SMS | Con Zapier |
| ActiveCampaign | No tiene; prueba de 14 días | Sí, con el complemento de SMS de pago (planes Plus, Pro y Enterprise) | Con Zapier |
| HubSpot | 2.000 emails al mes, con la marca de HubSpot | Solo en Marketing Hub Professional o Enterprise, con un complemento, y con números de Estados Unidos y Canadá | Integración propia con Zoom Webinars; añadir contactos al webinar desde un flujo requiere el plan Professional |
| Mailjet | 6.000 emails al mes, con un máximo de 200 al día | Con Zapier | Con Zapier |
Los planes cambian a menudo: comprueba las condiciones de cada herramienta antes de elegir.
¿En qué se diferencia de otras campañas de email?
Una campaña normal tiene un objetivo y un envío. Aquí, el email marketing es una secuencia con una fecha fija: cada mensaje depende de lo que hizo el contacto con el anterior.
Además, combina dos tipos de envío. Los promocionales buscan inscripciones. Los transaccionales, como la confirmación o la entrada, tienen que llegar siempre y al momento.
Si tu evento es una sesión online corta, consulta también nuestra entrada sobre webinar. Para formatos prácticos con pocos asistentes, la de workshop.
¿Qué emails enviar en cada fase de un evento?
| Fase | Objetivo | |
|---|---|---|
| 2-3 meses antes | Save the date | Que reserven la fecha |
| 4-8 semanas antes | Invitación con el programa | Conseguir inscripciones |
| Tras inscribirse | Confirmación con la entrada o el enlace | Dar los datos de acceso |
| Antes de cerrar plazas | Último aviso o fin de la tarifa reducida | Cerrar indecisos |
| 1 semana, 1 día y 1 hora antes | Recordatorios con información práctica | Reducir las ausencias |
| El mismo día | Avisos de cambios por SMS | Resolver incidencias al momento |
| 1-2 días después | Agradecimiento, materiales y encuesta | Medir la satisfacción |
| Semanas después | Anuncio de la próxima edición | Fidelizar al asistente |
Tienes un ejemplo de cada envío, con plazos y textos, en nuestro calendario de envíos de una convocatoria.
Qué debe incluir cada email del evento
Save the date. Nombre, fecha, lugar o formato y una frase sobre por qué merece la pena. Todavía no hace falta el programa completo.
Invitación. Programa, ponentes, precio, plazas y un único botón para inscribirse. Aquí tienes ejemplos de invitación a un evento.
Confirmación. Resumen de la inscripción, entrada o código QR, botón para añadirlo al calendario y política de cambios. Se envía de forma automática con un autorespondedor.
Recordatorios. Hora, dirección, cómo llegar, acreditación y enlace de conexión si es online. Cuanto más cerca del evento, más breves.
Agradecimiento. Presentaciones, grabaciones, fotos y una encuesta corta para los asistentes. Es el momento de anunciar la próxima cita.
Llena tu próximo evento
Invitaciones, confirmaciones y recordatorios por email y SMS desde una sola plataforma.
¿Cómo segmentar a los asistentes?
No todos los asistentes necesitan la misma información. La segmentación más útil separa estos grupos:
Público general. Programa, entradas y actividades abiertas.
Profesionales y compradores. Agenda de reuniones, zonas profesionales y acreditaciones.
Prensa. Notas de prensa, horarios de atención y material gráfico.
Ponentes. Horarios, requisitos técnicos y plazos para enviar presentaciones.
Expositores y patrocinadores. Montaje, logística y contrapartidas. Si buscas apoyos, consulta nuestra entrada sobre patrocinio.
También conviene separar a quien se inscribió de quien solo abrió la invitación. A los primeros les toca el recordatorio; a los segundos, el último aviso.
La landing page de inscripción
El email lleva al contacto a una página de inscripción. Si esa página falla, la campaña pierde todo lo conseguido.
Una buena landing page de inscripción tiene un solo objetivo, pocos campos y la fecha bien visible. Además, conecta el formulario con tu lista para que la confirmación salga sola.
Métricas para medir el email marketing de un evento
Tasa de inscripción. Inscritos sobre los contactos que recibieron la invitación.
Tasa de asistencia. Asistentes reales sobre inscritos. Es la cifra que más mejora con buenos recordatorios.
Ausencias (no-shows). Inscritos que no acudieron. En eventos gratuitos suelen ser más altas.
Clics por enlace. Qué parte del programa interesa más.
Respuestas a la encuesta. Satisfacción y temas para la próxima edición.
Errores frecuentes
Invitar demasiado tarde. Las agendas profesionales se llenan con semanas de antelación.
Enviar lo mismo a todos. Un ponente y un visitante no necesitan los mismos datos.
Olvidar el móvil. Muchos asistentes abren el recordatorio de camino: dirección y horario arriba.
No dar las gracias. El email posterior es el primero de la próxima edición.
Cómo programar los recordatorios de un evento con Mailrelay
Los recordatorios de un evento pueden salir solos, sin que tengas que enviarlos a mano. En Mailrelay hay dos formas de hacerlo, y puedes combinarlas.
Con una automatización desde la inscripción
Crea una automatización con el punto de entrada «Cuando un suscriptor es agregado a un grupo» y elige el grupo de inscritos. Así, cada persona que se apunta desde el formulario o la landing page entra en la secuencia.
Después añade los pasos. Por ejemplo: el email de confirmación al momento; un bloque «Espera» con «Fecha específica del año» hasta una semana antes del evento y el primer recordatorio; otra espera hasta el día anterior y un recordatorio con la hora y la dirección; y, la mañana del evento, un SMS breve.
El bloque «Espera» permite esperar una cantidad de tiempo o hasta una hora del día, un día de la semana, un día del mes o una fecha concreta. Por eso sirve tanto para eventos con fecha fija como para secuencias que empiezan el día en que se inscribe cada persona.
Con campañas programadas
Si ya tienes la lista de inscritos, también puedes programar cada email o SMS con su fecha y hora de salida, dirigido al grupo o al segmento de inscritos. Excluye a quien ya ha confirmado su asistencia para no repetir mensajes. Tienes el calendario completo, con plazos y textos, en nuestra guía del calendario de envíos de una convocatoria.
Para fechas que se repiten cada año en cada contacto, como el cumpleaños, Mailrelay tiene un punto de entrada propio: «Cuando es el cumpleaños del suscriptor». Te lo explicamos en el email de cumpleaños.
¿Cómo configurar automatizaciones post-evento (gracias, encuestas)?
Después del evento, el primer paso es saber quién asistió. Mailrelay no lo sabe por sí solo, así que tienes que pasarle esa lista. La mayoría de plataformas de entradas y de webinars la permiten exportar.
- Crea un grupo «Asistentes» y añade a quien vino: importa la lista o pásala con Make o con la API.
- Crea una automatización con el punto de entrada «Cuando un suscriptor es agregado a un grupo» y elige el grupo «Asistentes».
- Agradecimiento al momento: gracias por venir, la presentación o los materiales y, si lo grabaste, la grabación.
- Espera de 1 o 2 días y encuesta de satisfacción. Enlaza a tu herramienta de encuestas, como Google Forms o Typeform. Para una pregunta sencilla, también puedes poner varios enlaces en el propio email, uno por respuesta («¿Qué te ha parecido? Muy bien / Bien / Regular»), y medir los clics de cada uno.
- Espera de unas semanas y aviso de la próxima edición o de otro evento relacionado.
Y para quien se inscribió y no vino: crea un segmento con los inscritos que no están en «Asistentes» y envíales la grabación o un resumen. Siempre hay alguien interesado que no pudo ir en el último momento.
Para medir: fíjate en las aperturas del agradecimiento, en los clics de la encuesta y en cuántos se apuntan a la siguiente edición.
Para evitar ausencias, la mayoría de nuestros clientes hacen varios envíos antes del evento: uno unos días antes y otro el mismo día, con unas horas de antelación. Y si grabas el evento, puedes enviar otro email después con la grabación. Siempre hay alguien interesado que no ha podido asistir en el último momento. Mi consejo: en el recordatorio del mismo día, pon arriba del todo la hora y el enlace o la dirección.
Jose Argudo, CMO de Mailrelay
¿Cómo crear campañas de confirmación de asistencia a eventos por SMS?
El SMS se lee casi al momento, por eso funciona bien para lo urgente: confirmar la plaza, recordar la hora y avisar de cambios. Lo habitual son tres mensajes:
| SMS | Cuándo | Ejemplo |
|---|---|---|
| Confirmación | Al inscribirse | «[Nombre], tu plaza para [Evento] está confirmada. Te esperamos el [día] a las [hora]. Info: [enlace]» |
| Recordatorio | La víspera o unas horas antes | «Mañana a las [hora]: [Evento] en [lugar]. ¿Sigues pudiendo venir? Confirma aquí: [enlace]» |
| Cambio de última hora | Solo si hace falta | «Cambio en [Evento]: empezamos a las [hora nueva] en la sala [X]. Disculpa las molestias.» |
Para que confirmen la asistencia, el enlace del SMS puede llevar a una landing page o a un formulario «Confirmo mi asistencia» que añade al contacto a un grupo «Confirmados». Así sabes cuántas personas irán y puedes excluir a quien ya ha confirmado de los siguientes avisos.
En Mailrelay: añade un bloque de SMS a la automatización de inscripción, después de la confirmación por email. Los SMS se pueden personalizar con variables, como el nombre, y están en todos los planes, con crédito de SMS. Envíalos solo a quien te ha dado su móvil y ha aceptado recibirlos, y que cada uno quepa en 160 caracteres.
Cómo te ayuda Mailrelay
Con Mailrelay diseñas las invitaciones con el editor, recoges inscripciones con formularios y envías la confirmación de forma automática. También puedes mandar los avisos urgentes del día por SMS desde la misma plataforma.
El Teatro Caser Calderón, por ejemplo, gestiona sus suscriptores y estadísticas detalladas con Mailrelay, sin que sus envíos se detecten como spam (ver el caso del Teatro Caser Calderón).
La cuenta gratuita incluye hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, con soporte humano en todos los planes. Si organizas eventos para socios, consulta también el email marketing para asociaciones.
Si tienes un hotel, un restaurante o un negocio de ocio, consulta también nuestra entrada sobre email marketing para turismo y hoteles.
Empieza gratis con tu evento
Hasta 80.000 emails al mes y 20.000 contactos, con soporte humano en español.
Preguntas frecuentes
Estas son las dudas más habituales sobre estos envíos.
¿Qué es el email marketing para eventos?
El uso del email para anunciar un evento, conseguir inscripciones, recordar la fecha y mantener el contacto con los asistentes después.
¿Con cuánta antelación enviar la invitación a un evento?
Entre cuatro y ocho semanas antes. Para ferias y congresos profesionales, conviene enviar antes un save the date con dos o tres meses de margen.
¿Cuántos recordatorios enviar antes de un evento?
Tres suelen funcionar: una semana antes, el día anterior y una hora antes si es online.
¿Cómo reducir las ausencias en un evento gratuito?
Envía recordatorios con información práctica, pide confirmar la asistencia unos días antes y libera las plazas que no se confirmen.
¿Qué incluir en el email de agradecimiento?
Las presentaciones o grabaciones, una encuesta breve y la fecha o el aviso de la próxima edición.
¿Mailrelay sirve para webinars?
Sí. Puedes recoger las inscripciones con un formulario o una landing page, enviar el enlace de acceso en la confirmación y programar los recordatorios por email y SMS. Para pasar los inscritos o los asistentes entre Mailrelay y tu plataforma de webinar, puedes usar Make.
¿Cómo envío una encuesta después del evento?
Con un email de agradecimiento que enlace a tu herramienta de encuestas. Si solo quieres una valoración rápida, pon varios enlaces en el propio email, uno por respuesta, y mira cuántos clics recibe cada uno.
¿Cuántos SMS enviar a los asistentes?
Dos suelen bastar: la confirmación al inscribirse y un recordatorio unas horas antes. Deja un tercero solo para los cambios de última hora.